XMEHRDADX 7514 اشتراک گذاری ارسال شده در 26 بهمن، ۱۳۹۰ معتبرترين و فراگيرترين استاندارد پذيرفته شده در سطح بين‌المللي در زمينه مديريت پروژه، استاندارد «پيکره دانش مديريت پروژه» Project Management Body Of Knowledge است. اين استاندارد، در مورد مجموعه دانش، مفاهيم، تئوري‌ها و روش‌هايي که در «حرفه مديريت پروژه»، نقش دارند، بحث ميكند. طبيعي است که در مواردي، هم شيوه‌هاي قديمي کارا هستند و هم شيوه‌هاي ابتکاري، ابداعي، خلاق و پيشرفته. از اين‌رو، همچون ساير علوم تجربي، محتواي اين دانش، دربرگيرنده مجموعه‌اي است که به‌صورت روشمند و سيستماتيک، تجربه، بررسي و پالايش شده‌اند. اين فرآيندِ بررسي، پالايش و بهبود مستمر، در دوره‌هاي چهار ساله، تکرار مي‌شوند. (از زمان گردآوري و انتشار اوليه نخستين ويرايش در سال 1996، دو ويرايش جديد از اين استاندارد در سال‌هاي 2000 و 2004 ميلادي منتشر شده است.) اصطلاحات مديريت، برنامه‌ريزي و پروژه در بخش گذشته تعريف شد و اينک به تعريف مديريت پروژه، مشخصات پروژه، استفاده‌کنندگان و دامنه کاربرد دانش مديريت پروژه پرداخته مي‌شود: تعريف مديريت پروژه: حرفه‌اي که در آن دانش، مهارت، ابزار، روش و شيوه‌هاي لازم به‌منظور تحقق الزامات و خواسته‌هاي پروژه به‌کار گرفته مي‌شود را، «مديريت پروژه»، گويند. مديريت يک پروژه، شامل موارد زير است: * تعريف نيازمندي‌ها و الزامات * تعريف و تبيين اهداف روشن و قابل حصول * برقراري توازن بين خواسته‌ها، تقاضاها و محدوديت‌هاي رقابتي پروژه (بعضا متضاد و تاثيرپذير از هم) در زمينه کيفيت، محدوده، زمان و هزينه * تطبيق مشخصات، طرح‌ها، شيوه‌ها و رويکرد پاسخگويي به انتظارات و درخواست‌هاي گوناگون ذي‌نفعان مختلف با هم، در يک فضا که با شرايط عدم قطعيت (Uncertainty) و ريسک همراه است. مشخصات پروژه: در بخش اول، در مبحث تعريف پروژه، کمي در اين مورد بحث شد، ليکن از مهمترين مشخصات هر پروژه مي‌توان به موقتي بودن تلاش‌ها (داراي شروع و پايان تعريف شده و در مقابل تلاش‌هاي مستمر و دائم)، واحد و يکتا بودن محصول، خدمات و نتايج (به آن معني که حتي به‌طور مثال ساختمان‌هاي مشابه به علت مختلف بودن صاحبانشان، محل و زمان احداث، پيمانکاران و مشاوران، پروژه‌هايي متفاوت هستند.)، پيچيدگي‌هاي روزافزون و پيشرفت مرحله‌اي، اجرا شدن براي برآورده ساختن حداقل يک ملاحظه يا هدف استراتژيک که در برنامه‌ريزي راهبردي و نقشه استراتژي (Strategy Maps) مشخص شده (به‌طور مثال تقاضاي بازار، نياز سازماني، درخواست مشتري، پيشرفت تکنولوژي، نيازمندي حقوقي و قانوني)، لزوم متعهد بودن تمامي سطوح سازماني به پروژه، درگير بودن حداقل يکنفر تا چندين هزار در برخي پروژه‌ها، و زمان اجراي چند هفته تا سال‌ها، اشاره كرد. استفاده‌کنندگان: مديران ارشد و مديران سازمان ايجادکننده پروژه (به‌طور مثال: ايميدرو، ايدرو، شرکت ملي صنايع پتروشيمي، سازمان توسعه برق ايران ...)