Cinderella 9897 اشتراک گذاری ارسال شده در 26 شهریور، ۱۳۹۰ مهندسي مجدد منابع انساني از طريق فناوري اطلاعات مهندسي مجدد منابع انساني از طريق فناوري اطلاعات چكيده يكي از ويژگيهاي محيط امروزي افزايش سطوح رقابت است .موسساتي كه خواهان افزايش سهم بازار خود و كسب سود و منافع هستند بايد خود را با تغييرات محيط موجود وفق دهند . از اين رو تغييرات بسياري در روشهاي كسب و كار در حال شكل گيري است . يكي از آنها فرايند مهندسي مجدد كسب و كار است كه به عنوان بازانديشي اساسي و طراحي دوباره و بنيادي فرايندهاي كسب و كار به منظور بهبود چشمگير معيارهاي عملكرد امروزي تعريف شده است . يكي از زمينه سازان بالقوه فرايند مهندسي مجدد كسب و كار فناوري اطلاعات است . اگر چه فناوري اطلاعات امكان دستيابي به پيشرفتهايي را در زمينه فرايند مهندسي مجدد فراهم مي سازد اما به تنهايي كافي نيست . اين مقاله با نگرشي جامع به فرايند مهندسي مجدد منابع انساني و مفهوم فناوري اطلاعات، كاربرد فناوري اطلاعات در مهندسي مجدد دپارتمان منابع انساني و مزايا و معايب آن را شرح خواهد داد. مقدمه در حال حاضر ما در عصري به سر مي بريم كه تغييرات آن به مراتب بنيادي‌تر از تغيير و تحولات انقلاب صنعتي است و از همين رو سازمانها براي حفظ بقا و حضور خود در عرصه رقابت ناگزير به دگرگوني و استفاده از تازه‌ترين دستاوردهاي فناوري براي دستيابي به بالاترين سطح بهبود تواناييهاي خود و كاركنان خود هستند. مهندسي مجدد سازمانها را مي توان از جهات مختلف محصول تكامل طبيعي و عملي استراتژي هاي كاربردي برخي از رويكردهاي مديريتي اخير دانست كه تاثير عمده اي بر نحوه نگرش مديريت و دگرگوني سازمانها داشته است . اين رويكردهاي جديد شامل «مديريت كيفيت جامع (TQM)» ، «تمركز بر روي مشتريان» و جديدترين آنها «مهندسي مجدد فرايندها (BPR)» هستند. مهندسي مجدد سازمانها يك رويكرد كل نگر است كه طي فرايندي، استراتژي رقابت سازمان را با پردازشهاي دروني و كاركنان آن مرتبط مي كند. اين ارتباط از طريق به كارگيري جديدترين ابزارهاي ارتباطي برقرار مي شود. در هر سازماني اين باور وجود دارد كه تحقق اهداف عالي سازمان در گرو برخورداري از منابع انساني كارآمد و بهره‌ور است. تمام سازمانها براي سازگاري با تغييرات محيطي لازم است به طور مداوم نسبت به توسعه و بهسازي نيروي انساني ، تجهيزات، فناوري، قوانين و مقررات و فرهنگ سازمان اقدام كنند. مفهوم مهندسي مجدد «همر» و «چمپي» مهندسي مجدد فرايند كسب و كار را اينگونه تعريف مي كنند : «بازانديشي بنيادين ، طراحي نو و ريشه اي فرايندها براي دستيابي به پيشرفتي شگفت انگيز در عملكرد براساس معيارهايي نظير هزينه ، كيفيت ، خدمات و سرعت.» واژگان كليدي در اين تعريف عبارتند از : ۱ - بنيادين : شيوه اصلي كار شركت چيست؟ ۲- ريشه اي: تمامي روندهاي كاري و ساختار هاي موجود بايد فراموش شوند و شيوه‌هاي جديد كار كردن كشف شوند. تغييرات سطحي مفيد نيستند و تغيير بايد در ريشه عملي شود. ۳- شگفت انگيز: بايد به تغييرات چشمگير و خارق‌العاده دست يافت نه بهبودهاي جزئي و اندك . ۴- فرآيندها: طراحي مجدد بايد بر فرايندها متمركز باشد نه بر وظايف ، شغلهاي افراد يا ساختارها . [۳] در نتيجه يك سازمان بايد با پشت سر نهادن روندهاي كاري قديمي كار را از نو شروع كند. مهندسي