بررسي تحليلي اجراي مهندسي مجدد فرآيندها در آمو زش عالي کشور

[spow 44,195]

چكيده: انديشمندان و كارگزاران مديريت براي بهبود عملكرد سازمان‌ها از يكي از نوآوري‌هاي مديريتي به نام مهندسي مجدد فرآيندها استفاده مي‌کنند، مهندسي مجدد بر طراحي مجدد فرآيندهاي كاري جهت دستيابي به بهره‌وري و مزيت رقابتي تمركز مي‌كند. در سال‌هاي اخير، دانشگاه‌ها نيز به دليل پيشرفت در فناوري، افزايش هزينه آموزش، رقابت جهاني و انتظار جامعه، با چالش‌ها و بحران‌هاي زيادي روبرو هستند، از اين‌رو بسياري از آنها به اقدام‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد فرآيندهاي خود روي آورده‌اند. لذا در اين مقاله تعريف، اهداف، اصول، فنون، عوامل موفقيت، موانع، ديدگاه‌ها، عناصر مهندسي مجدد و همچنين ضرورت مهندسي مجدد فرآيندها در دانشگاه، چالش‌هاي فراروي دانشگاه‌ها و نهايتاً ماهيت دانشگاه‌ها در آينده بحث شده است.

 

 

 

كليدواژه‌ها: مهندسي مجدد فرآيندها ـ دانشگاه‌ ـ مديريت سازمان ـ آموزش عالي

مقدمه

 

انديشمندان و كارگزاران مديريت براي بهبود عملكرد سازمان‌ها، اقدام به نوآوري‌هاي مختلفي از جمله مديريت كيفيت جامع، بهبود مستمر، تحول سازماني، تعيين اندازه صحيح سازمان‌ها نموده‌اند. هدف مشترك تمامي اين رويكردها، تغيير نحوه انجام كارها به منظور بهبود عملكرد سازماني بوده است. در اين ميان يكي از نوآوري‌هاي مديريتي كه به سرعت متداول شده، مهندسي مجدد فرآيند كسب و كار (BPR)[1] است.

 

مهندسي مجدد با فرآيند محوري و با تغييرهاي اساسي كه در سازمان به وجود مي‌آورد فعاليت‌هايي كه در سازمان ارزش افزوده ايجاد نمي‌كنند را با فرآيندهاي جديد جايگزين مي‌كند. در آن صورت، انرژي سازمان روي كارهاي واقعي و ارزش آفرين متمركز مي‌شود كه ارتقاي بهره‌وري را با افزايش سرعت، ارتقاي كيفيت، بهبود خدمات و كاهش قيمت تمام شده به دنبال خواهد داشت. در سال‌هاي اخير، دانشگاه‌ها نيز به دليل پيشرفت در فناوري، افزايش هزينه آموزش، رقابت جهاني و انتظار جامعه، با چالش‌ها و بحران‌هاي زيادي روبرو هستند، بسياري از آنها براي فائق آمدن بر چالش‌ها و بحران‌هاي ناشي از آن، به اقدام‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد فرآيندهاي خود پرداخته‌اند.

 

هدف دانشگاه از مهندسي مجدد فرآيندها، ساده‌سازي روش‌هاي انجام فعاليت‌ها به منظور افزايش رضايت افرادي كه به آنها خدمات ارائه مي‌گردد، مانند اعضاي هيئت علمي‌ها، دانشجويان، كاركنان، پشتيباني كنندگان مالي و كاهش معني‌دار هزينه‌ها مي‌باشد.

 

1- بيان مسئله

 

امروزه دانشگاه‌ها با مشکلات متعددي درگير هستند. اهداف يا به خوبي تدوين نشده و يا راهبرد‌هاي حاکم آنها را به مقصد نمي‌رسانند. لذا براي رسيدن به اهداف عاليه خويش لزوم بازنگري، تغيير و تحول روزآمد، تجديدنظر در برخي اهداف و برنامه‌هاي عملياتي خويش را احساس نموده‌اند. براي اين کار بايد از شناخت کامل و همه جانبه فرآيندهاي مختلف دانشگاه شروع نموده تا وضعيت موجود بدست آيد و سپس با استفاده از فنون مديريتي از جمله فن مهندسي مجدد فرآيندها که در دنياي کسب و کار قوياً مورد استفاده قرار گرفته است، دست به تغيير و بهبود فرآيندها زد.

 

مهندسي مجدد با دگرگون سازي و طراحي جديد، ‌تغيير ذهنيت، فرهنگ و نظام ارزشي در ساختار فرآيندها و روش استفاده از منابع و امکانات تحول بنيادي ايجاد مي‌نمايد، در اينجا بايد پرسيد شرايط مناسب و اوليه براي اجراي BPR در دانشگاه کدامند؟ روش مناسب BPR براي انجام در دانشگاه چه خصوصياتي بايد داشته باشد؟ چگونه مي‌توان شرايط لازم براي اجراي مؤثر BPR را در دانشگاه فراهم آورد؟

 

2- تعريف مهندسي مجدد فرآيندها

 

هر سازمان و يا شركت، يك نهاد اجتماعي است كه مبتني بر هدف بوده و داراي سيستم‌هاي فعال و هماهنگ است و با محيط خارجي ارتباط دارد. در گذشته، هنگامي كه محيط نسبتاً با ثبات بود بيشتر سازمان‌ها براي بهره‌برداري از فرصت‌هاي پيش‌آمده به تغييرهاي تدريجي و اندك اكتفا مي‌كردند ؛ اما با گذشت زمان، در سراسر دنيا سازمان‌ها دريافته‌اند كه تنها تغييرهاي تدريجي راهگشاي مشكلات كنوني آنان نيست و گاهي براي بقاي سازمان لازم است تغييرهايي به صورتي اساسي و زيربنايي در سازمان ايجاد شود. امروزه در سراسر دنيا اين تغييرهاي انقلابي را با نام مهندسي مجدد مي‌شناسند؛ مهندسي مجدد (BPR) روندي است كه در آن وظيفه‌هاي فعلي سازمان جاي خود را با فرآيندهاي اصلي كسب‌ و كار عوض كرده و بنابراين، سازمان از حالت وظيفه‌گرايي به سوي فرآيند‌محوري حركت مي‌كند. همين امر موجب سرعت بخشيدن به روند كسب ‌ و كار و كاهش هزينه‌ها و در نتيجه رقابتي‌تر شدن سازمان مي‌گردد.

