Cinderella 9897 اشتراک گذاری ارسال شده در 6 شهریور، ۱۳۸۹ عنوان مقاله: اهمیت کاربرد ساختار شکست کار -WBS- در پروژه ها مولف/مترجم: مهندس حجتالله مهریاری موضوع: مدیریت پروژه سال انتشار(میلادی): 2008 وضعیت: تمام متن منبع: ماهنامه صنعت برق: 15-05-1387 تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات مدیری چکیده: در دهههای گذشته ودر کشورهای مختلف دنیا، پروژههای زیادی با مالکیتهای گوناگون،حیطه زمانی متفاوت و با بکار بردن حجمهای مختلفی از منابع مالی، اجرا شده است. اجرا و تکمیل پروژهها، تلاش زیاد و قابلیتهای فنی و تخصصی مدیران پروژه را میطلبیده است. کاربرد کامپیوترهای کوچک و شخصی (PC) ابعاد دیگری از استفاده ابزار موثر، در روند مدیریت پروژه بوده است. این نوشته بر این امر تاکید دارد که طراحی صحیح و کاربرد ساختار شکست کار WORK BREACKDOWN STRURE (WBS) با نظام کدینگ و استفاده از واژههای مشخص، مبنای موثری برای کنترل نظام های پروژه، خطمشیها و روشها برای کلیه پروژهها است. ساختار شکست کار به سازماندهی، برنامهریزی کلیه مراحل پروژه کمک میکند. مدیریت پروژه و کلیه افرادی که در اجرای عملیات و مدیریت و کنترل درگیر هستند، در مراحل مختلف اجرای کار به اطلاعات دقیق و مفید نیاز دارند. یک ساختار شکست کار خوب طراحی شده، مبنایی برای تنظیم مناسب سیستم اطلاعاتی برای کنترل پروژه در اجرای عملیات را فراهم میکند. تعریف ساختار شکست کار ساختار شکست کار را میتوان بدین ترتیب تعریف کرد: یک ساختار شبکهای یا درختی به صورت گرافیکی است برای نشان دادن روش تولید محصول یا خدمت شامل، بخشهای سختافزار، نرمافزار، خدمات و سایر وظایفی که یک سازمان یا شرکت انجام میدهد مانند کارهایی که باید انجام شود تا یک محصول یا خدمت مشخص تولید و یا ارایه شود. در این تعریف منظور از «کارهایی که باید انجام شود» انجام و اتمام یک پروژه با بودجه و زمان مشخص است. تدوین ساختار شکست کار به عنوان یک نظام کاری، برای اطمینان از مشارکتکنندگان در اجرای پروژه، اعم از کارفرما، پیمانکاران/فروشندگان است که همگی بدانند چه عملیاتی برای تکمیل پروژه مورد نیاز است. استفاده از ساختار شکست کار به عنوان یک شالوده اطلاعاتی، برقراری ارتباط صحیح در باره پروژه را برای گروههای کاری و سازمانهای حکومتی ناظر بر پروژه و سایر فرآیندهای قانونی، از طریق کاربرد یک مبنای مشترک، تسهیل میکند. کاربران ساختار شکست کار در اجرای پروژههای بزرگ، علاوه بر کارکنان پروژه، عواملی چون سرمایهگذاران، تامینکنندگان مالی، پیمانکاران، در بعضی موارد سازمانهای دولتی و موسسات با دانش تکنولوژیکی پیچیده،دخالت و مشارکت دارند که بیشتر از گذشته به اطلاعات چندگانه و متمرکز نیاز دارند. رعایت الزامات حکومتی و مقررات قانونی و مسوولیت نظارتی سازمانها، به اطلاعات و زبان مشترک نیاز دارند. فلسفه ایجاد کد برای هر یک از عملیات در WBS و متدولوژی آن، میتواند این نیاز اطلاعاتی کلیه مراجع و واحدها را مرتفع کند. در حقیقت در اجرای پروژه، ساختار شکست کار یک داده و زبان مشترک است و ابزاری برای برقراری ارتباط بین کاربران مختلف در پروژه است که کاربرد موثری دارد. در تامین دادههای مورد نیاز برای تدوین ساختار شکست کار، دو گروه