ساختار شکست کارwbs،مفاهیم و کاربردها

[XMEHRDADX 7514]

مديريت پروژه موفق منوط به بهره جستن از تكنيكهاي برنامه‌ريزي به منظور تعريف و تبيين دقيق اهداف پروژه است تا از اين طريق مديريت اثربخش يك پروژه را امكان‌پذير نمود . در اين راستا ، ساختار شكست كار مبنايي براي تعريف كار در ارتباط با اهداف پروژه ايجاد كرده و ساختاري براي مديريت و تكميل فعاليتهاي پروژه فراهم مي‌نمايد .

اين مقاله ترجمه‌ بخشهايي گزيده شده از كتاب

" Practice Standard for Work Breakdown Structures"

است كه از سوي انجمن مديريت پروژه آمريكا به عنوان استانداردي عملي براي ساختارهاي شكست كار ، تدوين و به جامعه جهاني مديريت پروژه عرضه گرديده است .

بنابر آنچه در مقدمه اين استاندارد ذكر گرديده است ، هدف اوليه استاندارد عملي انجمن مديريت پروژه براي ساختارهاي شكست كار ، فراهم نمودن بستري مشترك جهت درك مفاهيم و مزاياي ساختارهاي شكست كار و همچنين ارائه استانداردي كاربردي در اين زمينه به عنوان يكي از ابزارهاي اساسي مديريت پروژه مي‌باشد .

ساختار شكست كار چيست ؟

نسخه 2000 راهنماي PMBOK ، ساختار شكست كار را اينگونه تعريف مي نمايد :

گروه بندي عناصر به شيوه‌اي مبتني بر اقلام قابل تحويل كه محدوده كل پروژه را تعريف و سازماندهي مي‌نمايد ؛ هر يك از سطوح پاييني نشانگر تعريفي دقيقتر از كار پروژه هستند .

همچنين در نسخه 2000 راهنماي PMBOK واژه «قلم قابل تحويل» اينگونه تعريف شده است :

هر گونه خروجي يا نتيجه قابل مميزي ، محسوس و قابل سنجش كه توليد آن براي تكميل يك پروژه يا بخشي از آن ضرورت دارد . در اغلب موارد اين اصطلاح در مفهوم خاص‌تر خود براي اشاره به يك قلم قابل تحويل خارجي – يعني قلمي كه نيازمند تصويب حامي پروژه يا مشتري باشد – به كار مي‌رود .

عناصر ساختار شكست كار ، چشم‌اندازي روشن از محصول نهايي پروژه و فرايند كلي توليد آن را پيش روي ذينفعان پروژه قرار مي‌دهند . ساختار شكست كار ، محدوده پروژه را به صورت سلسله مراتبي، قابل كنترل و بسته‌هاي كاري قابل تعريف تقسيم‌بندي مي‌كند . اين بسته‌ها بين نيازهاي كنترلي مديريت و سطح مناسب و اثربخش اطلاعات پروژه ايجاد توازن مي‌نمايند . سطوح مختلف ساختار شكست كار به امر تمركز يافتن ارتباطات با ذينفعان پروژه ياري مي‌رسانند و نيز سبب شناسايي دقيق درجه پاسخگويي افراد ، متناسب با سطح جزييات پروژه به منظور مديريت و كنترل پروژه مورد نياز مي‌شوند .

مزاياي تهيه ساختار شكست كار براي يك پروژه كدامند ؟

بر اساس آنچه ذكر گرديد ، مزاياي تهيه ساختار شكست كار را مي‌توان اينگونه بر شمرد :

از ديدگاه طراحي :

1- ساختار شكست كار محدوده كلي پروژه را به اقلام قابل تحويل تجزيه مي‌كند و تعريف دقيقي از كار موردنياز براي مديريت اثربخش ارائه مي‌دهد .

2- محدوده پروژه را به نحوي روشن و جامع و در قابل اقلام قابل تحويل براي مشاركت‌كنندگان و ذينفعان پروژه تعريف مي‌نمايد .

3- چگونگي پاسخگويي و مسوليتهاي مرتبط با انجام اقلام قابل تحويل مختلف پروژه را از طريق رابطه مستقيم ميان عناصر WBS و OBS مستند سازي و نيز شناسايي ماتريس واگذاري مسوليتها را امكان‌پذير مي‌نمايد .

از ديدگاه مديريتي :

1- تفكيك اقلام قابل تحويل به عناصر تشكيل‌دهنده آنها به منظور حصول اطمينان از مطابقت برنامه پروژه با محدوده مصوب پروژه و تحقق اهداف كلي آن .

2- تجزيه پروژه به اجزاي ساده‌تر و فراهم‌آوردن روشهايي مناسب جهت مديريت پروژه‌هاي پيچيده .

