moein.s 18983 اشتراک گذاری ارسال شده در 14 آبان، ۱۳۹۱ ارزش زمان: در ميان منابع و امكاناتي كه مديران و كاركنان در اختيار دارند، با اهميتترين، با ارزشترين، و كميابترين آنها «وقت و زمان» در دسترس است. تنها منبعي كه قابل جايگزيني و بازيابي نيست. يكي از مشكلات مديران و كاركنان (خصوصا در دواير دولتي) عدم استفاده بهينه از زمان است كه باعث هرز رفتن اين منبع گران بها ميشود. هر چند كه طول شبانه روز براي كليه افراد يكسان است ولي اين چنين به نظر ميرسد كه بعضي از مديران و كاركنان از نظر وقت بسيار در مضيقهاند. هنگام ناهار خوردن كار ميكنند و حتي مقدار زيادي كار براي انجام دادن به خانه ميبرند، در حالي كه عده ديگري انگار تمام وقت دنيا را در اختيار دارند. در حالي كه كارشان را خوب و به موقع انجام ميدهند، بعد از انجام كارشان وقت اضافي براي پرداختن به زندگيشان دارند. توانايي استفاده از وقت غالبا آن چيزي است كه مديران خوب را از مديران ضعيف جدا ميكند (اگر نميتوانيم خودمان را سازمان دهيم چگونه ميتوان به ما براي سازمان دادن ديگران اعتماد كرد؟!!) فقط تعداد قليلي از ما آن طور كه بايد از وقت استفاده ميكنيم. اغلب ما به جاي پرداختن به كارهاي ضروري و منطقي و اموري كه بايد به آنها پرداخت، بيشتر به كارهايي ميپردازيم كه مورد توجه و علاقه خودمان است. بيشتر از آنچه وقت داريم كار قبول ميكنيم و در مقابل كساني كه از ما ميخواهند روي مسايلي (كه مربوط به آنها است و نه مربوط به ما) كار كنيم جواب نه نميدهيم و غيره. مديران و كاركناني كه از زمان خود به درستي استفاده نميكنند دچار مشكلات زير خواهند شد. • به تعويق افتادن كارها • افزايش اشتباهات در انجام وظايف • ناقص انجام دادن وظايف • از بين رفتن منابع و امكانات • ايجاد نارضايتي در همكاران و ارباب رجوع • افزايش فشار عصبي (استرس) • از دست دادن فرصتها • تغيير خلق و خوي (بد اخلاقي در محيط كار) • افزايش فراموشي در انجام وظايف • افزايش بيماريهاي جسمي (زخم معده، ديابت، بيماريعصبي و ....) همانگونه كه براي هر مشكل و بيماري عامل و يا عواملي وجود دارد و براي معالجه آلام و حل مشكلات در گام نخست شناخت صحيح آنها ملاك اصلي است، لذا شناخت آفات مديريت زمان و وقت اولين قدم است كه بايد به آن دست يازيد تا بتوان در پي اصلاح و درمان آن برآمد. عوامل اتلاف زمان: آفات وقت را ميتوان در سه زمينه دسته بندي كرد: ۱. آفاتي كه به خود فرد مربوط است. ۲ . آفاتي كه ديگران عامل آن محسوب ميشوند. ۳ . آفاتي كه اتفاقات مولد آن هستند. آفاتي كه به خود فرد مربوط است. ريشه اصلي اتلاف وقت در «خود فرد» نهفته است. اگر كسي بتواند با كنترل «خود» عوامل اتلاف وقت را از بين ببرد، ديگران و اتفاقات نميتوانند تأثير عمدهاي در اتلاف وقت وي داشته باشند. اصليترين عامل اتلاف وقت روحيات و خلقيات فردي است. آفات اتلاف وقت بسته به روحيات و منش افراد متفاوت است و هر فرد بايد به دنبال شناسايي آفات خود باشد. در اينجا به برخي از آفات كه اكثر ما گرفتار آن هستيم اشاره ميشود. ۱. نداشتن