مقاله پرداختن موفق به ریسک های پروژه

[Cinderella 9,897]

وجود ریسکها (چه مثبت و چه منفی) امری قطعیست؛ اگرچه خود ریسکها به لحاظ احتمال وقوع یا آثارشان ناشناخته یا متفاوت باشند. مدیریت پروژه، بقولی در واقع مدیریت عدم اطمینانهای پروژه است و چالش روبرو شدن با این عدم اطمینانها یا همان ریسکهای پروژه است که مدیران را مجبور به اتخاذ راه و روشها و برنامه ریزیهای گوناگون برای طی مسیر پروژه می‌کند.

آنچه در ادامه آمده است بخشهایی از کتاب مهندسی ریسک (صفحات ۲۴۴ تا ۲۴۷) است که باتوجه به مطالعات اخیر و علاقمندیهای شخصیم، مناسب دیدم در چند بخش با خوانندگان به اشتراک بگذارم. محققان برای اعمال مدیریت موفق ریسک پیشنهادهای زیر را بیان می‌دارند :

[h=4]۱- مدیریت ریسک را در برنامه ریزی پروژه بگنجانید.[/h] براساس تجربه محققان، اگر سعی در شناخت ریسکها بدون داشتن دست کم یک برنامه ابتدایی و زمانبندی داشته باشید، درواقع ریسک های کلی و خیالی را فرموله می کنید زیرا که هنوز پروژه به حد کافی درک نشده است.

[h=4]۲- مدیریت ریسک را درون تمام فازهای پروژه بنا کنید.[/h] معنای ساده بنا کردن مدیریت ریسک در پروژه این است که اطمینان حاصل کنید که شناسایی، تجزیه و تحلیل، اولویت بندی و برنامه‌ریزی مدیریت ریسک در فاز نخستین پروژه قرار دارد. سپس پایش ریسک را به عنوان فعالیتی مستمر در پروژه انجام دهید.

[h=4]۳- به کادر خود آموزش دهید.[/h] بدون آموزش، افراد در مورد اینکه چه چیز واقعا ریسک است تا ابد درهم خواهند پیچید. آنها هیچ درکی ار مفهوم احتمال ریسک با خسارت کلی نخواهند داشت و در ایجاد برنامه های تجزیه ریسک با شکست مواجه خواهند شد.

دامنه این آموزش به مدیریت نیز کشیده می‌شود. اگر مدیریت در مورد مفاهیم بنیادی و واژگان مدیریت ریسک آموزش مناسب ندیده باشد، اعضای تیم از بازنگریهای آشفته مدیریت رنج می برند و این در حالیست که مدیران علاقمندند به بحث در مورد فرآیند بپردازند و واژگانی که به کار می‌برند را مجددا تعریف کنند. البته عموما مدت زمان آموزش مدیریت می تواند به طور قابل توجهی کوتاهتر از مدت زمانی باشد که به آموزش تیم اختصاص داده می شود.

[h=4]۴- مشکلات بالقوه را جدی بگیرید.[/h] بسیاری از مدیران در پرداخت پول یا تخصیص منابع برای مشکلاتی که امکان عدم وقوع آنها وجود دارد به مخالفت و اعتراض می پردازند. این نکته بسیار مهمی است، زیرا تا زمانیکه مشکلات بالقوه را جدی نگیرید، دیگر مدیریت پیشگیرانه ریسک را نخواهید داشت. دو دلیل برای پرداختن به این پدیده وجود دارد. اول، بدانید که برخی از مشکلات بالقوه دیروز مشکلات واقعی اکنون هستند و آن قسمت از مدیریت که اکنون صرف مشکلات واقعی امروز می باشد به علت این است که دیروز از بروز آن مشکلات جلوگیری نشده است. دوم، برای آشکار ساختن ارزش اقدام پیشگیرانه، مشکلات بالقوه (آن دسته از مشکلات گذشته که هزینه بر بوده و قبل از وقوعشان بررسی شده بودند) را تجزیه و تحلیل کنید. به احتمال زیاد، بررسیهایتان نشان خواهد داد که در نظر گرفتن پیشگیرانه مشکلات به میزان قابل ملاحظه ای ارزانتر از پرداختن واکنشگرا به آنهاست.

