جستجو در تالارهای گفتگو

امروزه تغییر مهم‌ترین عامل مؤثر در مدیریت كسب و كار موفق محسوب می‌شود. سازمان‌ها (و افراد شاغل در آنها) باید نگرش مثبتی نسبت به مساله تغییر داشته باشند تا از این طریق توان رقابتی خود در بازارهای تهاجمی امروزی را حفظ كنند. عدم توجه به یك روند در حال تغییر ممكن است بسیار پرهزینه باشد. این مقاله به مدیران می‌آموزد كه برای بقای خود چگونه همواره یك گام از رقبا جلوتر باشند، روند تغییرات را تعیین كنند، و رهبری یك پروژه تغییر را بر عهده بگیرند. این مقاله در قالب ۱۰۱ نكته كلیدی طراحی شده و به مدیران توصیه می‌شود علاوه بر مطالعه دقیق به آن عمل كنند. ● ضرورت تغییر تغییر كلیه جنبه‌های زندگی را تحت تاثیر قرار می‌دهد. اتخاذ یك رویكرد آینده‌نگر تنها راهی است كه به كمك آن می‌توانید آینده را، چه به عنوان یك فرد و چه به عنوان یك سازمان، در دست بگیرد. بنابراین،‌ پذیرای تغییر باشید و یاد بگیرید كه عناصر مثبت آن را توسعه دهید. ۱) كلیه تغییراتی را كه مد نظر دارید یادداشت و برای ایجاد آنها برنامه‌ریزی كنید. ۲) اگر احساس می‌كنید كه در برابر تغییر مقاوم هستید،‌ در جستجوی علت آن باشید. ۳) در جستجوی افراد پذیرای تغییر باشید و با آنها هم‌پیمان شوید. ۴) قبل از تبعیت از خط مشی دیگران كمی فكر كنید. ● شناخت علل تغییر ▪ برای كنار آمدن با سرعت روز افزون تغییرات، در درجه اول باید علل زیربنایی آنها شناسایی شوند. ▪ برخی از تغییرات مشخص در ساختار داخلی سازمان‌ها و بازارهای خارج از آنها زاییده تغییرات گسترده در جامعه، اقتصاد یا تكنولوژی هستند. ۵) در برابر شرایط عدم اطمینان واكنش مثبت نشان دهید و از تغییر اجتناب كنید. ۶) كنجكاوی را در خود پرورش دهید تصور كنید كه همیشه باید مطلع‌ترین فرد باشید. ۷) از تكنولوژی اطلاعات جدید نهراسید و با تسلط بر آن سعی كنید بهره‌برداری لازم را به عمل آورید. ۸) به خاطر داشته باشید كه تكنولوژی به سرعت و روز به روز در حال تغییر است. ● شناسایی منابع تغییر تغییر ممكن است از جهات مختلف نشات بگیرد. از جانب مافوق یا زیردستان درون سازمان، از خارج از سازمان و یا در اثر ابتكار فردی سعی كنید از كلیه منابع اجتماعی تغییر آگاه شوید و از هر كجا كه نشات گرفته است، پذیرای آن باشید. ۹) صرف‌نظر از منبع تغییر، از كلیه نوآوری‌ها در جهت ایجاد آن استقبال كنید. ۱۰) در برابر تغییرات خارج از سازمان، همواره واكنش مثبت نشان دهید. ۱۱) زیردستان را به ارایه ایده‌های جدید در جهت ایجاد تغییر تشویق كنید. ● طبقه‌بندی انواع تغییر به طور كلی می‌توان تغییرات را به دو دسته تدریجی و بنیادی تقسیم كرد. هر یك از این دو نوع تغییر به انواع مختلف و تركیبات گوناگون تقسیم می‌شوند. شناخت نوع تغییری كه با آن سر و كار دارید به شما كمك می‌كند كه راحت‌تر و به شیوه اثربخش‌تر به آن دست پیدا كنید. علاوه بر این، با شناخت نوع تغییر بهتر می‌توانید واكنش دیگران نسبت به تغییر مورد نظر را تعبیر و تفسیر كنید. ۱۲) اثرات تركیبی ناشی از انواع مختلف تغییر را مد نظر قرار دهید. ۱۳) هنگام تجزیه و تحلیل تغییر به بسترهای كوتاه مدت و بلند مدت توجه كنید. ۱۴) از بحران‌ها، تجربه كسب كنید و مطالب مفیدی بیاموزید تا بتوانید از بروز