الزامات و اهداف شبکه ای شدن

[spow 44197]

الزامات و اهداف شبکه ای شدن چیست؟

 

این پژوهش می کوشد جنبه های گوناگون و ملاحظات حرکت به سوی شبکه ای شدن را به تصویر بکشد.

 

نویسندگان* این پژوهش کوشیده اند ابتدا فلسفه شبکه ای شدن (Networking) را تشریح کنند و سپس معنای آن را تبیین کنند. گام بعدی آن ها توصیف الزامات و اهداف شبکه ای شدن است.

 

سازمان ها باید دوباره ساختارهایشان را ارزیابی کنند تا بتوانند فرآیندهایشان را سریع تر و هماهنگ تر کننددیگر دورانی که مدیران تولید به این شرکت و آن شرکت زنگ می زدند تا بازار پیدا کنند سپری شده است. امروز اوضاع بسیار سهل تر ازگذشته شده است و می توان بدون قدم زدن چندین و چندباره در فروشگاه ها برای بازاریابی به هدف خود دست یافت و برنامه های تولید را بدون فهرست های دستنویس، به روز کرد.

 

زمانه برای بازبینی فرآیندهایی که سال هاست دست نخورده مانده و دچار تغییر نشده و لذا از دور خارج شده اند، فرا رسیده است. تکلیف ساختارهای قدیمی و رویه های خشک را باید با تغییرات فزاینده و سریع بازار روشن کرد.

 

واقعیت های اقتصادی امروز و گام های پرشتاب پیشرفت های تکنولوژیک باعث شده است تا شرکت ها نگاه منتقدانه ای به فرآیندهای جاری خود داشته باشند.

 

اگر در جایی افزایش ظرفیت وجود دارد، باید آن را کاهش داد و در جایی دیگر به کار گرفت.

 

مشتریان بیشترین درخواست ها را دارند: آنها بهترین محصولات را با ارزان ترین قیمت ها و درکوتاه ترین زمان ها می خواهند.

 

اگر یک شرکت نتواند کنش هایش را تقویت کند، از بین خواهد رفت و راه بقا این ابتکار است: به دست گرفتن کنترل کل فرآیند.

 

● توان بالای بالقوه:

 

شبکه سازی ظرفیت بالقوه فراوانی برای بهینه سازی عملیات داخلی، فرآیندهای تجاری و سازمانی دارد. شبکه می تواند کارمندان را از وظایف روزمره نجات دهد و انرژی آنان را در مسیر دستاوردهای مهم تر اجرایی آزاد سازد. این کار برای مشاغلی که معمولاً با حجم بالایی از سفارش ها مواجه هستند ضروری است، هر چه سفارشات بیشتر باشد، سود هم بیشتر خواهد بود. بنابراین قرار دادن خود در فرآیندهای شبکه ای بسیار ضروری است و نیاز به گام های سازمانی و اقتصادی دارد. پردازش الکترونیک داده ها، دربرگیری تمامی فرآیندهای فنی، اداری و سازمانی بخش حیاتی این موضوع است.

 

● در صنعت چه می گویند؟

 

▪ شبکه ای شدن برای همه شرکت های بزرگ و کوچک یک موضوع حیاتی است.

 

▪ شبکه ای شدن یک چالش سازمانی است.

 

▪ شبکه ای شدن برای اکثر سازمان ها یک پروژه میان مدت یا بلندمدت است.

 

▪ وقتی پای برآورد هزینه ها در شبکه سازی پیش می آید، عدم قطعیت به اوج می رسد.

 

▪ غلظت شبکه سازی در شرکت ها در میان مدت به اوج می رسد.

 

▪ شرکت های متوسط (با ۵۰ تا ۹۹ پرسنل) پیشتازان شبکه ای شدن هستند.

[spow 44197]

● مفهوم شبکه ای شدن:

 

کانون شبکه ای شدن تاکنون در عرصه فنی بوده و تجهیزات تولید با کمک کامپیوتر در بخش های گوناگون تولیدی به کار گرفته شده است.

 

به عنوان مثال در صنعت چاپ، کامپیوتری شدن کامل شرکت ها با گردش کارهای دیجیتال به یک واقعیت در عرصه پیش از چاپ تبدیل شده است. چاپخانه ها هم با کارکردهایی که توسط کامپیوتر کنترل می شوند به تولید اشتغال دارند. اگرچه شبکه بندی در عین حال به عنوان یک مکمل اختیاری هم می تواند تحقق یابد، اما مشکل در اینجا عدم آگاهی نسبت به اصلاحات و گسترش های بعدی است.

