10 علت عمده در شكست يك پروژه

[Fakur 9754]

دلايل گوناگوني براي شكست يك پروژه وجود دارد، ولي مدير پروژه نبايد از اين بابت نگران شود چرا كه بيشتر اين دلايل مي توانند تحت كنترل وي باشند و از بابت جاي اميدواري است. در اين مقاله 10 دليل عمده شكست يك پروژه و آنچه كه بايد در اين رابطه انجام داد تشريح شده است.

1- منابع ناكافي (Insufficient resource)

مدير پروژه گاهي در شروع پروژه منابع و بودجه ناكافي به پروژه اختصاص مي دهد. مدير پروژه بايد ميزان منابع و بودجه كافي كه نياز دارد و آنها را در اختيار ندارد به سرمايه گذار (حامي) پروژه بدون فوت وقت اطلاع دهد.

2- مهلت هاي غير ممكن (Impossible deadlines)

در برخي از موارد مهلت هاي پروژه دستيافتني نيستند. در چنين مواردي مدير پروژه بايد اين موضوع را با حامي پروژه مطرح كرده و وي را توجيه نمايد تا بتواند زمانبندي اين مهلت ها را منطقي نمايد.

3- ارتباطات ضعيف (Poor communication)

مدير پروژه در تشريح وضعيت پروژه به اعضاي پروژه و حامي پروژه ناموفق است و همه فكر مي كنند كه پروژه به خوبي در حال پيشرفت است تا اينكه نتايج مورد انتظار در مهلت هاي از پيش تعيين شده بدست نمي آيد. مدير پروژه بايد بي درنگ و از همان ابتداي پروژه تمامي لغزش ها را گزارش دهد و آن ها را پنهان نسازد. در اين صورت به ذينفعان پروژه اين فرصت را داده مي شود تا براي بازگشت به وضعيت مناسب به مدير پروژه كمك كنند.

4- عدم تمركز (Lack of focus)

هنگامي كه گروه پروژه نمي دانند چه انتظاري از آنها وجود دارد، تمركز خود را روي پروژه از دست مي دهند. از آنها خواسته مي شود تا وظيفه اي را انجام دهند ولي به آنها گفته نمي شود چه چيزي و در چه زماني مورد نياز است. هر يك از اعضاي پروژه بايد هدف مشخصي براي برآورده شدن داشته باشند. آنها بايد مهلت براي كارهايشان داشته باشند و مدير پروژه بايد ميزان پيشرفت كارهاي محوله به آنها را در هر مرحله از پروژه پايش و اندازه گيري نمايد.

5- دلگرمي ضيعف (Low morale)

حين پيشرفت پروژه اگر دلگرمي به گروه پروژه داده نشود آنها انگيزه اي نخواهند داشت. وقتي مدير پروژه از گروه پروژه رعايت چارچوب هاي زماني را انتظار دارد بايد انگيزه كافي براي پيشرفت پروژه را نيز ايجاد نمايد. همچنين مدير پروژه بايد به خودش نيز انگيزه قوي بدهد. تنها با سلامت بخشيدن، آرامش خاطر دادن و ايجاد انگيزه واقعي مدير پروژه مي تواند اين دلگرمي را به ديگران در گروه پروژه اعطا نمايد.

6- پشتيباني ناكافي (Insufficient support)

مدير پروژه معمولا از حمايت ناكافي حامي پروژه برخوردار است. هيچ كس نيست تا براي حل مسايل پروژه يا تامين منابع بيشتر در مواقع ضروري كمك كند. در موارد اين چنيني مدير پروژه بايد موضوع را با حامي پروژه در ميان گذشته و با او به طور شفاف و رك گفتگو كند و آنچه را كه مورد نياز است به او يادآوري نمايد.

7- خزش محدوده پروژه (Scope creep)

گستره كاري پروژه معمولا تغيير مي كند، به طوري كه مدير پروژه قادر نخواهد بود با انتظارات ثابتي روبرو باشد. گستره كاري پروژه بايد به طور شفاف تعريف شود و سپس طي فرآيندي مشخص تغييرات درخواست شده به طور رسمي تاييد شوند.

8- چارچوب زماني طولاني (Lengthy timeframes)

دامنه زماني پروژه ممكن است به سادگي طولاني شود. هر گاه نيازمندي هاي مشتري زمان بندي پروژه را تغيير دهد، مدير پروژه بايد پروژه را به پروژه هاي كوچك و قابل تحويل تفكيك نمايد.

9- نبود ابزار مناسب (Lack of tools)

فقدان ابزاهاي مناسب براي انجام وظايف پروژه مي تواند باعث بروز مسايل گوناگوني شود. استفاده از ابزارهاي كيفيت خوب مانند الگوها، فرآيندها و يك روش شناسي براي پروژه، پروژه را با موفقيت همراه خواهد ساخت.

10- عدم مشاركت مشتري (Customer involvement)

به مشاركت نگرفتن مشتري باعث بروز خطاهاي مهلكي در پروژه مي شود. مدير پروژه بايد مشاركت مشتري را حين اجراي پروژه به منظور حصول اطمينان از اينكه نيازمندي ها وي تامين مي گردد، جلب نمايد. اين نكته مهم را بايد به ياد داشت چنانچه مشتري راضي باشد پروژه موفقيت آميز تلقي مي گردد.