رفتن به مطلب

اشنایی با سازمان بین المللی استاندارد


spow

ارسال های توصیه شده

اشنایی با سازمان بین المللی استاندارد

 

[h=1]سازمان بین المللی استاندارد[/h]1- سازمان بین المللی استاندارد (ISO) چیست؟

(ISO) كه مقر آن در ژنو می باشد، یك سازمان غیر دولتی بین المللی است كه در 24 فوریه سال 1947 تاسیس یافت. این سازمان متشكل از موسسه های ملی استاندارد كردن 130 كشور بزرگ و كوچك، صنعتی و در حال توسعه از كلیه مناطق دنیا می باشد. وظیفه اصلی (ISO) توسعه استاندارد كردن و فعالیت های مرتبط در جهان با نگرشی تسهیل كننده نسبت به تبادلات بین المللی كالاها و خدمات، بهبود همكاری در محدوده علمی، فنی، اطلاعاتی و فعالیت های اقتصادی و حمایت از تولید كننده و مصرف كننده می باشد. سازمان بین المللی استاندارد (ISO) تدوین استانداردهای فنی و اختیاری را بر عهده دارد.

این استانداردها تقریباً شامل كلیه موارد مربوط به تكنولوژی می گردد و نیز كمك به ساخت و عرضه كالاها و خدمات موثرتر، ایمن تر و بهداشتی تر می نماید. استانداردهای (ISO) تجارت و بازرگانی بین كشورها را آسان تر و صحیح تر می كند و به طور كلی از مصرف كنندگان كالاها و خدمات حمایت كرده و زندگی آنها را سهل تر می نماید. به عبارت دیگر اقدامات (ISO) كه منتج به موافقت نامه های بین المللی گشته، نهایتا به صورت استانداردهای بین المللی چاپ می شود.

سازمان بین المللی استاندارد (ISO) از اعضای خود تشكیل شده است و سازمان های عضو (اعضای اصلی یا Member baby) نمایندگان مراجع استاندارد كردن در كشورهای متبوع خود می باشند، بنابراین فقط یك سازمان می تواند به عنوان نماینده از هر كشور عضویت یابد.

از اعضای دیگر سازمان بین المللی استاندارد (ISO) عضو مكاتبه ای (Correspondent Member) می باشد كه معمولا سازمانی از یك كشور است كه تا به حال فعالیتی در ارتباط با استاندارد كردن و تدوین استاندارد نداشته است. این سازمان صرفاً در مواردی كه ذی نفع است اطلاعاتی كسب می نماید و در فعالیت های فنی مشاركتی ندارد.

عضو دیگر (ISO) عضو مشترك (Subscriber Member) است كه كشورهایی كه دارای اقتصادی خرد می باشند می توانند این عضویت را داشته باشند.

 

2- كلمه (ISO) از چه مشتق شده است؟

تصور می شود كه كلمه (ISO) مخفف International Organization for Standardization

است، در حالی كه مخفف عبارت فوق می بایست به صورت (IOS) باشد. (ISO) در اصل از كلمه یونانی (isos) مشتق شده و به معنی (برابر) و ریشه پیشوند (iso) در انگلیسی است.

از ((برابر)) تا ((استاندارد)) علت انتخاب كلمه (ISO)به عنوان نام یك سازمان بین المللی به سهولت دانسته می شود. سازمان بین المللی استاندارد، در صورت توجه به زبان كشورهای عضو، در انگلیسی به صورت (IOS) و در فرانسه به صورت (OIN) در می آید ولی به طور كلی بدون در نظر گرفتن زبان كشور خاص، نام سازمان بین المللی استاندارد به صورت (ISO) خلاصه می شود.