 

در مهندسي مجدد اعتقاد بر اين است كه مهندسي مجدد را نمي‌توان با گام‌هاي كوچك و محتاط به اجرا درآورد. اين قضيه همان قضيه صفر يا يك است؛ به عبارت ديگر يا تغييري تحقق نيابد و يا در صورت تحقق از ريشه و بنيان تغيير حاصل گردد. مهندسي مجدد به اين معنا نيست كه آنچه را كه از پيش وجود دارد ترميم كنيم يا تغييرهايي اضافي بدهيم و ساختارهاي اصلي را دست نخورده باقي بگذاريم؛ مهندسي مجدد يعني از نقطه صفر شروع كردن، يعني به كنار نهادن روش‌هاي قديمي و افكندن نگاهي نو به كار.

 

مهندسي مجدد را با نام‌هاي متفاوتي مي‌توان شناخت، نام‌هايي از قبيل طراحي مجدد فرآيندهاي اصلي (كالپان و مورداك)[2]، نوآوري فرآيندي (داونپورت)[3]، طراحي مجدد فرآيندهاي كسب ‌و كار (داونپورت، شورت و ابلنسكي)[4]، مهندسي مجدد سازمان (لوونتال، همر و چمپي)[5]، طراحي مجدد ريشه‌اي (جوهاتسون)[6] و معماري مجدد سازمان (تالوار)[7] همگي از نام‌هايي هستند كه مقوله مهندسي مجدد را معرفي كرده‌اند (همر، 1377).

 

مايكل همر با مقاله «اتوماسيون كارساز نيست، فرآيندهاي زائد را حذف كنيد»، در مجله[8] H.B.R در سال 1991 نظريه مهندسي مجدد را به جهان مديريت معرفي كرد و پس از آن با چاپ كتاب مهندسي مجدد سازمان‌ها توسط مايكل همر و جيمز چمپي در سال 1993، مهندسي مجدد مانند يك كشتي نجات براي سازمان‌هاي امروزي مطرح گرديد (ابلنسکي، 1376).

 

مطالعات و بررسي‌هاي به عمل آمده بيانگر آن است كه بيش از يك دهه از تدوين علمي اين نظريه نمي‌گذرد که به شدت در جهان مطرح شده و به عنوان يكي از بحث‌هاي داغ سازماندهي مطرح مي‌باشد. جديدترين بررسي‌هاي به عمل آمده در خصوص تكامل اين نظريه حاكي از آن است كه از شدت مباحث داغ اوليه آن كه حكايت از تغيير بنيادي و انقلابي داشته كاسته شده و مؤلفه‌هاي ديگر اين نظريه از جمله فرآيند به عنوان مهمترين نمود مهندسي دوباره مطرح مي‌باشد.

 

واژة كليدي در تعريف مهندسي مجدد «فرآيند» است. هر چند اين واژه مهمترين نقش را در تعريف ما دارد، به ‌همان نسبت براي بيشتر مديران بزرگترين دردسرها را به ‌همراه مي‌آورد. بيشتر دست‌اندركاران دنياي كسب و كار تاكنون «فرآيندگرا»[9] نبوده‌اند. توجه آنها به وظيفه‌ها، شغل‌ها، افراد، و ساختارها معطوف است، و به فرآيندها عنايتي ندارند.

 

فرآيند كار، مجموعة گام‌هايي است كه يك يا چند «درونداد»[10] را بكار گرفته و «بروندادي»[11] مي‌آفرينند كه براي مشتري سودمند و خواستني است. به طور مثال پذيرش درخواست مشتري بعنوان «درونداد» و تحويل رضايت‌بخش كالا بدست وي در حكم «برونداد»، و ارزشي مي‌باشد كه فرآيند بوجود آورده است (صديقيان، 1382).

 

انديشة وظيفه‌گرايي، يعني خرد كردن كار به ساده‌ترين اجزاء و سپردن هر جزء به يك متخصص، به مدت دويست سال بر طراحي سازمان شركتها تأثير داشته است. ولي چرخش بسوي انديشه فرآيندگرايي آغاز گرديده، و اين چرخش، در دگرگوني‌هاي ريشه‌اي كه در پاره‌اي از شركت‌هاي كهن و سرشناس رخ داده است، بخوبي به چشم مي‌خورد.

 

لازم به ذكر است تفاوت ميان وظيفه و فرآيند همانند تفاوت ميان جزء و كل است. وظيفه واحدي از كار است، فعاليتي كه معمولاً يك نفر انجام مي‌دهد. در برابر، فرآيند گروهي از وظيفه‌هاي به هم پيوسته است كه با همديگر، نتيجه‌اي بــا ارزش از ديد مشتري را به بار مي‌آورند (صديقيان، 1382).

 

3- اهداف مهندسي مجدد

 

اهدافي كه مهندسي مجدد به دنبال آنها است اهداف جهشي[12] هستند. رسيدن به اين اهداف سبب بهبود و ارتقاء چشمگير و اساسي در عملكرد سازمان خواهد شد. بر اين اساس دگرگوني‌هاي كه مهندسي مجدد دنبال مي‌كند همه ابعاد سازماني از استراتژي و برنامه‌ريزي گرفته تا سيستم‌هاي سازماني و نيروي انساني و تحول تكنولوژيكي و مهندسي تشكيلات و سازمان را بر پايه نيازهاي مشتري و با سازماندهي بر محور فرآيندها را در بر مي‌گيرد. در اين خصوص آقاي داونپورت مي‌گويد: «مهندسي مجدد زماني با معني خواهد بود كه بهبود فرآيند سازگار و هماهنگ با رسالت و استراتژي‌هاي سازمان باشد».

