شناخت ،مهمترین عامل مدیریت بهینه پروژه

[XMEHRDADX 7514]

 

چرخه حیات هر پروژه، دارای مراحلی است. این مراحل را می‌توان، اولیه، میانی و نهایی نام نهاد. در شکل یک، نمونه‌ای از مراحل پروژه، ورودی‌ها، خروجی‌های مرتبط با مدیریت پروژه و دستاورد پروژه نمایش داده شده است. همانگونه که مشاهده می‌شود، شروع فعالیت‌های اجرایی (مبنا)، جزو مراحل میانی است. در واقع قبل از انجام هرگونه فعالیت اجرایی در هر پروژه‌ای، مجموعه‌ای از فعالیت‌های مطالعاتی، مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه، طراحی، مهندسی و... انجام مي‌گیرد.

 

در هر پروژه‌ای ـ بسته به اندازه، پیچیدگی، سطح ریسک، و محدودیت‌های جریان نقدی، می‌توان هر مرحله را به مراحل کوچکتری به نام «زیر مرحله» تقسیم کرد. هر زیر مرحله با یک یا چند دستاورد معین برای نظارت و کنترل مشخص خواهد شد. دستاوردهای این زیر مرحله‌ها، به دستاورد مرحله اصلی وابسته است. معمولا مراحل را بر اساس دستاوردها نام‌گذاری مي‌كنند: طراحی، ساخت، آزمایش، راه‌اندازی، تحویل (تبادل) و...

 

اغلب ممیزی و بازنگری مدیریت بر دستاوردهای هر مرحله، می‌تواند باعث تصمیم‌گيری شروع مراحل بعدی، قبل از اتمام مرحله جاری و تحویل دستاورد آن شود. این حرکت، معمولا در مواقعی که نیاز به فشرده‌سازی زمان است، رخ می‌دهد. متقابلا ممکن است نتیجه بازنگری مدیریت، عدم شروع مرحله بعدی و توقف پروژه، مثلا به علت، بالا بودن ریسک باشد.

 

 

ارتباط چرخه حیات پروژه و چرخه حیات محصول

 

بسیاری از پروژه‌ها، به کارهای جاری یک سازمان اجرایی مرتبط هستند. برخی از سازمان‌ها، پروژه‌ها را پس از تکمیل مطالعات امکان‌سنجی، طرح‌ریزی اولیه یا بررسی‌های مشابه آغاز می‌كنند، که این بررسی‌ها خود می‌تواند یک پروژه باشد. به‌طور مثال، پس از موفقیت در مرحله ساخت یک نمونه اولیه از یک محصول و انجام تست‌ها و آزمایشات لازم و تامین منابع، تولید انبوه می‌تواند آغاز شود. نیازهای کسب و کار، فرصت‌ها و یا مشکلات، انگیزه و علت ایجاد پروژه‌ها هستند. متاثر از هر یک موارد اشاره شده، الزامات لازم برای پاسخگویی به خواسته‌ها و منابع مورد نیاز برای سایر پروژه‌های بالقوه، به‌منظور تصمیم‌گیری درخصوص هر پروژه جدید، باید بررسی و اولویت‌بندی شوند.همچنین بر اساس تعریف چرخه حیات پروژه مشخص می‌شود، کدام کارها شامل چه مواردی، در انتهای هر پروژه، لازم است که به کارهای جاری سازمان اجرایی متصل شود. به‌طور مثال، چه زمانی یک محصول جدید که تازه ابداع و نمونه‌سازی شده، به تولید انبوه برسد، یا چه زمانی یک نرم‌افزار نو به بازار عرضه شود. مطمئن شوید که تفاوت چرخه حیات پروژه و چرخه حیات محصول را تشخیص می‌دهید و متوجه شده‌اید. به‌طور مثال، پروژه بر عهده گرفتن، عرضه یک موبایل جدید به بازار، فقط یکی از کارها و وظایف چرخه حیات محصول است، که اولی را بخش‌های تحقیقات و تولید بر عهده می‌گیرند و مدیریت چرخه حیات محصول، معمولا بر عهده بخش بازاریابی و فروش است.

