معرفی برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning) چيست ؟

[Emerald_s 764]

رشد غيرقابل ‌پيش‌بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه‌هاي گذشته که با تکيه بر توسعه صنايع مختلفي از جمله الکترونيک ، کامپيوتر ، مخابرات صورت گرفته بر جنبه‌هاي مختلف عملکرد سازمانها تاثيرات شگرفي داشته است . همزمان با اين تغييرات ، محيط فعاليت سازمانهاي مختلف پيچيده‌تر شده و به همين جهت ، نياز به سيستمهاي مختلفي که بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار کرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل کند ، افزايش چشمگيري يافته است . اين سيستمها كه در مجموع به سيستمهاي سازماني Enterprise Systems) ES)معروف هستند ، زمينه اي را فراهم آورده‌اند که مديران بتوانند در تصميم‌گيريهاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند .

از اوايل دهه 1990 ميلادي ، ظهور نرم‌افزارهاي يکپارچه‌اي تحت عنوان ERP با هدف قراردادن سازمانهاي بزرگ ، توسعه بسيار زيادي پيدا کردند . اين نرم‌افزارهاي بسيار قدرتمند ، پيچيده و گران‌قيمت ، سيستمهاي از پيش طراحي‌شده‌اي هستند که پس از اندك تغييراتي در آنها توسط مشاوران پياده‌ساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني ، پياده‌سازي و اجرا مي‌شوند . در بسياري از موارد سازمانها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاکم بر اين نرم‌افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند . اين نرم‌افزارها بر خلاف نرم‌افزارهاي قديمي که در سازمانها و از طريق واحدهاي مختلف سازماني توسعه پيدا مي‌کردند ، مجموعه‌اي يکپارچه هستند که داراي ماژولهاي مختلف بوده و هر زمان که نياز به اضافه کردن ماژول ديگري به آنها باشد ، اين کار به راحتي صورت مي‌پذيرد . ERPرا مي‌توان به عنوان نرم‌افزار يکپارچه‌اي تعريف نمود که داراي اجزا و يا ماژولهايي براي برنامه‌ريزي ، توليد ، فروش ، بازاريابي ، توزيع ، حسابداري ، مديريت منابع انساني ، مديريت پروژه ، مديريت موجودي ، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات ، مديريت حمل‌ونقل و بازرگاني الکترونيک است.

معماري و ساختار ERP بگونه‌اي است که يکپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جريان روان اطلاعات بين بخشهاي مختلف سازمان را فراهم مي‌آورد .

انجمن کنترل توليد و موجودي آمريکاERP را به صورت زير تعريف مي‌نمايد : روشي براي برنامه‌ريزي و کنترل موثر تمامي منابع موردنياز براي دريافت ، توليد ، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان در شرکتهاي توليدي ، توزيعي و خدماتي . تعاريف بسيار زياد ديگري نيز براي ERP ارايه شده است از جمله : ERP يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي ، حسابداري ، منابع انساني ، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان مي‌باشد . (Davenport,1998) سيستمهاي ERP ، سيستمهاي اطلاعاتي قابل‌تغييروتنظيمي هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي‌نمايند .

Kumar & Hilsgersberg,2000) ERP)، يک پايگاه داده ، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در تمامي سازمان است .

Tadjer,1998) ERP)، سيستمهايي مبتني بر کامپيوتر هستند که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده‌اند و هدف آنها تسهيل برنامه‌ريزي ، توليد و پاسخگويي به‌موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است .

O’Leary,2001) ERP)، يک بسته نرم‌افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرايندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد ، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش را پشتيباني مي‌نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف در سازمان مي‌شود . ERP ، يک راه‌حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته ، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند . ERP ، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يک سازمان از لحاظ بانکهاي اطلاعاتي و فرايندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم‌افزاري براي پشتيباني فرايندهاي داخلي سازمان است .

آنچه در همه اين تعاريف مهم است ، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات ديگر اختصار از جمله Planningو Resource چرا که این سیستم فراتر از برنامه‌ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان ، عناصري فراتر از آن را نيز پوشش مي‌دهد.

از سوي ديگر ، آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد ، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز مي‌سازد .

منبع:سایت مهندسین صنایع ایران

[Emerald_s 764]

سير تکاملي نرم‌افزار ERP از يك سو به شدت متاثر از سير تكاملي سخت‌افزارها و نرم‌افزارهاي کامپيوتري و از سوي ديگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمينه مديريت سازمانها و محيط رقابتي حاكم بر آنهاست .

ERPبه منظور غلبه بر مشكلات سيستمهاي عملياتي موجود در سازمانها كه از اوايل دهه 1960 ميلادي توسعه پيدا نموده بودند بوجود آمد .

