مدیریت زمان

[spow 44197]

یافتن راهی برای مدیریت زمان به‌طور دقیق به خود افراد بستگی دارد. افرادی که برنامه زندگی‌شان از نظم برخوردار نیست، اغلب روزهایی ناراحت‌کننده دارند و ادعا می‌کنند که نمی‌توانند به هیچ یک از کارهای‌شان برسند. آن‌ها گمان می‌کنند که همه کارهای‌شان به یک اندازه مهم هستند. اما برای حل این مشکل می‌توان به قانونی توجه کرد که می‌گوید 80درصد نتایج به‌طور معمول از 20درصد کارها به دست می‌آیند و این در حالی است که 80درصد کارها فقط 20درصد نتایج را به خود اختصاص می‌دهند.

 

افرادی که نمی‌توانند به خوبی زمان‌شان را مدیریت کنند را می‌توان از این نشانه‌ها شناخت: «عجله و دوندگی زیاد، تاخیر‌ داشتن همیشگی، رنجش و خشم زیاد، سستی در انجام کار، به تاخیر ‌انداختن کارها و نداشتن جرات و جسارت.»

 

برای بهبود وضعیت مدیریت زمان باید با توجه به اولویت کارها تشخیص داد که ابتدا باید چه کاری را انجام داد. البته اصل اساسی در مدیریت زمان آن است که مشخص شود در زندگی چه اهداف و ارزش‌هایی دارید و آن‌گاه به بهترین نحو از وقت خود استفاده کنید تا به آن‌ها برسید.

 

ارزش‌ها به شما کمک می‌کنند تا تعیین کنید چه چیزی در زندگی به واقع برای‌تان مهم است. بعضی ارزش‌های مهم عبارت‌اند از: «امنیت مالی، شغل مناسب، دوستان باوفا، ارتباطات خوب، تناسب اندام، زندگی خانوادگی خوب و… .

 

پس از تعیین ارزش‌ها و اهداف خود، باید فعالیت‌هایی را که در جهت اهداف شما نیستند به تدریج از دور خارج کنید. این فرآیند نیازمند آن است که نگرش‌ها و رفتارهای جدیدی در پیش بگیرید و با مانع‌های تغییر «مانند نداشتن جرات و جسارت» مقابله کنید.

 

گام بعدی این است که ببینید چگونه وقت خود را صرف انجام اولویت‌ها کنید. برای این منظور می‌توانید جدول زمانی برای خود تعیین و برنامه‌های‌تان را براساس اولویت طبقه‌بندی کنید.

 

البته واضح است که نمی‌توانید به همه کارهای مهم‌تان در یک زمان رسیدگی کنید. اما با مشخص کردن زمان دقیق اجرای آن‌ها آرامش بیش‌تری به دست می‌آورید و خیال‌تان کمی راحت‌تر می‌شود. اگر هم کاری خیلی پیچیده است، انجام آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش مهلت خاصی درنظر بگیرید.

 

اگر کاری خیلی پیچیده است، انجام آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش مهلت خاصی درنظر بگیرید

 

اگر سیستم جدید مدیریت زمانی شما خوب کار کند باید شاهد پیش‌رفت‌های زیادی مانند کسب انرژی بیش‌تر، اشتیاق و قاطعیت بیش‌تر و افزایش اعتماد به نفس باشید. به علاوه حالا دیگر باید هر روز برای انجام دادن مهم‌ترین فعالیت‌های‌تان به اندازه کافی وقت داشته باشید. توجه داشته باشید مدیریت و مهار صحیح زمان به این معنا نیست که برای هر ثانیه از روزتان برنامه‌ای داشته باشید، بلکه به این معناست که بیش‌تر وقت خود را به دست‌یابی به اهداف‌تان اختصاص دهید. و بهتر است برای کسب نتیجه‌ی بهتر به‌طور روزانه بر کار خود نظارت داشته باشید.

 

اما برای انجام هرچه بهتر مدیریت زمان چند ویژگی مورد نیاز است:

 

پشتکار کافی

 

برای داشتن برنامه‌ریزی بهتر و بهره‌مندی بیش‌تر از آن باید پشتکار داشت و زود خسته نشد. در واقع اگر می‌خواهید در زندگی خود تغییر ایجاد کنید یا به هدفی برسید، پشتکار و مداومت داشتن ضروری است. دست روی دست گذاشتن و انفعال باعث ایجاد تصور تاریکی از آینده‌ می‌شود و در نتیجه سکونی که در زندگی‌ هست و دوست داریم تغییر کند، به جای خود باقی می‌ماند. اما باید صبور بود و در فرایند تغییر، استقامت داشت.