 

4- اصول مهندسي مجدد

 

بطور خلاصه اصول مهندسي مجدد به شرح زير است:

 

الف) آرمان محوري

 

ب) تأكيد بر فرآيندهاي داراي ارزش افزوده

 

پ) تغيير ريشه‌اي فرآيند محوري

 

ت) رقابت پذيري

 

ث) بازنگري در نحوه مصرف منابع و هزينه‌ها

 

ج) تأكيد بر گسترش كاربردهاي تكنولوژي اطلاعات

 

چ) تأكيد بر اصل بهبود مستمر فرآيندها

 

5- فنون مهندسي مجدد

 

فنوني كه مهندسي مجدد در مراحل مختلف از آن استفاده مي‌كند در چهار گروه به شرح زير مي‌باشد:

 

الف) فنون گرافيكي، ب) فنون آماري، ج) فنون مدل‌سازي، د) فنون متني

 

6- عوامل بحراني موفقيت[13] برنامه‌هاي مهندسي مجدد

 

الف) درك مهندسي مجدد و مفاهيم آن

 

ب) تدوين رويكرد مديريت مبتني بر فرآيند

 

پ) معيارها و شاخص‌هاي اندازه‌گيري پيوسته عملكرد

 

ت) تجربه مديريت تحول و فراهم ساختن مركز پشتيباني

 

ث) اداره و هدايت كردن پروژه‌هاي مهندسي مجدد بر اساس نتايج

 

7- موانع سر راه تلاش‌هاي مهندسي مجدد

 

اين موانع را به طور كلي در چهار گروه زير مي‌توان طبقه‌بندي كرد:

 

الف) موانع فرهنگي

 

ب) موانع سازماني و آئين‌نامه‌اي

 

پ) موانع تكنولوژيكي

 

ت) موانع قانوني (Tsichritzis, 1997)

 

8- ديدگاه‌ها و عناصر مهندسي مجدد در سازمان

 

مهندسي مجدد از ديدگاه‌هاي مختلفي مورد بررسي قرار گرفته است، اين ديدگاه‌ها را مي‌توان در چهارچوب دو مكتب «تندرو» و «محافظه كار» مورد بررسي قرار داد.

 

مكتب تندرو توسط «مايكل همر»[14]، متخصص كامپيوتر و مشاور مديريت، ارائه و راهبري مي‌گردد. وي مهندسي مجدد را به عنوان يك رويكرد كاملاً جديد و انقلابي براي بهبود فرآيند معرفي مي‌كند و بيان مي‌دارد كه اين رويكرد با مديريت كيفيت جامع كه رويكرد تدريجي بهبود فرآيند است، متفاوت مي‌باشد (خالقي، 1382).

 

دومين مكتب كه در انتظارات و پيش‌بيني‌ها محافظه كارتر است، توسط «داونپورت» هدايت مي‌شود. در اين مكتب طراحي مجدد و بنيادي فرآيند اصلي، صرفاً به عنوان يك ابزار جديد براي بهبود فرآيند در كنار ساير ابزارها مانند مديريت كيفيت جامع، در نظر گرفته شده است (نگاهي دوباره، 1382).

 

اخيراً، ‌كليه مكاتب بر اين اصل مشترك تأكيد دارند، ‌كه دستاورد اصلي جنبش مهندسي مجدد فرآيند، صرفاً ارايه يك رويكرد بنيادي و انقلابي براي تغيير سازمان نبود، بلكه افزايش آگاهي مديريت در مورد اهميت فرآيند و مزاياي توجه به آن در طراحي و بهبود سازماني مي‌باشد. اين مكاتب براي بكارگيري مهندسي مجدد در سازمان بر هشت اصل ذيل تاكيد دارند:

 

الف) نتايج را سازماندهي مي‌كند نه وظايف را

 

ب) مواردي را بررسي مي‌كند كه از نتايج فرآيندي براي انجام فرآيند ديگر استفاده مي‌كنند

 

پ) كار پردازش اطلاعات را در طبقه كار واقعي توليد كننده اطلاعات قرار مي‌دهد

 

ت) با منابع متفرق از لحاظ جغرافيايي به صورت متمركز رفتار مي‌كند

 

ث) فعاليت‌هاي موازي را به جاي يكپارچه كردن نتايج با آن بهم مرتبط مي‌كند

 

ج) نقطه تصحيح را در جايي قرار مي‌دهد كه كار در حال انجام است و فرآيند را كنترل مي‌كند

 

چ) جمع‌آوري اطلاعات در مورد منابع بعمل مي‌آورد

 

ح) عموماً مهندسي مجدد در سازمان شامل چهار عنصر استراتژي‌ها، فرآيندها، فناوري و منابع انساني مي‌گردد. استراتژي‌ها و فرآيندها مبنايي را براي بهره‌گيري از فناوري‌ها و طراحي مجدد سيستم منابع انساني ايجاد مي‌كنند.

 

9- ضرورت مهندسي مجدد فرآيندها در دانشگاه

 

در سال‌هاي اخير، دانشگاه‌ها به دليل پيشرفت در فناوري، افزايش هزينه آموزش، رقابت جهاني و انتظار جامعه، با چالش‌ها و بحران‌هاي زيادي روبرو هستند، بسياري از آنها براي فائق آمدن بر چالش‌ها و بحران‌هاي ناشي از آن، به اقدام‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد فرآيندهاي اداري خود پرداخته‌اند.

 

در حال حاضر در عرصه آموزش عالي بسياري از دانشگاه‌ها از برنامه‌هاي مهندسي مجدد و طراحي مجدد در فرآيند‌هاي اداري خود بهره مي‌گيرند، برخي از اين دانشگاه‌ها كه گزارش‌هايي در مورد برنامه‌هايشان اعلام نموده‌اند عبارتند از دانشگاه‌هايMaryland, Delaware, Virginia, Sheffield, Kansas و بسياري از دانشگاه‌هاي ديگر.

 

با توجه به اينكه دانشگاه‌هاي كشور دولتي و غير دولتی مي‌باشد، لذا در اين مقاله ابتدا سازمان‌هاي دولتي و غير دولتي و تأثير مهندسي مجدد فرآيند بر هر يك از عوامل آنها مورد بررسي قرار گرفته است. سپس چالش‌هاي فراسوي دانشگاه‌ها و مهندسي مجدد در دانشگاه‌ها تشريح، و در پايان دورنمائي از دانشگاه‌ها در آينده بيان گرديده است.