شامل گروه عملیاتی پروژه و گروههای حاکمیتی و مسوول دخالت دارند. گروههای عملیاتی شامل، طراحی و مهندسی، ساخت و اجرا، مدیریت مالی، اداری و تامین تجهیزات و گروههای حاکمیتی و مسوول مانند، کارفرما/صاحبکار، سازمانهای دولتی و پیمانکاران هستند. یک ساختار شکست کار خوب طراحی و تدوین شده، گروههای عملیاتی و مسوول را قادر میسازد که ارتباطات دقیق و منظمی با هم داشته باشند. دادههای اولیه برای تهیه WBS برای تهیه یک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص، دادهها و مواد اولیه باید گردآوری شود. این دادهها که در زمینههای مختلف است به قرار زیر هستند: - بودجه- نحوه و مقدار تامین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالیانه را مشخص میکند. - برآورد هزینه، میزان هزینههای پروژه را بر مبنای تامین خدمات فنی و مهندسی، تامین کالا و تجهیزات و هزینههای ساخت، اجرا و نصب و راهاندازی را تعیین میکند. - بهرهوری- نرخ بهرهوری مورد انتظار برای عوامل درگیر در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین ساختار شکست کار است. - زمانبندی- جدول و برنامه زمانبندی و ترتیب انجام فعالیتهای پروژه از ابتدای کار تا خاتمه پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است. - منابع- برای اجرای پروژه از منابعی مانند سرمایه، ماشینآلات، تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی استفاده میشود که اطلاعات آنها برای تدوین ساختار شکست کار ضرورت دارد. پس از آنکه کلیه دادههای پیش گفته فراهم شد، آنگاه کارشناسانی که ساختار شکست کار را تنظیم میکنند، کلیه ردیفها و ردههای عملیاتی را تعریف و تدوین میکنند. این تعاریف علاوه بر آنکه کلیه عوامل را قادر میسازد که حول یک شالوده مشترک اقدام و حرکت کنند، موجب ارتباط سه جانبه هزینه، زمانبندی و بهرهوری بر محور ثابت و در نهایت باعث اندازهگیری مناسب پیشرفت کار و کنترل پروژه میشود. گردآوری مجموعه اینگونه اطلاعات بر مبنای مشترک، در مورد قابل قیاس بودن عملیات انجام شده با خطوط مبنای معین، اطمینان ایجاد میکند. اطلاعات حاصل از گروههای مختلف، علاوه بر آنکه در تهیه بودجه، زمانبندی و برآورد هزینهها کاربرد دارد در تدوین خطوط مبنای برآورد هزینه و زمانبندی ساخت و اجرا موثر است. بنابراین ساختار شکست کار از مرحله شروع تا انتهای پروژه در برنامهریزی،اجرا و کنترل و اصلاح بکار میرود. ساختار شکست کار ابزاری است برای کلیه کاربران پروژه تا بر تامین خدمات و تجهیزات، اجرا و اتمام موفقیتآمیز پروژه نظارت و کنترل داشته باشند. ترکیب سیستمها – کاربرد WBS عوامل و سیستمهای اجرا و کنترل پروژه از قبیل، زمانبندی، برآورد، سنجش پیشرفت و عملکرد، نیروی انسانی، تامین تجهیزات، پایش و کنترل هزینهها و سایر نظامها به اطلاعات نیازمند است. انتقال اطلاعات بین واحدهای مختلف پروژه و سایر سازمانهای مرتبط با پروژه، باید به صورت صحیح عملکرد داشته باشد تا اطلاعات لازم بین واحدها و سیستمهای فرعی به موقع و دقیق انتقال یابد سیستم کنترل پروژه چه به صورت دستی و چه به صورت خودکار و ماشینی،به عنوان سیستم جمعآوری به موقع اطلاعات اجرایی و به جریان انداختن این نوع اطلاعات از طریق تنظیم گزارشهای مختلف و ارایه پیشبینیها به مدیر پروژه به مقدار زیادی به ساختار شکست کار مناسب و کاربردی نیاز دارد. 5 لینک به دیدگاه