، مديران ارشد و مديران سازمان پروژه (به‌طور مثال طرح‌ها، پروژه‌ها و شرکت‌ها)، ذي‌نفعان (به‌طور مثال شرکاء، مردم، مشتريان، مصرف‌كنندگان، بانک‌ها و تامين‌کنندگان مالي، تامين‌کنندگان کالا و خدمات، تيم پروژه و ...) از استفاده‌کنندگان نتايج، گزارش‌ها، مزايا و کاربردهاي سيستم مديريت پروژه هستند. همچنين آموزش‌دهندگان، محققين و مشاوران از کاربران دانش مديريت پروژه هستند. دامنه کاربرد: اين استاندارد به‌عنوان يکي از مراجع پايه توسط انجمن مديريت پروژه1، درخصوص روش‌ها و شيوه‌هاي دانش مديريت پروژه شناخته شده است و در مورد طراحي و توسعه سيستم‌ها و فرآيندهاي حرفه‌اي مديريت پروژه، ارزيابي و صدور گواهي‌نامه حرفه‌اي مديريت پروژه، اعتباردهي به طرح‌ريزي و اجراي برنامه‌ها و دوره‌هاي آموزشي در زمينه مديريت پروژه، ارزيابي و مميزي پروژه‌ها کاربرد دارد. در خصوص موضوعاتي چون مديريت کيفيت در پروژه2، شايستگي مدير پروژه3 و يا بلوغ مديريت پروژه سازماني مراجع ديگري وجود دارد. البته «تيم مديريت پروژه»، صلاحيت و مسئوليت تشخيص و کاربرد صحيح و بجا، در مورد هر يک از مفاهيم استاندارد PMBOK را داراست. استاندارد پيکره دانش مديريت پروژه به‌منظور ايجاد هماهنگي در شرح و توضيحاتي که در مورد استاندارد معتبر «پيکره دانش مديريت پروژه»، در اين مقاله داده خواهد شد، سعي شده است، از راهنماي انگليسي استاندارد PMBOK:2004 ، بيشتـرين استفاده شود و لذا طبـق روال و ترتيب اين راهنما، توضيحات آورده خواهند شد. * فصل يک (1) اين راهنما، به شرح و تعريف کلي مفاهيم کليدي مديريت پروژه، پرداخته است. * فصل دو (2)، به تعريف دوره عمر پروژه و سازمان و محيط پروژه، مبادرت ورزيده و اين‌که تيم مديريت پروژه، بايد به‌درک عميقي نايل شود که، مديريت روزانه فعاليت‌هاي پروژه، امري لازم است، ليکن براي حصول اطمينان از موفقيت پروژه، کافي نيست. * در فصل سه (3) اين راهنما، در مورد مجموعه فرآيندهاي مديريت پروژه، که در هر پروژه‌اي در تعامل با هم، انجام مي‌شوند، بحث شده است. بر اين اساس، مجموعه «مديريت پروژه» به فرآيندهاي الف. آغازين، ب. برنامه‌ريزي، ج. اجرايي. د. کنترلي و هـ. اختتامي تقسيم مي‌شود. همچنين در اين فصل در خصوص ماهيت و طبيعت چند بعدي مديريت پروژه مطالبي ارائه شده است. «دانش مديريت پروژه»، شامل 44 فرآيند اصلي و تعداد زيادي فرآيند فرعي است، که در 9 حوزه اصلي تقسيم و سازماندهي شده است. در فصول چهار لغايت دوازده، به‌شرح هر يک از اين حوزه‌هاي دانش پرداخته شده است. اين حوزه‌ها عبارتند از: (به‌منظور هماهنگي با استاندارد، شماره‌گذاري حوزه‌ها، متناسب با متن اصلي استاندارد صورت گرفته است.) 4. مديريت يکپارچگي پروژهProject Integration Management اين حوزه، به تشريح فرآيندها و فعاليت‌هايي که براي هماهنگي و يکپارچگي عناصر گوناگون مديريت پروژه لازم است، مي‌پردازد، يعني شناسايي، تعريف، ترکيب، منسجم و هماهنگ كردن گروه‌هاي فرآيند مديريت پروژه. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل طراحي و تهيه نمودار سازماني پروژه، تعريف و تبيين بيانيه اوليه محدوده پروژه، طراحي و تهيه طرح مديريت پروژه4، هدايت و مديريت اجراي پروژه، نظارت و کنترل کار پروژه، کنترل يکپارچه و پيوسته تغييرات، و اتمام پروژه است. 5. مديريت محدوده پروژه Project Scope Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي دخيل در تعيين، کليه کارهاي مورد نياز و فقط کارهاي مشخص مورد نياز، براي تکميل موفقيت‌آميز پروژه، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل