مقاله تأثير فناوري اطلاعات بر مديريت کيفيت جامع

[Mohammad Aref 120452]

مقدمه

اهميت فناوري اطلاعات و اثرات آن براي شرکتها به طرز چشمگيري افزايش يافته و رشد و توسعة آن احساس مي شود. غالباً بيان مي شود که فناوري اطلاعات مهمترين عامل افزايش بهره وري و کاهش هزينه ها است. اما مطالعات ديگر عکس اين مطلب را نيز نشان داده است . «دوان» و «کرامر» دريافته اند که سرمايه گذاري بر روي فناوري اطلاعات تأثير مثبتي بر روي توليد ناخالص داخلي (GDP) در کشورهاي توسعه يافته دارد، حال آنکه در کشورهاي در حال توسعه چنين نيست .

به منظور بهبود کيفيت، کاهش هزينه ها و افزايش بهره وري، ابزارهاي مختلفي توسط شرکتها به‌کار گرفته مي شود که به عنوان مثال مي توان به مديريت کيفيت جامع، نگهداري و تعميرات بهره ور فراگير (TPM)، مهندسي مجدد فرايندهاي سازمان (BPR)، برنامه ريزي منابع ساخت (MRP) ، توليد بهنگام (JIT) و غيره اشاره کرد. «وستون» همة اين ابزارها را متکي به فناوري اطلاعات مي داند . به‌طور کلي، ابزارهاي ذکر شده کمک مي کنند که اطلاعات به‌صورتي دقيقتر و سريعتر به‌دست آمده و ارتباطات بهبود يابد. مسلم است فناوري اطلاعات همة بخشها و عملکردهاي شرکت را تحت تأثير قرار مي دهد؛ بنابراين، مي توان گفت فناوري اطلاعات، مديريت کيفيت جامع را نيز تحت تأثير خود قرار خواهد داد.

اين مقاله تأثير فناوري اطلاعات را بر روي مديريت کيفيت جامع مورد مطالعه قرار مي دهد. در بخش دوم جنبه هاي مختلف مديريت کيفيت جامع مشخص شده و هريک از آنها توضيح داده شده است. بخش سوم به تأثير فناوري اطلاعات بر اين جنبه‌ها اختصاص يافته است و در انتها به نتيجه گيري از مقاله پرداخته مي شود.

 

جنبه هاي مديريت کيفيت جامع

بسياري از محققان تلاش کرده اند تا جنبه هاي مختلفي که مديريت کيفيت جامع را شکل مي دهد، مشخص سازند. در اين مقاله 8 جنبة اصلي مديريت کيفيت جامع که در مقالة «مارتينز لورنته» و همکارانش بيان شده، پايه و اساس تحقيق را تشکيل مي دهد. در ادامه به توضيح جنبه هاي مختلف مديريت کيفيت جامع مي پردازيم:

1 - پشتيباني مديريت ارشد: مديريت ارشد در به‌کارگيري و اجراي مديريت کيفيت جامع نقش اصلي را ايفا مي کند بطوري که پشتيباني و تعهد مديريت ارشد، يکي از مشخصه هاي اصلي اجراي موفقيت آميز مديريت کيفيت جامع است. مديريت ارشد بايد تفکري را اجرا کند که ساختارها، نظامها، شيوه ها و کارکنان را مشخص مي سازد. براي مديريت ارشد، ساختارها بايد شامل مديريت فرايند، برنامه ريزي کيفيت، تضمين کيفيت، ارتقاي کيفيت و ادغام اين عناصر با مهارتهاي صحيح باشد. مديريت ارشد در مورد پيشنهادات ارائه شده راجع به محصول مسئوليت داشته و بايد رهبري لازم براي ايجاد انگيزه در کارکنان را داشته باشد.

2 -ارتباط با مشتري: در مديريت کيفيت جامع، مشتري مهمترين عامل در هدف گذاري فعاليت و تلاش در جهت بهبود کيفيت است. بر پاية اصول رهبري کيفيت، تلاش سازمان بايد همواره در راستاي پيشي گرفتن از نيازهاي مشتري باشد و بايد همواره ارزش مطلوب و مستمري را به مشتريان ارائه کند. نيازها و انتظارات مشتريان بايد در ذهن همة کارکنان نقش بسته باشد. تعريف نيازها و سطوح رضايت مشتريان بسيار مهم بوده و تنها از طريق ارتباط مناسب با مشتريان صورت مي پذيرد.