Cinderella 9897 مالک اشتراک گذاری ارسال شده در 6 شهریور، ۱۳۸۹ ایجاد و توسعه ساختار شکست کار وقتی با استخراج از برنامه زمانبندی کلی کارفرما/صاحبکار، برنامه اجرایی تفضیلی پروژه تهیه شد، در رابطه با عناصری که برای اجرای کار مورد نیاز است، ساختار شکست کار تعریف میشود. عوامل اصلی ساختار شکست کار شامل: 1- ساختار 2- شمارهگذاری فعالیتها(کدینگ) 3- گزارشدهی شیوه طراحی wbs و توسعه و تکامل آن، به دیدگاه و فلسفه مدیریت پروژه ارتباط پیدا میکند. ساختار برای تهیه ساختار شکست کار پروژه معمولاً کل فعالیتهای پروژه به طریق سلسله مراتبی به سطوح مختلفکاری تقسیم میشود در سطح اول پروژه اصلی به چند پروژه یا سیستم فرعی مطرح میشود. در سطح بعدی عنوان هر یک از پروژههای فرعی به چند فعالیت اصلی تقسیم میشود و در مرحله بعدی هر یک از فعالیتهای اصلی به چندین فعالیت فرعیتر تقسیم میشود و این تقسیمبندی تا حدی ادامه مییابد که آخرین فعالیتها دارای معنی و مفهوم اجرایی و عملیاتی باشد. به عبارت دیگر فعالیتها باید به حدی تقسیم و جزیی شود که قابل سنجش و اندازهگیری باشند. همانطوری که در تقسیم سطوح کاری پروژه فرضی ایستگاه گاز ملاحظه میشود، پروژه به چهار سطح کاری تقسیم شده است. در سطح اول، پروژه اصلی به 5 پروژه فرعی یا فعالیت اصلی تقسیم شده است. در سطح دوم، هر یک از پروژههای فرعی به چندین فعالیت تفکیک میشود. (ممکن است بطور مثال شامل 15 فعالیت و کمتر یا بیشتر باشد) که یکی از فعالیتهای منشعب از پروژه فرعی خطوط لوله، خط اصلی است. در سطح سوم، فعالیت خط اصلی به دو فعالیت، کالا و مواد و نصب تفکیک شده است. در سطح چهارم، هر یک از فعالیتهای کالا و مواد و نصب به پنج فعالیت جزیی تقسیم شده است که در آخرین سطح اجرایی و عملیاتی تعریف شده است. بنابراین wbs با یک ساختار سلسله مراتبی یا اصطلاحاً درختی تنظیم میشود، به صورتی که در پایینترین سطح اطلاعات با جزییات اجرایی ارایه میشود. پایینترین سطح به حالتی است که کاربر میتواند نیاز به تبادل اطلاعات و پایش کارها را پیشبینی کند. سطوح بالاتر ساختار اطلاعات کلیتر را برای مدیران میانی و مدیر پروژه ارایه میدهد. به طور کلی برای ساختار کار میتوان تا بیست سطح هم تعریف کرد ولی برای اغلب پروژهها چهار الی شش سطوح مناسبی است. برای ساختار باید شیوه جریان اطلاعات از بالا به پایین مشخص شود. ساختار شکست کار باید به بسته کاری و فعالیتهایی با در نظر گرفتن مشخصات و موارد زیر تهیه و تدوین شود: - قابل تعریف- فعالیت قابل توضیح بوده و برای کاربران به سادگی قابل درک و فهم باشد. - قابل سرپرستی و انجام بودن- یک واحد کاری با معنی و با مسوولیت مشخص و اختیار اجرای آن قابل واگذاری به یک فرد باشد. - قابل برآورد بودن- مدت اجرا و زمان لازم برای اتمام کار و هزینه و منابع مورد نیاز قابل برآورد و تخمین باشد. - استقلال- هر فعالیت حداقل فصل مشترک با سایر فعالیتها را داشته و به صورت یک فعالیت مستقل قابل اجرا و کنترل باشد. - قابلیت تلفیق- فعالیت یا بسته کاری به نحوی تعریف شود که با سایر فعالیتها هر پروژه فرعی قابل تلفیق و ترکیب نهایی