برنامه‌ريزي محدوده، تعريف محدوده، ايجاد ساختار شکستن کار (WBS)، تصديق محدوده و کنترل محدوده است. 6. مديريت زمان پروژه Project Time Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي دخيل در تکميل به‌موقع پروژه مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل تعريف فعاليت‌ها، تعيين توالي فعاليت‌ها، برآورد منابع، برآورد مدت زمان اجراي هر فعاليت، ايجاد زمان‌بندي و کنترل زمان‌بندي است. 7. مديريت هزينه پروژهProject Cost Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي دخيل در برنامه‌ريزي، پيش‌بيني، بودجه‌بندي و کنترل كردن هزينه‌ها همان‌گونه که پروژه در حال تکميل طبق بودجه مصوب است، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل پيش‌بيني هزينه‌ها، بودجه‌بندي هزينه‌ها، و کنترل كردن هزينه‌ها است. 8. مديريت کيفيت پروژهProject Quality Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي دخيل براي حصول اطمينان از اين‌که پروژه اهداف و نيازمندي‌هاي تعهد شده را، برآورده مي‌سازد، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل برنامه‌ريزي کيفيت، پياده‌سازي تضمين کيفيت و پياده‌سازي کنترل کيفيت است. 9. مديريت منابع انساني پروژهProject Human Resource Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي دخيل در سازماندهي و مديريت تيم پروژه، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل برنامه‌ريزي منابع انساني، جذب و تشکيل تيم پروژه، پرورش و توسعه تيم پروژه و مديريت تيم پروژه است. 10. مديريت ارتباطات پروژهProject Communications Management اين حوزه، به تشريح فرآيندها دربارۀ مقتضي و به‌موقع بودن ايجاد، گردآوري، انتشار، نگهداري و تنظيم نهايي اطلاعات پروژه، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل برنامه‌ريزي ارتباطات، توزيع و پخش اطلاعات، گزارش عملکرد و مديريت ذي‌نفعان است. 11. مديريت ريسک پروژه Project Risk Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي مرتبط با هدايت مديريت ريسک در ارتباط با پروژه، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل برنامه‌ريزي مديريت ريسک، شناسايي و تشخيص ريسک، تجزيه و تحليل کيفي ريسک، تجزيه و تحليل کمي ريسک، برنامه‌ريزي واکنش و پاسخ به ريسک و نظارت و کنترل ريسک است. 12. مديريت تدارکات (تامين) پروژهProject Procurement Management اين حوزه، به تشريح فرآيندهاي خريد يا تامين و تدارک محصولات، خدمات يا نتايج، همچنين فرآيندهاي مديريت قرارداد، مي‌پردازد. فرآيندهاي مديريت پروژه اين حوزه شامل: برنامه‌ريزي خريد، تامين و تدارک، طرح‌ريزي قراردادها و تعهدات، اخذ پيشنهاد فروشندگان، انتخاب فروشندگان، اداره قرارداد و خاتمه قرارداد است. حوزه‌هاي مهارتي و تخصصي مورد نياز مديريت پروژه از آنجا که پروژه‌ها را تيم‌هاي انساني انجام مي‌دهند، و فعاليت‌هاي هر پروژه، از طريق قراردادهاي مختلف انجام مي‌شوند و فعاليت‌هاي تخصصي فراواني در يک محدوده زماني مشخص انجام مي‌گيرد، لازم است تيم مديريت پروژه، به‌لحاظ انجام بهينه ماموريت‌ها و وظايف، درخصوص حوزه‌هاي وظيفه‌اي و رشته‌هاي پشتيبان زيادي، آگاهي، اطلاعات و تجربه کافي داشته باشد، اين