خلاصه کتاب سرمایه گذاری روی کارکنان

[Mohammad Aref 120450]

کتاب سرمایه گذاری روی کارکنان

نوشته : مایک پیرت Mike Peart

ترجمه و تدوین گروه کارشناسان ایران ، چاپ اول : 1381 ، چاپ توحید ، ناشر : انتشارات کیفیت و مدیریت ، مرکز پخش : مؤسسه کوهسار

 

در دورانی که بهسازی مدام تنها گزینه ای است که در برابر سازمان هایی وجود دارد که می خواهند در دنیای تغییرات سریع باقی بمانند. سرمایه گذاری روی کارکنان تنها استاندارد و گزینه ای است در جهان که می تواند سازمانها را در تحقق این امر یاری بدهد . مزیت رقابتی از کارکنانی سرچشمه می گیرد که از توان رقابتی برخوردارند . بعبارتی سازمانها در صورتی می توانند در محیط رقابتی کار کنند . رقابت کنند و موفق شوند که کارکنانشان از مهارتها و نگرش های مناسب برخوردار باشند . کارکنان وقتی بدانند سازمان از آنها چی می خواهد هدف خود را می شناسند و می توانند برای رسیدن به هدف تلاش کنند . این کارکنان نگاه مثبتی به کار خود دارند و احتمال بیشتری دارد که در موفقیت سازمان نقش کامل خود را ایفا کنند . بنابراین می توانیم بگوییم شناخت کارکنان از نقش خود ، چگونگی ایجاد انگیزه در آنها و نحوه اجرای کار بصورت هماهنگ و منسجم تعیین کننده شکست یا موفقیت هر سازمانی است . این استاندارد روش هایی را ارائه می دهد که سازمان بتواند از این طریق منطقی و شایسته مدیریت کارکنان ، صرفنظر از حجم یا نوع کار مقام خودش را در خوامقدم رقابت حفظ کند . بنابراین اگر 1- بهسازی مداوم و 2- پیشرفت دایم ( کایزن ) در دستور کار قرار داشته باشد ، استاندارد وسیله مؤثری است که تحقق آنرا میسر می کند . ( بهسازی مداوم )

 

مراحل لازم برای موفقیت در اجرای استاندارد سرمایه گذاری روی کارکنان

1ـ شناخت استاندارد

2- همگامی با استاندارد

3- شناسایی کمبودها

4- برنامه ریزی برای رفع کمبودها

5- اقدام در جهت رفع کمبودها

6- اندازه گیری نتایج

7- عملکرد بهتر با استفاده از نتایج

8- مداومت

 

مراحلی که برای اجرای موفقیت آمیز استاندارد باید طی شود :

کارکنان بزرگترین سرمایه ها هستند . سازمانها این عبارت و عبارتهای مشابه به آنرا در سخنرانیها ، گزارش های سالانه . تبلیغات و آگهی هایشان مرتبا استفاده می کنند . گفتن این شعار بسیار آسان است اما گاهی اوقات این اظهارات با واقعیت مطابقت ندارد. سرمایه با ارزش تلقی می شود و وقتی گفته می شد کارکنان سرمایه ما هستند باید به گونه ای با آنها رفتار شود که از نظر منش ، مهارت و نگرش رشد کنند . اعتماد به نفس و انگیزه هایشان افزایش پیدا کند . احساس مشارکت و تعلق نسبت به سازمان داشته باشند و بدانند در سازمان جایگاهی دارند . سرمایه گذاری روی کارکنان از نظر سازمان یعنی چه ؟ کارکنان را بصورتی پرورش بدهیم که سازمان را به اهداف خودش برساند و تمامی این روش ها و اقدامات باید همه روزه انجام شود که بصورت جزئی از فرهنگ سازمان دربیاد.

 

چرا چنین استانداردی مورد نیاز است ؟

کارکنان معمولا تمایل به مقایسه با همتایان و رقبا دارند . اما مشکل اینجاست که سازمانها غالبا برای حفظ ظاهر ، مطالبی را تنظیم می کنند تا نشان دهند که هیچ اشتباهی نمی کنند و یا حتی تصور کنیم سازمان مزبور در سطحی کار می کند که هرگز نمی توانیم به آن برسیم . برای برخورد با این موضوع استانداردها الگوهای مشخصی را تعیین می کنند و بر اساس روش های شایسته و پذیرفته شده ( منطقی ) حداقلی را برای قابلیت ها ، فعالیت ها یا کیفیت در نظر می گیرد . در بین سازمانها استانداردی که برای آموزشی و پرورش در نظر گرفته شده مواردی را ارائه می دهد که پذیرفتنی تر است و بر همین اساس است که استاندارد سرمایه گذاری روی کارکنان بوجود آمده و حداقل اقدامات و معیارهایی را که اجرای آنها برای سازمان ها امکان پذیر است در نظر گفته است .