باشد. - قابلیت اندازهگیری- پیشرفت اجرای فعالیت یا بسته کاری قبل سنجش بوده وزمان شروع و خاتمه آن مشخص شود. ساختار به نحوی تعیین و طراحی میشود که کدگذاری فعالیتها امکانپذیر بوده از طرف دیگر کدها برای کاربران مفهوم و معنیدار باشد. به عبارت دیگر کاربر باید بتواند wbs را ابزاری تسهیلکننده تشخیص داده و وقتی از حوزه و حیطه کاری خود خارج میشود، این امر برایش قابل درک باشد. طراحی کد طراحی کد برای ساختار شکست کار، بخش مهمی از ساختار شکست کار است. کدینگ در ساختار شکست کار، ابزاری است که بخشهای مالی و اجرایی و کنترل پروژه از آن استفادههای زیادی میبرند یک سیستم کدینگ موثر و با معنی به همه کاربران برای انجام درست کارها کمک میکند. برای طراحی کد ابتدا باید اطلاعات لازم گردآوری شده و اطلاعات مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد سپس نسبت به کدگذاری فعالیتها اقدام شود. کد از تعدادی ارقام که نشانگر یک فعالیت در یک سطح است تشکیل شده است. اگر پروژههای فرعی و یا سیستمهای اصلی پروژه از 9 تا کمتر باشد از اعداد یک رقمی و اگر تعداد از 9 تا بیشتر باشد از اعداد دو رقمی استفاده میشود. در سطوح بعدی متناسب با تعداد فعالیتها کد تخصیص مییابد و در هر سطح کد سطوح بالاتر تکرار میشود. اگر مثال ایستگاه کمپرسور گاز را درنظر بگیریم، و کد 212203 مطرح شود همه کاربران متوجه میشوند که منظور انجام عملیات جوشکاری در بخش نصب خط اصلی از زیر پروژه خطوط لوله است و این امر یعنی کاربرد زبان مشترک برای اجرای عملیات پروژه است. گزارشدهی در طراحی ساختار شکست کار، لازم است کلیه سطوح پروژه از مدیریت ارشد گرفته تا پایینترین سطوح اجرایی مدنظر قرار گیرند. ساختار شکست کار باید به نحوی طراحی شود که کلیه گزارشهای لازم و برای کلیه سطوح به صورت خودکار تولید و ارایه شود. توجه و دقت به نیاز گزارشدهی و انواع آن، در زمان طراحی و تدوین ساختار شکست کار، به تامین نیازهای مدیریت و سایر سطوح به گزارشها، کمک و مساعدت زیادی خواهد کرد. هماهنگی بین ساختار، کدینگ و ضرورت گزارشدهی تدوین و طراحی صحیح wbs به ترکیب و تلفیق سه عامل ساختار، کد و ضرورت گزارشدهی نیاز دارد. بطور کلی شرح محدوده کار پروژه، تصویری از ساختار شکست کار را فراهم میکند. در ابتدا، مهم است که دیدگاههای آتی مدیران درباره پروژه مورد بررسی قرار گیرد. ساختاری که تدوین میشود باید ساده، شفاف و با مفهوم باشد سپس این ساختار نهایی شده باید با کدینگ تلفیق شود. نمونه گزارشها هم استخراج شده و برای نظرخواهی به کاربران اصلی داده شود و پس از نهایی شدن فرمت گزارشها، ساختار شکست کار کامل میشود و به واحدهای مختلف ابلاغ خواهد شد و در صورت نیاز به شرح و توضیح، این امر توسط طراح و تدوینکننده ساختار شکست کار برای افراد یا کارشناسان مربوطه انجام میشود. نتیجهگیری روشن است که در اجرای پروژهها با حیطه زمانی بلندمدت از مرحله مفهومی تا راهاندازی و بهرهبرداری تجاری، دخالت و نظارت سرمایهگذار، مالکین، سازمانهای دولتی و یا حکومتی و کارفرما/ صاحبکار بسیار معمول است. در یک محیط پیچیده تکنولوژیکی، هنگامی که اجرای تعداد زیادی پروژه مورد نیاز است. ناچاریم برای تدوین ساختار شکست کار، متدولوژی دقیق و مشخصی داشته باشیم. دلایل اصلی کاربرد ساختار شکست کار در پروژهها را میتوان به شرح زیر بیان کرد: 1- تهیه ساختار شکست کار در دوره زندگی پروژه، روشی برای تعریف روشن محدوده کار پروژه را فراهم میکند و فرآیند آن به مشارکت همه کسانی که درگیر کار پروژه هستند و فهم و درک روشن آنها از پروژه، کمک بزرگی میکند. 