جلسه شاخص کار تیمی

[سیندخت 18,785]

در بدو ورودم به یکی از کارخانجات خصوصی و بر اساس اعتقادی که داشتم جلسات هفتگی بین مدیران را برقرار کردم. اولین عکس العمل ها اعتراضات مستقیم و غیر مستقیمی بود که از طرف مدیر عامل شد که به جای تشکیل جلسه به کارها برسیم.

سعی کردم که با گزارش خروجیهای مناسب جلسات و هم چنین دقت در زمان آنها و موقع تشکیلشان که حتی الامکان در اوج ساعات کاری نباشد قدری حساسیتها را کم کنم. البته در نهایت با بازخوردهای مناسبی که از جلسات حاصل شد ایشان از طرفداران پرو پا قرص تشکیل جلسات شد.

این که جلسه چگونه اداره شود از نکات مهم در قضاوت مثبت بودن یا منفی بودن آن است. برخی جلسات واقعا نه تنها هیچگونه خروجی مثبت ندارند که باعث تنش و عدم تفاهم می گردند. یک جلسه باید برنامه داشته باشد و سناریوی اجرای آن می بایست مشخص باشد. شروعی مناسب و ادامهای هدفدار و پایانی خوب. جلسه یکی از ابزارهای مناسب کار تیمی است. اگر کسی بگوید به کار تیمی اعتقاد دارد ولی جلساتی بین اعضای تیم برگزار نکند در تحقق این ایده ناموفق است.

جلسه نماد تبادل ایدهها و هماهنگی برای اجرای کارها و تقسیم مسوولیت ها است. از نکات بارز در موفقیت جلسات یکی این است که هدف مشخص باشد. معمولا جلسات تخصصی و موردی بسیار موثر تر می باشند. چرا که هدف مشخص است و حدود کار معلوم.

 

 

در جلسات :

• یاد می گیریم که ایدههای خود را چگونه بیان کنیم که دیگران توجه شوند و در تحقق ایده به ما کمک کنند.
  
• یاد می گیریم که باید ایدهمان در چالش افکار دیگران صیقل بخورد و پخته شود.
  
• یاد میگیریم که باید در جایی سکوت کنیم تا دیگران حرف بزنند.
  
• یاد می گیریم که گوش کنیم!
  
• یاد می گیریم که به حرف دیگران توجه کنیم.
  

در جلسات می آموزیم که با عکس العملهای دیگران در مقابل افکارمان چه مثبت و چه منفی چگونه رفتار کنیم. و مدیریت رفتار و هیجانات خویش را تمرین می کنیم. در جلسات گفتگویی دو نفره و در خلوت نداریم در یک جمع حضور داریم که مناسبات خاص خویش را دارد. افراد مختلف با خصوصیات رفتاری و اخلاقی متنوع در کنار هم می نشینیم و در مورد موضوعاتی صحبت می کنیم تا به توافقاتی برسیم واین یعنی پذیرفتن این تنوع و تفاوت و زمینه سازی برای کار جمعی. آن چه می تواند جلسات را از حالت سکون خارج کند ایجاد فرصت گفت و گو برای همه است مطرح شدن ایده ها بدون هراس است. در جلسات باید بگونهای پیش رفت که شرکت کنندگان یاد بگیرند راهکارارائه کنند. صرف بیان مشکلات و انتقاد، گرهای را برای ما باز نمی کند. باید یاد بگیریم که مشکل را خوب بشناسیم و از ابعاد مختلف بررسی کنیم و درانتها برایش راهکار بدهیم تا رفع شود.

جلسات دماسنج سازمان هستند. با نگاهی به جلسات می توان یک ارزیابی سریع از مناسبات سازمان به دست آورد. جلسه پر بحث و گفت و گو نشانگر یک سازمان پویا و فعال است. جلسهای با رفتارهای تند و خشن و توهین نشانگر یک سازمان بیمار است که باید روی ظرفیت انتقاد پذیری افراد ان کار کرد. باید آموزش مدیریت کنترل هیجانات را در آن پیاده کرد. یک جلسه ساکت و بی بحث نشانگر یک سازمانی با افراد محافظه کار و ترسو و شاید فرصت طلب است.

خاطرات یک مدیر