جستجو در تالارهای گفتگو

اتوماسیون در مركز آمار مركز آمار ایران وظیفه دارد كه آمارها و آنالیزهای اطلاعات مورد نیاز وزارت خانه ها، سازمان ها و مجلس را برای طراحی و راهبری درست كارها فراهم آورد. روشن است كه در چنین سازمانی، نیاز به اتوماسیون كارها فراوان است. در این نوشتار، مسوولان این مركز از سازمان و كارهای آن می گویند. ● اتوماسیون در مركز آمار اگر بحث ما درباره اتوماسیون این است كه همراه با پیشرفت های روز و با سیاست های كلان دولت گام برداریم، باید به تازه ترین فناوری در زمینه نرم افزار و سخت افزار مسلح شویم، كه خوشبختانه در كشور از دیدگاه سخت افزاری با مشكلی روبرو نیستیم. در كشور ما میلیون ها دستگاه كامپیوتر در سازمان ها ودستگاه ها وجود دارد، اما بدبختانه از آن استفاده بهینه ای نمی شود. برای نمونه در بانك ها هر كاربر و تحویلدار یك دستگاه كامپیوتر دارد، اما آیا از آن استفاده می كنند؟ نه به هیچ وجه! تنها مشكل ماشین حساب خود را با آن حل می كنند. ماشین حسابی كه شماره حساب ها را در حافظه داشته باشد.در حالی كه ساعت ها و مدت ها برای جابه جایی مقادیری پول از یك بانك به بانك دیگر باید وقت صرف شود و این نشان دهنده نقص است. دولت در زمینه سخت افزاری اعتبارات بسیار صرف كرده، به طوری كه در سال های گذشته، دولت و دستگاه های اداری، نزدیك ۵۰۰ میلیارد ریال هزینه سخت افزار كرده اند. اما به دلیل وجود سیكل معیوبی كه در ادارات و وزارتخانه ها هست و برای خرید یك كالا از زمانی كه اعلام نیاز می شود تا زمانی كه آن كالا تحویل دستگاه می شود مدت زمان زیادی صرف می شود و با توجه به روند رو به رشد فناوری، كالای خریداری شده به كار نرفته، در انبارها می ماند. برای نمونه، بیشتر دستگاه ها با كامپیوترهای p۳ كار می كنند، كه با سیستم های اتوماسیون اداری موجود همخوانی ندارد . به این دلیل است كه در دستگاه های اداری نه تنها مشكلی در زمینه سخت افزاری نداریم، بلكه حتی از كشورهای پیشرفته نیز فراتر رفته ایم. اما خریدها بهینه نیست. مشكل اصلی ما در زمینه سیستم های نرم افزاری است. ما از چند ماه پیش در مركز آمار احساس كردیم كه باید در زمینه های نرم افزاری گام های بنیادین برداشته شود، اما با توجه به سیاست دولت در زمینه طرح تكریم ارباب رجوع، در دستگاه های دولتی چگونه می توانیم به این آرمان برسیم؟ طرح تكریم به این منظور شكل گرفته است كه زمانی كه ارباب رجوع وارد سیستم اداری می شود، پاسخگویی به وی، زود انجام شود. برخورد خوب با او یك كار است و پاسخگویی سریع هم كار اصلی است. اما در سیستم های اداری ما این گونه نیست؛ به این دلیل كه نتوانستیم از سیستم های نرم افزاری خوب استفاده كنیم. در زمینه رفاهی خیلی خوب كار می كنیم و هزینه های بسیار در زمینه سرویس دهی به كارمندان صرف می شود اما بدبختانه با توجه به سیكل معیوبی كه در وزارتخانه ها و دستگاه ها وجود دارد رضایت مندی كه باید در كارها ایجادشود، نیست. به همین دلیل، به این فكر افتادیم كه در زمینه نرم افزاری چه كارهایی می توانیم انجام بدهیم؟ در این راستا با همكاری دفتر خدمات ماشینی مركز یك مرحله شناخت را انجام دادیم، تا ببینیم كدام یك از وزارتخانه ها و دستگاه ها، در زمینه سیستم های اتوماسیون اداری كه به صورت بدون كاغذ است، گام برداشته اند؟ دستگاه هایی هم به ما معرفی شد؛ از جمله وزارت امور خارجه، آموزش و پرورش، بهداشت و درمان، سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور و چند شركت خصوصی. ما نیز چند گروه كاری را به منظور شناسایی سیستم های دستگاه ها تشكیل دادیم. در گام نخست، نیازها و انتظارات مركز از این سیستم ها را برشمردیم و در گام دوم، گروه های كاری را مشخص كردیم. همچنین گروه هایی را در زمینه امور اداری، امور كاركنان با توجه به قوانین صدور احكام، ماموریت ها، مرخصی ها، ترفیعات و طبقه بندی مشاغل مشخص كردیم و در زمینه آموزش همكاران و تشكیلات و بهبود روش ها نیز گروه هایی را تشكیل دادیم و پس از تعیین هزینه در این زمینه ها، گروه ها را به دستگاه ها فرستادیم. در آغاز، شناسایی درباره سیستم های آنها انجام گرفت. برای نمونه، یك دستگاه می گفت كه سیستم امور مالی اش پیشرفته است، بنابراین آن گروه كه در امور مالی كار می كرد، به آن دستگاه می رفت. البته دستگاه ها مدعی بودند كه سیستم بدون كاغذ است، اما هنگامی كه وارد سیستم می شدیم، می دیدیم كه آنها دراصل معنی بدون كاغذ را نمی دانند! یا انتظاری كه ما داریم، بالا بوده است! پس از لآنكه این شناسایی انجام شد، احساس كردیم كه آنچه كه ما می خواهیم در هیچ یك از دستگاه ها و وزارتخانه ها نیست. سپس در گام دوم بررسی كردیم كه این انتظارات ما را كدام یك از شركت های دولتی یا خصوصی، می توانند برآورده كنند؟ یك فراخوان عمومی محدود دادیم و انتظارات خود را برشمردیم و گفتیم كه چه كسی می تواند انتظارات ما را برآورد؟ كه ۴ شركت اعلام آمادگی كردند، ما هم از آنها خواستیم كه برنامه هایشان را ارایه دهند و روی تك تك موارد برای ما توضیح بدهند و همه آن گروه ها هم در جلسات این شركت ها، حضور داشتند. سرانجام همین گروه ها به این شركتها امتیاز و نمره دادند كه آیا این ها می توانند انتظارات ما را برآورده كنند یا نه؟ برخی هم سیستم هایشان آماده نبود، اما می گفتند كه ما این كارها را انجام خواهیم داد و به پرسش های ما پاسخ می دادند. در پایان دو شركت رسا و رهیافت برگزیده شد و مساله هزینه های مالی با آنها مطرح گردید. شركت رسا شركت خصوصی است كه بیشتر بر سیستم های شركت های خصوصی كار كرده و اگر اشتباه نكنم، كار وزارت راه و ترابری را انجام داده است. باز هم آنها را با یك دید دقیق تر و مشتری مدارانه بررسی كردیم و آنها آن ریزه كاری ها را برای همكاران ما و همكاران خدمات ماشینی توضیح دادند. ما در مركز یك كمیته با نام اتوماسیون اداری داریم كه متشكل از دو تن از معاونان مركز، چند تن از مدیران كل و كارشناسان فنی است. هر هفته این كمیته تشكیل و جوانب كار بررسی می گردید و دیدگاه ها نیز ارایه و بحث های كارشناسی آن انجام می شد. سانجام به این نتیجه رسیدیم كه با توجه به همه مسایل و توانمندی های این دو شركت، شركت رهیافت دارای شرایط ما هست. این شركت، سیستم های اتوماسیون اداری سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور را طراحی و برخی از نرم افزارهایش را عملیاتی كرده است. از آنجا كه ما بودجه ای محدود داشتیم، دیدگاه مالی هم برای ما مطرح بود؛ ضمن اینكه كسانی كه در این قضیه كار می كنند در گذشته در سیستم های دستگاه های اجرایی، جایگاه مدیریتی بالا داشتند و به جزییات كارهایی كه در دستگاه های اداری وجود دارد، اشراف داشتند و همه این مسایل كه به انعقاد قرارداد با شركت رهیافت انجامید. این شركت از اسفند ۸۱ كار اصلی خود را آغاز كرد و در یك برنامه زمان بندی كه به ما اعلام كرد، قرار بود تا ۳۱/۴/۱۳۸۲ همه سیستم های ما در زمینه اداری را آماده نصب كند. چند ماه بر آن كار و شناسایی شود و مشكلات كارشناسی و رفع شود و آنرا عملیاتی اش كنند؛ اما متاسفانه به دلیل این كه انعقاد قرارداد باید یك سیكلی را در سیستم های اداری ما طی كند، با مسایل مالی آن درگیر بوده ایم تصمیم گیری های آن با تاخیر انجام شد. ضمن اینكه هنگام برپایی آن برنامه ها، سیستم ما انتظار نداشت كه با آن پیچیدگی ها روبرو شود و آن شركت هم نتوانست با برنامه زمان بندی كه خود داده بود كار را انجام دهد.