مجدد در كانون خود بر فرايندها متمركز است . «داونپرت» و «شورت» فرايند را مجموعه اي از وظايف تعريف مي‌كنند كه به طور منطقي با يكديگر در ارتباط هستند و براي دستيابي به يك نتيجه كاري تعريف شده اجرا مي شوند. فرايندها ، سلسله فعاليتهايي هستند كه مشتركا نتيجه ارزشمندي را براي مشتري به بار مي آورند. [۴] با توجه به اين تعاريف ، مهندسي مجدد تحولات تدريجي را نمي پذيرد و با در نظر گرفتن دگرگونيهاي پر شتاب فناوري، بازار و اقتصاد، دگرگونيهاي بنيادين و شديد را مد نظر قرار مي دهد . اين دانش تمام روشهاي سازماندهي، مديريت تحول و ابزارهاي مهندسي صنايع را مورد استفاده قرار مي دهد تا بر ويرانه سازماندهي بوروكراتيك (ديوان سالاري ) ، سازمانهاي نوين فرايندگرا و انعطاف‌پذير را بسازد. [۷[ مهندسي مجدد در منابع انساني درصورتي كه در سازمان شما فعاليتهاي روزانه به طور كارا و مؤثر انجام نمي شود، دپارتمان منابع انساني اولين جايي است كه بايد مهندسي مجدد در آن شروع شود. اين روشي است كه مديران شــــركتهايي چون AT&T و هيولت – پاكارد به كـــــار گرفته اند. در حالي كه بسياري از متخصصان منابع انساني به طور مؤثر در حال بهره برداري از فناوري اطلاعات به منظور مهندسي مجدد فرايندهاي منابع انساني هستند ، بسياري ديگر هنوز تصوير مبهمي از مهندسي مجدد دارند. اينكه مهندسي مجدد چيست ؟ چه كــاري مي تواند انجام دهد؟ و چه مشكلاتي ممكن است در حين اجرا رخ دهد؟ . [۱] مهندسي مجدد معمولا براي توسعه ، توليد ، لجستيك ،توزيع يا در بعضي مواقع جهت حمايت كردن از مشتريان و فروشندگان هدف گذاري مي‌شود اما به ندرت براي اجراي آن در قسمتهاي مالي و منابع انساني تلاش مي‌شود. به هر حال، منابع انساني مجموعه اي از سيستم ها و فرايندهايي است كه قادر است بزرگترين سرمايه شما را بالفعل كند. [۲] نياز به كاهش هزينه ، ارائه خدمات با كيفيت‌تر و تغيير فرهنگي سه عامل اصلي جهت آغاز فعاليتهاي مهندسي مجدد منابع انساني هستند. محيطهاي كسب و كار رقابتي در حال افزايش ، بسياري از كارشناسان منابع انساني را به سختي تحت فشار قرار مي دهند تا هزينه هاي اجرايي منابع انساني را كاهش دهند، خدمات با كيفيت تري تحويل دهند و فرهنگ سازماني رقابتي تر و مؤثرتري ايجاد كنند. به منظور افزايش سرعت و صحت تصميمات مرتبط با افراد و فراهم آوردن خدمات منابع انساني به موقع و با كيفيت ، فرايندها و سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني بسياري از شركتها احتياج به يك بازنگري اساسي دارد. در حقيقت فرايند مهندسي مجدد وظايف منابع انساني را همراستا ، اتوماتيك و يكپارچه مي‌كند ، در نتيجه يك مزيت رقابتي قدرتمند براي سازمان فراهم مي‌آورد. [۱] گامهاي مهندسي مجدد معمولا فرايند مهندسي مجدد از طراحي تا اجرا شامل چهار فاز است: مرحله ۱- نياز سنجي: اغلب ، فعاليتهاي مهندسي مجدد زماني شروع مي‌شود كه شركتها از وضعيت موجود ناراضي هستند يا از طرف فرايندها و سيستم هاي موجود جهت پاسخ به فرصتهاي تجاري جديد يا به دست آوردن اهداف خاص تحت فشار هستند ، در حقيقت مهندسي مجدد به عنوان ابزاري براي به دست آوردن اهداف كسب و كار جديد يا نشان دادن مشكلات كسب و كار استفاده مي شود. در اين مرحله شركتها بايد قبل از صرف زمان و منابع جهت شروع فعاليت به دو پرسش اساسي پاسخ دهند: ۱- چرا مهندسي مجدد لازم است؟ -۲ چگونه مهندسي مجدد براي به دست آوردن اهداف كسب و كار با استراتژي كلي سازمان منطبق مي‌شود؟ مرحله ۲- حمايت و پشتيباني از سوي مقامات بالاي سازمان: بدون حمايت فعال و مستمر مديريت ارشد ، يك فعاليت بنياني مثل مهندسي مجدد دير يا زود شكست خواهد خورد .در مهندسي مجدد منابع انساني مجريان رده بالاي منابع انساني نياز به حمايت قوي از طرف مديران ارشد سازمان دارند. بعد از كسب حمايت از طرف مديريت ارشد سازمان معمولا در اين مرحله تصميمات لازم با توجه به ماموريت فعاليت مهندسي مجدد ، حوزه كاري اين فعاليت و منابع مورد نياز جهت كار اتخاذ مي‌گردد. مرحله ۳- تشكيل تيم راهبري: تيم راهبري متشكل از مديران ارشد منابع انساني، مديران MIS ، مديران مياني و مشاوران خارجي معمولا در اين مرحله تشكيل مي‌شود. وظايف تيم راهبري ۱)درك ارتباطات كليدي مشتريان / كاربران در فرايندها؛ ۲)ترسيم كردن فرايندهاي جاري و محدوديتهاي سيستم؛ ۳)هدف گذاري هزينه اي/ خدماتي جديد براي فرآيندها؛ ۴)شناسايي فرايندهايي كه بايد مهندسي مجدد شوند و ايجاد يك طرح اجرايي فاز بندي شده. در اين مرحله تيم راهبري مي‌تواند مسير كلي مهندسي مجدد را تعيين كرده و مشاوران و فروشندگان درخواستهاي سخت افزاري و نرم افزاري را انتخاب كند. مرحله ۴- تشكيل تيم هاي اجرايي: تيم هاي اجرايي براي خلق راه حل جهت هريك از فرايند هاي هدف گيري شده تشكيل مي‌شوند. در اين مرحله افراد تيم ، فرايند موجود را شناسايي كرده و راه حلهاي چندگانه براي فرايند ايجاد مي‌كنند، براي هر راه حل تحليل سود- هزينه انجام مي‌دهند و در نهايت ساختار ،نيروي انساني و نيازهاي سيستمي فرايند انتخاب شده را تعيين مي‌كنند. طرحهاي عملي براي تست آزمايشي ، نصب تجهيزات ، تغيير ،آموزش و استخدام نيز در اين مرحله فرمول بندي و اجرا مي‌شود. در نهايت فعاليتها و فرايند هاي اصلي بايد پياده سازي و اجرا شوند تا پيشرفت و اثر تجاري فعاليتهاي مهندسي مجدد نمايان شود. [[۱ به عنوان مثال تيم اجرايي مهندسي مجدد منابع انساني را مي توان به صورت ۶ تيم سازماندهي كرد كه عبارتند از : ۱- تيم ارتـــباطي كاركنان كه مديريت برنامه هاي ارتباطات را بر عهده دارند و مراقب هستند تا خطوط ارتباطي هميشه باز و آزاد باشد؛ ۲- تيم آموزش و كارآموزي كه توجه اصلي خود را حول برنامه‌هاي آموزش رهبري و آموزشهاي تكنيكي متمركز مي‌كند؛ -۳ تيم هاي متفاوت برنامه‌ريزي كه مسئول برنامه ريـــزي سمينارها ،ارائه خدمات مشاوره اي به همه كاركنان براي رسيدن به هوشياري ،درك و پذيرش همه گونه تنوع و تفاوت هستند؛ -۴ تيم برنامه ريزي و تعيين استراتژي پژوهشهاي نيروي انساني كه تضمين كننده همسويي و پشتيباني كامل سيستم‌هاي پژوهشي از استراتژي هاي شركت به شمار مي آيد؛ -۵ تيم برنامه ريزي نيروي كار كه مسئوليت ايجاد رابطه اي موثر و مفيد با اتحاديه هاي كارگري و همچنين آماده كردن كاركنان براي دگرگونيهاي آينده نظير تيم هاي خودگردان و فناوريهاي جديد را به عهده دارد؛ -۶ تيم ارائه خدمات به كاركنان كه مسئوليت اداره امور حقوق و مزاياي كاركنان ، طرحهاي تشويق و بهره و‌ري ، مطالعات و بررسيهاي مرتبط با كاركنان و تامين خدمات تخصصي و مشاوره اي مرتبط با موضوعهاي نيروي انساني را بر عهده دارد. شش عامل كليدي در موفقيت فعاليتهاي مهندسي مجدد منابع انساني -۱ همراهي و حمايت مديريت ارشد سازمان: پشتيباني مدير اجرايي ارشد سازمان نقش اساسي در موفقيت مهندسي مجدد دارد. بر اين اساس لازم است جلسات پي در پي و منظمي با حضور مديريت ارشد در طول اين فعاليت برگزار شود. ۲ - چشم انداز و مدل واضح و روشن براي تغييرات در منابع انساني: ارتباط روشن بين مدل كسب و كار و طراحي مجدد منابع انساني و وضوح استراتژي هاي تجاري، ارزشها و موقعيت رقابتي سازمان نقش بسزايي در پيشرفت فرايند مهندسي مجدد منابع انساني دارد؛ ۳- ارتباطات شفاف ، صادق و پياپي: براي اينكه افراد مرتبط با فعاليت مهندسي مجدد با ماهيت كار آشنا شده و آن را به خوبي درك كنند لازم است تا در موقعيتهاي مختلف و به صورت حضوري و رو در رو در مورد آن بشنوند و اطلاعات كسب كنند؛ ۴- توانمند سازي كارمندان و مديران: بايد به مديران و كارمندان اختيارات لازم داده شود تا مسئوليت نتايج كارهايشان و هدفهاي مورد نظر را قبول كنند؛ ۵- تغيير در سيستم هاي حمايتي (پاداشها ، ارزيابي ، طراحي مجدد شغل و ...): -۶ اختيار و قدرت دادن به تيم هاي مهندسي مجدد و پاسخگو نگاه داشتن آنها جهت هدفهاي روشن و قابل اندازه گيري. [۱] مفهوم فناوري اطلاعات: با توجه به حضور در عصر اطلاعات ، آنچه توجه همه شركتها و سازمانها را به خود جلب كرده است سرمايه‌گذاري در فناوري اطلاعات و بهره‌وري حاصل از آن است. براساس تعريف، فناوري اطلاعات (IT) عبارت است از مجموعه ابزارها، تجهيزات ، دانش ، روش و مهارت استفاده از آنها در توليد ،انتقال و جابه جايي ، پردازش و مصرف اطلاعات . [۶[ دامنه علوم مرتبط با اين فناوري بسيار گسترده و وسيع بوده و مباحثي نظير علوم رايانه و مهندسي نرم افزار ، مخابرات ، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ، سيستم هاي پشتيباني تصميم (DSS) ،هوش مصنوعي(AI)، مديريت اطلاعات ،مهندسي دانش ،فناوري چند رسانه اي ، روباتيك و پايگاههاي اطلاعاتي اينترنتي را شامل مي‌شود. اين فناوري نوظهور بسياري از عرصه‌ها را تحت تاثير خود قرارداده است كه از جمله آنها مي‌توان به توليد و صنعت و فعاليتهاي خدماتي- پشتيباني اشاره كرد. نقش فناوري اطلاعات در فرآيند مهندسي مجدد فناوري اطلاعات در مهندسي مجدد نقش عمده اي ايفا مي‌كند ، فناوري به تنهايي و به صورت انتزاعي نمي تواند موجب تغيير و تحول باشد. اما با وجود اين ،فناوري مي‌تواند تاثير بسيار قوي و گسترده اي از خود به جا بگذارد ، خصوصا وقتي كه به نحو صحيح و مطلوبي با يك برنامه مهندسي مجدد ريشه‌اي كه قصد تبديل سازمان سنتي مبتني بر فعاليت به سازمان مبتني بر تيم متمركز ،حول نيازهاي مشتريان و تغيير نظام فعاليتي به نظام راهبري فرايند را دارد ،عجين شده باشد. فناوري اطلاعات به ايجاد تغييرات در سازمانها كه آن هم عمدتا تغييراتي در ماهيت كار ،ادغام وظايف سازماني و تبديل نيروهاي رقابتي است كمك مي‌كند. فناوري اطلاعات مي تواند در ايجاد تغييرات به مهندسي مجدد ياري برساند و از اين رو مي‌توان آن را در حكم تسهيل كننده مهندسي مجدد تلقي كرد. لذا طراحي مجدد فرايندها اغلب به وسيله كمك گرفتن از فناوري اطلاعات صورت مي‌گيرد. در اغلب حالات، فناوري اطلاعات مهمترين عامل توانايي بخش مهندسي مجدد است. آنچه كه امروز دانستن آن درباره نقش فناوري اطلاعات اهميت دارد اين است كه فناوري اطلاعات تنها چگونگي