هدف مشخص و در نتيجه نداشتن برنامه ريزي در كارها فردي كه هدف مشخصي ندارد و نميداند كه چه بايد بكند، براي رسيدن به هدف برنامهريزي ندارد و در نتيجه نميتواند بر وقت خود مديريت نمايد؛ و در اين ميان برنامهريزي معنايي نخواهد داشت. ۲. عدم رعايت اولويتها در انجام وظايف: گاه ميشود كه فرد برنامه خود (يعني مجموعه فعاليتهاي روزانه خود را) ميداند ليكن به دليل عدم اولويت بندي كارها و تعيين نكردن كارهاي درجه يك و دو و سه، وقت خود را به كارهاي درجه سه ميگذراند و از كارهاي درجه يك باز ميماند و در حقيقت اتلاف وقت ميكند. ۳. بي نظمي: فرد نامنظم علاوه بر اتلاف وقت خود، باعث اتلاف وقت و هدر رفتن عمر سايرين ميشود. فرد نامنظم چون كارهاي خود را طبق روال صحيحي انجام نميدهد، براي جبران بينظمي خود مجبور است بارها دوباره كاري كند و وقت بيشتري را از دست بدهد. ۴. تسويف (كار امروز را به فردا انداختن): فردي كه تسويف ميكند دايما كارها را به تعويق مياندازد. وي توجه نميكند كه فردا نيز وظايفي دارد و با اين عمل، بار فرداها را سنگينتر ميكند تا جايي كه قادر به انجام وظايفش نخواهد بود. او دچار گرفتاري ديگري نيز ميشود و آن استرس و نگراني دائمي از اينكه كاري مانده و بايد آن را انجام دهد و به مرور زمان انجام آن را دشوارتر ميبيند و در نتيجه يا دچار بيماري عصبي شده و يا نسبت به امور بيتفاوت ميشود و به عنوان عنصري بي تعهد نسبت به وظايف شناخته ميشود. گرفتاري ديگري كه دامنگير او ميشود از دست دادن فرصتها است. فرصتهايي كه شايد بسيار راهگشا باشند و هرگز در زمان ديگري به دست نيايند. ۵. تنبلي: فردي كه دچار بيماري تنبلي و راحت طلبي است، نميتواند بر وقت خود مديريت كند. فرد تنبل چون اهل تحرك نيست، حتي اهداف قابل دسترسي و آسان را دست نيافتني ميبيند و به همين دليل، اوقات خود را به بطالت میگذراند. ۶. عجله: فرد عجول در طرف مقابل فرد تنبل قرار دارد. او مسایل را سرسری میگیرد و جوانب مختلف کار را در نظر نمیگیرد و دچار عارضه بیدقتی میشود ]به قولي دقت را فداي سرعت ميكند [. این بیتوجهی باعث بروز صدماتی میشود که برای رفع آنها به چند برابر وقت صرف شده نیاز میباشد. فرد عجول به مرور ایام، چون طمأنینه لازم را در انجام کارها ندارد، دچار وسواس و فراموشی میشود و برای درست انجام دادن یک کار شاید تا چند مرتبه مجبور به تكرار در انجام آن شود. ۷. بار بیش از توان: پذیرفتن مسؤولیتهای متعدد باعث میشود که فرد نتواند به پارهای از آنها رسیدگی کند. اگر فرد با تلاشی صادقانه بخواهد کارهای خود را به انجام برساند، چون بار بیش از توان وی است، پس از مدتی دچار بیماریهای جسمی و روحی شده و یا به علت وازدگی از کار، نسبت به انجام مسؤولیتهای خود بیتفاوت خواهد شد. ۸. کنجکاوی و دخالت غیر ضروری دخالت در اموری که مربوط به شخص نمیشود، (به دلیل کنجکاوی، خودنمایی و یا به هر علت دیگری که باشد) باعث میشود که فرد در کارهای فرعی و غیر ضروری درگیر و مشغول شود و از وظایف اصلی خود باز بماند. ۹. پر حرفی: فرد پر حرف وقت خود و