ارزشيابي عملكرد 1

[غایب 4,790]

ارزشيابي عملكرد

 

مترجمان: احمد گودرزي و مصطفي فراهاني

مقدمه

بهبود در برنامه هاي ارزشيابي عملكرد مستلزم اندازه گيري ميزان ارزش و اثربخشي برنامه هاي ارزشيابي است. دراين مقاله به طور مختصر رويه ها ومعيارهاي لازم براي ارزشيابي برنامه هاي ارزيابي عملكرد ازنظر نحوه اجراي برنامه و نيز ازنظر درجه تاثيرگذاري آن درسيستم موردبررسي قرار مي گيرد و نقطه آغازي براي ارزيابي برنامه هاست.

 

طراحي ارزيابي برنامه ارزشيابي عملكرد: از آنجا كه ارزشيابي سازمانها ضروري است، بسيار مطلوب خواهدبود كه طراحان درحين طراحي برنامه هاي ارزشيابي، طرحي را نيز براي ارزيابي مستمر آن تهيه و معيارهايي را براي تعيين ميزان موفقيت آميز بودن برنامه ارائه كنند و پس از اينكه اولين دوره ارزشيابي پياده شد، طرح را ارزيابي كنند. لذا، ارزيابي مستمر برنامه بايد بخشي از طراحي برنامه باشد و نه تنها ازنظر الزامات قانوني بلكه از حيث بهبود اثربخشي ارزشيابي عملكرد بايد اين بـــــرنامه ريزي صورت گيرد. راهبردها: به طوركلي برنامه هاي ارزشيابي عملكرد را از دو منظر متفاوت مي توان موردارزيابي قرار داد:

 

الف - آيا كارها، درست انجام شده است؟ (براي مثال آيا فرايندها و مقررات موردنظر دنبال شده است؟)

ب - آيا كارهاي درست، انجام شده است؟ (براي مثال برنامه هاي ارزيابي چه تاثيرات و نتايجي به همراه داشته است؟)

الف - انطباق با برنامه (انجام درست كار): ازطريق پرسش اول، ارزيابي كننده مي كوشد ميزان رعايت مقررات، سيستم، و الزامات برنامه را از سوي سازمان تعيين كند. براي نمونه برخي از اين سوالها عبارتند از:

آيا ارزيابي سر وقت انجام شده است؟

آيا كسي كه بايد فرم ارزيابي را دريافت كند آن را دريافت كرده است؟

آيا طرحهاي عملكرد كاركنان به موقع منتشر شده است؟

آيا بررسي پيشرفت برنامه انجام شده است؟

آيا مديريت، منابع كافي را اختصاص داده است و آيا براي حفظ اثربخشي و

فعال بودن برنامه اولويت لازم را قايل شده است؟ به عنوان گام اول، جمع آوري اطلاعات انطباق درباره ارزيابي عملكرد حائزاهميت است، چون اگر برنامه ارزشيابي همانگونه كه طراحي شده اجرا نشود&، شانس كمي براي موفقيت خواهد داشت و لذا نبايد صرفاً به اين اطلاعات اكتفا شود.

 

ب - ميزان تاثيرگذاري برنامه: ازطريق پرسش دوم (انجــام كارهاي درست) ارزيابان تلاش مي كنند ميزان تاثيرگذاري يا نتايج برنامه ارزشيابي را تعيين كنند. سوالهاي زير، مي تواند به عنوان ملاكي براي تعيين نتايج ارزيابي مورداستفاده قرار گيرند:

 

1 - آيا اهداف تعيين شده دربرنامه ارزشيابي تحقق يافته است؟ و اگر اهداف مدون شده وجود ندارد، آيا كاربران داراي انتظارات نانوشتـــه هستند و آيا اين انتظارات تعيين شده اند؟ ازطريق تمركز بر اهداف برنامه، ارزيابي كنندگان مي توانند اطلاعات خاص درباره ارزيابي عملكرد را جمع آوري و نتايج برنامه را براساس ميزان موفقيت در نيل به اهداف گزارش كنند. مثالهايي از اهداف تعيين شده شامل مواردي از قبيل بهبود عملكرد سازمان، تشويق كار تيمي، و يا بهبود روابط سرپرستان و كاركنان خواهدبود. چنانچه اهداف مدون شده وجود نداشته باشد، ازطريق بررسي، مصاحبه، و تمركز بر گروهها مي توان انتظارات طراحان، تصميم گيرندگان، و كاربران را تعيين و بر اين اساس سوالهاي ارزشيابي را طراحي كرد. ولي اگر اهداف مدون يا شفاهي وجود نداشته باشد، ترجيحاً مي توان از الزامات مديريت عملكرد (طبق فهرست زير) به عنوان مبناي تعيين سوالهاي ارزيابي استفاده كرد:

 

ايجاد ارتباط و شفافيت بين اهداف سازماني و طرحهاي عملكرد كاركنان: آيا بين اهداف سازمان و طرحهاي عملكرد كاركنان ارتباط وجود دارد؟

شناسايي مسئوليت و پاسخگويي افراد براي نيل به اهداف سازماني:

آيا كاركنان ازطريق استانداردهاي عملكرد مرتبط با اهداف سازمان مكلف به پاسخگويي مي شوند؟ آيا پاسخگويي تيمي در موقعيتهاي عملي توصيه شده است؟ شناسايي و تدوين نيازمندي افراد و تيمها به بهبود و توسعه:

آيا نيازهاي آموزشي و يا توسعه مسير ترقي شغلي پيش بيني شده است؟ ارزيابي و بهبود عملكرد فردي، تيمي، و سازماني:

آيا از ارزيابي براي بهبود عملكرد فردي و گروهي استفاده شده است يا از آن براي تهديد و تنبيه كاركنان استفاده مي شود؟ و يا...

استفاده از معيارهاي صحيح عملكرد به عنوان مبنايي براي شناخت موفقيتها و پاداش دهي به آن:

آيا معيارها معتبر و پاداشها مبتني بر معيارهاي قابل پذيرش هستند؟ استفاده از نتايج ارزيابي عملكرد به عنوان مبنايي براي اقدامات صحيح پرسنلي:

آيا هنگام اتخاذ تصميمات پرسنلي، نتايج ارزيابي عملكــرد به طور صحيح درنظرگرفته مي شود (ازقبيل تصميمات ارتقا، تعيين افزايش درجه وغيره)؟

2 - آياكاركنان و مديران از توازن، فايده، صحت،... طرح ارزشيابي رضايت دارند؟ نوع نگرش و درك مديران و كاركنان درموفقيت و اثربخشي برنامه هاي ارزشيابي اهميت دارد. كاركنان بايد احساس كنند بازخورد لازم را درباره عملكرد خود دريافت خواهندكرد و ازطرفي پارامترها و استانداردهاي عملكرد، منصفانه است. البته بر روي كاغذ ممكن است به نظر برسد كه طرح ارزشيابي عملكرد تمام جزئيات را دربردارد، اما نوع احساس و درك كاربران از اينكه برنامه دراجرا موفق خواهدبود يا خير يك عامل كليدي محسوب مي شود.

 

3 - آيا منفعت برنامه ارزشيابي از هزينه آن بيشتـــر است؟ هزينه هاي موردنظر شامل هزينه هاي ايجاد سيستم و نيز هزينه هاي استفاده از آن است. هزينه هاي قابل سنجش شامل مواردي از قبيل: ميزان زمان مصروفه براي راه اندازي طرحهاي ارزشيابي عملكرد كاركنان و ميزان زمان صرف شده از سوي ارزيابي كننـــدگان و ارزيابي شوندگان، بررسي كنندگان و ساير كاربران است. اما بايد هزينه هاي طرح با منافع آن مقايسه شود. ممكن است سيستمي هزينه كمي داشته باشد ولي منافع آن هم ناچيز باشد در حالي كه ممكن است سيستمي هزينه زياد به همراه داشته باشد ولي مزاياي آن هم چشمگير باشد از قبيل بهبود در عملكرد، انتظارات شفاف، و رضايتمندي بالاتر.

 

3 - آيا طرح ارزشيابي به بهبود عملكرد كاركنان، واحد يا سازمان منجر شده است؟ يكي از اهداف مديريت عملكرد، بهبود در اثربخشي سازمان ازنظر ميزان موفقيت در ماموريت و اهداف سازمان است. گرچه اين امر ممكن است دشوار باشد اما ايجاد ارتباط بين عملكرد سازمان و برنامه هاي ارزشيابي غيرممكن نيست. چون برنامه ارزشيابي عملكرد يكي از سيستم ها و رويه هايي است كه بر اهداف سازمان تاثيرگذار است، ارتباط دادن اثربخشي برنامه ارزشيابي به بهبود عملكرد كاركنان آسان است ولي عملكرد سازمان نيز بايد مدنظر قرار گيرد.