 

منبع: pmnotes.net

[Cinderella 9,897]

بخش دوم

[h=4]۵- پیام رسان را عفو کنید.[/h] به دلایل متفاوت، برخی از سازمانها فرهنگی را بوجود آورده‌اند که از دادن اخبار بد پرهیز می‌کنند، که متاسفانه این اخبار بد همان ریسکهاست. آشکارترین نمونه این پدیده، عکس العمل سنتی «پیام رسان را بکشید» می باشد.

با مدیریت مناسب، می توان اخبار بد را به اخبار خوب تبدیل کرد. شما می‌توانید نه تنها با آشکار کردن ریسک ها بلکه با برنامه ای که اقدامات شما را در مورد هر ریسک نشان می دهد به این موفقیت نائل شوید.

[h=4]۶- شروع اولیه[/h] سریع ترین و موثرترین راه برای شروع، انتخاب یک پروژه و بکار بردن آن به عنوان یک نمونه می‌باشد. فعالیتهایی که مسوولیت آنها را دارید دنبال کنید و کارهایی که می توانند حذف شوند یا برای پروژه زائد هستند را از پروژه حذف کنید. سپس این برنامه را توسعه دهید تا بوسیله مستندکردن فرآیند و آموزش شرکت کنندگان در سایر پروژه ها، فرآیند را به صورت عادت و سنت در سازمان درآورید. بسیاری از پروژه های نمونه را دیده ایم که به طور شگفت انگیزی موفق بوده اند. یک استراتژی نمونه، بهترین راه برای شروع سریع و با ریسک پایین است.

[h=4]۷- از مدیریت ریسک، بیش از حد انتظار نداشته باشید.[/h] مدیریت ریسک پروژه می تواند بهبود قابل توجهی در قابلیت پیشگویی پروژه ایجاد کند. اما این مسئله درمان تمام مشکلات نیست. در ابتدا حجم بسیار زیادی از تلاشها و اقدامات را برای اجرای مدیریت ریسک پروژه صرف خواهید کرد و سپس هر پروژه تلاش و اقدامهای بیشتری را به خود اختصاص خواهد داد.

در دنیای واقعیت، مدیریت ریسک پروژه دارای شرایطی ایده آل (جایی که در آن هیچ پیشآمد غیر منتظره ای وجود ندارد) نمی باشد. مدیریت ریسک، زمانی در بهترین شرایط عملکردیست که در آن شرایط پیشامدهای غیرمترقبه کاهش داده شده‌اند. شما نمی توانید تمامی ریسکهایی که در موردشان آگاهی دارید (known Unknown) را حذف کرده و از بین ببرید. ضمن اینکه گروهی از ریسک ها وجود دارند که کاملا غیر قابل شناختند (Unknown Unknown). مدیریت ریسک یک بازی پیوسته جهت بهبود پیامدهای ناگوار است.

[h=4]۸- آموخته های هر پروژه را استخراج کنید.[/h] معمولا این آموخته ها را می توانید با مرور مجدد پروژه بدست آورید. شما در جستجوی سه نوع وضعیت هستید :

 

1. مواردی که به منظور بهتر کارکردن فرآیند می توانستند به فرآیند مدیریت ریسک اضافه شوند یا از آن حذف شوند.
   
2. تغییراتی که می توانستید در اجزای فرآیند مدیریت ریسک خود اعمال نمایید تا به آن اثربخشی بیشتری ببخشید.
   
3. تغییراتی که می‌توانستید در چگونگی توسعه محصولات جدید به وجود آورید، بنحویکه از ریسکهای مشخصی که در انجام پروژه تجربه کرده اید پرهیز و اجتناب می شد.
   

باید بدانید که برنامه مدیریت ریسک یک برنامه در حال تکامل است. برای تضمبن موفقیت باید نتایج کارهای در حال انجام را دنبال کنید و آنچه را هنوز کاملا درست و کامل نشده را بشناسید و تنظیمات لازم را ایجاد کنید.

(پایان بخش دوم)

منبع :

مهندسی ریسک برای مدیران پروژه؛ مدلها و ابزارها؛ تالیف معید حق نویس و همایون ساجدی، انتشارات رسا، مهر ۱۳۹۰، شابک.۹۶۴-۳۱۷-۶۶۲-۲