جستجو در تالارهای گفتگو

سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا مدتی است كه عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شركتهای نرم افزاری كشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آنها فعالیتهای خود را برای تولید این سیستمها آغاز نموده اند. اما پیش از آغاز هر حركت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ كاری كشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری كشور تولید شود ; آنچه تا كنون بسیار به ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تكنولوژی یا علمی كه در غرب به وجود آمده و استفاده می شود و تطبیق و هماهنگ سازی آنها برای ساز و كارهای كشورمان. به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری ها یا به درستی استفاده نشده اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد كردن آنها با شكست مواجه شده اند. بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوتهای آنها را بیان خواهد كرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یك از این سیستم ها برای شركت ها و سازمان ها مورد بررسی قرار قرار خواهد گرفت و در نهایت درباره ی پتانسیل لازم برای راه اندازی چنین سیستم هایی در كشور، نتیجه گیری خواهد شد. ● سیستم مدیریت اسناد (Document Management System) هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است كه حاوی اطلاعات مختلفی ست. این مدارك یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی كه در این اسناد وجود دارد، در بخش های مختلف كاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه ی دریافت، طبقه بندی، نگه داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد. سیستم كامل مدیریت اسناد باید ویژگیهای زیر را دارا باشد: ▪ هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد. ▪ ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد. ▪ با استفاده از بایگانی، كلیه اطلاعات اسناد را به طور كامل یكپارچه سازد. ▪ تمركز كامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد. ▪ مبتنی بر گردش كار قدرتمندی باشد و كلیه روال های كاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش كار باشند. ▪ هدف سیستم، ذخیره سازی و بازیابی مستندات به شكل اصلی و اولیه ی آنها باشد. ▪ مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد. البته لازم به ذكر است كه این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه میدهند. بیش تر سیستم های موجود در بازار غرب توانایی ها و كاركردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی ها نشان دهنده ی كاركردهای معمول یك سیستم مدیریت اسناد است.