 

10- سازمان‌هاي دولتي و مهندسي مجدد فرآيندها

 

بسياري ‌از ‌صاحب‌نظران ‌بر ‌تفاوت‌هاي ‌سازمان‌هاي ‌دولتي و خصوصي صحه گذاشته‌اند (ابلنسکي، 1376). هر يك از اين صاحب‌نظران ويژگي‌هاي خاص اين دو نوع سازمان‌ها را از زواياي مختلف مورد بررسي قرار داده‌اند. در اين ميان ريني و همكارانش تفاوت‌هاي سازمان‌هاي دولتي و خصوصي را به سه دسته عوامل محيطي، مبادلات بين سازمان و محيط و فرآيندها و ساختار دروني تقسيم كرده‌اند. در ادامه به بررسي اين عوامل و تأثير آنها بر BPR پرداخته شده است .

 

10-1- عوامل محيطي

 

سازمان‌هاي دولتي كمتر بازار محورند و بيشتر به تخصيص بودجه‌هاي عمومي متكي مي‌باشند. اين امر باعث مي‌شود كه اين سازمان‌ها انگيزه كمتري براي بهره‌وري و كارايي و تخصيص كارا در منابع وجود داشته باشند و اطلاعاتي نظير سود و هزينه كه جنبه بازاري دارند، كمتر وجود داشته باشد. از طرف ديگر محدوديت‌هاي قانوني و رسمي بر اين سازمان‌ها بيشتر وارد مي‌شود و تحت تأثير نفوذهاي سياسي شديدي از جمله تأثير گروه‌هاي ذينفع و ضرورت حمايت ذينفع‌ها هستند (اشراق نياي جهرمي، 1383).

 

10-2- مبادلات بين سازمان و محيط

 

دولت به علت برخورداري از قدرت مبتني بر اختيارات قانوني و مصوبات منحصر بفرد، سازمان‌هاي دولتي را وادار به اطاعت از دستورات مي‌كند. با توجه به حيطه وسيع و اهميت اقدام‌هاي دولت، اين سازمان‌ها بر منفعت عام تأثير گذارند و با توجه به اينكه برخي مقام‌هاي دولتي منتخب مردم هستند لذا انتظار مي‌رود كه منصفانه و دوستانه‌تر عمل كرده و نسبت به اقدام‌هاي خود در برابر مردم پاسخگو باشند.

 

10-3- فرآيندها و ساختار دروني

 

مديران در سازمان‌هاي دولتي از استقلال تصميم‌گيري كمتري برخوردارند، لذا نمي‌توانند بر زيردستان خود اقتدار كافي را اعمال نمايند، نسبت به تفويض اختيارات خود ابا داشته و نقش سياسي‌تري را ايفا كنند. همچنين به علت سياسي بودن انتخابات و انتصابات، ميزان گردش مديران بيشتر بوده و ايجاد محرك‌هاي انگيزشي براي بهبود عملكرد فردي كاركنان سازمان‌هاي دولتي نسبتاً دشوار، و تعهد سازماني و رضايت‌مندي شغلي در سازمان‌هاي بخش دولتي كمتر است (رحماني مياندهي، 1380).

 

11- چالش‌هاي فراروي دانشگاه‌ها

 

دانشگاه‌ها در آينده با چالش‌هاي متعددي روبرو خواهند شد، تقريباً در تمامي كشورهاي جهان دانشگاه‌ها تحت فشار ناشي از افزايش سريع تعداد دانشجويان، كاهش هزينه‌هاي واحدهاي درسي، افزايش كنترل دولت و نشانه‌هايي دال بر افزايش ناخرسندي عمومي از روند فعلي نظام آموزش عالي، دچار نوعي بحران هويت شده‌اند.

 

در بسياري از كشورهاي جهان، دهة گذشته دوره رشد سريع تعداد دانشجويان دانشگاه‌ها و افزايش دسترسي به آموزش عالي بوده است، و به نظر مي‌رسد كه اين روند در آينده نيز ادامه يابد. افزايش تعداد دانشجويان و افزايش هزينه‌هاي واحدهاي درسي موجب گرديده كه دانشگاه‌ها براي حفظ هويت خود به مثابه يك نهاد مستقل، با كمبود منابع رو به رو شوند. حتي اگر منابع جديدي هم در دسترس باشد، از آنها براي حل مشكل افزايش بيش از حد دانشجويان و كمبود تأسيسات زيربنايي استفاده خواهد شد، و منابعي براي حمايت از نوآوري، ديدگاه‌هاي نو، و تحولات جديد علمي وجود ندارد.

 

از سويي ديگر مواردي از قبيل تحولات شگرف در فناوري اطلاعات، اينترنت كه كلاس‌هاي مجازي را ممكن ساخته است، كتابخانه‌هاي ديجيتالي كه منابع و مخازني از دانش را ارائه مي‌نمايند، وب‌ها كه متون روزآمدي را جهت مباحث سمينارها و كلاس‌ها ارائه مي‌دهند، شبيه‌سازي كامپيوتري كه جايگزين آزمايشگاه شده است و ...، تغيير در دانشگاه‌ها را غير قابل اجتناب كرده است، و تجديد نظر براي تعريف دانشگاه‌ها با مفاهيم جديد را ضروري ساخته است.

 

آموزش عالي بطور اعم و دانشگاه‌ها بطور اخص با تحولات و چالش‌هاي متعددي در تمامي عرصه‌هاي زندگي روبرو خواهند بود. به عبارت ديگر، فعاليت دانشگاه‌ها در آينده به سازماندهي پويايي تبديل خواهد شد، كه اين خود از ضرورت‌هاي بقا در جهان پر از رقابت آموزش عالي در آينده است. بحران ناشي از چالش‌هاي ذكر شده غالباً در دو جنبه مالي و ساختاري مورد توجه قرار مي‌گيرد.