 

این استاندارد چگونه بوجود آمده است ؟

با توجه به پیشرفت تکنولوژی در دهه 90- 1980 بعضی سازمانها نمی توانستند با این پیشرفت ها و تحولات همگام بشوند چون مهارتهای لازم را برای کار نداشتند و تنها هدفشان دوام آوردن تا آخر ماه بود با وجود این موانع و محدودیت های مختلف در سراسر جهان مشخص شد که همه سازمانها دارای تکنولوژی یکسانی هستند بنابراین وقابت بر اساس امکانات و تجهیزات نمی توانست باعث شود که شرکتها به جایی برسند . اما با توجه به مطالب گفته شده که کارکنان سرمایه اصلی سازمان می باشند می توان آنها را به نحوی پرورش داد که بصورت یک منبع راستین به مزیت رقابتی تبدیل شوند.

 

چهار کلید اصلی و اصول استاندارد سرمایه گذاری روی کارکنان :

تعهد ـ برنامه ریزی ـ اقدامات - ارزیابی

تعهد : سازمان از طرف مدیران ارشد متعهد می شود که کلیه کارکنانش را برای رسیدن به اهداف سازمان پرورش دهد . تمامی کارکنان سازمان در همه سطوح یعنی کارکنان نیمه وقت و شبکار . مدیران میانی و ... باید نسبت به تحقق اهداف سازمان متعهد باشند و در همه کارها مشارکت داده شوند یعنی هیچ فایده ای ندارد که مدیران میانی عمیقا نسبت به اجرای استاندارد متعهد باشند در حالی که از حمایت مدیران ارشد برخوردار نباشند.

برنامه ریزی : سازمان باید بصورت مرتب نیازهایی را که در سازمان احساس می شود و آموزش هایی را که کارکنان برای رفع نیازها باید ببینند را برنامه ریزی می کند ، این برنامه ریزی ممکن است برنامه های چند سال آینده را در بر بگیرد و یا افکاری باشد در ذهن بنیانگذار سازمان که هرگز روی کاغذ نیامده اما برنامه ریزی باید انعطاف پذیر باشد و اهداف مشخصی را تعیین کند و در این اصل گفتیم که نیازهای آموزشی اعضا شناسایی می شود و پس از شناسایی اقدامات لازم برای برآوردن آنها تدوین می شود و برای برآوردن نیازها از منابعی از قبیل کارکنان . زمان . پول و تسهیلات استفاده می شود این منابع در بودجه آموزشی سازمان بصورت کتبی مشخص می شود و به نحوی تنظیم می شود که هر یک از اعضای سازمان کاری را انجام بدهند که مورد نیاز سازمان است .

اقدامات : سازمان باید اقدامات لازم را برای پرورش کارکنان در تمام دوره خدمت یعنی از زمان استخدام تا بازنشستگی یا ترک خدمت انجام بدهد . درگیر ساختن همه اعضای سازمان موضوع مهمی است و هیچ شغلی در سازمان بی اهمیت نیست و این مدیران هستند که باید بدانند چه زمانی آموزش مورد نیاز است و به نحوی کارکنان را مورد حمایت قرار دهد که حتی کارکنانی که جلوی چشم مدیر نیستند هم وظایف خودشان را مطابق با اهداف سازمان انجام بدهند

ارزیابی : این اصل بازده سرمایه گذاری روی کارکنان را مشخص می کند و این اطمینان را بوجود می آورد که منابعی که صرف پرورش کارکنان شده به هدر نرفته است بلکه باعث بهسازی عملکرد کارکنان در سازمان شده است .

 

12 دلیل برای بازنگری سرمایه گذاری روی کارکنان

( باید همیشه به دنبال برنامه ها و طرح هایی جدید برای آموزش کارکنان باشیم .)

1ـ مشتریان ما امروزه انتظارات بیشتری از ما دارند .

2- ما بایستی مزیت رقابتی را بصورت دائمی بهسازی کنیم.

3- لازم است هزینه هایمان را کنترل کنیم.

4- می توانیم برنامه کار و کارکنان خود را با دقت بیشتری هماهنگ سازیم.

5- کیفیت زایندها و کالاها و خدماتمان بهتر می شود .

6- برای برنامه های آموزشی و پرورش خود به معیارهای قابل اعتمادتری نیاز داریم.

7- زنجیره تأمین کالاهای مورد نیاز ما بهتر کار خواهد کرد .

