کاربرد نرم‌ افزار اکسل در حسابداری

[Mina1397 0]

نرم‌افزار مایکروسافت اکسل که یکی از نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس است، از قدرتمندترین و کاربردی‌ترین نرم افزارهای آفیس در حسابداری و آموزش حسابداری است. این نرم‌افزار، از نرم‌افزارهای صفحه گسترده است و از سطر و ستون‌های آن در انجام محاسبات استفاده می‌شود. در این مقاله می‌خواهیم به بررسی کاربرد نرم‌ افزار اکسل در حسابداری بپردازیم. در این مقاله موارد زیر بررسی خواهند شد:

·         نرم افزار اکسل و حسابداری

·         قالب ها در اکسل

·         کاربرد اکسل در حسابداری

·         دیگر کاربردهای اکسل

نرم افزار اکسل و حسابداری :

نرم افزار اکسل برای پشتیبانی از توابع حسابداری مانند بودجه‌بندی، تهیه‌ی صورت‌های مالی و ایجاد ترازنامه طراحی شده است. صفحه‌ی گسترده آن قابلیت‌های زیادی برای انجام محاسبات پیچیده‌ی ریاضی و حسابداری دارد. همچنین افزونه‌های زیادی برای فعالیت‌هایی نظیر مدل‌سازی و پیش‌بینی مالی دارد و به طور یکپارچه با داده‌های خارجی ادغام می‌شود تا شما بتوانید اطلاعات بانکی و اطلاعات مالی خود را از طریق سایر نرم‌افزارهای حسابداری تکمیل کنید.

نرم افزار اکسل یک برنامه‌ی عالی در حسابداری و آموزش حسابداری مقدماتی است. بسیاری از وظایف را می‌توان با استفاده از نرم افزار اکسل انجام داد. محاسبات در اکسل با دقت و سرعت انجام می‌شوند و تنها چیزی که نیاز دارد وارد کردن اطلاعات صحیح می‌باشد. وقتی اطلاعات و فرمول‌ها را وارد کردید، می‌توانید آن‌ها را جابجا یا کپی کنید و نتایج مورد نیاز را به دست آورید. یکی از مزایای این نرم‌افزار این است که هم برای کارهای ساده و هم برای کارهای پیچیده کاربرد دارد و در هر دو حالت نتیجه را با سرعت و دقت ارائه می‌دهد. در واقع نرم افزار اکسل یکی از عمومی‌ترین و در عین حال از تخصصی‌ترین نرم‌افزارها می‌باشد.

یک حسابدار اگر بر اکسل تسلط داشته باشد، می‌تواند کارهای خود را به راحتی انجام دهد و سرعت کار و دقت بالایی نیز داشته باشد. مثلاً برای محاسبه‌ی استهلاک دارایی‌های ثابت با نرم افزار اکسل ظرف چند دقیقه می‌توانید محاسبات خود را انجام دهید. تقریباً تمام فعالیت‌های مرتبط با حسابداری مالی مانند تهیه‌ی سود و زیان، صورت حساب مالی، صورت وضعیت گردش مالی یا سایر جداول را می‌توان با کمک اکسل به صورت آسان و کارآمد انجام داد. بنابراین، برای متخصصان حسابداری تسلط بر نرم افزار اکسل بسیار مهم است. کسانی که تسلط کافی بر مایکروسافت اکسل ندارند، ممکن است در انجام وظایف خود با مشکلات مواجه شوند. دوره‌های گوناگون آموزش حسابداری یا دانلود رایگان آموزش حسابداری وجود دارد که می‌توانید در آن‌ها شرکت کنید و دانش خود را در این خصوص افزایش دهید و آن را در امور حسابداری خود به کار ببرید.

