نحوه تهیه گزارش

[XMEHRDADX 7514]

مکاتبات اداری

مکاتبات اداری، یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است، که در نهایت، قسمت عمده ی آن، به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل میگردد.

 

با توجه به اهمیت مکاتبات اداری و سهم بزرگ آن به پیشبردن هدف یا اهداف موردنظر، لازم است به اصولی که رعایت آنها باعث گردش صحیح کار و افزایش کارآیی میشود توجه گردد.

 

.نامه‌های اداری در بحث اداره امور دفتری و گردش مکاتبات همان‌طور که ملاحظه می‌گردد، ذکر کلمه‌ نامه‌های اداری و به کار بردن پسوند و احتمالاً پیشوندهایی همراه آن در بحث امور دفتری بسیار به کار برده شده است. اصولاً از نطر مقررات گردش مکاتبات در سازمان، «نامه» به عنوان وسیله انتقال اطلاعات درنظر گرفته می‌شود. انتقال اطلاعات در وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های دولتی که مکاتبات اداری و نامه‌های وارده و یا صادره نیز گفته می‌شود، معمولاً از طریق مکاتبات و همانطور که در ابتدای بخش نیز بیان گردید، انجام می‌شود.اکنون که نامه‌ در بحث اداره امور دفتری به عنوان وسیله و ابزار انتقال اطلاعات مطرح است، می‌تواند دارای طبقه‌بندی و خصوصیات ویژه‌ای باشد که در زیر به آن‌ها اشاره می‌گردد.اصولاً نامه‌های اداری به دو دسته تقسیم می‌شوند:

الف- نامه‌‌های وارده:کلیة اطلاعاتی که به صورت مکتوب و با خصوصیت‌های ویژه از شخص و یا سازمانی به وزارت‌خانه و سازمان‌های دولتی برسد «نامه‌های وارده» اتلاق‌ می‌گردد.

ب- نامه‌های صادره:کلیه اطلاعاتی که به صورت مکتوب و با خصوصیت‌های ویژه از مؤسسه و یا سازمان‌های دولتی به اشخاص و یا سازمان‌های دیگر فرستاده می‌شود، «نامه‌ صادره» خوانده می‌شود.

ج- هریک از دو نوع نامه‌‌های وارده و صادره می‌توانند به دو صورت دیگر نیز تقسیم می گردند:

1- نامه‌های عادی: نامه‌هایی هستند که از طبقه‌بندی خاصی برخوردار نمی‌باشند.

2- نامه‌های طبقه‌بندی شده: نامه‌هایی هستند که از طبق‌بندی خاصی برخوردار هستند. و در نظام اداری و در بین کارکنان سازمان‌ها به «نامه‌های محرمانه» معروف هستند، در حالیکه این اصطلاح نمی‌تواند درست باشد، چرا که نامه‌های طبقه‌بندی شده خود به چهار دسته تقسیم‌ می‌شوند که عبارتند از:- نامه‌های محرمانه: افراد محدودی امکان دسترسی به آن نامه را دارند.

- نامه‌های خیلی محرمانه: افراد محدودتری امکان دسترسی به آن نامه‌ها را دارند.

- نامه‌های سری: افراد بسیار محدودتری در سازمان امکان دسترسی به آن نامه‌ها را دارند.

- نامه‌های به‌کلی سری: افراد بسیار محدودتری در سازمان امکان دسترسی به آن نامه‌ها را دارند.همانطور که ملاحظه می‌گردد، هم نامه‌های وارده و هم نامه‌های صادره می‌توانند شامل دو دسته عادی و یا طبقه بندی شده باشند که این درجه‌ها معمولاً از طرف سازمان‌های فرستنده نامه تعیین می گردد.