 

آنچه در زمینه شبکه ای شدن از اهمیت بسیاری برخوردار است داشتن اندیشه بین بخشی است.

 

برای آنکه فرآیندها تسهیل شود، شبکه سازی نه تنها باید کل سیستم های تولیدی، بلکه مدیریت و اداره کل را نیز در بر بگیرد.

 

از دیگر سو، تمام کسانی که در فرآیند تولید نقش دارند، برای اینکه محصولات بهتری تولید کنند باید در مراحل مختلف همکاری کنند: همه باید در همه زمان ها به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

 

▪ فرصت های کاستن از هزینه ها:

 

کلید کاستن از هزینه ها، داشتن داده های متحد در دیتابیس های مشترک است. این امر باعث ارتباط بین بخش های تولیدی و اداری می شود. در پروژه های شبکه ای باید درباره فرآیندهای سنتی بازاندیشی کرد و میزان مؤثر بودن این فرآیندها را تست کرد، قدرت و ضعف های سازمانی را تحلیل کرد و فرصت های مرتبط با کاستن از هزینه ها را زیر نور قرار داد.

 

▪ باروری فزاینده:

 

همگراسازی تولید با تکنولوژی اطلاعات (IT) به CIM موسوم شده است (Computer Integrated Manufacturing) یعنی تولید و ساخت همگرا شده با کامپیوتر.

 

در تولید همگرا شده با کامپیوتر یا همان CIM جریانی یکپارچه از اطلاعات در تولید هر محصول به خدمت گرفته می شود. شبکه ای شدن و شبکه سازی باعث می شود تا همه ماشین ها در تبادل و تغییر اطلاعات درگیر باشند و در چنین شرایطی است که می توان فرآیندها را اتوماتیک کرد، زیر نظر گرفت و به طرزی مؤثر و فعال آنها را کنترل کرد و همین اتفاق است که در نهایت به باروری فزاینده منجر می شود.

 

▪ انگیزه بیشتر:

 

دیگر تکرارهای عدیده نمی توانند دست و پای فرآیندهای تولیدی را ببندند. این تکرارشوندگی ها به طور عمده محصول گوناگونی فرمت های اطلاعات یا تفاوت های رسانه ای است که در محیط های ارتباطی دردسر ایجاد می کنند و باعث تکرار کار و یا دوباره کاری ها می شود. باید گفت اکنون نمی توان آنچه را که به «مهارت های نرم» معروف شده است، نادیده گرفت. نمی توان مستقیماً انگیزه و تمرکز کارکنان را در تولید محصولات کیفی اندازه گیری کرد. اما انگیزه قوی و تمرکز، تأثیرات قوی و مثبتی بر هویت سازمانی و ارتباط با مشتریان دارد. افزون بر این، کارکنان از گسترش مهارت ها و دانش خود استقبال می کنند.

 

● الزامات شبکه ای شدن:

 

میزان شبکه ای شدن و بهره وری از ثمرات آن در گرو سطح توسعه و خود سازمان است.

 

برای اینکه شرکتی بتواند فرآیندهایش را بهینه کند، باید از برنامه ریزی دقیق و اهداف مشخص برخوردار باشد. هر شرکتی که می خواهد شبکه ای شود، ابتدا باید مطمئن شود که الزامات سازمانی، فنی و مالی مورد نیاز را فراهم آورده است.

 

شرکت باید پیش از تغییر فرآیندها، دقیقاً فکر کند. شرکت باید از این امر اطمینان حاصل کند که در هنگام ایجاد تغییرات، همه افراد درگیر، اهداف شرکت را درک می کنند. چنین اتفاقی به یک دیسیپلین قابل توجه نیاز دارد. چرا که شبکه ای شدن پدیده ای زمان بر است.

 

شبکه ای شدن مثل خرید یک بسته نیست، بلکه به زمانی طولانی نیاز دارد که باید در آن گام به گام پیشروی کرد. در چنین فرآیندی، تولیدکنندگان به عرضه آپشن های اتصال، سیستم ها و بسته های نرم افزاری با ضرایب متفاوتی از پیچیدگی می پردازند.

 

شبکه سازی را باید با شرایط شرکت انطباق داد و این امر با ابعاد سازمان، سن ماشین آلات و کیفیت فرآیندها مرتبط است.

 

شبکه ای شدن با شرایط زیر موفق از آب درمی آید:

 

مدیریت کاملاً به ایده شبکه ای شدن باور داشته باشد.

