مساله یابی و حل مساله

[Managerr 1616]

مساله یابی و حل مساله

 

مساله : چيزي است که توان سازمان را در مسير نيل به اهداف , به خطر بيندازد

فرصت : چيزي است که امکان دستيابي به اهداف را افزايش دهدو زمينه جلو افتادن از اهداف و افزايش توان سازمان را فراهم مي کند .

بحران : عبارت است از پيش آمدن حادثه اي ناگهاني نظير آتش سوزي , ورزشکستگي و ساير مواردي که به تصميم گيري فوري نياز دارد .

انواع مشکلات مديريت :

الف) مشکلات اقتصادي : از ديربازمساله بر طرف نمودن کمبودها و ارضاء هرچه بيشتر و بهتر نيازهاي مادي انسان از مسايل مهم مديريت بوده است .بنابرابن مساله اقتصادي و يا کمبود منابع مالي , نيروي انساني , مواد و تجهيزات و ماشين آلات يکي از اهم مشکلات سازماني است و مديريت موظف است که با اتخاذ تصميمات صحيح از نيرو ها و امکانات موجود بهترين بهره برداري را نموده و اهداف سازمان را تحقق بخشد .

ب) مشکلات روابط انساني : از آنجا که انسان مهمترين رکن هر سازماني مي باشد بنابراين مسايل مربوط به آن نيز بسيار حائز اهميت است . از نمونه مسايل روابط انساني مي توان به نارضايتي کارکنان , تعارض , غيبت , رفتار ناهنجار و ... اشاره کرد که مي توانن عللي مانند کمي حقوق , کار خسته کننده , رفتار نامناسب ديگران , تبعيض , کمبود وسايل ايمني و رفاهي و ... داشته باشند .

ج) مشکل اداري سازمان ها (کاغذبازي) : مساله بوروکراسي يا کاغذ بازي در سازمان شکل هاي متفاوتي دارد مانند احتياط , عدم تصريح و وضوح وظايف , تمرکز اختيارات در مقامات بالاي سازمان و .... .

د)ساير مشکلات : کم کاري , عدم کارايي , تسلط روابط بر ضوابط , تمرد و سرپيچي از دستورات , عدم انضباط , گسترش بي دليل سازمان , پارتي بازي , خرابي دستگاه ها , افزايش بي رويه هزينه ها , عدم تخصص , عدم احساس مسئوليت , تنبيه و تشويق نابجا , مشغله زياد درکار , به موقع انجام نشدن امور , انباشته شدن پرونده ها و ...

که براي هر کدام از اين مسايل بايستي تصميم گيري کرد و سريعا نسبت به رفع آن ها اقدام نمود .

ابعاد چهارگانه يک مساله عبارتند از :

1) چيستي يا هويت مساله : بايد عيب و نقصي که در عمل اتفاق افتاده است و با ضوابط و اهداف مغايرت دارد مورد شناسايي قرار گيرد . آنچه مجب نگراني و اشکال شده است چيست ؟

2) کجا؟در اينجا مکاني که در آن عيب و نقص مشاهده شده است بايستي شناسايي شود . در اين مرحله نيز بايد مکان در سطوح مختلف يعني , محل , مکان و منطقه جغرافيايي از يک طرف و نقاطي که در آنجا محصول و يا موضوع عيب و نقص ÷يدا کرده است از طرف ديگر شناسايي شود.

3) چه وقت ويا زمان انحراف ؟ در اين قسمت نيز ضروري است که ابعاد مختلف زماني مانند شروع , تکرار , نوسانات و ختم زماني مشخص و ثبت شود .

4) چه مفدار و ياوسعت انحراف ؟

براي حل يک مساله ابتدا بايد آن را شناخت و تعريف صحيحي از آن ارايه کرد , يعني ابتدا بايد تعيين شود که چه وضعيتي بر وجود مساله دلالت دارد و کدام مساله بايد حل شود . اين فرايند شناسايي مساله و اولويت بندي آن را مساله يابي مي نامند .