در اين گام به روند توسعه و تكامل ERP مي‌پردازيم :

 

دوره اول : قبل از سال 1960 ميلادی دراين مدت نرم‌افزارهايي به نام BOM Processors توسعه پيدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم براي توليد تعدادي محصول بود . اين نرم‌افزارها توجه چنداني به اندازه و حجم توليد و يا به تعبيري ديگر Lot Sizing نداشته و از سوي ديگر زمان تحويل اين اقلام را مدنظر قرار نمي‌دادند . ضمنا اين نرم‌افزارها ، موجودي خطوط مختلف توليد و انبارها را مدنظر قرار نمي‌دادند و به همين جهت با استفاده از آنها حجم موجودي در جريان افزايش پيدا مي‌نمود .

 

دوره دوم : بين سالهای 1960 و 1970 ميلادی در اوايل اين دهه تمرکز نرم‌افزاري بيشتر بر روي سيستمهاي کنترل موجودي بود.در اين مدت همچنان بيشتر از مفاهيم سنتي کنترل موجودي براي توسعه نرم‌افزارهاي مرتبط استفاده مي‌شد . اما در اواخر اين دهه مفهوم MRP يا برنامه‌ريزي مواد موردنياز معرفي و نرم‌افزارMRPI توسط IBM شركت توسعه پيدا کرد .

مهمترين مشکل اين نرم‌افزار و نرم‌افزارهاي مشابه،اجراي آن بر روي Main Frame هاي گران قيمت مستقر در مراکز دانشگاهي،نظامي و...بود

و همين امر فاصله زماني بين دو برنامه‌ريزي را افزايش مي‌داد . اين سيستم بصورت برگشتي ، زمان تحويل اقلام موردنياز براي ساخت يك محصول خاص را از زمان تحويل به مشتري تا زمانيكه موردنياز براي مونتاژ شدن روي خطوط مونتاژ بود ، برنامه‌ريزي مي‌كردند . سازمانها در اجراي MRPI مشكلات زيادي داشتند ؛ اين مشكلات بيشتر مشكلاتي سيستمي و ناشي از كاربران بودند تا مشكلاتي تكنولوژيك . از طرف ديگر ، اين سيستم ارتباط بين توليد و استراتژيهاي رقابتي سازمان را چندان مدنظر قرار نمي‌داد ؛ ضمنا ظرفيتهاي توليدي سازمان چندان در اين سيستم لحاظ نمي‌شدند .

 

دوره سوم : بين سالهای 1970 و 1980 ميلادی تمرکز بر MRPI با توجه به برنامه كلان توليد يا MPSو توسعه MRP حلقه بسته . در اين سيستمها امکان بروز نارسايي در زنجيره توليد به حداقل رسيد اما همچنان اين سيستمها فقط برنامه‌ريزي توليد را انجام داده و حمايت چنداني از ساير منابع توليد نداشتند .

 

دوره چهارم : بين سالهای 1980 و 1990 ميلادی گسترش MRPI به کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه‌ريزي بخش زيادي از منابع توليدي را انجام مي‌داد . در اوايل همين دهه سيستمهاي DRP يا سيستمهاي برنامه‌ريزي توزيع که مستقل از MRPII عمل مي‌کردند وارد اين سيستم شده و عملا مشکل عدم ارتباط اين دو سيستم با يکديگر مرتفع گرديد.

 

دوره پنجم : بين سالهای 1990 و 2000 ميلادی و پس از آن گسترش MRPII به ساير حوزه‌ها و اضافه نمودن سيستمهاي پشتيبان تصميم به MRPII توسعه‌يافته که در تمام عرصه‌هاي توليدي ، خدماتي ، تجاري ، توزيع و ... کارايي داشت و ظهور ERP . مشکل عمده سيستمهاي MRPII و توسعه يافته‌هاي آن اين بود که تنها سيستم توليدي ساخت به منظور انبار يا MTS را پشتيباني مي‌نمود و ساير سيستمهاي توليدي را چندان پوشش نمی‌داد ؛ اما با ظهور ERP در حوزه توليد ، تمامي سيستمهاي توليدي تحت پوشش قرار گرفتند . بخشها ، فرايندها و وظايف مختلفي از جمله كنترل كيفيت ، نگهداري و تعميرات ، امور حسابداري ، مالي و ... به سيستمهاي توليدي متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سيستمهاي SCM و CRM مطرح گرديد . اين سيستم بيش از آنكه عنوان جديدي براي MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدي در سطوح تكاملي سيستمهاي كامپيوتري طراحي شده براي پشتيباني از عمليات سازمان مطرح است . در سال 1995 ، پديده اينترنت واردERP شد و در سالهاي 1998 تا 2000 ، EDI و ERP با يکديگر پيوند خوردند ؛ در سال 2000 اينترنت به عنوان جزيي تفکيک ناپذير از ERP محسوب و سيستمهاي ERP تحت وب توسعه يافتند که فناوري چند لايه‌اي در معماري سيستم اطلاعاتي را پشتيباني مي‌کنند . امروزه هم سيستمهاي جديدي با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب بوده و تمرکز بسيار زيادي بر حمايت از ماژول SCM دارند و عملا در تعريف امروز ERP ، آنرا کاملا مرتبط و جدايي‌ناپذير از SCM تعريف مي‌نمايند . قابل ذکر است که در سال 1998 بيش از بيست‌هزار سازمان در سراسر جهان مبلغي افزون بر هفده‌ميليارد دلار در زمينهERP سرمايه‌گذاري نموده‌اند که اين رقم در سالهاي بعد بين سي تا پنجاه درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمي نزديک به صدميليارد دلار رسيده است . هزينه نگهداري و بروزرساني سيستمهاي پياده‌سازي شده در سال 2000 به رقمي حدود بيست‌ودو ميليارد دلار بالغ شده که نرخ رشدي برابر سيزده‌ويكدهم درصد نسبت به سال 1999 داشته است (Broatch,2001) . علاوه بر اين ، طبق بررسيهاي صورت گرفته ، در حال حاضر بيش از هفتاد درصد از هزار شرکت طراز اول جهان از ديد مجله Fortune ، سيستمهاي ERP را با موفقيت پياده نموده و يا در حال پياده‌سازي آن هستند . (Kraft,2001)