 

تعریف سازمان، فرآیندهای تصمیم سازی و قابلیت های سازمان به طرزی دقیق تعریف شده باشد. در غیر این صورت، حتی بهترین سیستم ها و پیچیده ترین نرم افزارها هم نمی توانند کمکی بکنند.

 

ساختارهای عملیاتی دقیقاً مورد تحلیل قرار گرفته شده باشد و روندها، بهینه شده باشند.

 

تجهیزات تولید از محیط های ارتباطی (اینترفیس) استاندارد که قابلیت همگرایی و به مشارکت گذاری اطلاعات را دارند، برخوردار شده باشند.

 

کارکنان تمایل ها و قدرت حمایت از سیستم را داشته باشند.

 

● اهداف شبکه ای شدن:

 

شبکه ای شدن همه جانبه، ابزارهای IT را برای همه فرآیندها فراهم می سازد و موجب ساده شدن آنها می شود و همه بخش های سازمان را در یک سیستم ساختمند به یکدیگر متصل می سازد.

 

هدف شبکه ای شدن، کاستن از هزینه های برنامه ریزی شغلی و اجرای امور با حداقل هاست. بنابراین، داشتن یک سمت گیری فرآیندی منظم از ضرورت برخوردار است. افزون بر این، بهبود جریان اطلاعات هم مهم است. کارکنان باید از حق دسترسی مستمر به اطلاعات ضروری برای انجام وظایف خود از طریق ایستگاه های کاری برخوردار باشند. این امر باید در همه زمان ها امکان پذیر باشد که بتوان دید یک کار کجاست و از چه وضعیتی برخوردار است. معنی این موضوع این است که دسترسی به اطلاعات نباید با موانع سازمانی و بخشی، سلسله مراتب، ترجیحات شخصی یا وابستگی ها محدود شود. معنی دیگر این موضوع در عین حال این است که مدیران باید در مورد ارتباط با خود با اطلاعات تجدیدنظر کنند و ترس بی پایه از دست دادن قدرت یا موقعیت را از طریق سهمی کردن دیگران در دانش به کنار بگذارند.

 

بهبود تبادل داده ها بین سیستم ها و ماشین ها هم از ضرورت برخوردار است.

 

داده ها باید از نظر معقول بودن و منطقی بودن بررسی شوند تا از این طریق از بروز ارتباطات غیرمنطقی ممانعت به عمل آید و اشتباه رخ ندهد.

 

پیش شرط اجرای موفقیت آمیز شبکه ای شدن وجود این تمایل است که فکر کردن به شیوه های نوین را بپذیریم و یکی از آنها باور داشتن به موفقیت در استحاله سازی و تغییر روندهایی است که زمان بر و دشواری ساز هستند. اما در کدام بخش ها باید توقع موفقیت را داشته باشید؟

[spow 44197]

▪ باروری:

 

هر شرکتی می خواهد از تمام ظرفیت خود در کوتاه ترین زمان ها استفاده کند. این امر مشتمل بر اهداف بخشی تر زیر است:

 

کاهش تعداد دفعات جابه جایی اطلاعات و دفعات آشناسازی کارکنان. این کار از طریق مدیریت متمرکز داده ها صورت می گیرد که این اطمینان را می دهد که دسترسی به اطلاعات بسیار سریع تر صورت خواهد گرفت.

 

بهره وری فزاینده از ظرفیت. تنظیم خوب ارتباط طرح های تولیدی با ظرفیت عملکردی می تواند بسیاری از تأخیرها را از بین ببرد.

 

بهره وری بهینه از ابزارهای تولید در سطح بالا و به طور پیوسته. کلید دستیابی به این مرحله ایجاد شفافیت در تمام بخش های تولیدی است که امکان اختصاص سریع و منعطف کارها به منابع موجود کاری را می دهد.

 

کاهش زمان برونداد. همه کارکنان باید به اطلاعات مرتبط دسترسی داشته باشند. کارها به این ترتیب سریع تر اجرا شده، هدفمندتر شده و از ناکارآیی ها هم کاسته خواهد شد.

 

تأثیرات هم افزایی. دارا بودن استانداردها در محیط تولید این اجازه را می دهد تا میان فرآیندهای کاری همگرایی به وجود آید و این امر به هم افزایی بینجامد. به عنوان مثال فرآیندهای سفارش گرفتن را می توان به سرعت اتوماتیک کرد.