 

11-1- بحران مالي

 

در اكثر كشورهاي جهان قسمت اعظم بودجه دستگاهها را دولت تأمين مي‌كند، بدين معني كه دولت‌ها به طور مستقيم و غيرمستقيم از آموزش عالي حمايت مي‌كنند. آنها بودجة اوليه مورد نياز دانشگاه‌ها را براي ساخت تأسيسات و اجراي طرح‌هاي (پروژه‌ها) سرمايه‌اي تأمين مي‌كنند. بودجه‌هاي منظمي را نيز براي ارتقاء امر آموزش و تحقيقات بنيادي اختصاص مي‌دهند.

 

در دهه‌هاي اخير مباحث عمده‌اي همچون خصوصي سازي و كاهش هزينه در دولتها و استقلال دانشگاه‌ها (كاهش كنترل دولت)، دانشگاه‌ها را با مسئله نحوه تأمين بودجه مواجه كرده است. در اين راستا تنوع منابع و ارتقاي كارايي بعنوان پاسخ‌هايي به بحران مالي مطرح شده‌اند.

 

11-2- بحران ساختاري

 

دانشگاه‌ها عمدتاً بر مبناي فلسفه قرن نوزدهمي تئوري آدام اسميت از توليد انبوه در يك سيستم سلسله مراتبي ايجاد شده‌اند، لذا در حال حاضر اين سيستم سلسله مراتبي فلسفه حاكم بر طراحي و عمليات وظايف دانشگاه‌ها مي‌باشد (دراکر، 1373).

 

به بيان ديگر در ادبيات سازمان و مديريت، رويكرد كل‌نگر مهندسي مجدد فرآيندها، راه‌كاري براي رويارويي با چالش‌هاي عصر حاضر، پرهيز از ناكارآمدي ساختارهاي سلسله مراتبي و اجراي اصلاحات ساختاري است. و به پرسش‌هايي از قبيل «چگونه از ساختارهاي سلسله مراتبي به ساختارهاي تخت تبديل شويم؟»، «چگونه تيم‌ها را جهت دست يافتن به اهدافشان مهيا كنيم؟»، «چگونه كاركنان وظيفه مدار را به كاركنان چند بعدي تبديل كنيم؟»، «چگونه مديران را از سرپرست به مربي تغيير دهيم؟» و «چگونه فرآيندهاي اصلي را شناسايي و در جهت تناسب با چالش‌هاي جديد تغيير دهيم؟»، پاسخ مي‌دهد.

 

در سال‌هاي اخير دانشگاه‌ها براي پاسخگويي به چالش‌هاي مطرح شده به اصلاحات ساختاري متوسل شده‌اند. مبناي اين اصلاحات توسعه روش‌هاي جديد انجام مشاغل، توسعه زيربناي مناسب تكنولوژي اطلاعات و اجتناب از ناكارآمدي ساختارهاي سنتي مي‌باشد. نكته ديگري كه توسط محققان مورد توجه قرار گرفته است، اين موضوع مي‌باشد كه، فعاليت‌هاي اداري و پشتيباني در دانشگاه‌ها، حمايت اثربخشي از فعاليت آكادميك دانشگاه‌ها ارائه نمي‌دهد.

[spow 44,195]

12- مهندسي مجدد در دانشگاه‌ها

 

دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالي سازمان‌هاي پيچيده‌اي هستند. زيرا، غالباً محققان در مباحث ساختاري دانشگاه‌ها با اين امر مواجه مي‌گردند كه واحدهاي مختلف (مثلاً دانشكده‌ها) كارهاي مشابه را به روش‌هاي چندگانه و متفاوت انجام مي‌دهند. از جمله اين موارد مي‌توان از فعاليت‌هاي توسعه سيستم‌هاي نرم افزاري، فعاليت‌هاي ساختماني و فرآيندهاي اداري نام برد. لذا بكارگيري الگوي فرآيندي با توجه به موارد ذيل، موجب ايجاد ارزشي بيشتر در فعاليت‌هاي دانشگاه‌ها مي‌گردد:

 

الف) چگونه الگوهاي فرآيندي مي‌توانند يك نگرش منسجم‌تر و كل‌نگرتري نسبت به فعاليت دانشگاه‌ها ارائه دهند؟ يك فرآيند معمولاً بر بيش از يك واحد سازماني اثر مي‌گذارد. اين امر امكان يك نگرش گسترده‌تري از سازمان نسبت به نگرش وظيفه‌اي يا كاركردي از سازمان،‌ ارائه مي‌دهد.

 

ب) چگونه الگوهاي فرآيندي امكان طراحي و توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي دانشگاه‌ها را ممكن مي‌سازد؟ روش‌هاي سنتي طراحي و توسعه سيستم با تحليل الزام‌هاي وظيفه‌اي سيستم اجرا مي‌شدند كه غالباً صرفاً از ديدگاه يك ذينفع بررسي مي‌شد. سيستم‌هاي بر مبناي مدل فرآيندي و كلان به ما كمك مي‌كند تا يك نگرشي منسجم‌تر و چند بعدي از سازمان داشته باشيم. اين مدل‌ها اين امكان را بوجود مي‌آورد كه دانشگاه پس از شناسايي فرآيندهاي اصلي اش بر روي اقدام‌هاي برون سپاري[15] بهتر برنامه‌ريزي نمايد.

 

بطور خلاصه يك الگوي فرآيندي را بعنوان يك سري از فعاليت‌ها كه در بيش از يك واحد مشتركند و براي حل مشكل مشابهي در زمينه مشابه هستند، توصيف مي‌كنيم.