موضوعات طي پنج بند، به شرح ذيل آمده است: 1. بيشترين دانش مورد نياز براي تيم مديريت يک پروژه، مربوط به حوزه تخصصي مديريت پروژه است، از قبيل طراحي WBS، طراحي و برنامه‌ريزي شبکه، زمان‌بندي فعاليت‌ها، برنامه‌ريزي و تخصيص منابع، تحليل شبکه، مسير بحراني و غيره که در اکثر پروژه‌ها کاربرد دارند. اين مطلب، موضوع مباحث بخش‌هاي مختلف، راهنماي PMBOK و اين مقاله خواهد بود. 2. حوزه‌هاي کاربردي، در زمره عناصر مهم و مشترک پروژه‌ها هستند، اما نه در همه پروژه‌ها. برخي از مصاديق عبارتند از: * مهارت‌ها و تخصص‌هاي مديريت منابع انساني و پرسنلي * مهارت‌ها و تخصص‌هاي مذاکرات، حقوقي و قرارداد، خدمات مالي، شامل مدل مالي، تامين مالي و غيره. * مهارت‌ها و تخصص‌هاي مديريت ساخت و کنترل موجودي، بازاريابي، بازرگاني و تدارکات داخلي و خارجي، حمل و نقل، بيمه و غيره. * عناصر فني از قبيل مهندسي و توسعه نرم‌افزار و برخي اوقات يک رشته مهندسي خاص از قبيل مهندسي آب و فاضلاب يا ساخت و ساز * مهارت‌ها و تخصص‌هايي نظير قراردادهاي دولتي، جامعه شناسي و توسعه محصول جديد * گروه‌هاي صنايع، همچون خودرو، شيميايي، کشاورزي، انرژي، نفت، پتروشيمي و غيره. هر حوزه کاري، داراي مجموعه‌اي از استانداردها و روش‌هاي پذيرفته شده هستند که به‌صورت آيين‌نامه يا دستورالعمل مدون شده‌اند. البته سازمان جهاني استاندارد(ISO) ، بين استانداردها، آيين‌نامه‌ها و مقررات تفاوت‌هايي به‌شرح زير قائل است: يک استاندارد، «يک مدرک است که با وفاق و اجماع، توسط يک هيات شناخته شده، تهيه و تصويب شده است. مجموعه‌اي از قواعد، رهنمودها يا خصوصيات و مشخصات فعاليت‌ها يا نتايج آنهاست، که براي حصول به سطح و حد بهينه يک امر در يک زمينه معلوم، هدف‌گذاري شده و براي به‌کارگيري مشترک و متواتر فراهم گشته است.» مانند اندازه ديسک کامپيوتر و مشخصات پايايي حرارتي مايعات و سيالات هيدروليک. يک آيين‌نامه يا مقررات، يک نيازمندي اجباري دولتـي است، که مشخصات محصول، فرآيند يا خدماتي را معلوم مي‌کند و شامل پيش‌بيني‌هاي اداري_ اجرايي قابل اجرا، با ذکر واحدهايي که مشمول اجراي اجباري مي‌شوند، مانند مقررات ساختمان‌سازي. 3. تمامي پروژه‌ها، در واقع با يک ديرينه خاص و در يک محيط اجتماعي و اقتصادي، برنامه‌ريزي و اجرا مي‌شوند و اثرات خواسته و ناخواسته مثبت و يا منفي دارند. تيم مديريت پروژه، لازم است، محيط اجتماعي، فرهنگي، سياسي، بين‌المللي و فيزيکي را در نظر داشته باشد، از اين رو، موضوع شناخت محيط پروژه، مهم جلوه ميكند. * تيم مديريت پروژه، نيازمند است تا درخصوص اثرات متقابل پروژه و مردم، بر يکديگر آگاه باشد. براي اين مهم، ممکن است، آگاهي از جنبه‌هاي اقتصادي، جمعيتي، تربيتي، اخلاقي، قومي، مذهبي و ساير مشخصات مردمي که پروژه بر آنها تاثير مي‌گذارد يا منافعي در پروژه دارند، لازم باشد. همچنين لازم است، فرهنگ سازماني، در مورد روال معتبر واگذاري مسئوليت و اختيارات مالي، آزمايش و موضوع براي مديريت كردن پروژه، مشخص شود. * برخي از اعضاي تيم پروژه، نيازمند هستند، در مورد کاربرد قوانين و رسوم محلي، منطقه‌اي، ملي و بين‌المللي، همچنين فضاي سياسي موثر بر پروژه، آشنا باشند. ساير مولفه‌هاي بين‌المللي، شامل تفاوت ساعت، تعطيلات ملي و محلي، امکانات سفر براي جلسات رو در رو و امکانات کنفرانس از راه دور، بايد در نظر گرفته شوند. * در صورتي‌که پروژه، از محيط متاثر مي‌شود، برخي از اعضاي تيم، بايد در مورد محيط‌زيست، اکولوژي و جغرافياي محلي که بر پروژه تاثير مي‌گذارند، يا از پروژه، متاثر مي‌شوند، آگاه باشند. 