3- پشتيباني جهت ياري‌رساني به برنامه‌ريزي و واگذار نمودن مسوليتها .

4- كمك به تامين منابع مورد نياز .

5- كمك به پيگيري وضعيت تخصيص منابع، برآورد هزينه‌ها ، مخارج و چگونگي عملكرد .

از ديدگاه سازمانی :

ساختار شكست كار توانايي برقراري ارتباط ميان كار تعريف شده را با واحدهاي مسوول سازماني ، پيمانكاران دست دوم و يا افراد ، پديد مي‌آورد . زماني كه تعريف واضح‌تري از كار و مسوليتهاي سازماني ارائه مي‌شود ، به افراد مسوليتهايي جهت انجام عناصر مشخصي از ساختار شكست كار در محدوده بودجه و زمانبندي تعيين‌شده ، داده مي‌شود .

بنابراين به طور خلاصه مي‌توان بيان داشت كه ساختار شكست كار :

v سلسله مراتب اقلام قابل تحويل پروژه را تبيين مي‌نمايد .

v به تعيين و تعريف كليه كارهاي مورد نياز جهت تحقق اهداف نهايي يا اقلام قابل تحويل ، كمك مي نمايد .

v يك تصوير گرافيكي و يا طرح متني از محدوده پروژه فراهم مي‌نمايد .

v چهارچوبي براي كليه اقلام قابل تحويل در سراسر چرخه حيات پروژه فراهم مي‌كند .

v ابزاري جهت يكپارچه‌سازي و ارزيابي عملكرد زمانبندي و هزينه پروژه پديد مي‌آورد .

v با ذينفعان پروژه ارتباطي مستمر و مدام برقرار مي‌كند .

v گزارش‌دهي و آناليز پيشرفت پروژه و داده‌هاي مربوط به وضعيت را تسهيل مي‌نمايد .

v چهارچوبي براي تعيين اهداف عملكرد پروژه به وجود مي‌آورد .

نحوه تهيه و تدوين ساختار شكست كار به چه صورتيست ؟

ساختار شكست كار را مي‌توان با استفاده مجدد از اجزاي ساير ساختارهاي شكست كاري كه از پروژه هاي مشابه پيشين در دسترس هستند و يا به صورتي كاملا جديد تهيه نمود .

ساختار شكست كار به تدريج و با بررسي مكرر اهداف اجرايي پروژه ، معيارها و شاخصهاي كاركردي / عملكردي ، محدوده پروژه و نيازمنديهاي عملكرد فني تكميل مي‌شود .

عناصر ساختار شكست كار چشم‌اندازي روشن از محصول نهايي پروژه و فرايند كلي آن را پيش‌روي ذينفعان و مدير پروژه قرار مي‌دهند ؛ با توجه بدين نكته ، هنگام تدوين يك ساختار شكست كار براي اداره پروژه لازم است تا به موارد زير به خوبي انديشيد :

v در مورد كل پروژه از آغاز تا پايان آن ، بينديشيد .

v در مورد اقلام و عناصر قابل تحويل بينديشيد . (چه چيزهايي بايد تهيه شوند؟ نيازمنديها كدامند؟)

v در مورد نحوه توليد اقلام و عناصر قابل تحويل بينديشيد (چه روشهايي؟ چه فرايندهاي خاصي؟ چه كيفيتي؟ چه بازرسيهايي؟)

v آيا چشم اندازي از محصول نهايي در ذهن شما شكل گرفته است ؟

v بخشهاي تشكيل‌دهنده آن كدامند ؟

v اين قطعات چگونه در كنار يكدگر كار مي‌كنند ؟

v چه كارهايي بايستي انجام پذيرند ؟

گامهاي ذيل ، فرايند كلي تدوين يك ساختار شكست كار را بيان مي‌نمايند :

گام اول : محصول يا محصولات نهايي پروژهرا مشخص سازيد ؛ چه چيزي بايد تحويل شود تا پروژه به موفقيت رسيده باشد ؟

گام دوم :‌ اقلام اصلي محصول پروژه را تعريف كنيد .

گام سوم : اقلام قابل تحويل اصلي را تا سطحي از جزئيات كه به منظور مديريت و كنترل يكپارچه كار مناسب باشد تجزيه نماييد .

گام چهارم :‌ ساختار شكست كار را تا آنجا بازنگري و ويرايش نماييد كه ذينفعان پروژه تصديق نمايند كه برنامه‌ريزي پروژه را مي‌توان با موفقيت تكميل نمود و امور اجرا و كنترل به نحوي موفقيت‌آميز نتايج موردانتظار را به بار خواهند نشاند .