د- به طور کلی نامه‌های وارده چه عادی و یا طبق‌بندی شده باشند، می‌توانند مرحله‌های چهارگانه زیر را نیز شامل گردند:

1- نامه‌های اشخاص حقیقی این گونه نامه‌ها که در اصطلاح به نامه‌های بدون شماره نیز معروف هستند( که در بحث دفاتر راهنمای اسمی به آن‌ها اشاره شده است) و نامه‌هایی هستند که معمولاً از طرف اشخاص به سازمان‌ها و مؤسسات فرستاده می‌شود و در بعضی موارد حتی ممکن است فاقد تاریخ هم باشند، مانند: عریضه‌ها، شکواییه‌ها، درخواست‌ها، تقاضاها و غیره که می‌تواند از طرف مراجعه‌کنندگان و یا کارکنان سازمان نیز باشند.

 

2- نامه‌های سازمان‌ها و مؤسسات:این‌ گونه نامه‌ها که در اصطلاح به نامه‌های اداری معروف هستند (در مبحث دفاتر اندکس و ردیابی به آن‌ها اشاره شده است)، نامه‌های شماره‌دار نیز گفته می‌شود و نامه‌هایی هستند که بر روی اوراق چاپی و با آرم وزارت‌خانه‌ها و مؤسسات و سازمان‌‌های دولتی تهیه شده و دارای ارکان نامه‌های اداری که شماره و تاریخ و امضای مقام مسؤول سازمانی است، مانند نامه‌های وزارت‌خانه و مؤسسات و سازمان‌ای دولتی و وابسته به دولت.

3- نامه‌های اشخاص حقوقیاین‌ گونه نامه‌ها عبارتند از نامه‌هایی که نه خصوصیت‌های نام اشخاص حقیقی و نه خصوصیت‌های نامه‌های سازمان‌ها و مؤسسات را دارا هستند و معمولاً دارای قواعد قطعی در مورد دو نوع نامه‌های اشاره شده نیستند. به عنوان مثال در بعضی موارد دارای شماره هستند و در برخی موارد ممکن است فاقد شماره باشند، ولی به هر صورت به عنوان بخشی از اطلاعات وارده و به سازمان‌ها را تشکیل می‌دهند. بعنوان مثال نامه‌های دفاتر وکلا و یا کارگاهها و شرکت‌ها و غیره را می‌توان نام برد.

4- نامه‌های خصوصی کارکنان سازمان‌ها:این دسته از نامه‌ها آخرین گروه از نامه‌های وارده به سازمان‌ها و مؤسسات را تشکیل می‌دهند، با وجود توصیه‌های زیاد در مورد عدم به کاربردن آدرس محل خدمت جهت مکاتبة این گونه نامه‌ها، معهذا بخشی از وقت واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها و مؤسسات جهت آن مصرف می‌شود.در مؤسسات بزرگ نیز توصیه شده که دفترچه راهنمایی مانند دفترچه تلفن تهیه شود که شامل نام و نام خانوادگی و واحد محل خدمت و احتمالاً شماره تلفن داخلی کارکنان باشد تا به هنگام وصول این گونه نامه‌ها به سرعت بتوان محل خدمت هر یک از کارکنان را مشخص نمود و نامه‌های شخصی آنان را به واحد متبوع فرستاد.

طریق وصول نامه‌های وارده و یا فرستادن نامه‌های صادره:

1- نامه‌های وارده:نامه‌های وارده از سازمان‌ها و مؤسسات مختلف از چند طریق وصول می‌گردند که عبارتند از:

- از طریق تحویل مستقیم مراجعه‌کنندگان به سازمان‌ها.- از طریق پست.- از طریق نامه‌رسان سازمانها و مؤسسات.

2- نامه‌های صادره:نامه‌های صادره نیز به چند طریق فرستاده می‌شوند:

الف- نامه‌های صادره به واحدهای سازمان(درونی): که معمولاً از طریق نامه‌رسان داخلی و یا «موزع» توزیع می‌گردند.

ب- نامه‌های صادره به سازمان‌ها و اشخاص: که به روش‌های مختلف تحویل داده می‌شوند و عبارتند از:

- فرستادن به وسیله متصدی ارسال مراسلات(نامه‌رسان)

- تحویل به مراجعه‌کنندگان و یا متقاضی به طور مستقیم

- از طریق پست که می‌تواند شامل: توزیع از طریق پست شهری- پست داخل کشور- پست به خارج از کشور باشد.