 

3- چرا نیاز به استانداردهای بین المللی است و تدوین استانداردهای بین المللی چگونه انجام می گیرد؟

به طور كلی استانداردها توافق نامه های مستند شده، متضمن ویژگی ها، مشخصات فنی یا سایر ضوابط دقیق جهت استفاده به عنوان قوانین، راهنما یا شرح مشخصات به منظور حصول اطمینان از مناسبت مواد، كالاها، فرآیندها و خدمات با اهداف مورد نظر می باشد وجود استانداردهای ناهماهنگ برای تكنولوژی های مشابه در كشورها و مناطق مختلف منجر به ایجاد (موانع فنی فراراه تجارت) می گردد.

صنایع صادرات گرا نیاز به قبول كردن استانداردهای بین المللی، به منظور منطقی كردن فرآیند تجارت بین المللی را حس كرده اند و این امر از دلایل اصلی تاسیس (ISO) بشمار می رود.

صنایع مختلف در دنیا نیاز به استاندارد خاص را به موسسه استاندارد ملی كشور متبوع اعلام می نمایند و تدوین استانداردها می تواند از اعضای اصلی به سازمان بین المللی استاندارد انعكاس یابد. استانداردهای بین المللی برای بسیاری از تكنولوژی ها مانند ارتباطات، فرآیندهای اطلاعاتی، نساجی، بسته بندی، توزیع، تولید و مصرف انرژی، ساخت كشتی، بانكداری و خدمات اقتصادی تهیه می شوند و دلایل عمده تهیه آنها عبارتند از :

1- پیشرفت جهانی در آزاد سازی تجارت

2- تداخل بخش های مختلف صنایع

3- سیستم های ارتباطات جهانی

4- نیاز كشورهای در حال توسعه

5- رشد و شكوفایی تكنولوژی

 

كار فنی (ISO) كاملا غیر متمركز و در چارچوب تشكیلات 2850 كمیته فنی، زیر كمیته و گروههای كاری انجام می گیرد. در این كمیته ها نمایندگان متخصصین صنعت، موسسه های تحقیقاتی، صاحب نظران دولتی، سازمان های مصرف كننده و سازمان های بین المللی از كلیه نقاط دنیا به عنوان شركای واحد حل مشكلات جهانی استاندارد كردن گرد هم می آیند. به طوری كه در اجلاسیه های (ISO) در هر سال حدود 30000 متخصص شركت می نمایند.

 

كمیته های فنی (ISO) متشكل از اعضای فعال (P-member) و اعضای ناظر (O-member) می باشد كه وظیفه دارند تدوین استانداردهایی را كه ضروری به نظر می رسد، بررسی و مطرح نمایند. پس از موافقت اعضا با موضوع پیشنهادی، مدارك علمی و فنی مربوط (Draft Committee) تهیه و بین اعضا توزیع می گردد كه پس از انجام اصلاحات لازم به صورت پیش نویس نهایی استاندارهای بین المللی ( Draft International Standard) در می آیند. پیش نویس های مذكور مجدداً برای اعضا فرستاده می شوند تا پس از انجام آخرین اصلاحات بعمل آمده و تصویب نهایی به صورت استانداردهای بین المللی ایزو به چاپ رسد.

به طور كلی دامنه كار (ISO) به یك شاخه اختصاصی محدود نمی شود و شامل كلیه موضوعات و رشته های فنی به غیر از مهندس الكتریكی و الكترونیكی كه از مسولیت های كمیته IEC ( International Electrical Commission) است، می گردد.

تاكنون حدود 12000 استاندارد بین المللی به زبان های انگلیسی و فرانسه تهیه گردیده است كه فهرست كلیه استانداردها در كاتالوگ (ISO) موجود می باشد.

 

4- تضمین كیفیت و استانداردهای سری ایزو 9000

از دیدگاه عمومی و بر پایه اصول علمی، (تضمین كیفیت) شواهدی را فراهم می آورد تا بر اساس آنها كلیه اشخاص ذیربط (از جمله مدیران، كاركنان و مشتریان) اعتماد داشته باشند كه تمامی فعالیت های مرتبط به كیفیت به طور موثر و كارا به اجرا در می آید.

