XMEHRDADX 7514 اشتراک گذاری ارسال شده در 27 بهمن، ۱۳۹۰ مديريت پروژه در شرکت‌هاي مادر، و طرح‌ها و پروژه‌ها، خصوصيات و تفاوت‌ها گفته شد، سازمان‌ها يا شرکت‌هاي مادر تخصصي، بر اساس برنامه‌ريزي استراتژيک و نقشه استراتژي، برنامه‌ها و پروژه‌هاي خود را تعريف ميكنند. پروژه و مديريت پروژه، در يک سازمان بزرگ يا يک شرکت بزرگ سرمايه‌گذاري يا يک شرکت مادر تخصصي (Holding Company) مفاهيمي بسيار گسترده دارند و شامل مديريت برنامه‌ها، مديريت دارايي‌ها و مسئوليت اداره پروژه‌ها از طريق سازمان مديريت پروژه، هستند. برنامه‌ها، مجموعه‌اي از پروژه‌هاي مرتبط به هم هستند و لازم است با روشي سيستماتيک و هماهنگ، براي رسيدن به منافع، مديريت شوند، چرا که با مديريت گسسته و ناهماهنگ، اهداف و پيشرفت حاصل نمي‌شود. سرمايه‌ها نيز، با هدف مشخص به حداکثر رساندن ارزش و مديريت کاراي منابع، ابتدا لازم است از طريق آزمون دقيق برنامه‌ها و پروژه‌هاي کانديد و سپس بر اساس اجراي دقيق و به موقع هر پروژه، مديريت شوند. سازمان مديريت پروژه (داراي مسئوليت پروژه‌ها در يک شرکت مادر تخصصي)، پروژه‌هاي بزرگ را به اجزا يا زيرپروژه‌هاي قابل مديريت تقسيم ميكند. اين تقسيم‌بندي مي‌تواند بر اساس فرآيند پروژه يا مهارت‌هاي مورد نياز منابع انساني باشد. تيم مديريت پروژه، پروژه‌ها و زير پروژه‌هاي مرتبط را، به‌صورت هماهنگ، برنامه‌ريزي، اولويت‌بندي، اجرا و مديريت ميكند. برخي خصوصيات کليدي سازمان مديريت پروژه، به‌صورت زير است، ولي محدود به اين موارد نيست. - به اشتراک گذاشتن و هماهنگي منابع، ميان تمامي پروژه‌هايي که توسط سازمان مديريت پروژه، اداره مي‌شوند - تعيين و توسعه متدولوژي مديريت پروژه، انتخاب بهترين شيوه‌ها و استانداردها - اداره و تبادل خط‌مشي‌ها، روش‌هاي اجرايي، الگوها و ساير مدارک و اسناد مشترک پروژه - متمرکز كردن نحوه مديريت تمامي پروژه‌هايي که توسط سازمان مديريت پروژه، اداره مي‌شوند - متمرکز كردن اداره ريسک‌هاي منحصر به فرد و مشترک براي تمامي پروژه‌ها - ايجاد سازماني متمرکز براي ابزارهاي مديريت و عمليات پروژه، از قبيل نرم‌افزار مديريت جامع پروژه، روش‌هاي کاري، چگونگي مستندسازي و يا اطلاع‌رساني... - ايجاد هماهنگي متمرکز براي مديريت ارتباطات ميان پروژه‌ها - ايجاد يک پايگاه مشاوره و کمک فکري براي مديران پروژه - نظارت مرکزي بر بودجه و زمان‌بندي تمامي پروژه‌ها در سطح سازماني - هماهنگ كردن استانداردهاي کلي کيفيت پروژه، بين مديريت پروژه و هر شخص مرتبط با کيفيت. تفاوت‌هاي بين سازمان مديريت پروژه و مجري پروژه (طرح يا مدير پروژه)، به صورت زير است: - سازمان مديريت پروژه و مجري پروژه، اهداف گوناگوني را از قبيل، نيازمندي‌هاي متفاوت دنبال مي‌کنند. البته تمام اين تلاش‌ها، توسط نيازهاي استراتژيک سازمان جهت مي‌يابند. - مجري پروژه، مسئول تحويل اهداف پروژه‌اي مشخص، با عنايت به محدوديت‌هاي پروژه است، در حالي‌که سازمان مديريت پروژه، يک ساختار سازماني با اختيارات خاص است که چشم‌انداز سازماني را پوشش مي‌دهد. - مجري پروژه، روي اهداف پروژه‌اي مشخص تمرکز دارد، در حالي‌که سازمان مديريت پروژه، دامنه تغييرات برنامه اصلي را مديريت مي‌کند و مي‌تواند بر آنها به‌عنوان فرصت‌هاي بالقوه، براي دستيابي بهتر به اهداف کسب و کار، نظارت کند. - کنترل‌هاي مجري پروژه، بر روي منابع پروژه به‌منظور تطبيق