 

قاطعیت

 

یکی از راه‌های رسیدن به موفقیت و پذیرفتن تغییر برای بهبود شرایط این است که قاطعانه خواهان آن باشید. با وجود قاطعیت امکان پیروزی بیش‌تر است. البته با شروع قاطع بودن ممکن است در ابتدا روابط خانوادگی یا شغلی‌تان با مشکلاتی مواجه شود اما کم‌کم خودتان و دیگران به این شرایط جدید عادت می‌کنید و احساس بهتری را تجربه خواهید کرد.

 

قاطعیت به شما کمک می‌کند که بتوانید بیش‌تر مواقع آن‌چه را که می‌خواهید به دست آورید و از آن‌چه دوست ندارید اجتناب کنید، هرچند که این رفتار، شما را بهتر جلوه نمی‌دهد، اما خودتان می‌توانید احساس بهتری داشته باشید.

 

مانع‌های قاطعیت

 

برخی عامل‌ها مانعی برای قاطع‌بودن هستند مثل ترس از عدم موفقیت که اعتماد به نفس را از بین می‌برد.

 

ترس از طردشدن نیز مانع دیگری برای نداشتن قاطعیت است. هنگامی که می‌ترسیم دیگران ما راطرد کنند و تنها بمانیم به این معنی است که نمی‌توانیم مدیریت درستی بر موقعیت خود داشته باشیم و گاهی برای این‌که تنها نمانیم به ماندن در ارتباطی که انرژی زیادی از ما می‌گیرد، ادامه می‌دهیم. اما اگر بتوانیم قاطعانه موضع خودمان را مشخص کنیم، بیش‌تر می‌توانیم از وقت‌مان استفاده کنیم و آن را بیهوده از دست ندهیم.

 

از دیگر مانع‌های قاطعیت می‌توان به احساس گناه، ترس از اذیت‌کردن دیگران، ترس از شکست خوردن و موردهایی از این نوع اشاره داشت.

 

یادگیری قاطعیت

 

برای یادگیری قاطعیت و به کاربردن آن در زندگی، نخست مواردی را که در آن مشکل دارید یا نمی‌توانید در روابط خود موفق باشید، شناسایی کنید. برای تغییر اهدافی را تعیین کنید و بعد نحوه عمل‌کرد خود را در آن حیطه‌ها ارزیابی کنید. برای مثال فرض کنید به یکی از دوستان‌تان قرض داده‌اید، اما او پول شما را پس نمی‌دهد. شما هم به‌خاطر اعتراض نکردن و نداشتن قاطعیت در این زمینه از دست خود ناراحت می‌شوید و بعد که نمی‌توانید ناراحتی خود را کنترل کنید، عصبانی می‌شوید و سپس به‌خاطر بروز عصبانیت زیاد خود، احساس گناه می‌کنید. بدین ترتیب به حالت غیرقاطعانه خود برمی‌گردید و همین موضوع باعث می‌شود که در بیان درخواست خود بی‌میلی بیش‌تری پیدا کنید.

 

در واقع شما نگران این هستید که اگر پول خود را از دوست‌تان مطالبه کنید، عصبانی شود و این شما را ناراحت می‌کند. درست است که ممکن است عصبانی شدن دوست‌تان برای شما ناخوش‌آیند باشد، ولی قابل تحمل است. بنابراین باید بتوانید با قاطعیت خواسته خود را مطرح کنید.

 

اما به‌طور معمول از این کار می‌ترسید، ترس از طردشدن، احساس گناه، خشم و… برای کاهش حساسیت افراد در مقابل ترس‌هایی که در بعضی از موقعیت‌های اجتماعی ایجاد می‌شود می‌توان با تمرین آن‌ها را از بین برد. این‌گونه ترس‌ها در اثر رویارویی تدریجی با موقعیت‌های ترسناک کاهش می‌یابند و اعتماد به نفس و شعور اجتماعی فرد متناسب با آن افزایش می‌یابد.