دیگران را تلف میکند. هر چند گپهای روزانه با دوستان و همکاران به میزان کم (معتدل) میتواند تمدد اعصابی برای کارکنان محسوب شود و موجب عملکرد بهتر آنان شود، لیکن گزافه گویی و پرحرفی به هر مناسبت و فرار از انجام کارها و گپهاي مکرر، نشانه سوء مدیریت زمان و عدم توجه به اتلاف این سرمایه گرانبها است. ۱۰. تعارف و رودربایستی: وقتی که فردی نمیتواند و یا نمیخواهد کاری را انجام دهد و بیمورد تعارف میکند، مجبور به انجام اموری میشود که باعث اتلاف وقت او میشود.توانایی گفتن نه در مواقع ضروری از هنرهای مدیریت زمان است. ۱۱. در دسترس بودن: اگر در دسترس بودن فرد ضروری نباشد و وی خود را به آن عادت ندهد وقت زیادی از او تلف میشود. این به معنای بستن در برای مراجعان یا پنهان شدن در جایی نیست. مدیر بایستی فقط برای امور لازم و ضروری در دسترس باشد. ارتباط بیش از حد نه تنها تأثیر مثبت ندارد، بلکه باعث اتلاف وقت و کندی در انجام امور و تصمیمگیری خواهد شد. ۱۲. عدم حساب کشی: بیتوجهی و عدم حسابرسی از عملکرد روزانه باعث میشود که فرد به اتلاف وقت خود عادت کند و این مسئله برای او امری عادی و روزمره شود. فردی که هر شب قبل از خواب به بررسی عملکرد خود بپردازد و کردههایش را با برنامهها و بایدهایش مقایسه کند و به تجزیه و تحلیل اشکالاتش بپردازد، اگر واقعا مصمم بر تغییر و اصلاح باشد، موفق خواهد شد. 1 لینک به دیدگاه
moein.s 18983 مالک اشتراک گذاری ارسال شده در 14 آبان، ۱۳۹۱ آفاتي که به دیگران مربوط میشود: علاوه بر خود، دیگران نیز میتوانند عامل اتلاف وقت باشند. بخش عمدهای از وقت مدیران توسط دیگران تلف میشود. برای جلوگیری از اتلاف وقت توسط دیگران باید قاطع و محترمانه برخورد کرد. از جمله موارد عمدهای را كه میتوان نام برد عبارتند از: ۱. کار دیگران گاهی اوقات افراد تحت امر، کارهایی را که موظف به انجام آن هستند به مدیر خود محول میکنند. دلایل مختلفی برای این امر وجود دارد که نبود سیاستهای مشخص و عدم توجیه سلسله مراتب، ناتوانی و عدم کارآیی سلسله مراتب، دخالت بیش از اندازه مدیر در جزئیات، از آن جمله است. ۲. جلسات یکی از عوامل اصلی اتلاف وقت مدیران، جلسات غیرضروری است. چگونگی برگزاری جلسات مفید، خود بحث جداگانهای است. مدیر باید سعی کند تعداد و مدت جلسات خود را به حداقل ممکن برساند و دلیل برگزاری هر جلسه برای او و شرکت کنندگان روشن باشد. ۳. مراجعات: بسته به کار تشکیلات و نوع وظایف مدیر، میزان مراجعات متفاوت است؛ بعضی از مدیران توجه ندارند که به چه میزان باید قابل دسترسی باشند و با سیاست درهای باز توان مدیریت بر وقت خود را از دست میدهند. مدیر باید قابل دسترسی باشد؛ ولی در مواقع ضروری و اوقاتی که حتما باید ملاقات و مراجعهاي صورت گيرد، لازم است مورد به اطلاع وی رسانیده شود. اگر قرار باشد همه کارها بدون سلسله مراتب به مدیر ارجاع شود وقت زیادی از وی تلف خواهد گردید. ۴. مکالمات تلفنی: صحنهاي را تصور كنيد كه يكي از همكاران يا نزديكانتان به دليل فشارهاي عصبي دچار بحران روحي شديد شده