به روز، سریع، دقیق

[Emerald_s 764]

ماشینی کردن اطلاعات و برنامه‌های مدیریتی امری است که توجه بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده است ولی حتی نرم‌افزارهای کامپیوتری اگر در جهت برنامه‌های کلان مدیریتی نباشند نمی‌توانند به بسیاری از اهداف خود برسند.

شاید شما هم یکی از آن مدیرانی باشید که دربیمارستان یا هر جای دیگر نظام ارایه خدمات بهداشتی درمانی یا آموزشی و پژوهشی مشغول به کار هستید. از اینکه بسیاری از اطلاعلات را ندارید و یا اگر دارید نمی‌توانید به آن اعتماد کنید، رنج می‌برید؛ از اینکه برخی کارکنان آمارهای مورد نیاز شما را در کشوی میز خود دارند و فکر می‌کنند از این طریق می‌توانند وجود خود را برای سازمان ضروری جلوه دهند، احساس نامطبوعی داشته‌اید.

خیلی از این مشکلات به وجدان خود شما باز می‌گردد که مسوولیت کاری را قبول کرده‌اید که بصیرت، دانش یا اطلاعات لازم آن را از قبل نداشته‌اید و حالا زیردستان شما خیلی راحت با اطلاعات نصف و نیمه با شما بازی می‌کنند اما ادامه این داستان موقعی خطرناک است که بخواهید سیستم را ماشینی کنید و نظام اطلاعات مدیریتی را در سازمان حاکم کنید.

 

● مشکلات ابتدایی

اول نمی‌دانید این داده‌های خام چگونه و طی چه فرآیندی بصورت دستی تولید و جمع‌آوری می‌شوند، دوم نمی‌دانید از نظر علمی کدام یک برای چه تحلیلی به کار می‌روند، سوم چرایی و لزوم تولید آنها روشن نیست، چهارم نیاز به آمارها و اطلاعات جدید را دسته‌بندی نکرده‌اید، پنجم و از همه مهم‌تر نمی‌دانید سازمان را به کدام سو می‌خواهید ببرید یا به عبارت دیگر مدینه فاضله شما در مدت مدیریت در این سازمان نه برای خودتان و نه برای کارکنان روشن نیست.

 

[Emerald_s 764]

● خروج از بحران

 

برای خروج از بحران تصمیم می‌گیرید سیستم را کامپیوتری کنید و فکر می‌کنید با این کار تمام مشکلات شما حل خواهد شد.

اشتباه نکنید شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزارهای اطلاعاتی و مدیریتی به جای شما نمی‌توانند خالق مسیر هدایت شما یا سازمان‌تان به سوی تعالی باشند.

اینها در بهترین شرایط فقط سرعت داده‌پردازی را بالا می‌برند.

نرم‌افزار و مهندس طراح آن ابزار دست مدیر برای تصمیم‌سازی است‌، جای مدیر را نمی‌گیرد و نمی‌تواند بفهمد که آنچه جمع و پردازش می‌شود درست یا نادرست، کافی یا ناکافی مطلوب یا نامطلوب است. اگر داخل آن آشغال بریزید، خروجی آن هم چیزی جز زباله نخواهد بود. اگر برای خودتان روشن نیست که ایده‌ال مطلوب برای خدماتی که ارایه می‌دهید چیست، اگرچه چیزی داشته باشید دیگر هیچ نگرانی و غم و غصه‌ای از شرایط موجود نخواهید داشت و سپس این ایده را با کارکنان و صاحب‌نظران مشورت نکنید و در نهایت آن را به عنوان یک دستور کلی کار و جهت‌گیری در سازمان به همه و از همه مهم‌تر خودتان تفهیم نکنید، باز مدیریت شما در حد بهبود سرعت اجرای روندهای موجود قدم نخواهد برداشت.

روندهایی که ممکن است بسیاری از آنها کاندید حذف یا تغییر باشند. متاسفانه روند موجود تقاضای نرم‌افزارهای مدیریتی بگونه‌ای است که مدیران نه فرصت آن را دارند که به بدیهیات اولیه پاسخ بدهند و نه خود را درمعرض آن قرار می‌دهند زیرا طبیعتا با بسیاری از سوالاتی که پاسخ روشن ندارند مواجه می‌شوند. بنابراین از شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار تقاضا می‌کنند با ارایه دموی برنامه ساخته و طراحی شده توسط ایشان به نقاط قوت و ضعف برنامه و نرم‌افزار آن پی ببرند و براساس قابلیت یا عدم قابلیت تغییر یا اصلاح برنامه از پیش طراحی شده، قیمت تمام شده و احیانا راحتی کاربران و... قرارداد منعقد کنند.

 

[Emerald_s 764]

.

● نتیجه

 

نتیجه اجرای این کار یکی مقاومت سیستم کارشناسی در اجرا است

برای به طور مثال سیستم‌های مالی و دریافت و پرداخت وجه، انبارها، سیستم تدارکات به دلایلی که روشن است، از همه دیرتر تمکین به اجرا می‌کنند و سعی در ناکارآمد نشان دادن نرم‌افزار دارند.

دیگر اینکه چون فرآیندهای غلط سازمان درست نشده‌اند تا براساس فرآیندهای استاندارد قابل قبول همه پرسنل، سیستم جدید اجرا شود، داده‌های جدیدی تولید نمی‌شود و چون مدیر نمی‌داند که به کجا می‌خواهد برود، تقاضای گزارش‌های مدیریتی یا نمی‌کند یا به همان چیزی که در نرم‌افزار پرداخته شده است بسنده می‌کند.

همه جای دنیا مرسوم است که قبل از اینکه تقاضای نرم‌افزار و مناقصات بعد از آن بشود، یک تحلیل روشن برای اینکه دقیقا چه می‌خواهند داشته باشند و الان چه چیزی موجود دارند (نیروی انسانی، فضای فیزیکی، سخت‌افزار، گردش داده‌ها و...)، تهیه می‌شود و براساس آن شرکت‌های طراح نرم‌افزار قابلیت‌های خود را با تقاضای کارفرما سنجیده و اقدام به شرکت در مناقصه می‌کنند.

در این شرایط هم توقعات از طراح نرم‌افزار روشن است، هم در جریان تغییر و تحول مدیریتی، مدیریت جدید به یک باره اصل و اساس برنامه را زیر سوال نمی‌برد و هم در جریان اجرای برنامه پرسنل و سیستم تشنه ایجاد تحول جدید هستند تا با بهره‌گیری از زمان کمتر، نتیجه بهتری را برای روندهای موجود به تصویر بکشند.

شما از کدام دسته مدیران هستید؟

ماشینی کردن اطلاعات خیلی به شما کمک نمی‌کند، مدیریت اطلاعات سازمان شما رابه جلو هدایت می‌کند. هنوز راه برای بازگشت و تصمیم درست باز است. جلوی ضرر را از هر کجا که بگیرید منفعت است!