100 توصیه برای مدیریت پروژه

[hasti1988 22046]

100 Order For Project Management

گردآوری: مهدی یاراحمدی خراسانی

1) از همان ابتدای امر هر پروژه جدید را به عنوان فرصتی برای توسعه مهارت های خود در نظر بگیرید .

 

2) وظایف کاری خود را بازنگری ، و مواردی که انجام آنها در قالب پروژه بهتر است را مشخص کنید.

 

3) فهرستی از کلیه افرادی که احتمالا می توانند شما را در انجام پروژه یاری دهند تهیه کنید .

 

4) با ذی نفعان اصلی در پروژه رابطه مبتنی بر حسن تفاهم ایجاد کنید.

 

5) هسته اصلی گروه شما باید متشکل از افراد کاملا معتمد باشد .

 

6) اعضای گروه باید بدانند که به دنبال تحقق چه اهدافی هستند .

 

7) از همکاران خود بخواهید که هدفهای شما را بررسی کنند . اگر نظرات آنها منفی بود ، در اهداف خود تجدید نظر کنید .

 

8) حداقل چند مرتبه برنامه پروژه خود را بازنگری و هر بار کیفیت آن را ارتقا دهید .

 

9) یاد بگیرید که اجتناب ناپذیر بودن تغییر را بپذیرید .

 

10) به بهترین حالات امیدوار باشید ، اما همیشه خود را برای رویارو شدن با بدترین حالات نیز آماده کنید .

 

11) موضوع را با افراد مختلف در میان بگذارید تا همه بدانند که چه اتفاقی قرار است در پروژه جدید رخ دهد .

 

12) از ابتدا تا انتها و به طور مستمر بر روند پیشرفت پروژه نظارت کنید.

 

13) مطمئن شوید کاری که در صدد انجام آن هستید غیر عملی نیست .

 

14) مراحلی که ممکن است طی آنها پروژه با خطر شکست رو به رو شود را مشخصص کنید .

 

15) حتما میزان واقع بینانه بودن برنامه زمان بندی را بررسی کنید .

 

16) هم اکنون پروژه های خود را اولویت بندی کنید تا بعدا با مشکلات عدیده رو به رو نشوید.

 

17) از هم سو بودن پروژه مورد نظر با اولویت های سازمان اطمینان حاصل کنید .

 

18) تا میتوانید بلند پروازی کنید اما هرگز متعهد انجام کارهای غیرممکن نشوید.

 

19) سایر افراد گروه نیز باید با چشم انداز آتی شما موافق باشند .

 

20) در این مرحله باید نسبت به ارزشمند بودن چشم انداز مورد نظر مطمئن شوید.

[hasti1988 22046]

21) همه افراد مشارکت کننده در انجام پروژه باید در خصوص اهداف آن توافق داشته باشند .

 

22) هدف های پروژه باید قابل اندازه گیری باشند .

 

23) در مورد این که هر هدف خاص پس از تحقق یافتن چه ارتباطی با کل پروژه خواهد داشت به دقت فکر کنید .

 

24) اگر هدفهای شما از اولویت کمی برخوردار هستند آنها را حذف کنید .

 

25) با برنامه ریزی صحیح می توانید بر بسیاری از محدودیت های موجود غلبه کنید .

 

26) با محدودیتهای موجود به شیوه ای منطقی برخورد کنید .

 

27) سعی کنید برای کسب موفقیت مسیر های کوتاه تری پیدا کنید .

 

28) محدودیتها را برای تمام افراد موافق با مشارکت در پروژه توضیح دهید .

 

29) هنگام تهیه فهرست اقدامات لازم حتما با افراد مختلف مشورت کنید .

 

30) سعی کنید هر یک از اقدامات لازم را با یک یا دو جمله کوتاه توضیح دهید .

 

31) فهرست خود را چند بار کنترل کنید تا چیزی از قلم نیفتد .

 

32) فهرست اقدامات لازم را به شکلی واضح و قابل فهم ارائه کنید .

 

33) برای دسته بندی اقدامات لازم نظیر کارشناسی افراد متخصص را جویا شوید .

 

34) فهرست اقدامات را کنار بگذارید و یک هفته بعد با نگاهی تازه آن را بازنگری کنید .