3 -ارتباط با تأمين کننده: مديريت کيفيت جامع از ديدگاه فرايند عمليات، تأمين کنندگان را بخش مهمي از کل فرايند توليد به شمار مي آورد و باور دارد که همانند مشتري، تأمين کنندگان مواد بايد در فرايند سازمان به‌طور مستقيم درگير شوند و در آن مشارکت کنند. دسترسي تأمين کنندگان به اطلاعات و نيازهاي شرکت و هماهنگ کردن سيستم آنها با سيستم توليدي شرکت از هدفهاي برجستة هر برنامة مديريت کيفيت جامع است. در انتخاب تأمين کنندگان، کيفيت عامل مهمتري نسبت به قيمت است و شرکت در زمينة بهبود کيفيت محصولات بايد با تأمين کنندگان خود همکاري لازم را داشته باشد. بنابراين، در نظر گرفتن ارتباطات دراز مدت با تأمين کنندگان از اهميت بسزايي برخوردار است.

4 - مديريت منابع انساني: برجسته ترين منابع سازمان، نيروي کار و افراد آن است. مديريت بايستي چنان محيط کاري را به‌وجود آورد که برتري گرايي و روابط کاري باثبات و اطمينان بخش تقويت گردد. اصول مديريت منابع انساني شامل آموزش، توانمندي کارکنان و کار گروهي است. برنامه هاي مناسب براي استخدام افراد و آموزش آنها بايد اجرا شود زيرا کارکنان به مهارتهاي لازم به منظور شرکت در فرايند بهبود نياز دارند.

5 - مشخصه ها و رفتارهاي کارکنان: مشخصه ها و رفتارهاي کارکنان عامل اصلي پيروزي مديريت کيفيت جامع است. دليل شکست بيشتر برنامه هاي کيفيت ناشي از بي‌توجهي مديريت به اين مهم و ناتواني در تغيير رفتار کارکنان نسبت به برنامه هاي مورد نظر مديريت کيفيت جامع است. شرکتها بايد به‌گونه اي عمل کنند که مشخصه هاي مثبت کاري مانند وفاداري به سازمان، غرور کاري، تمرکز بر روي اهداف عمدة سازمان و توانايي انجام کار درست به نحوي صحيح، افزايش يابد.

6 - فرايند طراحي محصول : همة بخشهاي شرکت بايد در فرايند طراحي شرکت کنند تا طراحي براساس خواسته هاي مشتري و با توجه به محدوديتهاي فني، تکنولوژيک و هزينه اي به‌دست آيد.

7 - مديريت فرايند توليد: فرايند توليد عبارت است از يک سلسله فعاليتها، روشها، ماشين آلات و ابزاري که براي دستيابي به کيفيت مطلوب به‌کار گرفته مي شوند. در اين راستا، سازماندهي بايد بر اساس اصول 5S شکل بگيرد؛ مميزي داخلي توسط دستورالعملهاي مربوطه صورت پذيرد و فرايند توليد تحت کنترل آماري قرار داشته باشد.

8 - واحد تضمين کيفيت: واحد تضمين کيفيت بايد با داشتن آزادي عمل به مديريت ارشد دسترسي داشته باشد. همچنين بايد با ساير واحدها به‌طور مستمر در ارتباط باشد.

تأثير فناوري اطلاعات

فناوري اطلاعات شامل مجموعه تکنيک ها و ابزارهايي است که در جهت بهينه سازي و پشتيباني سيستم هاي فعال بر محوريت اطلاعات و دانش ، همچنين شامل مطالعه، طراحي، گسترش، اجرا، نگهداري و مديريت سيستم هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه و به خصوص کاربردهاي نرم افزاري و سخت افزاري رايانه است. در اين بخش تأثير فناوري اطلاعات بر جنبه‌هاي ذکر شده در بخش قبل مورد بحث و بررسي قرار مي گيرد.