عواملي كه لازم است در تدوين ساختار شكست كار مورد توجه قرار گيرند عبارتند از :

v عناصر ساختار شكست كار بايد نشان‌دهنده يك قلم قابل تحويل محسوس باشند .

v هر يك از عناصر ساختار شكست كار بايد نمايانگر مجموعه‌اي از عناصر وابسته‌اي باشند كه بي هيچ واسطه‌اي در ذيل آن فهرست شده‌اند .

v هر يك از عناصر فرعي ساختار شكست كار بايد تنها به يك منشا و عنصر خاص از ساختار شكست كار (يا عنصر بالاتر خود) تعلق داشته باشند .

v هر يك از عناصر فرعي ساختار شكست كار بايد به صورتي منطقي تا سطحي كه نشان‌دهنده چگونگي توليد (طراحي ، خريد ، ساخت يا قرارداد فرعي) آنها باشد تجزيه شوند .

v اقلام قابل تحويل بايد منحصر بفرد و متمايز از موارد هم‌تراز خود باشند و بايد تا سطحي از جزئيات تجزيه شوند كه براي برنامه‌ريزي و مديريت كار و نيز براي تحصيل يا ايجاد آنها لازم است .

v اقلام قابل تحويل بايد به شكلي روشن و دقيق مشخص شوند تا از دوباره‌كاري در بين عناصر ساختار شكست كار ، در كل سازمان و يا بين افراد مسوول تكميل كار جلوگيري شود .

v اقلام قابل تحويل بايد از نقطه نظر اندازه و تعريف محدود باشند تا كنترل اثربخش آنها امكان‌پذير شود . در عين حال ، اين اقلام نبايد آن قدر كوچك باشند كه هزينه كنترل بيش از حد معقول شود و آن قدر نيز بزرگ نباشند كه كنترل يك عنصر را غير ممكن و يا پذيرش ريسك را ناممكن سازند .

v فرايند تدوين ساختار شكست كار بايد ابزاري در جهت انطعاف‌زايي باشد ؛ ‌بويژه در مواردي كه ممكن است محدوده تلاش پروژه تغيير نمايد . با وجود اين ، حتي در پروژه‌اي كه به خوبي اداره مي‌شود نيز لازم است تا يك فرايند دقيق كنترل متغير براي مستندسازي و مديريت تغييرات محدوده در نظر گرفته شود ؛ زماني كه محدوده كار عملا تغيير مي‌كند بايد ساختار شكست كار را نيز بروز نمود .

v كليه عناصر ساختار شكست كار بايد با ساختارهاي حسابداري و سازماني سازگاري داشته باشند .

v كليه اقلام قابل تحويل به وضوح در ساختار شكست كار گنجانده شوند .

v كليه موارد مهم گزارش‌دهي (به عنوان نمونه :‌جلسات بازنگري ، گزارشات ماهانه ، گزارش آزمايشات) در ساختار شكست كار گنجانده و مشخص گردند .

v لازم است از يك سيستم كدينگ براي عناصر ساختار شكست كار استفاده شود تا چنانچه به صورت يك ساختار متني بدان نگريسته شود ، به روشني بيانگر ساختار سلسله‌مراتبي باشد .

برنامه‌ريزي منابع ، مديريت و ساختار شكست كار

ساختار شكست كار در سطحي كه براي برنامه‌ريزي و مديريت پروژه مورد نياز است ، تجزيه مي‌شود . در حالت عادي ، عمل تجزيه دست كم تا يك سطح پايينتر از نيازهاي گزارش‌دهي انجام مي‌گردد ؛ يعني سطحي كه برنامه‌ريزي ،‌ كنترل و ارزيابي عملكرد پروژه را همراه با فعاليتهاي مجزا و منابع قابل تشخيص منحصربفرد و به گونه‌اي اثربخش ممكن نمايد . اگرچه شناسايي كامل منابع در مراحل بعدي فرايند برنامه‌ريزي انجام مي‌گيرد ليكن خالي از منفعت نيست كه يك ديد كلي نسبت به نحوه انجام اين كار وجود داشته باشد و اطمينان حاصل شود كه سطح جزئيات ساختار شكست كار اين تلاشها را پشتيباني مي‌نمايد .

تعامل ميان شناسايي نيازمنديها ، ساختار شكست كار ، بيانيه كار، برنامه‌هاي منابع، زمان‌بندي مادر و تفصيلي ، اطلاعات مشخصي را متناسب با رابطه ميان هزينه ، زمان‌بندي و عملكرد فراهم مي‌نمايد .

هنگامي‌كه ساختار شكست كار تدوين گرديد مدير پروژه و ساير ذينفعان درگير در امر مديريت پروژه بايد به طور منظم در جريان چگونگي انجام كارها قرار گيرند ؛ در اين راستا لازم است تا به موارد ذيل توجه نمود :

v انديشيدن در باب گزارش‌دهي و مكانيزمهاي كنترل .

v مشخص نمودن راهكار تعيين ميزان تكميل عناصر ساختار شكست كار .