2- کاربرد کد در ساختار شکست کار، ابزاری برای پایش و پیشبینی همه هزینهها، زمان بندی و بهرهوری فراهم میکند. از سیستم کد فعالیتها بعنوان زبان مشترک استفاده میشود و هنگامی که یک تعریف یا زبان مشترک اطلاعاتی ایجاد شود،تصمیمگیری منطقی توسط مدیران قابل تحقق است. 3- با وجود افراد متعدد دخیل در اجرای پروژه، از کاربرد اصطلاحات و واژگان واحد در اجرای کار، اطمینان حاصل میشود. 4- ساختار شکست کار مبنایی برای اطمینان از جریان صحیح و به موقع اطلاعات در سیستمهای مختلف پروژه ایجاد میکند. بنابراین طراحی درست صحیح و توسعه ساختار شکست کار، با سیستم کدگذاری و اصطلاحات یکسان، مبنای مشترکی برای مدیریت پروژه و شالودهای برای نظارت و کنترل هزینه، زمانبندی و مشخصات کاری بوجود میآور 5 لینک به دیدگاه
Cinderella 9897 مالک اشتراک گذاری ارسال شده در 13 مهر، ۱۳۸۹ مدیریت مسوولیتها - سطوح ساختارشکست دربحث قبلی، ساختارشکست و سطوح wbs، اشارهشد که مسائل مطرحشده در هر سطح از ساختار شکست با سطوح دیگر متفاوت است و مدیر برای حل مشکلات هرسطح، به ابزار خاص آن سطح را نیاز دارد. مهماست که نزد افراد تیم پروژه، این دیدگاه که آنها مسوول اجرا هستند به این دیدگاه که آنها مسوول تحویل هستند تغییریابد. افراد باید بدانند که آنها در هرسطحی از ساختار سازمان پروژه که قرار میگیرند موظفند در چارچوب اختیارات خود، نتایجی را تحویلدهند، الزاماً اجرا با آنها نیست. مدیر پروژه را در نظر بگیرید: او مسوول اجرای قرارداد نیست، مسوول تحویل آن است. او کسی است که تمام هماهنگیهای لازم برای حصول نتایج پروژه را تامین میکند و الزاماً خود در مقام یک مجری ظاهر نمیشود. یکی از مشکلات پروژهکاران ما این است که آنها بیشاز آن که خود را درگیر تحویل اقلام پروژه کنند، درگیر اجرای آن میشوند. دیدگاه سنتی درقبال کار باید خود را به دیدگاههای مدرنتری بسپارند؛ دیدگاهی که در آن «اختیار»، «مسوولیت» و «حسابدهی» در یک نظام هماهنگ، ساختاری را در راستای تحویل میسازند. در این دیدگاه، هر فرد در ساختارسازمانی شامل مدیران، کارشناسان اجرایی و کارکنان، مسوولیتی در تحویل قلمی از اقلام پروژه را دارد. مسوولیت او با مشخصشدن وظایف و با ابزار اختیار، قدرت میگیرد. ابزاری که میتواند به مدیران در انجام وظایفشان و تحویل قلمقابل تحویل یاریگر باشد، برنامهاست. برنامه قدمهایی که قرار است فرد برای تحویل قلم قابل تحویل طیکند را در بستر زمان ترتیبگذاری میکند. ساختار سازمانی-ساختار شکست پروژه مدیر اگر بتواند دیدگاه خود را اصلاحکند، قدمهای درست را انجام میدهد. او برای تحویل اقلام قابل تحویل در حوزهی مسوولیت خود، قدمهای درستی را در زمان درست و در راستای برنامهاش برمیدارد. اگر مدیر درگیر اجراشود، طبعاً گاهی میخواهد کاستیهایی را که دیگرانی غیراز او مسوولش بودهاند را جبران کند، از این رو درگیر اجرای اموری میشود که در