 

1 - فناوري اطلاعات و پشتيباني مديريت ارشد: پشتيباني مديريت ارشد براي اجراي موفقيت آميز مديريت کيفيت جامع و نيز به‌کارگيري فناوري اطلاعات ضروري است. در برخي موارد، استفاده از ابزارهاي فناوري اطلاعات باعث بروز مشکلاتي در بين کارکنان مي شود. در اين مواقع هوشياري مديريت ارشد براي جلوگيري از تضاد و دوگانگي در بين خواسته هاي فناوري اطلاعات و فلسفة مديريت کيفيت جامع امري ضروري است. در بسياري موارد، فناوري اطلاعات به کاهش کارکنان و اخراج آنها منجر مي گردد که با توسعة شرکت و يا تعيين قوانيني همچون بازنشستگي پيش از موعد مي توان با آن مقابله کرد.

 

2 - فناوري اطلاعات و ارتباط با مشتري: توسعة فناوري اطلاعات از چند طريق به بهبود روابط شرکت با مشتريان کمک مي‌کند؛ فناوري اطلاعات مي تواند به ايجاد رابطة مستقيم بين شرکتها و مشتريانشان منجر شود و به تبادل اطلاعات بين آنها کمک کند. فناوري اطلاعات شرکتها را در دستيابي به مشترياني که از نظر جغرافيايي دور از شرکت هستند، قادر کرده و به‌طور کلي به منزلة يک فرصت براي شرکتهاست.

درک سرعت و توسعة تجارت الکترونيک بين شرکتها و کشورها، بسيار مهم است. به عنوان مثال شرکتها مي توانند با عرضة محصولات خود از طريق اينترنت ( به‌طوري که ويژگيهاي محصولات به‌صورت کامل توضيح داده شود ) با مشتريان ارتباط برقرار کنند، همچنين مشتريان از همين طريق مي توانند محصولات مورد نظر خود را خريداري کرده و نيز به بيان نظرات و شکايات خود بپردازند. شرکتها نيز با استفاده از فناوري اطلاعات و ذخيرة اطلاعات دريافت شده از مشتريان و تجزيه و تحليل پيشرفتة آنها مي توانند محصولاتي منطبق بر نيازها و انتظارات مشتريان توليد کنند.

استفاده از تبادل الکترونيک داده ها (EDI) با مشتريان به شرکتها اجازه مي دهد که ارتباطات موثري ( با توجه به ويژگيهاي محصول، نظرات، پيشنهادات، شکايات ) با مشتريان خود داشته باشند. از اين رو فناوري اطلاعات يک ابزار قدرتمند در مديريت ارتباط با مشتريان (CRM) است.

 

3 - فناوري اطلاعات و ارتباط با تأمين کننده: همانند آنچه در قسمت ارتباط با مشتري بيان شد، فناوري اطلاعات به توسعة ارتباط با تأمين کنندگان کمک مي کند. تبادل الکترونيک داده ها به منظور سفارش محصول، ارسال ويژگيهاي محصول، ارسال جزئيات طراحي، دريافت و تأئيد صورتحسابها و پرداخت آنها استفاده مي شود. تأمين کنندگان مي توانند با استفاده از فناوري اطلاعات ، فرايند طراحي سريعتري داشته باشند.

در برخي موارد شرکتها مي توانند به سيستم موجودي و يا سيستم هاي برنامه ريزي توليد تأمين کنندگانشان دسترسي داشته و به‌صورت خودکار محصولات مورد نظر را سفارش دهند. به‌طور کلي فناوري اطلاعات به تسهيل روابط با تأمين کنندگان و نيز کاهش تعداد تأمين کنندگان کمک مي کند.

 

4 - فناوري اطلاعات و مديريت منابع انساني: استفاده از فناوري اطلاعات ، باعث تغيير در مهارت کاري افراد مي شود؛ بنابراين، در اين حالت آموزش کارکنان از اهميت بيشتري برخوردار مي شود. از طرف ديگر، بايد به گونه اي از فناوري اطلاعات استفاده کرد که کارايي، خلاقيت، رضايت شغلي و نيز انعطاف پذيري به حداکثر برسد؛ براي اين منظور بايد از فناوري اطلاعات براي تکميل وظايف و بهبود بخشيدن آنها استفاده کرد.

 

5 -فناوري اطلاعات و مشخصه ها و رفتارهاي کارکنان: هنگامي که سيستم هاي جديد بر پاية فناوري اطلاعات به‌کار گرفته مي‌شود، استفاده ازسازماندهي مجدد ضرورت پيدا مي کند، اما مقاومت کارکنان در مقابل تغييرات امري طبيعي است. از اين رو بايد کارکنان نسبت به فوايد اجراي سيستم هاي جديد آگاهي لازم را کسب کنند. اگر کارکنان متوجه شوند که فناوري اطلاعات به منظور برطرف سازي کارهاي پرخطر و خسته کننده و تسهيل در انجام امور به‌کار گرفته مي شود، نه تنها در مقابل تغييرات مقاومت نکرده، بلکه در اين حالت وفاداري به شرکت، غرور کاري و رضايت شغلي افزايش مي يابد.