در استانداردهای سری ایزو 9000 به ممیزی سیستم كیفیت تاكید شده است، به وطوری كه انجام توام با هدف و برنامه آن ابزاری موثر برای تضمین كیفیت در هر سازمان طالب كیفیت، استمرار كیفیت و بهبود مستمر محسوب می شود.

استانداردهای سری ایزو 9000 در واقع تعیین كننده، ویژگی ها و یا مشخصات فنی برای محصول نیستند بلكه استانداردهایی می باشند كه بر فرآیند و عملكرد تمامی فعالیت هایی كه بر كیفیت محصول یا خدمت نهایی تاثیر گذار است، توجه دارد و به همین دلیل برای هر صنعتی دارای كاربرد است.

استانداردهای سری ایزو 9000 استانداردهایی مدیریتی بوده و به این نكته تاكید دارد كه كیفیت باید در فرآیند تولید و در تمامی بخش های یك سازمان (كارخانه یا شركت) از جمله بخش طراحی، بخش تداركات، بخش تولید، بخش كنترل كیفیت، بخش آموزش و غیره بوجود آید.

 

مراحل استقرار ایزو (ISO)

1- قدم اول:

توجیه مدیریت ارشد سازمان نسبت به مزایا و مراحل كار و همچنین نقش مدیریت ارشد در مراحل مختلف استقرار تا اخذ نتیجه :

 

از آنجائیكه در ویرایش 2000 استاندارد ایزو 9000 نقش مدیریت و بویژه مدیریت منابع از الزامات اصلی می باشد، بنابراین مرحله توجیه مدیریت و كسب اعتقاد و همراهی وی و پشتیبانی مستمر او از اهم فعالیتهای آغازین می باشد. در صورت كمرنگ شدن تعهد و پشتیبانی مدیریت، استقرار ایزو اثر بخش نخواهد بود. برای اطمینان از اجرای اثر بخش سیستم كیفیت، مدیریت یك نفر از مدیران اجرایی را به عنوان نماینده مدیریت معرفی می نماید. این فرد زیر نظر مدیریت فعالیت داشته و وظیفه نظارت بر اجرای نظام مدیریت كیفیت را بعهده دارد.

 

2- قدم دوم:

برنامه ریزی منابع مورد نیاز برای استقرار سیستم مدیریت كیفیت:

توصیه می شود یك روش اجرایی برای استقرار سیستم تعریف و نقش تمامی افراد درگیر در پروژه مشخص شود و افرادی كه بعنوان كمیته های راهبری، اجرایی، مستند سازی، ممیزی داخلی در مراحل استقرار خواهند داشت و نقش سایر واحد ها از قیل واحد های اداری و مالی در برقرار تسهیلات از جمله تامین امكانات اداری، چاپ، تكثیر و تامین نیروی انسانی مورد نیاز مشخص گردد.

 

3- قدم سوم:

برگزاری آموزش های عمومی و تخصصی:

این آموزش ها شامل برگزاری سمینارهای عمومی مدیریت كیفیت، كلاس های آشنایی با الزامات و نیاز مندیهای استاندارد، مستند سازی و ممیزی خواهد بود.

 

4- قدم چهارم:

شناسایی فرآیند ها و اهداف و تدوین مستندات مربوطه:

این مستندات می تواند شامل نمودار های فرآیند ها، نظامنامه ، روش های اجرایی، دستورالعمل های كاری و هر گونه فرم های مورد نیاز نظام كیفیت باشد.

 

5- قدم پنجم:

اجرای مستندات و برنامه های رسیدن به اهداف:

از آنجائیكه اجرای برنامه های رسیدن به اهداف تعریف شده توسط مدیریت در تمامی واحد ها لازم الاجراء می باشد، لذا این قدم می بایست با نظارت مدیریت ارشد سازمان یا نماینده مدیریت انجام و منابع مورد نیاز تخصیص داده شود.