 

35) هزینه ها را با دقت تمام برآورد کنید. زمانی که بودجه لازم جهت انجام پروژه تصویب شد، ملزم به رعایت آن خواهید بود .

 

36) برای انجام پروژه بهترین تجهیزات، لوازم و تسهیلات را فراهم کنید .

 

37) قبلا مطمئن شوید که برای تکمیل کلیه اقدامات لازم بودجه کافی در اختیار دارید .

 

38) هرگز ابزارهایی که وجود آنها برای انجام پروژه واقعا ضرورت دارد را از فهرست منابع حذف نکنید .

 

39) اگر منابع مورد نیاز کمیاب هستند برای آنها جایگزین پیدا کنید .

 

40) برنامه تامین منابع را طوری اصلاح کنید که همه بتوانند طبق آن کار کنند.

[hasti1988 22046]

41) برای توجیه تصمیمات خود و زمان و بودجه درخواستی آمادگی داشته باشید .

 

42) فراموش نکنید که برخی فهالیت ها را می توان به موازات یکدیکر انجام داد.

 

43) از افراد مسئول انجام فعالیت های مختلف بخواهید که تاریخ شروع و خاتمه هر فعالیت را تخمین بزنند.

 

44) اگر می خواهید برای اولین بار از یک نمودار شبکه استفاده نمایید ، از یک کارشناس بخواهید شما را در ترسیم آن کمک کند.

 

45) برای تکمیل پروژه در زمان مقرر فعالیتهای مربوط به مسیر بحرانی را به موقع انجام دهید.

 

46) اقدامات غیر بحرانی را هر چه سریع تر آغاز کنید تا منابع لازم برای انجام آنها سریع تر آزاد شوند .

 

47) نمودار گانت خود را همیشه به روز نگه دارید.

 

48) به اعضای گروه خود بگویید که باید در مورد تاریخ ها واقع بین باشند.

 

49) همیشه برنامه نهایی پروژه را با مشتریان خود در میان بگذارید.

 

50) برای شناسایی تهدید ها از تجربه سایر مدیران پروژه استفاده کنید.

 

51) اگر احتمال می دهید که یکی از اعضا به دلیل ارتقای مقام از گروه جدا شود ، قبلا برای او جانشین تعیین کنید .

 

52) برنامه های احتیاطی را با مسئولین تامین منابع چک کنید.

 

53) در یک جلسه بازنگری به بررسی مجدد برنامه و تهبه برنامه های احتیاطی بپردازید.

 

54) نسبت به برنامه پروژه اشراف کامل داشته باشید و کارشناسانه به سئوال ها پاسخ دهید .

 

55) همواره اولویت های کاری را در ذهن داشته باشید . به ویژه زمانی که هدف نهایی پروژه کسب سود است .

 

56) هنگام قضاوت در مورد افراد پیش فرض های خود را کنار بگذارید و به واقعیت ها توجه کنید .

 

57) با اعضای احتمالی گروه بی پرده صحبت کنید و ازآنها بپرسید که آیا اهداف پروژه را در راستای علائق خود می بینند یا خیر .

 

58) گروهی تشکیل دهید که در آن ضمن بهره برداری از مهارتهای تک تک افراد ، از تحت فشار قرار دادن آنها اجتناب شود .

 

59) افراد را به انتقاد سازنده تشویق کنید و درعین حال از آنها بخواهید که راه حل خود را پیشنهاد کنند .

 

60) از ارشد ترین فرد سازما ن بخواهید که در صورت امکان در جلسه آغاز به کار پروژه حضور داشته باشد .

[hasti1988 22046]

61) به واکنش های افراد تازه وارد توجه کنید و آمادگی تجدید نظر در فعالیتها را داشته باشید .

62) گزارش ها را با زبانی ساده و عاری از اصطلاحات خاص و پیچیده تهیه کنید .

 

63) از افرادی بخواهید که با امضای یک برنامه موافقت خود را رسما اعلام کنند.

 

64) روش مدیریت شما باید طوری باشد که افراد خواهان شما باشند نه آنکه از شما دوری کنند.