 

6 - فناوري اطلاعات و فرايند طراحي محصول: استفاده از فناوري اطلاعات مي تواند افزايش نوآوري را به دنبال داشته باشد. فناوريهاي طراحي به کمک رايانه (CAD) به فرايند طراحي کمک بسياري مي کند، زيرا به تأمين سريعتر نيازهاي مشتري و نوآوري در طرح محصول منجر مي شود. طراحي محصول جديد به‌صورتي کارا و توسعة فرايند نياز به اطلاعات بخشهاي مختلف همچون توليد، بازاريابي، تحقيق و توسعه داشته و فناوري اطلاعات به انتقال موثرتر و سريعتر اين اطلاعات کمک مي‌کند. با توجه به کاربردهاي اينترنت، گروههاي مختلف از سرتاسر جهان مي توانند در فرايند طراحي محصول شرکت کنند.

فناوري اطلاعات در طراحي آزمايشها (DOE) ، تجزيه و تحليل خرابيها و آثار آن (FMEA) ، گسترش عملکرد کيفيت (QFD) نقش بسزايي دارد. در همة اين موارد، فناوري اطلاعات روش اجراي اين ابزارها را تغيير نمي دهد، بلکه به ساده سازي کاربرد آن و خلق ايده هاي جديد کمک مي کند.

 

7 - فناوري اطلاعات و مديريت فرايند توليد: در سيستم هاي نگهداري و تعميرات، استفاده از فناوري اطلاعات بسيار موثر است. در اين حالت با استفاده از سيستم هاي خودکار، نيازهاي نگهداري و تعميرات ماشين ها مشخص مي گردند.

از طرف ديگر، اتوماسيون به کاهش پراکندگي فرايند کمک مي کند، زيرا ماشين ها در مقايسه با کارگران تغييرات و نوسانات کمتري دارند و اين به افزايش سرعت فرايند توليد و نيز افزايش کيفيت منجر مي شود. اين بدان معني نيست که نياز به مديريت کيفيت از ميان مي رود، بلکه با توجه به اين نکته که ماشين هاي خودکار به اجزا و مواد اوليه با کيفيت بيشتر احتياج دارند، اين نياز بيشتر احساس مي شود.

با استفاده از اندازه گيري پارامترها و ويژگيهاي محصول توسط وسايل اندازه گيري خودکار، کنترل آماري فرايند (SPC) ساده‌تر مي شود. براي شرکتهايي که داراي گواهينامة سيستم هاي کيفيت همچون ايزو 9000 هستند، نرم افزارها، شرکت را در اجراي سيستم و نيز مميزي داخلي کمک مي کنند.

 

8 - فناوري اطلاعات و واحد تضمين کيفيت: نقش واحد تضمين کيفيت با به‌کارگيري فناوري اطلاعات تغيير نمي کند بلکه آزادي عمل، دسترسي به مديريت ارشد و همکاري با ساير واحدها همچنان برقرار است. به‌طور کلي فناوري اطلاعات ، کار واحد تضمين کيفيت را ساده تر مي کند زيرا جمع آوري و تجزيه و تحليل داده ها و انتقال آن به ساير واحدها با سرعت و دقت بيشتري انجام مي گيرد. مواردي همچون خريد، فروش، کنترل کيفيت و ... نياز به اطلاعاتي دارند که سيستم هاي اطلاعاتي آنها را بهنگام و مطلوب در اختيار مي گذارند. مهمترين جزء تشکيل دهنده در طراحي سيستم هاي اطلاعاتي، پايگاه داده‌هاست. پايگاه داده ها از عناصر اطلاعاتي تشکيل مي يابد که به‌صورت رکوردها و فايل هاست و به نحوي سازمان يافته‌اند که نيازهاي اطلاعاتي استفاده کننده را برآورده سازند. در اين حالت واحد تضمين کيفيت بايد مسائل و مشکلات ناشي از فناوري اطلاعات را به گونه اي حل کند که به اصول فلسفة مديريت کيفيت جامع لطمه اي وارد نگردد.