فرايند مساله يابي در سازمان : براي آگاهي از وجود مساله در سازمان , مجموعه اي از روش ها به صورت رسمي و غير رسمي به کار مي روند .

مساله يابي رسمي :

رويه مستقيم : در اين رويه مدير خودش به وجود مساله پي مي برد :

الف) تغيير روندهاي قبلي مانند کاهش فروش .

ب) انحراف از برنامه تنظيم شده مانند کاهش سطح سود به کمتر از ميزان پيش بيني شده .

ج) پيشي گرفتن رقبا .

رويه غير مستقيم :

الف) از طريق کارکنان .

ب) از طريق مافوقها .

ج) از طريق ارباب رجوع و يا مشتري

مساله يابي غير رسمي : طبق نتايج يکي از بررسيها مشخص شد که 80% از مديران قبل از دريافت اطلاعات از مجاري رسمي , از وجود مساله آگاه بوده اند . در فرآيند مساله يابي غير رسمي شخص از بينش شخصي خود استفاده کرده و مجاري ارتباطي غير رسمي را به کار مي گيرد .

ديگر روشهاي معمول براي تشخيص و تعيين مساله :

1) اتکاء به تجربه , قدرت قضاوت و خلافيت خود مدير .

2) استفاده از تفکر گروهي و اشتراک مساعي مديران و کارکنان .

3) استفاده از تکنيک ها و شيوه هاي خاص مانند :

الف ) شيوه طوفان مغزي : در اين روش به يک گروه موضوعي داده مي شود و از هر يک خواسته مي شود تا در مورد آن اظهار نظر کنند . در طوفان مغزي بايستي موارد زير رعايت گردند :

- هيچ فکري مورد انتقاد قرار نمي گيرد .

- هر چه فکرها بکرتر و بديع تر باشند بهتر است .

- ابتدا به کميت فکرها تاکيد مي شود .

- افراد براي بهبود و توسعه ابعاد فکرهايي که ارايه مي دهند تشويق مي شوند .

ب) تکنيک دلفي :

هنگامي که افراد روبروي يکديگر قرار مي گيرند کنشهاي متقابل ممکن است مانع از ابراز صريح و واقعي باورها و نظر هاشان گردد . لذا در اين روش براي تصميم گيري در يک مورد خاص گروهي را انتخاب مي کنند و نظر آنها طي پرسشنامه اي جويا مي شوند سپس نظرها را طبقه بندي مي کنند و براي تمام اعضاي گروه مي فرستند . اعضاي گروه نظرهاي ابراز شده را مورد بررسي و ارزيابي قرار داده و به آنها امتياز مي دهند . بدين ترتيب راه حلي که امتياز بيشتري را به دست آورده , به عنوان بهترين تصميم انتخاب مي شود .

ج) تکنيک گروه اسمي يا گروه کاغذي :

در اين روش اعضاي گروهي که در موضوع مورد تصميم صاحب نظر و مجرب مي باشند در جلسه گرد هم مي آيند و ابتدا مساله اي که بايد راجع به آن تصميم گرفته شود , مطرح مي شود . در اين جلسه در ابتدا اعضاء حق سخن گفتن با يکديگر را ندارند و بايد مستقلا نظرهاي خود را به صورت کتبي اعلام دارند . پس از آن نظرها جمع آوري وطبقه بندي شده و در تابلويي در معرض ديد همگان قرار مي گيرد بدون اين که مشخص باشد متعلق به چه کساني است . در اين مرحله اعضاء به بحث و گفتگو و نقد و برسي نظرهاي اعلام شده مي پردازند . پس از آنکه به قدر کافي در خصوص موضوع و راه حل ارائه شده بحث و بررسي شد اعضاي جلسه با راي کتبي به تصميم گيري مي پردازند و راه حلي که بيشترين امتياز را بياورد انتخاب مي شود .

د) روش اکتشافي – ابداعي :

اين مدل وسيله و ابزاري است که تصميم گيرندگان از طريق آزمون و خطا براي يافتن را ه حل ها و رسيدن به يک راه حل رضايتبخش , نه عقلايي استفاده مي کنند .