 

با بکارگيري مدل زنجيره ارزشي پورتر مي‌توان يك دسته بندي از فعاليت‌هايي در دانشگاه‌ها انجام داد. اين مدل سازمان را بعنوان زنجيره‌اي از فعاليت‌هاي پايه مي‌داند كه ارزشي افزوده ايجاد مي‌كنند. اين فعاليت‌ها در دو دسته فعاليت‌هاي اصلي و پشتيباني تقسيم مي‌شوند. فعاليت‌هاي اصلي عمدتاً با توليد محصول يا ارائه خدمات و ايجاد ارزشي براي مشتري مرتبط مي‌شوند. فعاليت‌هاي پشتيباني امكان انجام فعاليت‌هاي اصلي را بوجود مي‌آورند. بر مبناي اين مدل، مي‌توان تقسيم‌بندي‌هاي ذيل را براي فعاليت‌هاي دانشگاه‌ها داشت:

 

الف) فرآيندهاي اصلي

 

o توليد دانش

 

o انتقال دانش

 

ب) فرآيندهاي پشتيباني

 

o جذب «كمك هزينه ها»[16]

 

o مديريت كمك هزينه‌ها و قراردادها

 

o ارتقاء و استخدام اعضاي هيئت علمي

 

پ) فرآيندهاي پشتيباني از دانشجويان

 

o ايجاد و اداره محيط يادگيري و زندگي دانشجويان

 

o ثبت نام دانشجويان

 

ت) فرآيندهاي پشتيباني غير مستقيم

 

o تأمين كالا

 

o اداره تسهيلات

 

o ثبت و گزارش تبادلات مالي

 

o ارائه منابع و زيرساخت‌هاي فني

 

ث) فرآيندهاي پشتيباني كمكي

 

o ارائه خدمات تغذيه

 

o انتشارات

 

مفاهيم مهندسي مجدد بصورت معناداري مي‌توانند فرآيند ارائه خدمات، تدريس و يادگيري در دانشگاه‌ها را طراحي مجدد كنند. پيشرفت در فناوري، هزينه آموزشي، رقابت جهاني و انتظار جامعه، چهار عامل اصلي در انتقال عمليات دانشگاه‌ها بسوي مهندسي مجدد است. مهندسي مجدد يك دانشگاه را مي‌توان با توجه به تقسيم‌بندي فعاليت‌ها و عمليات به دو بخش اصلي تقسيم نمود:

 

الف) مهندسي مجدد در عمليات‌هاي اداري و پشتيباني

 

ب) مهندسي مجدد در عمليات‌هاي علمي

 

12-1- مهندسي مجدد در عمليات‌هاي اداري

 

 

مهندسي مجدد در فعاليت‌هاي اداري و پشتيباني بايد قبل از مهندسي مجدد فعاليت‌هاي آكادميك صورت گيرد. نمودار ذيل تفاوت ايده‌هاي يك سازمان وظيفه مدار (سنتي) با يك سازمان فرآيند مدار (مهندسي مجدد شده) را نشان مي‌دهد.

 

براي تبديل سازمان از "وظيفه مداري" به فرآيند مداري بايد تغييرهاي ذيل حاصل گردد :

 

الف) تغيير سيستم سلسله مراتبي به تخت

 

ب) تبديل سرپرست به مربي

 

پ)تغيير "تصميم‌هاي بالا به پائيني" به توانمند سازي

 

ت) تبديل كارمند از وظيفه‌مدار به چند بعدي

 

الف) تبديل سازمان سلسله مراتبي به سازمان تخت: اغلب سازمان‌ها و شركت‌ها بر مبناي تئوري سلسله مراتبي و توليد انبوه ايجاد شده‌اند و دانشگاه‌ها نيز براي پشتيباني اين سازمان‌ها تلاش كرده‌اند كه مشابه اين تئوري تدريس و عمل كنند. سيستم سلسله مرابتي به روابط بالا به پايين و كنترل بالا تأكيد مي‌نمايد، اما در سيستم تخت به روابط پايين به بالا و توزيع كنترل توجه مي‌شود. در سيستم سلسله مراتبي موفقيت بعنوان بالا رفتن از نردبان سلسله مراتب تعريف مي‌شود، در حالي‌كه در سيستم تخت موفقيت بوسيله ميزان پشتيباني از فرآيند ارزيابي مي‌شود. در سيستم سلسله مراتبي افراد توسط دستورالعمل‌ها و رويه‌هاي مفصل كنترل مي‌شوند، اما در سيستم تخت افراد در طراحي فرآيند و تصميم‌گيري مشاركت داده مي‌شوند.

 

ب) توانمندسازي: توانمندسازي به معناي داشتن اختيار، مسئوليت و پاسخگويي در كار مي‌باشد. بحث اصلي در موفقيت توانمندسازي تمايل مدير بر دادن اختيار و مسئوليت به اعضاي تيم مي‌باشد. توانمند‌سازي احساس تعهد و مسئوليت عميقي را براي اعضاي تيم در پشتيباني از اجراي فرآيند بوجود مي‌آورد.

 

پ) كارمند چند بعدي: تغيير نگرش كاركنان از چگونگي انجام شغل به چرايي انجام شغل موجب تفاوت‌هاي عمده‌اي در كيفيت ستاده‌هاي نهايي مي‌گردد. در سازمان مهندسي مجدد شده يك عضو تيم بايستي ذهن و دانش چند بعدي در مورد نقش‌هاي ديگر اعضاء در تيم داشته باشد. مديران سازمان نيز بايستي فرصت يادگيري براي اعضاء جهت درك نقش‌هاي يكديگر در سازمان، ارائه نمايند. در يك سازمان مهندسي مجدد شده هر فعاليت و كاري بر مبناي تركيب‌هاي مناسب تيم فرآيند مي‌باشد. مديران در هر بخش دانشگاه بايد قابليت و دانش كافي در مورد اهداف و فعاليت‌ها به منظور هدايت تيم فرآيند را دارا باشند.

ت) تبديل سرپرست به مربي: مديران جديد در يك سازمان مهندسي مجدد شده، افرادي هستند كه مسئوليت رشد اعضاي سازمان را بر عهده دارند. مديران جديد بجاي روابط صرفاً سلسله مراتبي و از بالا به پايين داراي ويژگي‌هايي همچون اعتماد و صداقت در تصميم‌گيري، درك فرآيند و دانشي كار تيمي مي‌باشند.