تعاریف

1- تعریف مدیریت اسناد

مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه ی لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک موردنیاز از مرحله ایجاد تا امحای اوراق زائد.

2- تعریف لغوی سند

سند در لغت به معنای «تکیه گاه» و هر چیزی است که بتوان به آن استناد جست؛ و در فرهنگ اداری، به طور کلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد، اطلاق شود.

 

3- تعریف سند از نظر اداری و بایگانی

از نظر اداری هر نوع سابقهای که به صورت مکتوب، مانند: نامه های اداری و منقوش مانند: نقشه ها و نمودارها و مضبوط، مانند نوار و صفحه در یک سازمان برای انجام دادن وظایف اداری و توسط مأموران آن سازمان و در حدود وظایف مصوب رسماً ایجاد، دریافت و یا صادر شده باشد اصطلاحاً سند اداری گفته میشود. در صورتی که از طرف مقام مسئول در هامش نامه های وارده ی اداری دستور بایگانی و یا عبارتی که دلالت بر رویت و اقدام در مورد آن صادر شده باشد، به چنین اسنادی، اسناد قابل بایگانی میگویند.

 

4- تعریف سند از نظر حقوقی و قضایی

از نظر حقوقی سند یکی از وسایل اثبات حق است. به موجب ماده ی 1284 قانون مدنی ایران سند عبارت است از «هر نوشته ای که درمقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.» منظور از نوشته ها یا خط، علامتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.

5- تعریف سند از نظر قانون سازمانی اسناد ملی ایران

به موجب تبصره ماده ی 1 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/2/1349 سند عبارت است از «کلیه ی مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکسها و سایر اسنادی که در دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاهداری دائمی باشد.»تعریف بایگانیبایگانی دارای مفاهیم و معانی دوگانه ای به شرح زیر است:

1. بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاهداری و حفاظت اسناد و مدارک است، برطبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت.

2. بایگانی به معنای محل نگاهداری اسناد برطبق ضوابط معین وعلمی. تعریف پروندهپرونده مجموع های است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگاهداری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع و یا مشخصات یک فرد است.تعریف طبقهبندی از نظر بایگانییکی از اساسیترین مراحل بایگانی، طبقه بندی اسناد میباشد؛ طبقه بندی از نظر بایگانی عبارت است از تقسیم بندی اسناد به دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد. یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات باشد:

اطمینان: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.

سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

سهولت: نحوه ی طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.

قابلیت انعطاف: طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.

[XMEHRDADX 7514]

گزارش نویسیمقدمه:

روانشناسان می‌گویند: نوشته هر شخصی باز تاب اندیشه‌ها و تمایلات درونی و برونی و پرتویی از شخصیت اوست.قدمت گزارش داد شاید به اولین هسته‌های اجتماعی (خانواده) بر می‌گردد چون انسانها اولیه برای انجام امور روزمره خود مجبور بودند به صورت شفاهی نیاز‌ها و امکانات خود را به گوش دیگران برسانند.پس از پدیدار گشتن خط و جهت پیشبرد اهداف اجتماعی سیاسی ... احتیاج به تحقیق و بررسی پدیدار گشت که لزوم تداوم و پیگیری مسائل اهمیت گزارش را مشخص‌تر کرد.

 

تعریف گزارش:

از نظر لغوی گزارش به معنای به جا آوردن – انجام دادن- اظهار نظر کردن و به تحریر درآوردن اخبار- اطلاعات- حقایق علل مسائل و رویدادها- شرح و تفسیر منطقی و متوالی آنها برای رسیدن به راه حلهای صحیح که همراه با اختصار و روشنی باشد.

اشکال تهیه گزارش:

الف- درخواست گزارش از طرف مسئول یا مسئولین

ب- خود شروع به تهیه گزارش نماید.

خواننده گزارش کیست:

قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه کسانی تهیه می‌کنید.

مراحل گزارش نویسی:

گزارش نویسی به چهار مرحله زیر استوار است که عبارتند از:

الف: مرحله تهیه و تدارک

ب: مرحله ربط منطقی مطالب

ج: مرحله نگارش

د: مرحله تجدید نظر و اصلاح

مقدمه گزارش:مقدمه گزارش با بیان موضوع کار یا هدف گزارش شروع می‌شود. یک بخش مهم مقدمه مرور کار دیگران در مقالات و گزارشات منتشر شده است. مقدمه باید گسترده و کلی باشد.