قالب‌ها در نرم افزار اکسل :

مایکروسافت اکسل قالب‌هایی برای ایجاد بودجه، صورت‌های مالی و اظهارات سود و زیان که بعضی از اساسی‌ترین اسناد مورد استفاده در حسابداری است، ایجاد می‌کند. علاوه بر این، شما می‌توانید قالب‌های بودجه‌بندی و فرم‌ها را دانلود کنید، یا قالب‌های ویژه‌ای را خریداری کنید و آن‌ها را در برنامه‌ی خود نصب کنید. اگر شما نیاز به ایجاد یک سیستم پیچیده‌ی بودجه‌ای دارید، می‌توانید یک قالب موجود را برای کار خود تنظیم کنید و یا با استفاده از قابلیت‌های ساخته شده در اکسل، آن را ایجاد کنید. اکثر افراد می‌دانند که اکسل می‌تواند عملیات جمع و ضرب را به آسانی انجام دهد یا امکان خروج سربرگ، سند و رسم نمودار در آن وجود دارد، اما اکسل توانایی‌های دیگری نیز دارد که شامل انجام محاسبات آماری و پیچیده و VBA می‌باشد.
حسابداری با اکسل

در بسیاری از موارد، ما نیاز به گزارشاتی داریم که توسط نرم‌افزارهای حسابداری و مالی تولید نمی‌شود یا اگر تولید می‌شود نیاز به ویرایش دارد. تعداد زیادی از برنامه‌های حسابداری که در حال حاضر در شرکت‌ها استفاده می‌شوند امکان تولید خروجی گزارشات و داده‌ها را به صورت فایل اکسل نیز دارند. نرم افزار اکسل امکانات بسیاری در ساخت گزارش و تحلیل اطلاعات در اختیار کاربر قرار می‌دهد. انعطاف‌پذیری این نرم افزار باعث شده تا بر اهمیت اکسل در حوزه‌ی حسابداری و آموزش حسابداری کاربردی افزوده شود.
کاربرد نرم‌ افزار اکسل در حسابداری :

مهم‌ترین کاربردهای اکسل در حسابداری و آموزش حسابداری عبارت‌اند از:

·         لیست کردن رویدادهای مالی بصورت فایل‌های جداگانه

·         طبقه‌بندی و مرتب کردن داده‌ها با عناوین دلخواه

·         تهیه و تنظیم انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد

·         تنظیم جداولی مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و …

·         استفاده از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی بصورت پیش فرض در آن تعریف شده است.

·         کنترل انبار و شمارش موجودی کالا

·         تنظیم صورت مغایرت بانکی

·         تنظیم کاربرگ‌های مهم حسابرسی

آموزش حسابداری با اکسل
دیگر کاربرد نرم‌ افزار اکسل در حسابداری :

از کاربردهای دیگر نرم افزار اکسل می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

انجام محاسبات شخصی مثل محاسبه‌ی ماهیانه‌ی شارژ شرکت، ساختمان مسکونی و…
ایجاد نرم‌افزارهای متنوع جهت گزارش‌گیری
ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی و مقایسه‌ای مانند پیگیری فروش به صورت ماهانه برای هر مشتری
محاسبه‌ی هزینه‌ها و نحوه‌ی تخصیص آن‌ها
گزارش وضعیت پیشرفت پروژه، منابع و …
ایجاد نمودارها و گراف بر اساس داده‌ها

با توجه به مطالب گفته شده در بالا، می‌توان گفت نرم افزار اکسل از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای آفیس در حیطه‌ی حسابداری و آموزش حسابداری بازار کار می‌باشد و یک حسابدار حرفه‌ای بایستی حتماً بر این نرم‌افزار تسلط کافی داشته باشد تا هم از سرعت و دقت بالایی در کارش برخوردار باشد و هم بتواند در کارش موفق شود.

انجام محاسبات مالی

یک کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری انجام محاسبات مالی مختلف است؛ برای مثال محاسبه‌ی انواع مختلف استهلاک محاسبه‌ی نرخ‌های بازدهی، نرخ بهره نرخ سود و مواردی از این قبیل را‌ می‌توان از طریق نرم افزار اکسل انجام داد. همچنین محاسبه‌های آماری مانند محاسبه‌ی چارک، انحراف معیار، میانگین هندسی، فراوانی، واریانس، رگرسیون، ضریب همبستگی و… نیز از طریق نرم افزار اکسل قابل انجام هستند، افرادی که قصد دارند آموزش صفر تا صد حسابداری را ببینند حتماً این سرفصل‌ها را یاد خواهند گرفت.