انجام كارها را دگرگون نمي‌كند بلكه تعريف اقتصاد ، تجارت و رقابت را هم تغيير داده است. [۷[ همواره پروژه مهندسي مجدد به نيازهاي اطلاعاتي جديد نيازمند است و شايد لازم باشد كه به منظور رفع اين نيازمنديها فناوري جديد به كار گرفته شود. امروزه اجراي فرايند مهندسي مجدد منابع انساني با استفاده از فناوري اطلاعات در بخشهاي مختلفي همچون حقوق و دستمزد ، گزينش و استخدام ، آموزش ، ارزيابي عملكرد ، پاداش دهي و پياده سازي فرهنگ سازماني نقش عمده اي را در راستاي دستيابي اهداف ايفا مي‌كند. از آنجا كه واژه فناوري اطلاعات بسيار گسترده است و جنبه هاي بسياري را شامل مي شود، مي توان به كاربرد آن در فعاليتهاي منابع انساني از جنبه هاي مختلف اشاره كرد: ۱- تجهيزات و سيستم‌ها، ۲ – نرم افزارهاي كاربردي، ۳ – اينترنت، ۴ – اينترانت، ۵ – واقعيت مجازي، ۶ – آموزش از راه دور. نتيجه گيري با وجود تحولات گيج كننده فناوري نوين ، تا زماني كه دپارتمان منابع انساني هنوز به حفظ روشهاي سنتي خود ادامه مي‌دهد ، به سختي مي توان انتظار تغيير و تحولي بنيادين در آن را داشت. اگر دپارتمان منابع انساني هنوز به ساختار فعاليتي و سلسله مراتب سنتي خود چسبيده باشد، مطالب ارائه شده در اين مقاله ، پيرامون فناوري اطلاعات ،قادر به ايجاد هيچگونه تغيير و تحولي در اين قبيل دپارتمانها نخواهد بود. اصول پيشنهادي «آدام اسميت» و «فردريك تيلور» در زمينه سازماندهي بر مبناي فعاليت و سلسله مراتب، در زمان خود اصول كاملا صحيحي به نظر مي رسيدند، زيرا منطبق با سطح فناوري عصر خود طراحي شده بودند و از عمر آنها چندين دهه و حتي در مواردي يك قرن مي گذرد. تا زماني كه دپارتمان منابع انساني روشهاي سنتي خود را كنار نگذارد و به مهندسي مجدد بنيادين خود نپردازد ، فناوري جديد تنها در حد روياها و صرفا روي كاغذ وجود خواهد داشت. همچنان كه فناوري به سوي آينده گام بر مي‌دارد و رقبا به تطبيق سازمان خود با فناوري جديد مي‌پردازند ، سازمانهايي كه نمي خواهند دست به تغييرات بنيادين بزنند راهي جز ترك عرصه رقابت نخواهند داشت و در اين وادي نقش دپارتمان منابع انساني از اهميت دو چندان برخوردار است. منابع [۱]: Yeung ,Arthur , Reengineering through information technology, Human resources planning , June 1995. برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید. ورود یا ثبت نام [2] : [3]: Hammer, M :Champy , J, Redesign of the Business , Barcelona , Spain :Parramon , 1994. [4]: Davenport ,T. H. Short , J.E ,"The New Iindustrial Engineering :Information Ttechnology and Business processRedesign", Sloan Management Rreview , Summer 1990. [5]:The California strategic Human Rresources partnership, "Hewlett-Packard: Appling world – class information Technology to people Management." Quarterly profile , Spring1994. [6]:http://www. Interact…/E14958D9367B61488525682..23ff51? Open document. [7]: محمد رضا نوده فراهاني ، مصطفي پرخوان رازليقي ، نقش فن آوري اطلاعات در فرآيند مهندسي مجدد كسب و كار ، ماهنامه تدبير، شماره ۱۳۳، خرداد ۱۳۸۲٫ - آزاده شاهي بيك: ليسانس مهندسي صنايع – كارشناس -- ليلا هاشمي: ليسانس مهندسي صنايع - كارشناس 1 لینک به دیدگاه
ارسال های توصیه شده