8- از نظر مهارتهای مورد نیاز سازمان کمبودهایی داریم که ما را عقب نگه می دارد .

9- انگیزه و روحیه کارکنان تقویت می شود .

10- در حال حاظر مطابقت با تکنولوژی جدید مشکل داریم .

11- اکنون از استانداردهای دیگر استفاده می کنیم .

12- وجود قوانین به این معنی است که از این به بعد بایستی کارها را به روش های متفاوت انجام دهیم .

 

مزایای سرمایه گذاری روی کارکنان

حالا ببینیم استفاده از این استاندارد چه مزیت و خاصیتی دارد . شاید مهمترین مزیت استفاده از این استاندارد بدست آمدن اطمینان از این امر باشد که مدیریت کارکنان و نیازهای سازمان همگام با هم پیش می روند .

1ـ تمرکز بیشتر در مورد فعالیتهای آموزش و پرورش که کمک می کند هماهنگی بیشتری بین کار و کارکنان بوجود بیاید .

2- انگیزه کارکنان را بالا می برد و کمک می کند که نسبت به تغییرات و تقاضاهای مختلفی که در بازار است انعطاف بیشتری داشته باشند.

3- باعث بهتر شدن کیفیت خدمات به مشتری می شود و باعث بالا رفتن اعتبار سازمان می شود .

4- آموزش هایی که به کارکنان داده می شود باعث می شود در کارکنان سازمان ارتباط بیشتری با هم داشته باشند و با اهداف سازمان بیشتر آشنا شوند و برای رسیدن به اهداف تمرکز و سرعت بیشتری داشته باشند .

5- باعث می شود اعتماد مشتری نسبت به کار سازمان بالا رود و کارکنان به کار خودشان افتخار کنند و جذابیت سازمان را از نظر استخدام کارکنان جدید افزایش بدهند .

6- بهتر کردن نحون ارزیابی کارکنان جدید وقدیم و شناسایی کارکنانی که شایستگی ارتقا دارند و پرورش آنها

7- مهارت های کارکنان را بالا می برد و این امر باعث انعطاف بیشتر در کار کارکنان می شود .

8- باعث بالا رفتن بهره وری و کاهش هزینه ها می شود .

9- مشارکت و احساس تعلق بیشتر نسبت به استراتژی کلی در محل کار .

10- با آموزش دادن به کارکنان مهارتهایشان را بالا برده و دیگر نیاز به استخدام افراد جدید نیست.

11- به نسبت آموزش که به کارکنان داده می شود سوددهی سازمان هم بالا می رود .

12- با ارتقاء کیفیت کار مهم بازار بالا رود و سود بیشتری بدست آید و مخارج کاهش پیدا می کند .

13- استخدام کارکنان با کیفیت بالاتر همراه با مهارت های مناسب بالاتر همراه با مهارت های مناسب و برخوردهای مطلوب.

14- مزایا گاهی قابل اندازه گیری اند مثل سود ، بازده ، بهره وری و .... و گاهی مزایا ناملموس هستند مثل فرهنگ ـ ارتباط .

 

نقش مدیران در پرورش کارکنان و اجرای استاندارد

مدیران ارشد در رأس سازمان :

1- استاندارد را درک کنند بشناسند و برای اجرای آن تصمیمات لازم را بگیرند .

2- تعهدات خود در قبال آموزش کارکنان را به اطلاع تمامی اعضای سازمان برسانند.

3- نیازهای سازمان را بشناسند و برای رفع نیازها فعالیت هایی را برنامه ریزی کنند و برای اجرای فعالیتها مسئولیت هایی را در اختیار تمامی کارکنان بگذارند .

4- منابع لازم را فراهم کنند و اطمینان پیدا کنند که اقدامات لازم انجام می شود .

5- در جریان پیشرفت امور باشند از نتایجی که بدست می آید تجربه حاصل کنند و آنرا بکار بگیرند.

6- تعهدات خود را به اثبات برسانند .

مدیران صف و سرپرستان هم وظایفی را در قبال آموزش کارکنان دارند:

1ـ باید بدانند چه وظیفه و مسئولیتی در قبال سازمان و کارکنانی که تحت مسئولیت آنها هستند دارند و باید این کارکنان را بشناسند و سعی کنند مسئولیت های خود را بطور مؤثر و جدی اما به روش هایی که کمتر رسمی است انجام بدهند و فعالانه کارکنان را حمایت کنند و در حد امکان نیازهایشان را برآورده کنند .