 

6- قدم ششم:

ممیزی داخلی و اندازه گیری فرآیند ها:

اندازه گیری فرآیند ها از طرق مختلف انجام می شود. یكی از راه های ارائه شده دراستانداردانجام ممیزی داخلی است. ممیزین داخلی از درون سازمان هستند كه مسئولیت كنترل و نظارت بر اجرای برنامه های به اهداف را مطابق روش اجرایی ممیزی داخلی بر عهده خواهند داشت. در صورتیكه گزارش ممیزین داخلی نشان دهنده عدم اجرای برنامه ها و مستندات باشد، در این صورت مدیریت باید نسبت به رفع موانع اقدام نموده و با برگزاری جلسات با مدیران واحد ها نسبت به توصیه اقدامات اصلاحی و اعلام حمایت و پشتیبانی خود اقدام نماید. در صورتیكه گزارش ممیزین داخلی مواردی را در خصوص عدم انطباق نشان ندهد در این صورت سازمان برای ممیزی خارجی( قدم بعدی) آماده می باشد.

 

7- قدم هفتم:

انجام ممیزی خارجی:

این مرحله، آخرین مرحله استقرار نظام مدیریت كیفیت است. در این مرحله ممیزین شركت گواهی كننده پس از آمادگی اولیه نسبت به حضور در محل سازمان متقاضی اقدام نموده و نسبت به ممیزی نظام مدیریت مطابق با استاندارد درخواستی اقدام می نمایند. در صورتیكه برنامه های لازم مطابق استاندارد تدوین، اجراء و اثبات شود در این صورت سازمان برای اخذ گواهی توصیه شده و گواهینامه خود را دریافت خواهد كرد و در غیر این صورت می بایست در زمان مقرر نسبت به اصلاح خود اقدام نماید. گواهینامه صادر شده سه سال اعتبار داشته و در طول این مدت سالی یك یا دوبار به منظور اطمینان از تداوم رعایت الزامات استاندارد نسبت به ممیزی های مراقبتی اقدام خواهد شد .

 

مزایای ثبت سیستم مدیریت برای سازمانها :

شرکتها و سازمانها صرفنظر از نوع و اندازه و میزان سود آوری علاقمندی زیادی برای ثبت سیستمهای مدیریتی همچون ISO 9001، ISO 14001، OHSAS 18001 دارند، زیرا باید نیازهای بازار، رضایت مشتری یا نیازمندیهای قانونی و تجاری را پوشش دهند. اجرای سیستماتیک و موفق این استانداردها با هدف ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه موجب می شود سازمانها از قابلیت رقابتی بالا برخوردار گردند و به سود آوری برسند.

 

بعلل اساسی علاقمندی سازمانها برای دریافت گواهینامه های استاندارد بین المللی ISO عبارتست از:

بهبود فرآیند های سازمانی

تولید محصول با کیفیت بهتر

کمک به بازاریابی و فروش بیشتر محصول و ایجاد تقاضا

حصول اطمینان ازبرآورده سازی نیازها و انتظارات مشتریان

 

آمار ها نشان میدهد از مزایای استقرار و ثبت سیستمهای مدیریت کیفیت در شرکتها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

83 % بهبود کنترل مدیریت گزارش

70 % بهبود واقعی در ارائه خدمات به مشتریان

64 % موفقیت در انعقاد قرارداد فروش و ارائه خدمات

48 % افزایش سهم بازار

 

تعداد زیادی از شرکتها و موسسات دولتی از تامین کنندگان خود درخواست ثبت سیستم مدیریتی همچون ISO 9001، ISO 14001، OHSAS 18001 جهت رعایت حداقل شرایط شرکت در مناقصات و انعقاد قرارداد را دارند. این موضوع بخصوص برای موسسات و شرکتهایی که تمایل به همکاری با اتحادیه اروپا و کشورهای عضو تجارت جهانی را دارند از اهمیت خاصی برخوردار است. به نحوی که شرط مهم و اساسی در انعقاد قرارداد تامین کننده، ثبت سیستم مدیریتی می باشد.

در حال حاضر در بین صنایع مختلف در داخل کشور ثبت گواهینامه های ISO به عنوان یک نیازمندی بدیهی جهت حفظ توانایی رقابت و کیفیت محصول و رعایت قوانین و مقررات دولتی به شمار می آید.