و خود را به لبه پنجره اطاق كار شما كه در آخرين طبقه اداره واقع شده است رسانيده و تصميم به خودكشي دارد. شما سعي ميكنيد او را از اين تصميم منصرف نماييد و درست زماني كه قصد دارد از پنجره خود را به پايين پرتاب نمايد تلفن اطاقتان زنگ ميزند. آيا به اين تلفن پاسخ ميدهيد؟! پاسخ قطعا منفي است. اين مثالي است از مديراني كه در حال انجام مهمترين امور سازماني هستند و ناگاه تلفن زنگ زده و آنان بدون تأمل و بر حسب عادت كار را رها كرده و گوشي را بر ميدارند. راههاي كنترل نمودن زمان • وظايف افراد را دقيقا مشخص كنيد. • تفويض اختيار كنيد (در حد توان، تخصص، و تعهد افراد) اداره كردن به معني رسيدن به نتايج از طريق سازمان دادن كار ديگران است. شما (به عنوان يك مدير) نميتوانيد به تنهايي تمام كار قسمت را انجام دهيد. بايد با ديگران مشاركت كنيد و حتي كارهايي را كه بهتر از هر فرد ديگري در گروهتان انجام ميدهيد به افراد گروه بسپاريد. اگر چنين نكنيد وقت براي كارهايي كه فقط خودتان قادر به انجام آن هستيد نداريد). تفويض اختيار فقط واگذاري كار نيست. اگر به افراد نحوه انجام كار را بگوييد ولي آزادي استفاده از ابتكار را به آنها ندهيد تفويض اختيار نكردهايد. • برنامه ريزي كنيد • مشاركت در تصميمگيري (جلوگيري از هدر رفتن منابع و زمان مجدد براي ترميم كار غلط) • ايجاد هماهنگي در بين كاركنان (جلوگيري از كارهاي مضاعف) • تخصيص سنجيده منابع و امكانات • منظم باشيد. • ساعتي را به استراحت مطلق اختصاص دهيد (خستگي در كار باعث ضعف در تصميمگيري خواهد شد و در نتيجه زمان در دسترس مديران را دوباره ترميم تصميم غلط اختصاص ميدهد). • خوب گوش دهيد. • اطلاعات مورد نياز را دقيق جمعآوري كنيد. • آيندهنگري داشته باشيد. • وظايف افراد را مطابق توان افراد تعيين كنيد. • خوش خلق باشيد (بد اخلاقي و تندخويي مدير باعث ميشود كه ناخواسته كارمند نتواند كه اهداف و ماموريت محول شده سؤال نموده و مشكلاتش را رفع نمايد و در نتيجه كار را غلط و ناقص انجام ميدهد و باعث صرف زمان مجدد براي تصميمگيري و رفع خطا ميگردد). • افراد را تشويق كنيد (تشويق باعث تعهد كاري گشته و كار درست انجام ميگيرد و نياز به كنترل «صرف زمان» را از بين ميبرد). • اهداف و نظرات خود را به طور دقيق، شمرده، و در جملات كوتاه بيان كنيد. برای حل مشکل مراجعان: • از منشی یا معاون خود بخواهید با مراجعان صحبت کند • توان جواب "نه" مؤدبانه در قبال درخواستهاي نابجا را در خويش ايجاد نموده و به موقع بكار بريد. • به مردم تفهیم کنید که در چه مواقعی آماده دیدن آنها هستید و در چه مواقعی نمیتوانید آنها ببینید • با قرار قبلی، افرادی را که لازم است ملاقات کنید • کارکنان خود را تشویق کنید که صرفا با مشکل به شما مراجعه نکنند مگر اینکه قبلا راه حلهای ممکنه را بررسی کرده باشند • به جای دیگران فکر نکنید • در بحث یا مکالمه راجع به نکات حساس صحبت کنید • پس از گرفتن نتیجه سریعا بحث یا مکالمه را خاتمه دهید برای حل مشکل تلفن: • از منشی خود بخواهید به تلفنها پاسخ دهد • در