2ـ شناسایی کمبودها بعد از شناخت مزایای ناشی از سرمایه گذاری روی کارکنان و نقش مدیران در بدست آوردن اهداف سازمان باید بدانیم چگونه کمبودها و نیازهای سازمان را شناسایی کنیم :

1ـ مواردی که مکررا در آنها مشکل پیش می آید.

2- کارهایی که در مهلت تعیین شده انجام نمی شود یا از بودجه تعیین شده فراتر می رود .

3- مواردی که همواره با بازخوردهای منفی بوده و یا حتی از آن موارد شکایت هایی شده است .

4- کارهایی که کارکنان نسبت به انجام دادن آن یا نتیجه حاصل از آن کار اطمینان ندارند .

5- مواردی که منجر به فشارهای عصبی در کارکنان می شود . برای شناساییی کمبودها تفکر و یادداشت برداری از موارد گفته شده لازم است این مشکلات ممکن در اثر نتایجی که در حد مطلوب نیست و یا مزایای استفاده از استاندارد را نشان ندهد و یا در کارهایی که مدیران بایستی انجام بدهند خودش را نشان بدهد و لازم است شواهد مطمئن و هم شواهد نامطمئن ثبت شود و مرود بازنگری و اقدام قرار گیرد.

شبکه های ارائه خدمات : یکی از مشکلات سازمانهایی که این استاندارد را اجرا می کنند این است که آیا این کار را به تنهایی انجام دهند یا از خدمات شبکه هایی که در زمینه اجرای این استاندارد تخصص دارند استفاده کنند . در بریتانیا بیش تر از یک سوم کارفرمایان از استاندارد سرمایه گذاری روی کارکنان استفاده می کنند در این سازمانها شبکه هایی وجود دارند که در زمینه اجرای این استاندارد تخصص دارند و این شبکه ها در بریتانیا وسیع و شامل مؤسساتی مثل اتاق بازرگانی ـ آموزش و سرمایه گذاری ـ ارتباطات تجاری ـ شرکت های سرمایه گذاری ـ سازمانهای آموزش عملی و ...

بطور کلی استفاده از این شبکه ها می تواند سر وقت هزینه و منابع دیگر صرفه جویی به عمل آورد و سازمانهایی که این شبکه ها را بوجود می آورند . دستیابی به مشاوران و ارزیابان تأیید شده را هم میسر می کنند .

 

نکات کلیدی

1ـ شواهد کتبی مبنی بر وجود تعهد موجود باشد و تمام اعضای سازمان در هر سطحی که هستند از اهداف سازمان اطلاع داشته باشند .

2- اهداف سازمان برای تمامی اعضا روشن باشد و اعضای سازمان از نقش و وظیفه خود بصورت کامل آگاهی داشته باشند .

3- استاندارد باید بطور منظم مورد بازنگری قرار بگیرد یعنی حداقل سالی یکبار و در صورت امکان در هنگام تغییرات عمده مورد بازنگری قرار بگیرد و روزآمد شود.

4ـ همه اعضا در مسئولیت سهیم باشند . یک نفر در رأس سازمان باید مسئولیت کلی را بر عهده گیرد و مدیران میانی هم بدانند مسئولیت هایشان چیست و مسئولیت چه کسانی را بر عهده دارند و هر یک از کارکنان هم مسئولیت خود را بشناسند.

5- اهداف سازمان به روشنی ثبت شود که مطابق با برنامه آموزشی سازمان باشد .

6 ـ اهداف آموزشی با استانداردهای برون سازمانی هم ارتباط داشته باشد.

7 ـ آموزش های لازم برای کارکنان تازه استخدام شده و کارکنانی که تغییر شغل داده اند وجود داشته باشد .

8 ـ مدیران هم با اجرای خوب کار مورد تأیید کارکنان قرار بگیرند.

9ـ در کلیه مراحل آموزشی از حمایت مدیران برخوردار باشند.

10- به کارکنان فرصت های لازم و امکان ارائه خدمات مشاوره داده شود .

11- کارکنان مسئولتی هایشان را بشناسند.

12- تمام فعالیت ها مورد بازنگری قرار بگیرد .

13- با استفاده از استاندارد تأثیر آموزش کارکنان را در دانش ، مهارت ها و نگرش های آنها مشاهده کرده و نتیجه آنرا در بهبود عملکرد سازمان مشخص کنند .

14ـ اقدامات مناسب برای بهتر شدن آموزش کارکنان و نتایج حاصل از آن به عمل بیاید .

15ـ دستاوردهای حاصل از آمیزش و اجرای استاندارد بایستی جشن گرفته شود و نظام های ارتباطی نتایج مثبتی را که از این اقدامات بعمل آمده به مخاطبان انتقال بدهند.