مجدد آنها جلوگیری كنید. ۱۵) هدف خود را بر كسب برابری یا پیشی گرفتن از بهترین الگویی كه می‌شناسید متمركز كنید. ۱۶) برای برنده شدن سعی كنید با رقبا متفاوت و از آنها بهتر باشید. ● تمركز بر اهداف اگر مدیران هدف خود را ندانند، نمی‌توانند برای رسیدن به آن تغییر كنند. اگر آنها ندانند در حال حاضر كجا هستند، نمی‌توانند مسیر درست را آغاز كنند و این نقاط ابتدایی و انتهایی را به عنوان اولیه قدم در شناسایی موارد نیازمند تغییر معین كنید. ۱۷) نقاط قوت و ضعف سازمان خود را به شیوه‌ای واقع‌بینانه مورد ارزیابی قرار دهید. ۱۸) برای بیان دورنمای كاری خود از یك یا دو جمله كوتاه استفاده كنید. ۱۹) همیشه سعی كنید فرهنگ‌ سازمانی را از طریق افراد تغییر دهید و نه برعكس. ● تشخیص تقاضا برای تغییر موفقیت شما در گرو راضی كردن مشتریان است. مشتریان ناراضی به سایر عرضه‌كنندگان كالا و خدمات مراجعه می‌كنند و كاركنان ناراضی (كه در واقع همان «مشتریان» داخلی شما هستند) یا درست كار نمی‌كنند یا سازمان را ترك می‌كنند، نیازهای این دو گروه از مشتریان را مورد بررسی قرار دهید و سعی كنید تغییرات لازم جهت ارضای این نیازها را به عمل آورید. ۲۰) سعی كنید هم نیاز كاركنان و هم نیاز مشتریان را برآورده سازید. ۲۱) به مشتریانی كه شكایت می‌كنند احترام بگذارید. آنها به شما می‌گویند كه چه چیزهایی را باید تغییر دهید. ۲۲) فراموش نكنید كه كیفیت یك محصول به كیفیت فرآیند تولید آن بستگی دارد. ۲۳) از مقیاس‌های عینی به دست آمده از پاسخ‌های مشتریان بهره‌برداری كنید. ● انتخاب تغییرات ضروری برنامه‌های تغییر برای استمرار و دوام باید جامعیت كامل داشته باشند با وجود این، مراقب باشید كه با معرفی تغییرات خاص متعدد باعث پریشان خاطری افراد نشوید : چند اولویت مهم را مشخص كنید كه تغییر در آنها بیشترین تاثیر را به دنبال خواهد داشت و فقط بر روی همان موارد تاكید كنید. ۲۴) زمینه‌های اصلی تغییر را اولویت‌بندی و سپس توجه خود را به طور كامل و گسترده متوجه آنها كنید. ۲۵) هدف از هرگونه تغییرات برنامه‌ریزی شده را برای خود كاملاً روشن كنید. ۲۶) تلاش خود را فقط بر روی چند فرآیند مهم متمركز كنید. ۲۷) برای ایجاد تغییر، یك برنامه روان و منسجم تدوین كنید. ● ارزیابی پیچیدگی برای برنامه‌ریزی و مدیریت اثر بخش تغییر، لازم است كه برآورد واقع‌بینانه‌ای از میزان پیچیدگی آن داشته باشید و بدانید كه این تغییر بر چه كسانی تاثیر مستقیم و غیرمستقیم خواهد داشت. سپس باید مولفه‌های مختلف را به نحوی روشن و كارآمد تقسیم، كمی‌سازی و سازمان‌دهی كنید. ۲۸) در مورد هر تغییر از خود بپرسید كه چه تاثیری بر افراد درگیر در آن خواهد داشت. ۲۹) ابتدا تغییرات پیشنهادی را در مقیاسی كوچك‌تر آزمایش كنید. ۳۰) اگر توجیه كردن تغییر نیازمند استدلال‌های پیچیده است، از آن دست بكشید. ۳۱) از تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی برای برنامه‌ریزی وظایف استفاده كنید. ● شیوه‌های مشاركت دادن افراد ▪ افرادی كه تحت تاثیر تغییرات قرار می‌گیرند از نظر نوع نگرش و نیازها با یكدیگر تفاوت دارند. ▪ برنامه‌های اثربخش تغییر باید به اندازه كافی انعطاف‌پذیر باشند تا بتوانند با این تفاوت‌ها هماهنگی پیدا كنند. برای