 

الزامات استقرار مدلهای كیفیت در سازمانها

اگر چه استقرار مدلهای كیفیت درسازمانهابرای تعالی سازمانها ضروری است ولی باید توجه داشته باشیم كه فلسفه و هدف از استقرار آن چیست؟ آیا به خاطراحساس نیازاست یا به خاطر مدگرایی است ؟با توجه به فرآیند جهانی شدن، اگر امروزه پذیرش داوطلبانه مدلهای بهبود تعالی سازمان به عنوان یک مزیت است، فردا یک اجبار و تکلیف خواهد بود باید تلاش جدی درجهت بومی سازی این مدل با شرایط و فرهنگ سازمانی مان داشته باشیم.

 

دستاوردهای استقرار ISO در سازمانها :

1.توجه به فرآیندگرایی به جای وظیفه گرایی در سازمان

2.توجه و تمرکز به نظرات مشتریان در خدمات ارائه شده سازمان

3.بهبود شاخصهای رضایت مشتری بر مبنای آنها

4.تعیین شاخصهای کلیدی فرآیند و هدف گذاری

5.سنجش و اندازه گیری میزان دسترسی به اهداف

6.بازنگری و اصلاح مستمر فرآیندها به منظور بهبود مستمر و ارتقای شاخصهای کمی و کیفی ارائه خدمات

7.تقویت مستندسازی و شفاف سازی فرآیندها، مدارک و سوابق در سازمان

8.شناسایی فرآیندهای مشترک بین معاونتها و حذف فعالیتهای موازی

9.ایجاد سیستمهای مورد نیاز با تأکید بر اصول مدیریت کیفیت

10.اجتناب از تلاش جزیره ای و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در سازمان

11.افزایش میزان مسئولیت پذیری، مشارکت و اعتمادسازی در سازمان

12.آمادگی برای استقرار سایر برنامه های بهبود مثل تعالی سازمانی و ...

13.افزایش دانش و مهارتهای کارکنان

14.علاقمندی و اشتیاق مسئولین فرآیندها به هدفگذاری و برنامه ریزی داخلی

15.داشتن چشم انداز واحد برای آینده سازمان و خط مشی چگونگی رسیدن به آن

16.توجه به کیفیت در خرید خدمات از تأمین کنندگان خارجی سازمان

17.شناسایی و کاهش انحراف از اهداف و پیشگیری از ایجاد محصولات نامنطبق

18.ایجاد روحیه اصلاح و بهبود به صورت خودجوش و عدم رضایت از وضع موجود در نزد بیشتر صاحبان فرآیندها

19.ترغیب فعالیتهای تیمی و گروهی

20.اطلاع رسانی و امکان معرفی دستاوردهای سازمان با بهره گیری از نتایج عملکرد سازمان به ویژه در زمینه رضایت مشتری و کارکنان

 

آسیب ها و مشکلات استقرار سیستم مدیریت کیفیت:

الف) در زمان استقرار

1.عدم اجرای همزمان استقرار سیستم مدیریت کیفیت بین دفاتر مرکزی و واحدهای تابعه استانی به منظور استقرار موفقیت آمیز سیستم

2.فقدان نگرش فرآیندی و شفاف نبودن ارتباط بین فرایندهای هر معاونت

3.عدم اعتقاد برخی از مدیران به استقرار سیستم مدیریت کیفیت

4.مقاومت و مخالف برخی از کارکنان نسبت به استقرار سیستم

5.دشواری دسترسی به الزامات سیستم کیفیت در سازمانهایی که خدمات عمومی متنوع دولتی ارائه می دهند

6.عدم وجود فرهنگ مناسب و زیرساختهای مناسب در سازمانهای دولتی

7.قوانین متعدد، متناقض و عدم اختیار استانها در اصلاح و بهبود آنها

8.عدم توجه به تعیین دامنه استقرار سیستم کیفیت در سازمان

9.فقدان مکانیزم مدون برای اندازه گیری و تحلیل سطح رضایت گروههای مشتریان

 

ب) پس از استقرار

1.به عهده گرفتن انجام فرآیندهایی که الزام انجام آن توسط سازمان کاملاً محرز نیست .