تهیه صورت‌های مالی

یکی از سرفصل‌های آموزش اکسل در آموزش صفر تا صد حسابداری، یادگیری صورت‌های مالی است. صورت‌های مالی در حقیقت انعکاسی از فعالیت‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها در طول دوره‌های معین هستند. حاصل فعالیت‌هایی که یک شرکت یا سازمان در دوره‌های سه‌ماهه، شش‌ماهه، نه‌ماهه یا ۱۲ ماهه انجام داده است، در چند صورت مالی آورده‌ می‌شود که‌ می‌توان با نگاه کوتاهی به آن درباره‌ی کارهای انجام شده در این مدت و میزان اثربخش بودن آن‌ها اطلاعاتی را به دست آورد. در اکسل‌ می‌توان مهم‌ترین صورت‌های مالی مانند صورت سود و زیان، صورت ترازنامه، صورت وجوه نقد و… را به راحتی تنظیم کرد.

حسابداری با نرم افزار اکسل

رسم نمودارهای گرافیکی

از دیگر قابلیت‌های اکسل می‌توان به رسم نمودار اشاره کرد. اکسل قابلیت این را دارد که صورت‌های مالی مهم را به صورت نموداری مدل‌سازی کند و داده‌ها و ارتباط بین آن‌ها را در قالب انواع مختلف نمودارها مانند نمودار میله‌ای، خطی، استوانه‌ای، دایره‌ای، نقطه‌ای و… نشان دهد. از آنجایی که اکسل علاوه بر امکان پردازش داده‌ها قابلیت‌های گرافیکی را نیز برای کاربران در نظر گرفته است، نمودارهایی که در این نرم افزار رسم‌ می‌شوند، نمودارهای گرافیکی بوده و قابلیت تغییر رنگ و مدل را دارند.

چند نکته مهم :

ممکن است برخی افراد تصور کنند که دیگر نرم افزار اکسل در آموزش حسابداری کاربردی ندارد، اما حقیقت آن است که اکسل دروازه‌ی ورود به نرم افزارهای حسابداری است و اگر شما به این نرم افزار مسلط نباشید، بعید است که بتوانید نرم افزارهای دیگر را یاد بگیرید. بنابراین حتماً در آموزش حسابداری خود زمانی را برای یادگیری نرم‌ افزار اکسل در حسابداری اختصاص دهید.

چگونگی تهیه گزارشات حسابداری با استفاده از نرم افزار اکسل :

نرم افزار اکسل یکی از نرم‌افزارهایی است که در عین سادگی دارای قابلیت‌های بسیاری بوده و حسابداران می‌توانند از آن برای تهیه‌ی گزارشات حسابداری و انجام امور حسابداری استفاده کنند. این نرم‌افزار که یکی از زیرمجموعه‌های مجموعه‌ی نرم‌افزاری آفیس محسوب می‌شود، امکان انجام عملیات ریاضی مربوط به حسابداری مانند محاسبه‌ی میزان ساعات کاری، محاسبه‌ی حقوق بر اساس ساعت کار، تنظیم و ثبت صورت‌های مالی و… را برای حسابداران فراهم می‌کند. تسلط به یک یا چند نرم‌افزار از جمله مهم‌ترین شرط‌های موفقیت حسابداران است و به همین خاطر بسیاری از حسابدارانی که قصد ورود به بازار کار دارند باید چند نرم افزار را یاد بگیرند که یکی از اصلی ترین نرم افزارها نرم افزار اکسل است. از آنجایی که برخی از حسابداران با وجود آگاهی درباره‌ی اهمیت نرم افزار اکسل هنوز نسبت به آن ذهنیت روشنی نداشته و نمی‌دانند که از این نرم‌افزار چگونه می‌توان در تهیه‌ی گزارشات حسابداری بهره گرفت، در این مقاله تصمیم گرفتیم در این‌باره نکاتی را توضیح دهیم.