انتخاب افرادی كه باید در ایجاد تغییرات مشاركت داشته باشند و در مورد نحوه مشاركت آنها به دقت برنامه‌ریزی كنید. ۳۲) هنگام برنامه‌ریزی برای ایجاد تغییر،‌ سیاست‌های خود را در مورد نحوه برخورد با افراد تعیین كنید. ۳۳) آموزش را وسیله‌ای برای مشاركت دادن افراد در پروژه‌های تغییر قرار دهید. ۳۴) اگر برای افراد سوء تفاهم پیش آمده از آنها عذرخواهی كنید و توضیحات لازم را به آنها بدهید. ۳۵) همه افراد را در برنامه‌ریزی حداقل یك پروژه تغییر مشاركت دهید. ۳۶) به كلیه گروه‌ها آنقدر استقلال بدهید تا بتوانند در تعیین اهدافشان رأساً اقدام كنند. ۳۷) مشاوران را به ارایه توضیحات روشن و برنامه زمانی كوتاه و مختصر ملزم كنید. ۳۸) اگر در مورد تغییر قولی می‌دهید حتماً به آن عمل كنید. ۳۹) مربیان ورزشی موفق را سر مشق خود قرار دهید و مانند آنها افراد را به پیشروی تشویق كنید. ● انتخاب مقیاس زمانی مقیاس زمانی مورد نیاز برای انواع مختلف تغییر بسیار متفاوت است. مدیران به عنوان عوامل تغییر ناچارند اهداف بلند مدت را مدنظر قرار دهند و در عین حال (به ویژه به هنگام بحران‌ها) سایر تغییرات كوچك‌تری كه فقط چند روز یا چند هفته به طول می‌انجام را برنامه‌ریزی كنند. ۴۰) خود را در چارچوب سال‌های مالی محصور نكنید، این مرزها كاملاً قراردادی هستند. ۴۱) تصمیم بگیرید كه هر هفته یك ایده تازه معرفی كنید. ۴۲) افراد را تشویق كنید كه برای تغییرات آنی ، ایده تازه بدهند. ۴۳) برنامه‌ریزی شما برای ایجاد تغییر باید مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت‌تر آن را بپذیرند. ● تهیه برنامه عمل بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده یك برنامه عمل دقیق تهیه كنید. این برنامه عمل باید روشن، مختصر و با استفاده از شیوه‌های تصویری طراحی و برنامه‌ریزی تهیه شود. نظرات افرادی كه از برنامه مذكور تاثیر می‌پذیرند را مد نظر قرار دهید و آن را به طور منظم بازنگری كنید. ۴۴) به نقطه نظرات افراد به طور كامل توجه كنید. ۴۵) همراه با تغییرات شرایط، برنامه‌ها را (حتی به صورت بنیادی)‌تعدیل كنید. ۴۶) حتما برنامه عمل خود را به شیوه‌های صحیح معرفی و ارایه كنید. ۴۷) حتماً مهارت‌های لازم جهت استفاده از تكنیك‌های برنامه‌ریزی را كسب كنید. ۴۸) حداقل هفته‌ای یك بار برگ كنترل خود را مرور و آن را به روز كنید. ۴۹) همواره برنامه‌های زمانی را با افرادی كه در كار مشاركت دارند چك كنید تا از عملی بودن آن مطمئن شوید. ● پیش‌بینی اثرات تغییر پس از تهیه برنامه تغییر اولیه به دقت در مورد پیامدهای آن فكر كنید. مزیت‌های حاصل از این برنامه باید به مراتب بیشتر از مضرات آن باشند. كلیه پیش‌نیازها و شرایط لازم برای اجرای برنامه را ارزیابی و یك برنامه احتیاطی،‌ به عنوان پشتیبان تهیه كنید. ۵۰) از پروژه‌های تغییر انتظار اصلاحات بزرگ داشته باشید. ۵۱) در آغاز یك برنامه تغییر به افراد وعده قدردانی و پاداش‌های فردی و گروهی بدهید. ۵۲) هرگز حمایت افراد از برنامه عمل خود را قطعی و مسلم فرض نكنید. ۵۳) هرگز برای متقاعد كردن افراد نسبت به تغییر، به آنها رشوه ندهید. ۵۴) روحیه افراد را به دقت زیر نظر داشته باشید و با پایدار شدن نشانه‌های تضعیف روحیه فوراً اقدام كنید.