 

انعطاف فزاینده. انعطاف داشتن در تعویض روندها می تواند کارهای کوتاه مدت را سودآورتر کند و از دیگر سو روندهای منطقی تر نیز می تواند به کاهش درصد هزینه های اجرایی منجر شود. پیش بینی کنترل اتوماتیک داده ها هم به طرز مهمی در کاستن از زمان تعویض خطوط و روندهای تولیدی نقش دارد.

 

▪ کیفیت:

 

مشتریان به طرز فزاینده ای نسبت به کیفیت آگاهی یافته اند و خواستار محصولات با دوام هستند. بنابراین هم روندها و هم محصولات باید از کیفیت بالا برخوردار باشند. به این ترتیب، اهداف کیفیتی را نه تنها باید بر مبنای محصولات بلکه بر پایه روندهای تولید و سرعت تحویل طراحی و تعیین کرد.

 

کیفیت بهتر در فرآیندها. به عنوان مثال در عملیات چاپی هربخش از چاپ برای خود یک گردش کار دارد. مثلا گرفتن سفارش و دادن قیمت. در اینجا، تعریف دقیق هر فرآیند می تواند به کل گردش کار کمک کند و در نتیجه بر قابلیت اتکا به تولید بیفزاید.

 

کیفیت بهتر در محصول. کاربرد مکانیزم های اتوماتیک در کنترل، کیفیت محصول را به طول پیوسته در سطح بالا حفظ می کند.

 

تحویل درست و به موقع. برنامه ریزی سیستماتیک برای فرآیندهای تولیدی، به همراه قابلیت قابل اتکای تولیدی به عملکردهای بهتر در عرصه تحویل می دنجامد. داشتن روندهای شفاف در تمام بخش های کار به کشف سریع تر عقب ماندن ها در مراحل تولید منجر می شود و از طریق این روندهای شفاف می توان اقدامات مناسب را سریع تر به اجرا درآورد.

 

▪ اطلاعات:

 

شفافیت بیشتر. شبکه سازی با طراحی دوباره فرآیندها و جریان های اطلاعاتی مرتبط به آنها باعث شفافیت بیشتر در تمام خطوط می شود و به این ترتیب همه فرآیندهای تولید در معرض دید قرار می گیرد. هدف این کار، ایجاد یک هماهنگی بهینه میان طرح های تولیدی و ظرفیت های عملیاتی است.

 

تولید مؤثر پارامترهای عملیاتی. شبکه ای شدن این امکان را می دهد تا داده های مرتبط با عملیات و کار را به طرزی پیوسته و جامع در اختیار داشته باشیم که همه در یک موقعیت و مکان مرکزی می توانند در دسترس باشند. پارامترهایی نظیر سطح اشتغال، سطح بهره وری بهینه، زمان های تغییر خطوط و واحدهای بازدهی را می توان روزانه، به طرزی دقیق، قابل انکار و ساده از داده های موجود به دست آورد. چنین امکانی باعث تصمیم سازی سریع در عرصه های استراتژیک و اداری می شود.

 

انباشت و دسترسی به اطلاعات در حالت متمرکز، به یکپارچی اطلاعات کمک می کند و اطلاعات به گونه ای ذخیره می شود که برای مقاصد خاص به کار می دید.

 

کیفیت بهتر داده ها. باید سپاسگزار انتقال جامع داده ها و انباشت آنها در دیتابیس ها بود (پایگاه های اطلاع رسانی/ پایگاه های داده رسانی) که اطلاعات تکراری ندارند و به همین سبب مانع اشتباهات می شوند.

 

▪ مسایل مالی:

 

کاستن از سرمایه گذاری های زمین گیر شده. دوباره باید سپاسگزار زمان های کوتاه شده در بروندادها و پیش بینی های ساده شده درباره مواد ضروری بود. بهینه سازی هزینه های پرسنل، اتوماتیک سازی امور دستی، پرهیز از مدخل های تکراری و اشتغال و درگیری سازی پرسنل به گونه ای انعطاف پذیرتر، همه و همه باعث کاستن از هزینه ها می شوند.

 

▪ منابع انسانی:

 

کارکنانی که از کارهای روزمره نجات داده می شوند، انگیزه بیشتری برای کار کردن دارند. اتوماتیک سازی از حجم کارهای روزمره می کاهد و فضاهای تازه ای را برای وظایف جدید خلق می کند و به این ترتیب کارکنان می توانند مسؤولیت های بیشتری قبول کنند. این امر باعث می شود تا کارکنان هر چه بیشتر با قابلیت های خود آشنا شوند و ارتباط نزدیک تری با محصول نهایی داشته باشند (گسترش مشاغل).