استفاده از فرمول‌ها و توابع

یکی از امکاناتی که در نرم افزار اکسل وجود دارد و کار حسابداران را بسیار راحت می‌کند، فرمول‌ها و توابع هستند. بخشی از فرمول‌ها در اکسل از قبل آماده هستند و وجود دارند؛ برای نمونه فرمول‌های مربوط به چهار عملی که پایه‌ی سایر فرمول‌ها محسوب می‌شوند، در اکسل وجود دارند و می‌توانند در مواقع لزوم فراخوانی شوند. همچنین حسابداران می‌توانند متناسب با صورت‌های مالی مختلف فرمول‌هایی را جهت ساده‌سازی کار خود از قبل ایجاد و آن‌ها را ذخیره کنند تا در عملیات‌های مختلف نیاز به نوشتن مجدد آن‌ها نباشد و فوراً بتوان آن‌ها را در عملیات گنجاند. توابع SLN (محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک به روش خط مستقیم)، SYD (محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک به روش مجموع سنوات)، DB (تابع محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک نزولی در مدت معین)، IPMT (محاسبه‌ی اقساط مربوط به بهره)، NPER (محاسبه‌ی تعداد دوره‌های مورد نیاز برای سرمایه‌گذاری) و RATE (محاسبه‌ی نرخ بهره) از جمله مهم‌ترین توابعی هستند که به صورت پیش‌فرض در نرم افزار اکسل وجود داشته و می‌توانند مورد استفاده‌ی حسابداران در تهیه‌ی گزارشات حسابداری قرار گیرند.

رسم جداول و نمودارها

از طریق نرم افزار اکسل می‌توان برای داده‌ها جدول‌ها و نمودارهایی ترسیم کرد که توضیح آن‌ها را ساده‌تر سازد. رسم انواع مختلف نمودارها شامل خطی، دایره‌ای، میله‌ای، نقطه‌ای و… با نرم افزار اکسل امکان‌پذیر است و این امکان برای آن دسته از حسابدارانی که قصد دارند گزارشات حسابداری را به صورت تصویری و یا در قالب جداول و مدل‌هایی تهیه و تنظیم کنند، مفید است. این امکان از طریق سربرگ insert قسمت charts قابل استفاده است و انواع مختلف نمودارها در مدل‌های مختلف دو بعدی و سه بعدی قابل طراحی و رسم هستند.

تهیه گزارشات حسابداری با استفاده از نرم افزار اکسل

فیلتر کردن داده‌ها

از آنجایی که حسابداران معمولاً با حجم انبوهی از داده‌ها سر و کار دارند، امکانی در اکسل در نظر گرفته شده که از طریق آن بتوان داده‌ها را بر اساس یک یا چند مورد خاص فیلتر کرد. برای مثال در اکسل می‌توان گزارش‌ها را بر حسب موضوع، برحسب هزینه و یا برحسب زمان چینش کرد و خروجی دلخواه را به صورت شفاف و خلاصه به کارفرما و سایر رده‌های کاربران ارائه داد. برای فیلتر کردن داده‌ها بر اساس معیار دلخواه می‌توان به سربرگ data قسمت sort & filters مراجعه نمود.

در اکسل می‌توان گزارش‌ها را بر حسب موضوع، برحسب هزینه و یا برحسب زمان

وارد کردن داده ها

یکی دیگر از امکاناتی که نرم افزار اکسل برای حسابداران به منظور تهیه گزارشات حسابداری فراهم می‌کند، امکان وارد کردن داده‌هایی است که در پایگاه‌های اطلاعاتی و پایگاه‌های داده‌ی دیگر، جمع‌آوری و تنظیم شده‌اند. این امکان از هرگونه دوباره کاری در وارد کردن مجدد داده‌ها به نرم افزار اکسل جلوگیری می‌کند و باعث سهولت عملیات حسابداری می‌گردد. البته باید توجه داشت که تنها داده‌هایی قابلیت وارد کردن را دارند که از قالب‌های تعریف شده برای نرم افزار اکسل پیروی کرده باشند.

استفاده از قالب‌های سفارشی

علاوه بر امکاناتی که به طور پیش‌فرض در نرم افزار اکسل برای حسابداران تدارک دیده شده است، برخی دیگر از توابع پیچیده که ممکن است در کسب و کارهای خاص تر مورد استفاده قرار گیرند، به صورت آماده در اینترنت وجود دارند و توسط سایت‌هایی به صورت رایگان و یا در ازای دریافت پول عرضه می‌شوند. البته در نسخه‌های جدیدتر نرم افزار اکسل، خود این نرم افزار نیز جداول داده‌ای را برای قالب‌های مختلف کاری به صورت آماده دارد که می‌توان در هنگام ایجاد یک سند جدید، آن‌ها را وارد کرده و از آن‌ها استفاده کرد.