مدیریت دانش یا دانایی

[غایب 4,790]

بسیاری از شرکتها مدیریت دانش را برای تصرف سرمایه های فکری کارکنانشان بکار میگیرند. نکته اساسی بحث مدیریت دانش اینست که : مقادیر متعدد دانش در باره مشتریان , فرآیند ها , محصولات و خدمات در همه سطوح یک شرکت موجود است و اگر این دانش بتواند یکجا تصرف شود و انتقال داده شود به شرکتها کمک خواهد کرد موفق تر و فرآورتر باشند.

80 در صد شرکتها ی موفق دنیا از مدیریت دانش سود میبرند.

مدیریت دانش , اشتراک اطلاعات را میان کارکنان امکان پذیر ساخته و دسترسی به اطلاعات وسیع شرکت را تسهیل میکند.

تدریس متد مدیریت دانش در آمریکا در سال 2004 مبلغی در حدود 8/9 بیلیون دلار بوده است.

چهار عنصر اساسی مدیریت دانش : دانش , مدیریت , تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی میباشد.

تعریف مدیریت دانش :

مدیریت دانش سازمان دادن برای دانستن است . مدیریت دانش ایجاد یک شرکت یادگیری و شراکت با ایجاد جریانی بین مخازن اطلاعات ایجاد شده توسط افراد مختلف شرکت ( مالی , عملکرد , هوش رقابتی و غیره ) و مرتبط کردن آنها به یکدیگر است .

بیشتر افراد و سازمانها مدیریت دانش را به دلائل زیر بکار میبرند.

- افزایش همکاری

- بهبود بهره وری

- تشویق و قادر ساختن نو آوری

- غلبه بر اطلاعات زیادی و تحول فقط آنچه مورد نیاز است .

- تسهیل جریان دانش مناسب از تامین کنندگان به دریافت کنندگان بدون محدودیت زمان و فضا

- تسهیل اشتراک دانش میان کارکنان و باز داشتن آنان از اختراع دوباره چرخ به کرات.

- تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از اینکه آنان شرکت را ترک نمایند , اطمینان یافتن از اینکه دانش با ارزش بهنگام ترک کارمند از دست نمیرود.

- افزایش آگاهی سازمانی از خلاء های دانش شرکت.

- کمک به شرکت که سبقت جو باقی بماند , با افزایش آگاهی آنان از استراتژیها , محصولات و بهترین کارکرد های رقیبان.

- بهبود خدمات مشتری

مدیریت دانش دو قسمت دارد : اول مدیریت داده ها و دوم مدیریت افرادی که واجد نظر , دانش و توانائیهای خاص هستند. این دو قسمت – محتوا و افراد – برای تسهیل مدیریت دانش با کمک فرآیند ها و تکنولوژی خاصی بهم متصل شده اند.

برای فهم مدیریت دانش مسئله حیاتی اینست که مسائل زیر را بدانیم.

- زنجیره اطلاعات و تمایز بین داده , اطلاعات , دانش و معرفت

- نقش چهار عنصر اساسی مدیریت دانش : دانش , مدیریت , تکنولوژی و فرهنگ سازمانی

- تفاوت میان مدیریت داده , مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش و فرآیند مدیریت

زنجیره اطلاعات در چهار مرحله به پیش میرود.

1- داده

داده ها مواد خام , مشاهدات , حقایق و اعداد هستند که از آنها اطلاعات بدست میآید.داده میتواند شامل آمار , فهرست اقلام و فهرستی از اسامی و آدرسها باشد.آمار تعداد زلزله های دنیا یا تعداد تعداد افرادی که به انفلوآنزا مبتلا شده اند یا تعداد افرادی که در تصادفات از بین میروند.

2- اطلاعات

زمانی که داده ها به منظور خاصی بشکل منطقی سازماندهی شوند تبدیل به اطلاعات میشوند . مثلأ تعداد زلزله هایی که در ده سال پیش در دنیا به وقوع پیوسته و بالاتر از 5/6 ریشتر بوده است.

داده وقتی تبدیل به اطلاع میشود که وارد یک متن معنی دار شود و به فهم روابط بین عناصر داده های مختلف کمک کند. مثلأ مقایسه پنج ساله داده های آماری مربوط به مثلأ صدمات ناشی از کار اطلاعاتی درباره اینکه ایا تعداد آنها افزایش یافته یا کاهش را بدست میدهد.

3- دانش

دانش , مرحله سوم از چهار مرحله زنجیره داده به دانائی است.وقتی که اطلاعات تحلیل , پردازش و وارد متن میشود , تبدیل به دانش میشود.

دانش , استنتاج کردن و شناخت الگو های نا معقول , روند های پنهان و استثنائات داده و اطلاع است .

دانش , ایجاد یک مدل ذهنی از الگو یا روند است که میتواند با درجه ای از قابلیت اعتماد و پیش بینی در یک زمینه خاص بکار گرفته شود. با کاربرد دانش فرد میتواند قوانین معین و فرمول بندی شده ای داشته باشد که بتواند با درجه ای از قابلیت پیش بینی برای موقعیت ها به کار شان بگیرد..

4- معرفت

وقتی که دانش برای تصمیم گیری و بهبود تصمیمات , فرآیند و بهره وری یا سودآوری بکار گرفته میشود , تبدیل به معرفت ( خرد ) میشود. کسب معرفت نیاز به افرادی دارد که توانایی و تمایل به جذب اطلاعات و ارزیابی اطلاعات را داشته باشد و با رجوع به آن اطلاعات بتواند تصمیم بگیرند که آیا میتوانند از آن برای مساله یا موقعیتی خاص استفاده کنند یا خیر و درک کنند که چرا چنین تصمیمی گرفته اند.