2.رضایت به وضع موجود و عدم توجه به بهبود مستمر

3.تغییرات سریع و برنامه ریزی نشده قوانین و مقررات، آئین نامه های صادره و تأثیر آن بر چارچوب و دامنه سیستم مدیریت کیفیت

4.انحصاری بودن ارائه خدمات و عدم توجه به نیازهای مشتری در ماهیت خدمات دولتی

5.عدم شناسایی صحیح فرآیندها و شاخص سازی نامناسب اهداف موجب عدم رغبت کارکنان به ادامه سیستم کیفیت می شود.

6.تعدد فرآیندهای سازمان و افزایش آن و احتمال خارج شدن فرآیندهای خاص از حدود کنترلی تدوین شده

7.عدم تعریف دقیق و مدون الزامات خدمات و محصولات از سوی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور منجر به ابهام در محصولات و خدمات در سطح استانها می شود.

8.عدم ریشه یابی مشکلات و سعی در حل آنی آنها به صورت اصلاح و نه اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

 

توصیه به سازمانها جهت استقرار بهینه سیستم مدیریت کیفیت:

1.توجه به فلسفه استقرار سیستم مدیریت کیفیت در سازمان

2.اعتقاد، ایمان و حمایت مدیران ارشد سازمان

3.مشارکت همه کارکنان در فرآیند استقرار سیستم

4.آموزش الزامات اجرای سیستم و نحوه استقرار آن در سازمان

5.استفاده از تجارب سازمانهای مشابه که مدل فوق را در سازمان خود مستقر نموده اند

6.بررسی و دقت لازم در انتخاب مشاور و مؤسسه گواهی دهنده

7.ایجاد انگیزه در کارکنان از طریق نشان دادن مزایای استقرار سیستم کیفیت

8.شناسایی و تفکیک فرآیندهای اصلی سازمان و تعاملات بین آنها و تدوین شاخصهای کلیدی عملکرد آنها

9.سازماندهی مناسب جهت استقرار سیستم از قبیل ایجاد دفتر کیفیت و انتخاب نماینده مدیریت توانمند

10. تشکیل تیمهای فعال برای ایجاد بستر لازم استقرار سیستم

11. نظام کیفیت در دل فرآیندها باشد و الزامات سیستم کیفیت حتی الامکان از طریق اصلاح و بهبود فعالیتهای جاری تأمین گردد.

12. شناسایی و تفکیک بین محصول و فرآیند

13. توجه به ایجاد مکانیزم های مناسب جهت پایش فرآیندها در بدو استقرار سیستم کیفیت

14. توجه به فعالیتهای پشتیبان فعالیتهای اصلی در استقرار سیستم کیفیت

15. توجه به حجم مدارک برون سازمانی و سازماندهی مناسب جهت بهنگام سازی آنها

 

دانلود نسخه PDF مقاله

لینک به دیدگاه

به گفتگو بپیوندید

هم اکنون می توانید مطلب خود را ارسال نمایید و بعداً ثبت نام کنید. اگر حساب کاربری دارید، برای ارسال با حساب کاربری خود اکنون وارد شوید .

مهمان
ارسال پاسخ به این موضوع ...

×   شما در حال چسباندن محتوایی با قالب بندی هستید.   حذف قالب بندی

  تنها استفاده از 75 اموجی مجاز می باشد.

×   لینک شما به صورت اتوماتیک جای گذاری شد.   نمایش به صورت لینک

×   محتوای قبلی شما بازگردانی شد.   پاک کردن محتوای ویرایشگر

×   شما مستقیما نمی توانید تصویر خود را قرار دهید. یا آن را اینجا بارگذاری کنید یا از یک URL قرار دهید.

×
×
  • اضافه کردن...