[Emerald_s 764]

پياده‌سازي ERP در سازمانها چه مزايايي به همراه دارد ؟

 

پياده‌سازي سيستم ERP مزاياي بي‌شماري را براي سازمانها به ارمغان مي‌آورد اما بايد توجه داشت که اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل دست‌يابي نيستند.

پياده‌سازي موفق يک سيستم ERP بستگي بسيار زيادي به انتخاب سيستم مناسب ، تامين‌کننده مناسب ، نحوه بومي‌سازي نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژي ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده‌سازي نرم‌افزار ، شايستگي مشاوران در پياده‌سازي نرم‌افزار ، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده‌سازي و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پيش‌بيني شده و مواردي ازين دست دارد.

از اين عوامل كه بگذريم ، پياده‌سازي ERP در سازمان مزاياي بسيار زيادي را به همراه خواهد داشت كه بصورت خلاصه مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :

1-ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان.

2-استانداردسازي فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركتهاي عرضه‌كننده نرم‌افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده‌اند.

3-مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني و کاهش زمان انجام آنها.

4_تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي که در فرايندهاي سازمان صورت مي‌پذيرد.

5-امكان نصب و راه‌اندازي سريعتر سيستمهاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم‌افزار و يا ساير نرم‌افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارايه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.

6-امکان و يا تسهيل توسعه سيستمها و تکنولوژيهاي جديد از جمله JIT ،ABC و ...

7-امکان ايجاد همکاريهاي تجاري ، سرمايه‌گذاريهاي مشترک ، ادغام براي سازمانها با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر.

8-تغيير تمرکز از برنامه‌نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها

9-فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM ،دو مبحثي كه در حال حاضر تبديل به دو جزء جدايي ناپذير ERP2شده‌اند.

توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به E-Business

لازم است اشاره شود که از ERP به عنوان کاتاليزور و يا Enabler و يا تسهيل‌كننده در BPRو يا مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني نام برده شده است.

اما در مورد اينکه از بینERP و BPR کدام يک مقدم بر ديگري هستند،بحثهاي زيادي مطرح است و مقالات مختلفي درباره آن وجود دارد.

برخي ERP و BPRرا دو فرايند لازم و ملزوم يکديگر دانسته‌اند و بسيار تاكيد بر اجراي كامل BPR همزمان با پياده‌سازي ERP و يا قبل از آن دارند،در حاليكه برخي ديگر بسيار تاكيد بر عدم اجراي BPR سنگين در فرايندهاي سازمان به منظور افزايش احتمال موفقيت پروژه پياده‌سازي ERP در سازمان دارند.

تاكيد گروه دوم بيشتر بر افزايش دقت در انتخاب ERP مناسب براي سازمان كه داراي بيشترين انطباق با فرايندهاي سازماني است مي‌باشد.

اما به هر حال بايد اشاره نمود كه در برخي موارد نرم‌افزار ERP خريداري شده و منطبق با آن BPR صورت مي گيرد که به آن Package Enabled BPR مي‌گويند و در نوع ديگر BPR استاندارد اعمال و پس از آن ERP منطبق بر BPR استاندارد اعمال شده انتخاب مي‌شود ؛ هركدام از اين روشها مزايا و معايب خاص خود را دارا مي‌باشند.

 

منبع:سایت مهندسین صنایع ایران