وظایف اصلی مقدمه

1- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده

2- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش

3- بدست دادن طرح و نقشه ارائه مطلب

دلایل عدم نگارش:

1- فقدان روشهای صحیح برای نگارش و آشنا نبودن با اصول آن

2- پراکنده کار کردن، امکان جمع آوری مطالب و ارتباط دادن آنها را به یکدیگر و نتیجه گیری از آنها را نمی‌دهند.

3- نداشتن مربی آگاه که یکی از ضروریات مراحل کار مخصوصاً مراحل اولیه کار است.

آراستن گزارش:

آراستن گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند. از تکنیکهای مهم گزارش نویسی است.

جذاب کردن گزارش:

طراحی گزارش به معنای مشخص کردن اجزای آن در راستای انتقال هر چه بهتر اطلاعات به خواننده است.

سازمان:سازمان یک گزارش، طرح کلی آن یا معماری بیرونی یک گزارش است، چگونگی تقسیم منطقی آن به قسمتهای مختلف شامل فصل، بخش و زیر بخش است.

ساختار:ساختار یک گزارش معماری درونی یا پژوهش موضوع از ابعاد مختلف است.نکاتی که در ساختار یا پردازش یک گزارش مهم هستند عبارتند از:

1- ملموس بودن مطالب:

ملموس کردن نتایج تحقیق از مهمترین ارکان ساختار گزارش است.

2- تبیین سیر تدریجی رسیدن به نتایج:

این موضوع نقش مهمی در جا افتادن آنها در ذهن خواننده دارد.

3- طبقه‌بندی مطالب:‌

همان شکستن موضوع به چندین موضوع است.

4- پیوستگی انتقال مفاهیم:

انتقال پیوسته مفاهیم از یک جزء به جزء دیگر شامل جملات، پاراگرافها و بخشها و انجام اجزا داخلی آنها باعث استنتاج صیحح و منطقی مطالب توسط خواننده می‌شود.

5- میزان عمق مطالب:

عمق مطالب سطح پرداختن به جزئیات است و به نحوه طبقه‌بندی، تحلیل و ارزیابی جزئیات بستگی دارد.

6- تأکید مفاهیم کلیدی:

یک روش اصولی برای تأکید روی اجزا، اختصاص فصل یا بخشی مستقل به آن است.

تعریف بند یا پاراگراف و نحوه استفاده از آن:

بند یا پاراگراف عبارتست از جمله یا مجموعه جمله‌هایی که فکر واحدی را با بیان کند.

وظایف پارگراف:

1- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته

2- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلو گیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقه او

3- اعلام نتیجه برای اینکه این سه نکته خوب انجام شود باید ابتدا موضوع را به اجزای فرعی تقسیم کرد.

مزایای استفاده از بند یا پاراگراف:

1- شکستن یکنواختی2- کمک به درک تقسیم بندی موضوع

3- مشخص سازی جزیی از کل موضوع

4- گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن

5- جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی

6- آسانی مراجعه به هر مطلب

ترجیح داشتن ساده نویسی بر پیچیده نویسی:

با سواد‌ترین خواننده نیز در یک رشته کلمات طولانی و پیچیده در می‌ماند و یا در فهم مطلب دچار تردید می‌شود

اقسام گزارش:

الف: گزارش شفاهی:

هرگاه اطلاعات به صورت سخنرانی و مشاهده و گفتگو ارائه شود گزارش شفاهی است.

ب: گزارش کتبی:

چنانچه ارائه اطلاعات به صورت کتبی باشد گزارش کتبی می‌نامیم.غالباً‌ گزارش‌های روزانه به صورت کتبی ارائه می‌شود.

مزایای گزارشات شفاهی:

- امکان استفاده از نظر شنوندگان.

- استفاده از وسائل سمعی و بصری

- آگاهی فوری از نتایج گزارش.