 

65) حتی زمانی که تحت فشار هستید نیز شور و اشتیاق خود را برای انجام پروژه نشان دهید.

 

66) به دنبال راه هایی برای استفاده سازنده از تعارض ها باشید .

 

67) به اعضای گروه خود احترام بگذارید تا آنها نیز به شما احترام بگذارند.

 

68) برای حفظ علاقه اعضای گروه ایده های تازه ای معرفی کنید.

 

69) اگر افراد عملکرد خوبی ازخود نشان دادند ، در مقابل گروه از آنها تعریف و تمجید کنید.

 

70) افراد را در تشخیص مشکلاتشان یاری کنید.

 

71) به خاطر داشته باشید که با گذشت زمان روابط به تدریج تغییر می کند .

 

72) قبل از تصمیم گیری اطمینان حاصل کنید که کلیه اطلاعات لازم را در اختیار دارید.

 

73) برای به دست آوردن دید وسیع تر افراد را به بحث و جدال پیرامون کلیه گزینه ها تشویق کنید.

 

74) از یک منتقد واقع بین بخواهید که تصمیمات شما را بررسی کند و در مورد آنها به شما بازخورد بدهد.

 

75) از اشتباهات و تجربیات به دست آمده یادداشت بردارید تا بتوانید در پروژه های بعدی به آنها مراجعه کنید.

 

76) اطلاعات شاخص را به دقت نمایه سازی کنید تا دسترسی به آنها آسان تر باشد.

 

77) اطلاعات پروژه را به طور منظم به روز کنید.

 

78) از ارسال پیام هایی که ممکن است به جای کمک به پروژه مانع پیشرفت آن شوند خودداری کنید.

 

79) اطلاعاتی که اعضای گروه نیاز دارند یا لازم است بدانند را در اختیار آنها قرار دهید.

 

80) سعی کنید با اعضای گروه به صورت منظم ملاقات دو نفره داشته باشید.

[hasti1988 22046]

81) نسبت به صحبت های افراد و نحوه بیان آنها دقت وعلاقه نشان دهید.

 

82) برنامه های زمان بندی و بودجه های جاری را به طور مستمر با برنامه اولیه مقایسه کنید.

 

83) حتی زمانی که همه چیز طبق برنامه پیش می رود نیز دست از کنترل و نظارت بر ندارید.

 

84) نظر اعضای گروه را در مورد راه های افزایش سرعت پیشرفت پروژه جویا شوید.

 

85) اعضای گروه را به صحبت در مورد کلیه ابعاد پروژه ترغیب کنید .

 

86) طولانی شدن بیش از حد جلسات موجب کسالت و خستگی افراد می شود .

 

87) اگر پیشرفتی در کار حاصل شده افراد را تحسین کنید.

 

88) هر گاه اعضا از دستور جلسه منحرف شدند به آنها تذکر بدهید .

 

89) همیشه سعی کنید جلسات را با نتایج مثبت و سازنده به پایان برسانید.

 

90) قبل از اقدام برای حل مشکل ، ابعاد مختلف آن را بررسی کنید.

 

91) فراموش نکنید هشدارهای پیشاپیش باعث می شوند که افراد آمادگی رویارویی با مشکلات را داشته باشند .

 

92) از اعضای گروه بخواهید که علاوه بر مطرح کردن مشکلات راه حل آنها را هم ارائه کنند.

 

93) در صورت تغییر برنامه پروژه حتما ذی نفعان را در جریان قرار دهید.

 

94) با شناسایی علت اصلی مشکل از بروز دوباره آن جلوگیری کنید .

 

95) اگر قصد تغییر یکی از اجزای اصلی برنامه را دارید ، حتما راه های مختلف را بررسی کنید .

 

96) مزایای اعمال تغییر را برای کسانی که از آن تاثیر می پذیرند توضیح دهید.

 

97) هر چه سریع تر تاییدیه های لازم برای اعمال تغییرات را اخذ کنید.

 

98) برای رهبری بهتر پروژه های بعدی پروژه فعلی را به دقت ارزیابی کنید.

 

99) مراقب باشید که کاری را نا تمام نگذاشته باشید.

 

100) موفقیت های تیم پروژه را به اطلاع همگان برسانید.