 

12-2- مهندسي مجدد در فعاليت‌هاي علمي

 

مدل ارتباط فردي در آموزش، روش حاكم بر طراحي تدريس و يادگيري در دانشگاه‌ها است. در اين مدل اثر بخشي اعضاي هيئت علمي و پيشرفت دانشجو بوسيله تعداد ساعت‌هاي حضور در كلاس ارزيابي مي‌شود. بعد از قرن‌ها، براي اولين بار اين فرصت پيش آمده است كه مدل ارتباط فردي طراحي مجدد گرديده و به مدل بر مبناي ارتباط ديجيتالي تدريس و يادگيري تبديل شود. در اين مدل جديد، استاد نقش جديدي بعنوان تسهيل كننده و راهنما دارا مي‌باشد و دانشجويان بعنوان محققان و مشاركت كنندگان مي‌باشند. مدل جديد چند ويژگي دارد، برنامه آموزشي استاد محور به برنامه آموزشي دانشجو محور و يا دانشجو - استاد محور تبديل مي‌گردد. در پارادايم جديد فناوري كامپيوتر نقش عمده‌اي براي طراحي و اجراي اين مدل ايفا مي‌كند.

 

مي‌توان مهندسي مجدد علمي را به دو بخش تقسيم كرد. بخش اول تدريس و يادگيري كه تقسيم مي‌شود به تكنولوژي در كلاس درس، شايستگي اعضاي هيئت علمي، و شايستگي دانشجو. بخش دوم توسعه برنامه آموزشي كه به سه قسمت دوره‌هاي ليسانس، تحصيلات تكميلي و آموزش از راه دور تقسيم مي‌شود.

 

12-2-1- تدريس و يادگيري

 

تدريس و يادگيري امروزه بر مبناي فناوري كامپيوتر است. اين امر صرفاً به سخت افزار، سيستم‌هاي آموزشي و سيستم‌هاي مديريت اشاره نمي‌كند بلكه نرم‌افزار برنامه‌هاي آموزشي، هوش و ايدئولوژي‌هايي كه استفاده از كامپيوتر در محيط‌هاي آموزشي را هدايت مي‌كند، را در بر‌ مي‌گيرد.

الف) فناوري: فناوري بخودي خود اهداف سازمان را برآورده نمي‌سازد و موجب توليد ستاده‌هاي مناسب از تدريس و يادگيري نمي‌گردد. دانشگاه‌ها بايستي زيرساخت‌هاي كافي براي طراحي و اجراي يك برنامه درسي مبتني بر فناوري داشته باشند.

 

حداقل زيرساخت‌ها عبارتند از:

 

- دسترسي به شبكه از خوابگاه، كلاس‌ها، آزمايشگاه‌ها و ساختمان‌هاي دانشگاه

 

- ارتباط شبكه به اتفاق هر يك از اساتيد

 

- سايت‌هاي كامپيوتر بايستي مجهز به سخت افزارها و نرم افزارهاي مورد نياز و تيم پشتيباني‌كننده باشد.

 

- مراكز آموزشي با كاركنان پشتيباني كننده با مهارت‌هاي چند بعدي براي اساتيد و دانشجويان

 

- شبكه با قابليت كنفرانس‌هاي ويديويي و سرعت پردازش بالا

ب) قابليت‌هاي اعضاي هيئت علمي: توسعه اعضاي هيئت علمي كليد اصلي گشودن جهان جديد يادگيري براي دانشجويان است. اگر اعضاي هيئت علمي‌ دانشگاه‌ها، شايستگي و قابليت بهره گيري از فناوري را داشته باشند آن دانشگاه موفقيت زيادي در بكارگيري فناوري در برنامه‌هاي آموزشي خواهد داشت. پرسش اصلي اين است كه چگونه اعضاي هيئت علمي‌ها را براي اين تغيير آماده كنيم. برخي نكات در اين زمينه در ذيل ارائه شده‌اند:

 

- ايجاد برنامه‌هايي براي بررسي مداوم و سيستماتيك نيازهاي يادگيري اعضاي هيئت علمي و دانشجويان

 

- ايجاد يك مركز يادگيري با كاركنان چند بعدي براي كمك به اعضاي هيئت علمي جهت يادگيري

 

- ارائه وقت آزاد به اعضاي هيئت علمي براي توسعه برنامه‌هاي آموزشي بر مبناي كامپيوتر

 

- ايجاد سيستم پاداش براي استفاده نوآورانه اعضاي هيئت علمي‌ها از كامپيوتر در برنامه هاي آموزشي

 

پ) قابليت‌هاي دانشجويان: اساتيد نقش مهمي در بكارگيري فناوري كامپيوتر توسط دانشجويان دارند. توسعه دانشجويان ارتباط مستقيم با تكاليف و توقع‌هاي اساتيد دارد. امروزه در تدريس و يادگيري، اغلب دانشجويان از اينترنت براي دسترسي به منابع آموزشي بهره مي‌گيرند و از طريق پست الكترونيكي با اساتيد و ساير دانشجويان ارتباط برقرار مي‌كنند. بهره‌گيري از كامپيوتر فراتر از صرفاً ابزار دسترسي توسط دانشجويان با قابليت و نگرشي استاد ارتباط دارد. مزاياي فناوري در برنامه‌هاي آموزشي در شكل شبيه‌سازي، مطالعه موردي، سيستم هوشمند و حل مشكل براي توسعه تفكر انتقادي و مهارت‌هاي تصميم‌گيري بسيار مهم مي‌باشند.

 

تقويت قابليت عمومي دانشجويان در زمينه فناوري‌هاي كامپيوتر بايستي بخشي از برنامه‌هاي آموزشي آنها باشد و همچنين دانشجويان نيز بتوانند از خدمات مراكز يادگيري با كاركنان چند بعدي (چند مهارتي) بهره‌مند شوند.

12-2-2- طراحي برنامه درسي

 

در بخش طراحي برنامه درسي بايستي در برنامه‌ها بر توانمند‌سازي دانشجويان در فعاليت‌هاي يادگيري توجه شود. فناوري بايستي بخشي از برنامه درسي براي دسترسي به منابع (كتابخانه، اينترنت)، ارتباطات (پست الكترونيكي) و آموزش بر مبناي كامپيوتر (شبيه سازي، مطالعه موردي، و سيستم هوشمند) باشد.