بهينه با اهداف اختصاص دارد، در حالي‌که سازمان مديريت پروژه، به‌کارگيري منابع مشترک سازماني بين تمامي پروژه‌ها را بهينه مي‌سازد. - مجري پروژه، محدوده، زمان‌بندي، هزينه و کيفيت محصولات بسته‌هاي کاري را مديريت مي‌کند، در حالي‌که سازمان مديريت پروژه، ريسک کلي، مجموعه فرصت‌ها و وابستگي متقابل پروژه‌ها را مديريت مي‌کند. - گزارش‌هاي مجري پروژه، روي پيشرفت پروژه، و ساير اطلاعات خاص پروژه است، در حالي‌که سازمان مديريت پروژه، گزارش يکپارچه و تجمعي و يک ديد کلي از پروژه‌ها در قلمرو اجرايي را فراهم مي‌سازد. مراحل و چرخه حيات پروژه پروژه‌ها و مديريت پروژه در محيطي گسترده‌تر از خود پروژه، اجرا مي‌شوند. تيم مديريت پروژه، لازم است اين مفهوم گسترده را درک كند تا بتواند، مراحل (فازهاي) چرخه حيات، فرآيندها، ابزارها و روش‌ها و شيوه‌هاي متناسب با پروژه را انتخاب كند. بدين منظور، مختصري درباره مفاهيم چرخه حيات پروژه، ذي‌نفعان پروژه و تاثيرات سازماني توضيح داده ميشود. مجريان پروژه يا سازمان مديريت پروژه مي‌توانند به‌منظور ايجاد کنترل بهتر، پروژه را به چند مرحله مرتبط با هم که در راستاي عمليات مستمر و اجرايي هستند، تقسيم کنند. اين مراحل به‌عنوان چرخه حيات شناخته مي‌شوند. خيلي از سازمان‌ها، يک مجموعه مشخص از چرخه‌هاي حيات را براي به‌کارگيري در تمامي پروژه‌هايشان تعريف ميكنند. چرخه حيات پروژه، مراحل و فازهايي است که آغاز پروژه را به پايانش متصل مي‌کند. به‌عنوان مثال، زماني‌که يک سازمان، مشخص ميكند که به فرصتي پاسخ گويد، اغلب لازم است، مطالعات امکان‌سنجي براي تصميم‌گيري مناسب در خصوص تقبل و تعهد اجراي پروژه، انجام دهد. تعريف چرخه حيات پروژه، مي‌تواند براي شفاف شدن اينکه، آيا انجام مطالعات امکان‌سنجي، مرحله اول پروژه محسوب ميشود يا يک پروژه مستقل و جدا مي‌باشد، کمک كند. جايي که نتايج تلاش‌هاي اوليه، کاملا مشخص و قابل تعريف نيست، بهترين کار آن است که مجموعه‌اي از تلاش‌ها به‌عنوان يک پروژه مجزا باشند. مراحل يک چرخه حيات پروژه، مشابه مجموعه فرآيند مديريت پروژه (الف. آغازين، ب. برنامه‌ريزي، ج. اجرايي، د. کنترلي و هـ. اختتامي)، نمي‌باشد. هر مرحله، يک يا چند دستاورد دارد. به‌طور کلي انتقال از يک مرحله به‌مرحله‌اي ديگر مطابق چرخه حيات پروژه، صورت مي‌گيرد و معمولا توسط انتقال يا واقع شدن يک موضوع يا اطلاعات تخصصي، يا تبادل اجزاي فني تعريف ميشود. دستاوردهاي يک مرحله، معمولا قبل از شروع مرحله بعد، به‌منظور اطمينان از کامل بودن و صحت و تاييد، بازنگري مي‌شوند. به هر حال، آغاز يک مرحله قبل از تاييد دستاوردهاي مرحله قبلي، غيرمتداول نيست، خصوصا زماني که ريسک مربوطه، به نظر قابل قبول بيايد. اين هم پوشاني مراحل، به‌طور طبيعي تکرار ميشود و اين يک مثال از کاربرد «تکنيک زمان‌بندي فشرده» است. براي تعريف مطلوبترين چرخه حيات پروژه، يک راه و مسير وجود ندارد. برخي سازمان‌ها، خط‌مشي‌هايي به‌منظور استاندارد كردن تمام پروژه‌ها با يک چرخه حيات برقرار کرده‌اند، در حالي‌که برخي ديگر به تيم مديريت پروژه، اجازه انتخاب مناسب‌ترين چرخه حيات را واگذار كرده‌اند. به‌علاوه، تجارب مشترک صنايع، اغلب به‌کارگيري يک چرخه حيات درخور و تجربه شده را ديکته ميكند. به‌طور کلي چرخه‌هاي حيات پروژه، موارد زير را تعريف مي‌کنند: - در هر مرحله چه کار تخصصي بايد انجام گيرد؟ (به‌طور مثال، در کدام مرحله، کارهاي طراحي و معماري ساختمان‌هاي اداري يک پروژه صنعتي بايد انجام گيرد؟) - دستاوردهاي هر مرحله در چه زماني بايد ايجاد شوند و چگونه بايد بازنگري، تاييد و تصديق شوند؟ - در هر مرحله چه کساني دخيل هستند؟ (به‌طور مثال، براي انجام مهندسي همزمان، لازم است که مجريان با نيازمندي‌ها و طرح‌هايشان دخيل باشند) - چگونه هر مرحله کنترل و تاييد خواهد شد؟ شرح و توصيف چرخه حيات پروژه، مي‌تواند خيلي کلي يا خيلي تفصيلي باشد. يک توصيف و شرح تفصيلي با هدف ايجاد ساختار و کنترل، شامل فرم‌ها، نمودارها و جداول کنترلي (Checklists) است. بسياري از چرخه‌هاي حيات پروژه، داراي ويژگي‌هاي مشترک زير هستند: - به‌طور کلي مراحل و فازها متوالي هستند، و معمولا توسط انتقال يا واقع شدن يک موضوع يا اطلاعات تخصصي، يا تبادل اجزاي فني تعريف مي‌شوند. - ميزان هزينه و تعداد پرسنل در ابتدا کم است، در مراحل مياني به اوج مي‌رسد و سريعا در مراحل نهايي که پروژه به نتايج تعريف شده‌اش نزديک ميشود، کاهش مي‌يابد. نمودار مربوطه الگو را نشان مي‌دهد. - سطح عدم قطعيت بالاست، از اين رو ريسک شکست خوردن پروژه در حصول به اهداف، در ابتداي کار زياد است. قطعيت تکميل پروژه، معمولا با پيشرفت مستمر آن بهتر ميشود. - هزينه‌هاي انجام تغييرات و يا اصلاح اشتباهات احتمالي که ممکن است در يک پروژه رخ دهند، با پيشرفت پروژه افزايش مي‌يابد، که اين امر اهميت و تاثير مثبت اقتصادي و مالي حاصل از اجراي فرآيندها و سيستم‌هاي نوين مديريت پروژه و تشخيص اقدامات پيشگيرانه را به‌منظور کاهش اشتباه، نشان مي‌دهد. متقابلا در کنار اين پديده، با پيشرفت پروژه، توانايي ذي‌نفعان در تحت تاثير قرار دادن مشخصات نهايي همچنان ه در نمودار نيز مشخص است، کاهش مي‌يابد. بسياري از چرخه‌هاي حيات پروژه، داراي مراحلي با نام‌ها و دستاوردهاي مشابه هستند، ليکن به ندرت مراحل يکسان و مشابه يافت ميشود. برخي چهار يا پنج مرحله دارند، اما برخي ديگر ممکن است نه مرحله يا بيشتر داشته باشند. حوزه‌هاي کاربردي نيز ممکن است با يکديگر متفاوت باشند. چرخه حيات توسعه نرم‌افزار در يک سازمان، مي‌تواند داراي يک مرحله طراحي باشد، در حالي که، در سازماني ديگر، ممکن است مراحل طراحي تفصيلي و ساختار هم داشته باشد. زير پروژه‌ها هم مي‌توانند داراي چرخه حيات مشخص و مجزا باشند. به هر حال، آنچه بيش از هر چيز در پروژه، اهميت دارد، به‌کارگيري الگوي مديريت اقتضايي است، بدين معنا که، هر تصميم و عملي، متناسب با مسائل و رخدادها بايد اتخاذ و اجرا شود و دست‌اندرکاران، شرايط محيط، موضوع و ساير موارد در حصول به موفقيت موثر هستند و اين تيم مديريت پروژه است که تصميم نهايي را خواهد گرفت. با عنايت به موضوع فوق و تاثيرات مثبت حاصل از به‌کارگيري سيستم‌هاي نوين مديريت پروژه، شيوه «مديريت بر مبناي پروژه»، به‌عنوان الگويي براي مديريت موفق و موثر مطرح است و سعي ميشود در بخش‌هاي آتي و در ادامه مباحث مديريت پروژه، اين موضوع و موضوع چارچوب‌هاي توسعه شايستگي تيم مديريت پروژه نيز مورد بحث قرار گيرند. مطابق معمول، ختم کلام با يکي از اشعار ادب پارسي ـ سروده اسدي طوسي: هر آنکو بهر کار بيند ز پيش پشيمان نگردد ز کردار خويش به سـر چاره کار بايد گزيـد كه آسانتريـن چاره آيـد پديد محمد مهدي حقيقي معدن و توسعه 174 2 لینک به دیدگاه
ارسال های توصیه شده