 

شکل 2 نشان می‌دهد که چرخه حیات محصول با طرح تجاری، به واسطه ایده‌ها آغاز و به محصول می‌رسد و پس از استفاده و کاربرد محصول زمان عدم کاربرد یا مرتفع نكردن نیازهای رو به‌رشد مشتریان می‌رسد، که قبل از این مرحله در صورت امکان، محصول ارتقا مي‌یابد تا دوره‌ای دیگر از حیات خود را طی كند. در حالی که چرخه حیات پروژه، برای تولید محصول مراحلی را طی مي‌‌كند. پروژه‌ای دیگر می‌تواند شامل بهبود کارایی محصول باشد. در برخی حوزه‌های کاربردی مانند نرم‌افزار، چرخه حیات پروژه بخشی از چرخه حیات محصول محسوب می‌شود.

 

 

ذینفعان کلیدی پروژه

 

در بخش‌های قبلی این مقاله، نام ذینفعان برده شد و در مورد چگونگی تغییرات و سطح تاثیر آنان همزمان با پیشرفت پروژه نموداری نمایش داده شد. لیکن در این بخش در مورد مهمترین ذینفعان هر پروژه و نقش آنان بحث می‌شود.

 

ذینفعان هر پروژه، اعم از اشخاص حقیقی و یا حقوقی (شرکا، دولت، مردم، مشتریان، مصرف‌کنندگان، تامین‌کنندگان مالی و بانک‌ها، تامین‌کنندگان کالا و خدمات، تیم پروژه و ...) به علت منافعی که از اجرا و یا تکمیل پروژه عایدشان می‌شود، تمایل زیادی به تاثیر گذاشتن بر پروژه، اهداف، نتایج و خروجي‌اش دارند. تیم مدیریت پروژه، باید ذینفعان کلیدی، نیازمندی‌ها و انتظاراتشان را در حد توان مشخص ‌كند تا بتواند نفوذ و تاثیرات ممکن آنان با هدف اجرای موفق پروژه را مدیریت كند. شکل 3 ارتباطات گروه‌های ذینفع را نشان می‌دهد.

 

ذینفعان، سطوح مختلفی اختیار و مسئولیت دارند و این بدان معناست که طول چرخه حیات پروژه و مدت زمان اجرای آن را می‌توانند تغییر دهند! محدوده اختیار و مسئولیت آنها شامل کمک‌های اتفاقی در تحقیقات تا حمایت‌های مالی و سیاسی است. ذینفعانی که مسئولیت‌های خطیرشان را فراموش مي‌كنند، می‌توانند خسارات فراوانی به اهداف پروژه وارد ‌كنند. همچنین مجریانی که ذینفعان را فراموش مي‌کنند، باید در انتظار وارد آمدن خساراتی به نتایج پروژه باشند! از این رو تعریف ذینفعان کلیدی هر پروژه از اهمیت و جایگاه ویژه‌ای برخوردار است.

 

ذینفعان ممکن است تاثیرات مثبت یا منفی بر یک پروژه داشته باشند. ذینفعان مثبت، آنهایی هستند که به‌طور طبیعی از موفقیت‌های نتایج پروژه بهره‌مند می‌شوند. به‌طور مثال از اجرای یک پروژه صنعتی گروه‌های زیادی منتفع می‌شوند در حالی که گروه‌های طرفدار محیط‌زیست ممکن است از اثرات این پروژه بر محیط‌زیست نگران باشند و یا اجرای پروژه منافع برخی رقبا را به خطر اندازد.

 

ذینفعان کلیدی هر پروژه عبارتند از:

 

ـ مجری پروژه، فردی که مسئول مدیریت و اجرای پروژه است.

 

ـ مشتری/ استفاده‌کننده، شخص یا سازمانی که محصول پروژه را استفاده خواهد کرد. ممکن است مشتریان مختلف و به اصطلاح چند لایه باشند. به عنوان مثال، مشتریان یک محصول دارویی جدید، پزشکان تجویز کننده، بیماران نیازمند و شرکت‌های بیمه‌گر پرداخت‌کننده هزینه دارو خواهند بود. در برخی حوزه‌های کاربردی، مشتری و مصرف‌کننده یکی هستند، در حالی که در موارد دیگر مشتری به نهاد دریافت‌كننده محصول پروژه مراجعه مي‌کند. به‌طور مثال در زمینه محصولات آهن و فولاد، کارخانه‌ها محصولات خود را به بورس فلزات و یا تعاونی‌ها و صنوف عرضه می‌دارند و مصرف‌کنندگان (به‌طور مثال سازندگان ابنیه) محصول مورد نیاز را از صنوف خریداری مي‌كنند.