روز وقت مشخصی را برای تلفن زدن/ جواب دادن تعیین کنید • هنگام صحبت با تلفن قاطع باشید و سعی کنید به جای نشستن بایستید • زمان احوالپرسی را به حداقل لازم برسانید برای حل مشکل جلسات: • بدون هدف تشکیل جلسه ندهید • قرار جلسات را اگر موضوعي برای طرح در آنها ندارید لغو کنید • هیچ وقت بدون آنکه بدانید چه انتظاری از جلسه دارید وارد آن نشوید • اگر مسؤول جلسه هستید سعی کنید شرکت کنندگان وقت را تلف نکنند • اگر مسؤول نیستید وقت دیگران را تلف نکنید • اگر حضور شما در کمیتهها لزومی ندارد، در آنها شرکت نکنید طرز انجام کار: • به یک نفر آموزش لازم را برای تشخیص نامههایی که ارزش توجه شما را دارند، بدهید • مطالبی از بخشنامهها را که به کار شما مربوط نمیشود نخوانید • از یکی از کارکنانتان بخواهید که مطالب مهم را برای شما خلاصه کند • از کارکنانتان بخواهید که یادداشتها و غیره را مختصر بنویسند • اگر کار با یک مکالمه تلفنی انجام میشود نیازی به نوشتن نیست • وقتی دست نوشته کافی است یادداشت را تایپ نکنید • کار امروز را به فردا موکول نکنید. پس از انجام کار خواهید دید که تا چه حد احساس راحتی میکنید بياييد با خود صادق باشيم! واقعا چقدر و تا چه ميزان نسبت به استفاده بهينه از وقت و زمان خويش جديت داشته و براي آن اهميت قايل هستيم و تا چه ميزان بر وقتمان مديريت اعمال ميكنيم. براي درك اين موضوع پرسشنامه ذيل را و نمرهاي كه به آنها ميدهيم ما را به اين هدف و مقصود بيشتر رهنمون خواهد شد. _ نمره صفر براي جواب (هرگز) _ نمره 1 براي جواب (كمتر اوقات) _ نمره 2 براي جواب (نيمي از اوقات) _ نمره 3 براي جواب (بيشتر اوقات) _ نمره 4 براي جواب (هميشه) ۱. آيا به طور منظم كارهاي روزانه خود را برنامهريزي ميكنيد؟ ۲. آيا قرارها و اقداماتي كه در هر روز بايد انجام دهيد يادداشت ميكنيد؟ ۳. آيا در انجام كارهاي روزانه خود اولويتبندي قائل ميشويد؟ ۴. آيا براي وسايل خود جاي مشخصي معين كرده و هر چيز را در محل خودش قرار ميدهيد؟ ۵. آيا در هر زمان توجه خود را به يك كار معطوف ميكنيد؟ ۶. آيا پروژههاي بزرگ را به قسمتهاي كوچكتر تقسيم كرده و انجام ميدهيد؟ ۷. آيا مهمترين كارهايتان را در بهترين اوقات روز انجام ميدهيد؟ ۸. آيا وقتي را در روز براي خود مشخص ميكنيد كه مزاحمتي براي شما فراهم نشود و فارغ البال به كار خود بپردازيد؟ ۹. آيا از تسويف و پشت گوش انداختن امور دوري ميكنيد؟ ۱۰. آيا هر كاري را در زمان خودش انجام ميدهيد؟ ۱۱. آيا براي انجام هر كاري زمان پايان آن را مشخص ميكنيد؟ ۱۲. آيا در روز وقتي را براي بررسي مشكلات خود و يافتن راه حلهاي مناسب قرار ميدهيد؟ ۱۳. آيا كارها را تا رسيدن به نتيجه پيگيري ميكنيد؟ ۱۴. آيا از به تعويق افتادن امضاي نامهها و رسيدگي به كارتابل خود ممانعت ميكنيد؟ ۱۵. آيا انجام برخي كارها را به ديگران ميسپاريد؟ ۱۶. آيا وقتي كاري را به ديگري ميسپاريد، اختيار لازم و متناسب براي انجام كار را به فرد ميدهيد؟ ۱۷. آيا كاري را كه به ديگران ميسپاريد، نظارتهاي لازم را براي رسيدن به نتيجه انجام ميدهيد؟ ۱۸. آيا كوشش ميكنيد كه كارهاي خود را بر طبق برنامه تعيين شده انجام دهيد؟ ۱۹. آيا تا به زمان پايان كاري نزديك نشويد، اقدامي جدي براي انجام كار صورت ميدهيد؟ ۲۰. آيا در انجام امور از سستي و تنبلي پرهيز ميكنيد؟ ۲۱. آيا در انجام كارها دقت كافي به خرج داده و از عجله دوري ميكنيد؟ ۲۲. آيا خود را فردي جدي و پيگير ميدانيد؟ ۲۳. آيا سعي ميكنيد بيش از يك مسؤوليت نپذيريد؟ ۲۴. آيا خود را فردي خوش خلق ميدانيد و به ديگران احترام ميگذاريد؟ ۲۵. آيا ديگران شما را فردي خوش برخورد ميدانند؟ ۲۶. آيا در مسؤولتي كه پذيرفتهايد خود را با انگيزه ميبينيد؟ ۲۷. آيا براي تعيين اهداف و چگونگي انجام امور، وقت كافي براي فكر كردن اختصاص ميدهيد؟ ۲۸. آيا به نظر خودتان سنجيده سخن ميگوييد؟ ۲۹. آيا از انجام كارهايي كه نسبت به آنها اطلاع كافي نداريد دوري ميكنيد؟ ۳۰. آيا از اظهار نظر در مورد مسايلي كه صاحب نظر نيستيد اجتناب ميكنيد؟ ۳۱. آيا از ايجاد مشغوليت ذهني زياد و بيمورد براي خود جلوگيري ميكنيد؟ ۳۲. آيا از دخالت در اموري كه به شما مربوط نيست پرهيز ميكنيد؟ ۳۳. آيا كليه كارهايي كه انجام ميدهيد به نظر خودتان ضروري و لازم است؟ ۳۴. آيا وقتي را براي تنظيم برنامه روزانه خود در نظر ميگيريد؟ ۳۵. آيا به دنبال كشف عيوب خود و رفع آنها هستيد؟ ۳۶. آيا با توجه به حرفهاي ديگران گوش ميكنيد؟ ۳۷. آيا از شنيدن مطالب غير ضروري پرهيز ميكنيد؟ ۳۸. آيا وقتي با كسي درباره مسايل كاري صحبت ميكنيد و او خارج از موضوع صحبت كند، از ادامه صحبت او به طريقي مناسب جلوگيري ميكنيد؟ ۳۹. آيا در گفتار از پراكنده گويي پرهيز ميكنيد و هر بار روي يك موضوع مشخص صحبت ميكنيد تا به نتيجه برسيد؟ ۴۰. آيا در مديريت جلسات موفق هستيد؟ ۴۱ .آيا قبل از جلسه دستور كار را مشخص ميكنيد؟ ۴۲. آيا قبل از جلسه خود را براي مباحث دستور كار آماده ميكنيد؟ ۴۳. آيا در طول جلسه از پراكنده گويي ممانعت ميكنيد؟ ۴۴. آيا كوشش ميكنيد كه در حداقل وقت ممكن جلسات برگزار شود؟ ۴۵. آيا پس از جلسه به بررسي اشكالات موجود و رفع آنها مبادرت ميروزيد؟ ۴۶. آيا از برگزاري و شركت در جلسات غير ضروري اجتناب ميورزيد؟ ۴۷. آيا از تأسف بي مورد بر گذشته اجتناب ميكنيد؟ ۴۸. آيا از خيال پردازي براي آينده پرهيز ميكنيد؟ ۴۹. آيا در حال زندگي ميكنيد و بيشتر به مسايل حال توجه داريد؟ ۵۰. آيا واقعا مصمم به بهبود مديريت وقت خود هستيد؟ حال با محاسبه مقادیر فوق به نتیجهگیری میپردازیم: ۱) ابتدا کلیه اعداد را با هم جمع کنید. ۲) حاصل را بر عدد ۱۰ تقسیم کنید. از ۱۸ تا ۲۰ نشانه مدیریت عالی و بسیار خوب زمان است از ۱۵ تا ۱۸ نشانه خوب است از ۱۰ تا ۱۵ متوسط از ۵ تا ۱۰ بد و از صفر تا ۵ نشانه مدیریت خیلی بد است. اعداد ۱۸، ۱۵، ۱۰ و ۵ مرز محسوب میشود و باید در سنجش، در ردیف پایینتر، یعنی ردیفهایی که این اعداد شروع آنها است به حساب آورد. محقق: غلامرضا پنده برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید. ورود یا ثبت نام لینک به دیدگاه
ارسال های توصیه شده