 

نتيجه گيري

فناوري اطلاعات در کشورهاي مختلف بسيار مورد توجه قرار گرفته است به‌طوري که اکثر کشورها، سرمايه گذاريهاي هنگفتي در اين زمينه انجام داده اند. حال با توجه به اين مطلب و آنچه که بيان گرديد، استفاده از فناوري اطلاعات فناوري اطلاعات در راستاي مديريت کيفيت جامع مديريت کيفيت جامع منجر به نتايج زير مي شود:

- بهبود روابط با مشتريان؛

- بهبود روابط با تأمين کنندگان؛

- افزايش کنترل فرايند؛

- ساده سازي کار گروهي؛

- ساده سازي جريان اطلاعات بين واحدهاي مختلف شرکت؛

- بهبود فرايند طراحي؛

- به‌کارگيري سيستم نگهداري و تعميرات پيشگيرانه؛

- پياده سازي سيستم‌هاي کيفيت همچون ايزو 9000؛

- اندازه گيري هزينه هاي کيفيت؛

- بهبود فرايند تصميم در واحد تضمين کيفيت.

به‌طور کلي، توسعة استفاده از فناوري اطلاعات ، جنبه هاي مختلف مديريت کيفيت جامع را تحت تأثير قرار داده و به عنوان يک پشتيباني کنندة قوي براي مديريت کيفيت به‌کار مي رود. در نهايت استفاده از فناوري اطلاعات در مديريت کيفيت جامع مديريت کيفيت جامع به افزايش بهره وري منجر مي شود.

 

منابع و ماخذ

[1] محمد جعفر تارخ، اميرعلي امي، تکنولوژي اطلاعات و صادرات نرم افزار، انتشارات پيام آوران کلک آزاد، 1381

[2] محمود حاجي شريف، طراحي سيستم مديريت کيفيت فراگير، انتشارات مرکز آموزش مجتمع صنعتي سيمان آبيک، 1374

[3] رضا حسنوي، ارزيابي بهره وري سيستم هاي طراحي و توليد به کمک کامپيوتر CAD/CAM در صنايع خودروسازي ايران، انتشارات موسسه آموزشي و تحقيقاتي صنايع دفاعي، 1376

[4] علي حسين قاسمي، تبحر در فناوري اطلاعات، انتشارات چاپار، 1381

[5] هانس دترزگيتزي، مديريت ارشد و کيفيت، ترجمه مسلم خرم، انتشارات ريزپردازنده، 1378

[6] اصغر زمرديان، مديريت کيفيت جامع، مفاهيم، اصول، فنون و روشهاي اجرايي ، انتشارات موسسه مطالعات و برنامه ريزي سازمان گسترش، 1373

[7] هوشنگ مومني، مديريت فناوريهاي اطلاعات و ارتباطات، مرکز نشر دانشگاهي، 1380

[8] محمد تقي مهدوي، تکنولوژي اطلاعات و اطلاعات تکنولوژي، انتشارات چاپار، 1379

[9] Grace Au , Ivan Choi, Facilitating implementation of total quality management through information technology, Information & Management 36, 1999, pp. 287-299.

[10] S. Dewan, K.L. Kraemer, (2000), Information Technology and productivity: evidence from country-level data, Management Science, Vol. 46, No. 4, 2000, pp. 548-62.

[11] A. Kagan, Information Technology seen as key to productivity, Chemical Week, Vol.155, No. 2, 1994, pp. 20-22.

[12] M.A. Mahmood, G.J. Mann, Measuring the organizational Impact of Information Technology investment: an exploratory study, Journal of Management Information Systems, Vol. 10, No. 1, 1993, pp. 97-122.

[13] A.R. Marti‎nez-Lorente, C. Sanchez-Rodri‎guez, F.W. Dewhurst , The Effect of Information Technologies on TQM: An initial analysis, Int. J. Production Economics ,Vol.89, 2004, pp.77-93.

[14] F.C.J. Weston, Weighing soft and Hard Benefits of Information Technology, Manufacturing Systems,

 

مولف/مترجم: غلامعلي رئيسي اردلي- حسن خاکباز

موضوع: مديريت کيفيت / فناوري اطلاعات

منبع: ماهنامه تدبير-سال شانزدهم-شماره 165