برای خردمند بودن , افراد نه تنها باید دانش کسب کنند , بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم بر آن دانش نیز داشته باشند.

بعنوان مثال یک بهداشتکار که ارتباط بین ابتلا به آنفلوانزا میان سنین 18 تا 35 را میداند , ممکن است تصمیم به اجرای عملیات بهداشتی برای این سنین را که با کودکان کار میکنند بگیرد.

داده ها بخودی خود عاری از مفهوم هستند و شامل مشاهدات , حقایق یا اعدادی هستند که اطلاعات را بدست میدهند . وقتی که اطلاعات برای آشکار ساختن الگو های غیر معمول یا گرایشات نهان مورد تحلیل قرار میگیرند , به دانش تبدیل میشوند و وقتی که دانش برای تصمیم گیری در موقعیتهای واقعی زندگی بکار گرفته میشود تبدیل به معرفت میشود.

مدیریت دانش چهار عنصر اساسی دارد :

1- دانش

2- مدیریت

3- تکنولوژی اطلاعات

4- فرهنگ سازمانی

تعریف دانش : دانش دانستنی است که در تجربیات , مهارتها , قابلیتها , توانائیها , استعداد ها , افکار , عقاید , طرز کار ها , الهامات و تصورات افراد موجود است و به شکل مصنوعات ملموس , فرآیند های کاری و امور روزمره یک شرکت خود را آشکار میسازد.

انواع دانش :

1- دانش نهان

2- دانش عیان

دانش نهان دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد در طول سالها از طریق تجربه , تعامل با دیگران و آزمون و خطا بدست آورده است . این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشتهای شخصی , فایلهای کامپیوتری و یا کشو میز آنها مستقر است . دانشی که هرگز بطور کاملو قابل فهم برای سایرین بیان , ثبت , مستند و یا مدون نشده است.

طبق برآورد 80% از مهمترین دانش را دانش نهان تشکیل میدهد.

دانش عیان به آسانی قابل ثبت و انتقال است اما تشخیص , تصرف و انتقال دانش نهان مشکل است.

دانش عیان یا صریح دانشی است که مدون شده و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است.مثلأ توضیح داده شده یا ثبت شده یا مستند شده و بنا بر این به آسانی میتوان دیگران را در آن سهیم نمود.هنگامی که دانش مدون و کدگذاری شود , مصنوع دانش تولید میشود و این مصنوع دانش است که میتواند مدیریت شود.

برای موفقیت پروژه های مدیریت دانش لازمست بین اطلاعات و دانش تمایز قائل شویم.هر اطلاعاتی دانش نیست . اطلاعات تا زمانی که تحلیل نشده و منشا عمل قرار نگرفته است نمیتواند تبدیل به دانش شود.

بیشتر شرکتها نه از دانش زیاد بلکه از اطلاعات زیاد رنج میبرند.

نقش مدیریت در مدیریت دانش

مدیریت تلویحأ بر طبقه بندی , فراهم کردن ساختار و ایجاد بهم پیوستگی در یک شرکت دلالت دارد . سایر ویژه گیهای مدیریت عبارتند از :

هماهنگی – کنترل – مشارکت و استفاده صحیح از نیروی انسانی – فرآیند ها و تدابیر بمنظور دست یابی به یک هدف واحد.

در مدیریت دانش هدف اصلی مدیریت دانش عیان و نهان در شرکت است . برای مدیریت دانش عیان مدیریت باید :

1- دانش را بدست آورده و یا تولید و ایجاد کند.

2- دانش را برای سهولت دسترسی رمز گذاری و سازماندهی نماید.

3- دسترسی به دانش را برای دیگران با ارتباطات و یا انتشارات میسر نماید.

4- دسترسی و بازیابی دانش را تسهیل نماید.

5- دانش را برای حل مشکلات – تصمیم گیری – بهبود اجراء – راهبری – تحلیل موقعیتها و فرآیند ها برای پشتیبانی فعالیتهای کاری بکار گیرند.

دانش نهان به دو طریق قابل مدیریت است .

1- از طریق ارتباطات نوشتاری

2- مصاحبه ها و پیشینه های شفاهی

راه دیگر انتقال دانش نهان از طریق ایجاد گروههای دانش یا گروههای هم عمل در شرکتهاست که با تعاملات روزمره – گفتگو ها – ارتباطات گفتاری – آموزش مداوم – حل مسئله تعاملی – شبکه ارتباطی – راهبری – مربی گری – آموزش و موقعیتهای توسعه حرفه ای دانش نهان , خودش را منتقل میکند.

تکنولوژی اطلاعات فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفاء میکند. تکنولوژی اطلاعات به تنهائی تامین کننده دانش نیست.برای تبدیل اطلاعات به دانش افراد باید اطلاعات را تحلیل – تفسیر و درک کرده و آن را در متنی جای دهند.

فرآیند مدیریت دانش شامل گامهای ذیل است .

تهیه دانش – لیست کردن موجودی دانش – دانش مشتریان و رقبا- دانش سوابق گذشته – دانش ایجاد تیم های موفق برای پروژه- ایجاد پیوند بین دانش و استراتژی شرکت- توسعه محصول – افزایش خدمات – مدیریت مشتری – فروش کار های تولیدی مجموعه سازی و سازماندهی دانش.

اصولا ما براي انجام هركاري نيازمند كارفرهنگي آن هستيم. عدم برنامه ريزي وعدم آگاهي نسبت به آن چه درحال وقوع است مي تواند شوك هاي جدي به ما وارد كند.