 

رفتار قاطعانه به شما کمک می‌کند تا به گونه‌ای رفتار کنید که نحوه برخورد دیگران با شما تغییر کند و آن‌ها تحت تاثیر شما قرار گیرند. رفتار ظاهری شما آثار درونی مهمی هم دربردارد، یعنی طرز فکر و احساس ما در رابطه با خودمان تغییر می‌کند. در واقع ما نه‌تنها از طریق رفتارمان به دیگران نشان می‌دهیم که انتظار داریم با ما به‌عنوان یک آدم ارزش‌مند رفتار کنند، بلکه نگرش خود را نیز درباره شخصیت خود و این‌که قادر به انجام چه کارهایی هستیم تغییر می‌دهیم.

 

برای کسب قاطعیت باید به نکته‌هایی توجه داشت که به‌عنوان مثال می‌توان به این موردها اشاره کرد:

 

نخست با توجه کامل به طرف مقابل، توجه کامل او را نیز برانگیزید.

 

برای طرف مقابل خود به‌طور کامل و مشخص بیان کنید که به‌طور دقیق از چه رفتار او ناراحت هستید. البته سعی کنید به‌طور خلاصه حرف بزنید زیرا در غیر این صورت ممکن است توجه طرف مقابل شما منحرف شود.

 

سعی کنید احساسات سودمند خود را برای طرف مقابل بیان کنید. اگر از همسر یا دوست‌تان دل‌خوری دارید حتمن آن را با او در میان بگذارید.

 

و در نظر داشته باشیدکه عصبانیت و حسادت، تلاش‌های شما را برای داشتن اعتماد به نفس و قاطع‌بودن تضعیف می‌کنند.

 

همیشه اولویت‌های خود را برای طرف مقابل مشخص کنید و از او بخواهید که به خواست شما احترام بگذارد.

 

هنگامی که با قاطعیت حرف‌تان را زدید، به دقت به جواب طرف مقابل گوش دهید. البته اگر با نظر او مخالفتی دارید حتمن به او بگویید.

 

هیچ‌گاه خود را نیازمند تایید و رضایت دیگران نکنید زیرا در غیر این صورت تحمل شنیدن انتقاد از دیگران برای شما بسیار سخت خواهد شد

 

هم‌چنین هرکار دیگری را که فکر می‌کنید به بهبود ارتباط شما کمک می‌کند، انجام دهید. از طرف مقابل هم بخواهید بگوید که دوست دارد واکنش شما هنگام بروز مشکلات چگونه باشد. اما فراموش نکنید هنگامی که مشکل خود را با دیگران مطرح می‌کنید و از آن‌ها انتظار دارید که به خواست شما توجه کنند، خودتان هم باید در مواجهه با انتقاد دیگران منطقی رفتار کنید و نظرات دیگران را بشنوید و به آن‌ها احترام بگذارید. انتقاد ممکن است درست روی نقطه ضعف شما دست بگذارد و احتمالن به همین دلیل از شنیدن آن برنجید و آزرده‌خاطر شوید. برای این‌که بتوانید به تدریج با شنیدن انتقاد کنار بیایید و با مطرح شدن مواردی مشابه، عصبانی نشوید و زود از کوره در نروید، در برابر آن مقاومت کنید. نگذارید اعتماد به نفس شما با شنیدن انتقاد دیگران کاهش یابد. هیچ‌وقت شخصیت خود را زیر سوال نبرید، بلکه فقط اعمال و خصوصیات خود را ارزیابی کنید. برخورد صحیح با انتقاد و واکنش سازنده در برابر آن باعث افزایش اعتماد به نفس شما می‌شود.

 

و آخرین نکته این که هیچ‌گاه خود را نیازمند تایید و رضایت دیگران نکنید زیرا در غیر این صورت تحمل شنیدن انتقاد از دیگران برای شما بسیار سخت خواهد شد. اگر کسی از شما انتقاد می‌کند به این معنا نیست که حتمن اشتباهی مرتکب شده‌اید. سعی کنید با قاطعیت و اعتماد به نفس زیاد نظر خود را اعلام کنید. از دیگران نیز بخواهید نظرشان را بدون هیچ‌گونه تعصبی مطرح کنند و سپس اگر لازم بود، تغییرات لازم در خود به وجود آورید.

 

خوب به این ترتیب می‌بینید که با افزودن اندکی چاشنی قاطعیت به شخصیت‌تان قادر خواهید بود در مدیریت کردن زمان، بسیاری از کارهای غیرضروری را از دور خارج کنید و به اولویت‌ها بپردازید.