حوزهی او نیست؛ بدین ترتیب ممکناست او بخشی از کارهای حوزهی مسوولیت خودش را فراموشکند یا اساساً زمان کافی برای توجه به آن نداشتهباشد. این دیدگاه که هر مساله باید در سطح خود حلشود، کمکمیکند تا انرژی افراد در محل مناسب تمرکز یابد. مدیران در کار زیردستان دخالت نکنند و امر هماهنگی بهتر کارها را برعهدهگیرند. در این موارد هماهنگی در بالا سبب قدرت اجرایی بیشتر در لایههای پایینی نمودار سازمانی میشود. منبع: sabery.persianblog.ir 3 لینک به دیدگاه
Cinderella 9897 مالک اشتراک گذاری ارسال شده در 13 مهر، ۱۳۸۹ مدلها و پروژه برای حل مسایل پروژه، سنجش وضعیت پروژه یا برای برنامهریزی و کنترل آن، مدلهایی پدیدآمدهاست. روشناست، همانگونه که وضعیت پروژه میتواند در طیف وسیعی تغییریابد و در عمل با شرایط گوناگون پروژهها مواجه هستیم، بههمان نسبت مدلهایی که با پروژه سروکار دارند نیز، باید بتوانند با شرایط خاص پروژهها تطبیق یابند. مدیران و کارشناسان تمایل دارند در هر لحظه با مدلی کارکنند که پاسخهای دقیقتری به سوالات آنها بدهد. در کار با مدلها باید به شرایط پروژه توجهشود. وضعیت پروژه در راستای دو عامل اساسی تغییرمیکند: «اهمیت» و «سطح عدم قطعیت»؛ اولی با موفقیت یا شکست پروژه سروکار دارد و دومی با احتمال موفقیت یا شکست پروژه. عواملی که بر «اهمیت» پروژه موثرند، مواردی نظیر مسایل مالی، سیاسی و نگرانیهای محیطی، هستند. عوامل موثر بر «قطعیت» پروژه، فاکتورهایی چون اندازهی پروژه، سطح پیچیدگی و مدتزمان آن، هستند. این عوامل موثر بر «قطعیت» تحتتاثیر میزان بلوغ مدیریت سازمان پروژه هستند که میتواند اثرات آنها را بیشتر یا کمترکند. افزایش «اهمیت» و «عدم قطعیت» پروژه، میزان مخاطره، Risk، و سختی، Rigor، پروژه را افزایش میدهند. افزایش سختی پروژه، سختتر شدن پیادهسازی مدل را نتیجه میدهد. مشابه وضعیت پروژهها، دوعاملی که سطح و چگونگی پیادهسازی مدلها را تعیین میکند. دو بعد اثرگذار بر مدل «سطح جزئیات» و «تعداد تکرار» یا تعدادبار استفاده از مدل هستند. «سطح جزئیات» اشاره به سطحی دارد که پروژه خردشدهاست و WBS تاآن حد پایین رفتهاست. «تعداد تکرار» اشاره به بازهی زمانی دارد که مدل تکرارمیشود، مثلاً در مدل EVM در چهفواصل زمانی عملکرد پروژه سنجیده میشود؛ این میزان میتواند روزانه، هفتگی، ماهانه یا فواصل دیگر باشد. پیادهسازی هر مدلی بسته به این میزان دوعامل ساده یا مشکل است. اگر بنا باشد مدلی در سازمان پیادهشود، پدیدآورندگان مدل در سازمان پروژه باید که نسبت این دو عامل را درنظر داشته باشند. اگر بناست گزارشات تحلیلی روزانه اخذشوند، بههمان نسبت باید تیم و ابزار مناسب برای جمعآوری دادهها، پردازش و تهیهی گزارش مهیاشوند. منبع: sabery.persianblog.ir 5 لینک به دیدگاه
Cinderella 9897 مالک اشتراک گذاری ارسال شده در 9 مرداد، ۱۳۹۰ یک نمونه ساختار شکست اقلام قابل تحویل پروژه ساخت واگن حمل سوخت (PCWBS ) وساختار عملیات پروژه در دولینک زیر میتوانید دانلود نمایید. دانلود برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید. ورود یا ثبت نام دانلود برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید. ورود یا ثبت نام 3 لینک به دیدگاه
ارسال های توصیه شده