 

4 - آيا تغيير در نگرش و رفتاركاركنان و مديران مطلوب بوده است؟ از برنامه هاي ارزشيابي عملكرد مي توان به عنوان ابزاري جهت حمايت از ابتكار عمل سازمان از قبيل تمركز بر نتايج، بهبود خدمات مشتريان، و بهبود كارايي تيم استفاده كرد. اين ابتكارات مستلزم تغيير درفرهنگ سازمان و نگرش كاركنان است تا موفقيت آميز باشند. تعيين اينكه تغيير در نگرش و رفتار مطلوب بوده است دال بر تاثير برنامه ارزشيابي است ولي نسبت دادن تغييرات در نگرش به برنامه ارزيابي به صورت منفرد دشوار است.

 

5 - آيا علايم رفتاري متفاوتي درنتيجه فرايند ارزيابي عملكرد به وجود آمده است؟ براي اين كار بايــــــد آمار توزيع امتيازات عملكرد جمع آوري و تحليل شود. توزيع امتيازاتي كه ناموزون باشند ممكن است سوالهايي درباره منصفانه بودن ارزيابي ايجاد كند وقتي كه ازنظر نژاد، منطقه بومي، جنسيت، و ازنظر گروهها و درجات حرفه اي موردمقايسه قرار گيرد. اقدامات عملكردي نامطلوب درمقايسه با ساير كاركنان بايد بيشتر موردتحليل قرار گيرد. در برخورد با رفتارهاي متفاوت، طراحان بايد تلاش كنند علت فقدان تعادل در امتيازات را ازنظر جنبه هاي طراحي ارزيابي تعيين كنند.

 

6 - آيا بهبودي دركارايي و اثربخشـــــي برنامه هاي منابع انساني ايجاد شده است؟ ارزيابان ممكن است به ارتباط بين ارزيابي عملكرد و ساير برنامه هاي منابع انساني نگاه كنند. براي مثال ارزيابي كنندگان ممكن است بخواهند تعيين كنند:

 

از سطوح تعيين شده به عنوان كانوني مرجع براي ارتقا استفاده شود، يا امتيازات خيلي متورم را تعيين كنند كه در فرايند، معني دار هستند؛ نيازهاي آموزشي ازطريق فرايند ارزشيابي تعيين شود يا مواردي راكه سرپرستان و كاركنان درروشهاي بهبود عملكرد طي مصاحبه ارزيابي شكست مي خورند را مشخص سازند؛

سرپرستان پشتيباني سازمان را درك كنند، هنگامي كه اقدام مبتني بر عملكرد ضروري است يا مواقعي كه با عملكرد ضعيف بايد مدارا كرد.

 

چك ليست

وقتي كه ليست سوالهاي ارزيابي برنامه تهيـــه گرديد، براي اطمينان از صحت سوالها مي توان از چك ليست زير استفاده كرد:

1 - آيا جمع آوري اطلاعات درباره سوال امكان پذير است؟ در مواردي كه نمي توان اطلاعات را جمع آوري كرد به خود زحمت ندهيد.

2 - آيا سوال صرفاً يك پاسخ دارد؟ پاسخ نبايد از قبل تعيين شده باشد يا در عبارت سوال مستتر باشد.

3 - آيا تصميم گيرندگان احساس مي كنند به اين اطلاعات نياز دارند؟ اگر كسي از اين اطلاعات استفــــــاده نمي كند، نيازي به جمع آوري آن نيست.

4 - آيــا تصميم گيران پاسخ به سوالها را براي خود مي خواهند؟ نتايج ارزيابيها خيلي مفيدتر خواهدبود زماني كه ساير افراد اين اطلاعات را بخواهند.

5 - آيا تصميم گيران مي توانند بگويند چه استفاده اي از پاسخ به سوالها خواهندكرد؟ دانستن اين نكته از قبل كه اطلاعات ارزشيابي چگونه استفاده خواهدشد اين شانس را افزايش مي دهد كه نتايج ارزيابي بايگاني نشود.