مشکلات گزارش شفاهی:

- نا مناسب بودن محل گزارش.

- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد زیربط.

- محدود بودن وقت برای بیان مطالب.

 

مزایای گزارش کتبی:

- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.

- امکان استفاده عمومی از گزارشها

- امکان ضبط و بایگانی برای سالها و بلکه قرنها

مشکلات گزارش کتبی:

- دشواری استفاده از تمام اصول گزارش نویسی- عدم استقبال عمومی افراد از تهیه گزارش به دلیل سختی کار- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارش به صورت کتبی.

 

 

طبقه بندی گزارش:

الف: گزارش رسمی کوتاه:

به گزارشی اطلاق می‌شود که موضوع آن مسائل اداری و روزمره است و حداکثر تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می‌شود.

 

ب: گزارش رسمی بلند:

به گزارشی اطلاق می‌گردد که بیش از سه صفحه می‌باشد و موضوعات آن فرهنگی، فنی، عملی، پژوهشی و ... می‌باشد و از نظر زمان طولانی می‌باشد.

[XMEHRDADX 7514]

انواع گزارش:

1- گزارش ادواری:

این نوع گزارش مربوط به یک واحد بزرگ اداری، صنعتی، بازرگانی است

الف: گزارش ادواری فردی

ب:‌ گزارش ادواری گروهی

2- گزارش اتفاقی: این نوع گزارش جنبه منظم و تکراری ندارد.

الف: گزارش اتفاقی فردی

ب:‌ گزارش اتفاقی گروهییادآوری: در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد و به همین دلیل معمولاً دریافت کننده هر گزارش، رؤسای مستقیم هستند. گاهی گزارش هایی که از طریق سلسله مراتب اداری ارسال می داریم، به منظور ایجاد هماهنگی بیشتر برای مقامات هم سطح و نیز برای ابلاغ، جهت مقامات پایین تر نیز می فرستیم. گاهی هم بعضی از گزارش ها ایجاب می کند که برای آگاهی عموم خلاصه و به صورت بخشنامه صادر گردد.

انواع گزارش براساس هدف ازتنظیم:

گزارش ها برحسب هدف یا غرض ازتنظیم به ده نوع تقسیم می شود:

1- گزارش کار

2- گزارش حقایق امر

3- گزارش فنی

4- گزارش علل مسئله

5- گزارش و راه حل مسئله

6- گزارش اطلاعی

7- گزارش مشورتی

8- گزارش انتقادی

9- گزارش تحصیلی

10- گزارش عمومی

انواع گزارش بر حسب موضوع:

الف) گزارش‌های توضیحی

ب) گزارش‌های تحلیلی

ت) گزارش‌های ارزشیابی

شکل ارائه گزارش

- شکل مختصر

- شکل نیمه مبسوط

- شکل مبسوط

نشانه گذاری و اهمیت آن در نگارش:

جهت روان شدن و درک بهتر مطلب برای خواننده نشانه گذاری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

به روز کردن گزارش:

به روز کردن شرط تکامل یک تحقیق یا گزارش است.

نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی:

در نگارش باید افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی بنگاریم.

فهرست منابع استفاده شده در گزارش:

فهرست منابع شامل ذکر نام کتاب، مقالات و گزارشهایی است که دو گزارش به آنها ارجاع و به نحوی از آنها استفاده می‌کنیم.

سه معیار اساسی ارجاع به تحقیق دیگران:

1- استفاده از نتایج تئوری یا تجربی آنان برای جلوگیری از تکرار آنها.

2- تکمیل کار سایر پژوهشگران

3- مقایسه کار خود با دیگران

1- 3 نشان دادن تفاوت دیدگاهها

2-3 مقایسه نتایج کار خود با دیگر منابع به طور عمده

صورت جلساتیکی از ابزار‌های مهم پیشرفت یک طرح، تشکیل جلسات بحث و تبادل نظر است.

چهار چوب صورت جلسات:

1- هدف جلسه

2- افراد شرکت کننده در جلسه

3- نظر تک تک افراد

4- نتیجه گیری

منابع

آیین نگارش و مکاتبات اداری ، امینی