4. مديريت پروژه، از اين رو که يک مهارت مديريتي است، لازم است اطلاعاتي در رابطه با مهارت‌هاي عمومي مديريت مانند سازماندهي (تعريف و تقسيم وظايف، مسئوليت‌ها و اختيارات)، به‌کار گماردن (انتخاب نيروهاي مناسب و چيدن در جايگاه موثر)، تخصيص منابع و بودجه‌بندي، هماهنگ کردن، هدايت كردن، ارزيابي و کنترل، گزارش دادن، ايجاد انگيزه و نوآوري، داشته باشد. اين موارد شامل حوزه‌هاي مديريت مالي و حسابداري، خريد و تامين، بازاريابي و فروش، قوانين تجاري و قراردادي، توليد و توزيع، پشتيباني و زنجيره تامين، برنامه‌ريزي استراتژيک، برنامه‌ريزي تاکتيکي و عملياتي، ساختار سازماني، رفتار سازماني، اداره پرسنل، پاداش، مزايا و مسير ارتقاي شغلي، شيوه‌هاي حفظ ايمني، سلامت، خدمات درماني، تامين اجتماعي و تکنولوژي اطلاعات مي‌شود. مديريت عمومي، زمينه ايجاد مهارت‌هاي مديريت پروژه را فراهم مي‌سازد و معمولاً چنين مهارت‌هايي براي مدير پروژه، لازم است. در هر پروژه خاص، مهارت در بسياري از حوزه‌هاي مديريت عمومي لازم است. 5. مديريت و مهارت‌هاي روابط شخصي، شامل موارد زير است: * ارتباطات موثر به‌منظور اخذ و تبادل اطلاعات. * قدرت نفوذ سازماني، توانمندي در زمينه طرح و درخواست انجام بهينه امور در سازمان پروژه است. * رهبري به‌منظور توسعه و ايجاد يک چشم‌انداز و استراتژي و ايجاد انگيزه لازم در پرسنل براي حصول به چشم انداز و استراتژي مقبول، مورد نياز است. * انگيزه، نيرو بخشيدن به پرسنل براي دستيابي به سطوح بالاتر کارايي و بهره‌وري و چيره شدن بر موانع تغيير است. * گفت‌وگو و مديريت ناسازگاري‌ها، مشورت و رايزني با ديگران، به‌منظور حصول به يک توافق يا تحت ضابطه در آمدن. * حل مشکلات، ترکيبي از تعريف مشکل، تحليل و تعيين راهکارها و تصميم‌گيري است. در بخش بعد، ادامه بحث را پي مي‌گيريم و کلام را با اين شعر زيبا از مولانا ختم مي‌کنيم. چشـم روشن سـاز از انديشـه‌ها كـارهـا بين ز ابـتـدا تا انـتـهـا عاقلي جز پيش‌بيني بيش نيست واي آن کو عاقبت‌انديش نيست پاورقي‌ها: 1. به کتاب Project Management Experrience and Knowledge Self_Assessment Manual که به تازگي با نام «نظام‌نامه خودسنجي دانش و تجربه مديريت پروژه» به فارسي ترجمه شده و کتاب PMP Exam يا ترجمه فارسي آن «آزمون حرفه‌اي مديريت پروژه» مراجعه كنيد. 2. در بخش‌هاي بعدي اين مقاله، در خصوص استاندارد مديريت کيفيت در پروژه (ISO 10006:2003)، از سري استانداردهاي بين‌المللي ISO 9000:2000 مباحث مفيد و گران‌سنگي ارائه خواهد شد. 3. به کتاب Project Manager Competency Development _ PMCD که به تازگي با نام «چارچوب توسعه شايستگي مدير پروژه» به فارسي ترجمه شده، مراجعه كنيد. 4. براي اطلاع بيشتر، در مورد محتواي «طرح مديريت پروژه» به بند 7_2_2 از استاندارد ISO 10006:2003 هم مراجعه كنيد. محمد مهدي حقيقي 1 لینک به دیدگاه
ارسال های توصیه شده