 

- برنامه درسي ليسانس:‌ در دوره ليسانس برنامه درسي استاد- محور مي‌تواند هنوز بعنوان تئوري حاكم براي تدريس و يادگيري ادامه يابد. تدريس بر مبناي سخنراني‌ها، ارايه‌ها، تكاليف بر مبناي كامپيوتر مانند مشاركت در بحث گروهي و ارتباطات (پست الكترونيكي)، دسترسي به منابع از طريق اينترنت باشد. در آينده وب‌ها تأثير عمده‌اي در برنامه‌هاي آموزشي خواهند داشت.

 

- برنامه درسي تحصيلات تكميلي: فعاليت‌هاي دوره‌هاي تحصيلات تكميلي بايستي از استاد محوري به استاد- دانشجو محوري تغيير يابد. در اين مدل، دانشجويان در طراحي فرآيند تدريس و يادگيري بايستي ورودي و داده داشته باشند. دانشجويان بايستي در انتخاب متون و ابزارها آزاد باشند. طراحي كاربردها بر مبناي كامپيوتر (شبيه‌سازي، مطالعه موردي، و سيستم هوشمند) در سطح تحصيلات تكميلي بسيار پيچيده و زمان بر است. در فعاليت‌هاي تحصيلات تكميلي، دانش كاربرد اينترنت براي دسترسي و انتقال متون و منابع بسيار ضروري مي‌باشد.

13- ماهيت دانشگاه‌ها در آينده

 

در سال‌هاي اخير، در مورد ماهيت دانشگاه‌ها در آينده نظرها و پيشنهادهاي مختلفي ارائه شده و تلاش‌هاي قابل توجهي براي حل اين مسئله صورت گرفته است. يونسكو به عنوان سازمان بين‌المللي كه تا حد قابل توجهي به مسائل آموزشي، از جمله آموزش عالي در جهان توجه مي‌كند، نظر و تفسير خاصي در مورد دانشگاه‌هاي آينده دارد. اين سازمان كه خود را در بازنگري نظام آموزش عالي در جهان متعهد مي‌داند، معتقد است كه، تمام نظام‌ها و نهادهاي آينده‌نگر و دورانديش آموزش عالي بايد رسالت خويش را با عنايت به اين هدف كلان كه مي‌توان آنرا «دانشگاه فعال» ناميد تعيين نمايند.

 

دانشگاه فعال عبارتست از:

 

- مكاني براي آموزش‌هاي عالي كيفي كه توانايي‌ها و كارايي دانشجويان را براي انجام طيف گسترده‌اي از امور و فعاليت‌هاي اداري و تخصصي ارتقا مي‌بخشد.

 

- مكاني كه دسترسي بدان منوط به داشتن شايستگي‌ها و توانايي‌هاي فكري و توان لازم براي مشاركت فعال در برنامه‌هاي آن است.

 

- جامعه‌اي كه با تمامي امكاناتش به كار تحقيق، خلاقيت و نشر دانش اشتغال دارد.

 

- مكاني آموزشي كه اساس كار آن را صرفاً كيفيت و دانش تشكيل مي‌دهد.

 

- مكاني كه به عنوان بخشي از كار و فرهنگ خود، از تقويت و به روز كردن دانش و توانايي‌هاي نيروها استقبال مي‌كند.

 

- جامعه‌اي كه همكاري با بخش‌هاي صنعت و خدمات براي پيشرفت اقتصادي مناطق مختلف و كل كشور را تشويق و از آن فعالانه حمايت مي‌كند.

 

- مكاني كه، در آن مسايل و راه‌حل‌هاي مهم محلي، منطقه‌اي، ملي و بين‌المللي مورد شناسايي، بررسي و توجه قرار مي‌گيرد.

 

- مكاني كه دولت‌ها و ساير نهادهاي عمومي مي‌توانند براي كسب اطلاعات علمي و صحيح، كه به طور فزاينده‌اي براي تصميم‌گيري در تمامي سطوح مورد نياز است و همچنين مشاركت عمومي در روند تصميم‌گيري را ارتقاء مي‌بخشد، مراجعه كنند.

 

- جامعه‌اي كه اعضاي آن با پايبندي كامل به اصول آزادي علمي براي دستيابي به حقيقت، دفاع از حقوق بشري و ارتقاء بخشيدن به آن، دموكراسي، عدالت اجتماعي، تساهل و بردباري در جوامع خود و كل جهان تلاش مي‌كنند و در تربيت شهروندان متعهد و ايجاد و گسترش فرهنگ صلح مشاركت مي‌نمايند.

 

- و بالاخره، نهادي كه جايگاه خود را در جهان كنوني بخوبي مي‌شناسد و خو را با شرايط زندگي معاصر و ويژگي‌هاي خاص هر منطقه و كشور وفق مي‌دهد.

 

اين كلان نگري دانشگاه فعال، نمايانگر قدرت خلاق آن براي يافتن الگوها و روش‌هاي نهادين خاصي است كه بتواند پاسخگوي نيازها، شرايط و امكانات نهادهاي آموزش عالي، جوامع، كشورها و مناطق خاص باشد (Allen, 1999).

 

نتيجه‌گيري

 

با توجه به مباحث مطرح شده و نتايج چشمگير اجراي مهندسي مجدد در دانشگاه‌هاي بزرگ و معتبر که منجر به مواردی همچون کاهش هزينه‌ها تا 30% و در جاهايي تا سقف يکصد ميليون دلار شده است و از طرف ديگر رشد تقاضا برای ورود به آموزش عالي در سطح جهان، لزوم بازنگري در فرآيندها و تغييرهاي بنيادي در شيوه‌هاي مديريت دانشگاه‌ها بيش از پيش آشکار مي‌گردد؛ در ايران نيز با رشد جمعيت در سنين متوسطه در سال‌هاي اخير اين امر نمايان گرديده است لذا لازم است با بررسي روش‌هاي مختلف اجراي اين فن و بومي سازي آن براي اجرا در آموزش عالي کشور و سرمايه‌گذاري مناسب به مرحله اجرا در آيد.