 

ـ سازمان مجری، سازمانی که به‌طور مستقیم درگیر اجرای کارهای پروژه است.

 

ـ اعضاي تیم پروژه، گروهی که کار پروژه را انجام می‌دهند.

 

ـ تیم مدیریت پروژه، اشخاصی از تیم پروژه که به‌طور مستقیم، فعالیت‌های مدیریت پروژه را انجام می‌دهند.

 

ـ تامین‌کننده منابع مالی، شخص یا گروهی که منابع مالی را به‌صورت نقد یا اقسام دیگر تامین می‌کند.

 

ـ متنفذان، اشخاص یا گروه‌هایی که به‌طور مستقیم به سهام، مالکیت و یا استفاده از محصول پروژه، مرتبط نمی‌شوند، لیکن بنا بر موقعیت یا سمت خاصی که در سازمان مشتری یا سازمان مجری دارند، می‌توانند تاثیرات مثبت یا منفی بر پروژه داشته باشند.

 

ـ سازمان مدیریت پروژه، در صورت وجود سازمان مدیریت پروژه (دارای مسئولیت پروژه‌ها در یک شرکت مادر تخصصی) که در بخش قبلی، در مورد وظایف و مسئولیت‌های آن بحث شد، این سازمان یکی از ذینفعان کلیدی است، اگر به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم در خصوص نتایج پروژه و مرتبط بودن محصولات پروژه‌های مختلف به هم، دارای مسئولیت باشد. (مثلا محصول یک پروژه از جمله منابع یا مواد اولیه مورد نیاز پروژه‌ای‌(هایی) دیگر باشد.)

 

علاوه بر این ذینفعان کلیدی، نام‌ها و انواع دیگری از ذینفعان پروژه از قبیل داخلی و خارجی، صاحبان و سرمایه‌گذاران، فروشندگان و پیمانکاران، اعضاي تیم و خانواده‌هایشان، سازمان‌های دولتی، رسانه‌ها، شهروندان، مجامع و ... وجود دارند.

 

مجریان پروژه، باید انتظارات ذینفعانی را که می‌توانند مشکلاتی ایجاد کنند را مدیریت ‌كنند، بدان علت که ذینفعان اغلب اهداف گوناگون و متضادی دارند. به‌طور مثال:

 

ـ مدیریت یک واحد که به دنبال یک سیستم نرم‌افزاری جدید می‌باشد ممکن است هزینه کم را مد نظر داشته باشد در حالی که مدیر سیستم به مسائل فنی، پیمانکار و برنامه‌نویسی براي حداکثر كردن سود تاکید داشته باشد.

 

ـ مدیر تحقیقات در یک کارخانه الکترونیکی ممکن است موفقیت یک محصول جدید را در به‌کارگیری آخرین تکنولوژی تعریف کند در حالی که مدیر تولید به‌کارگیری روش‌هایی در سطح جهانی را عامل موفقیت بداند و مدیر بازاریابی اصولا عامل موفقیّت را در تعداد امتیازات ویژه و جدید محصول تعریف ‌كند.

 

ـ صاحبان و سرمايه‌گذاران، خواستار اجرا و اتمام به موقع پروژه، اداره دارایی محل به دنبال حداکثر شدن درآمد مالیاتی، یک گروه محیط‌زیست به دنبال حداقل شدن خسارات زیست‌محیطی، هستند و ساکنان نزدیک محل اجرا، به تغییر محل پروژه امید دارند.

 

به یاری خدای حکیم، مباحث مدیریت پروژه را در بخش‌های بعد، ادامه خواهیم داد. کلام را با این شعر زیبا از مولانا ختم مي‌کنیم.

 

هر که اول بنگرد پایانِ کار

اندر آخر او نگردد شرمسار

 

 

محمد مهدي حقيقي

معدن و توسعه176