رفتن به مطلب

اکسل یا اکسس؟


ارسال های توصیه شده

[TABLE=class: ncode_imageresizer_warning, width: 500]

[TR]

[TD=class: td2][/TD]

[/TR]

[/TABLE]

ZA010253239.GIF

 

شاید تا کنون از خود پرسیده باشید که برای پروژه ای که در دست دارید از اکسل استفاده کنید و یا اکسس. پاسخ به این سؤال در گرو تعیین ساختار داده های شماست ، پاسخ به این پرسش که داده های شما از یک ساختار رابطه ای برخوردارند یا یک ساختار مسطح تعیین کننده انتخاب شما خواهد بود ، تعیین ساختار داده ها و اطلاعات کار مشکلی نیست ، در این مطلب قصد داریم به این سؤال پاسخ قانع کننده ای بدهیم.

 

در حال حاضر در ذهن داشته باشید که اکسس بر اساس داده های رابطه ای طراحی شده است و اکسل بر اساس داده های دارای ساختار مسطح

لینک به دیدگاه

[TABLE=class: ncode_imageresizer_warning, width: 500]

[TR]

[TD=class: td2][/TD]

[/TR]

[/TABLE]

ZA010253241.gif

داده ها در ساختار رابطه ای به کوچکترین اجزای منطقی تقسیم شده و در جداول موضوعی مجزا گردآوری می گردند به عنوان مثال در پایگاه داده فروش جدولی مختص مشتریان با آیتم های نام، آدرس ، شماره تلفن و ... همچنین جدولی شامل سفارشات و آنچه مشتری ها خریداری می کنند وجود دارد. همانطور که می بینید در این ساختار داده های موجود در دو جدول با یکدیگر در ارتباط هستند .

 

ساختار رابطه ای دارای چند مزیت است

 

 

  1. این ساختار می تواند به سوالات مهمی پاسخ گوید به عنوان مثال کمترین میزان فروش و بیشترین میزان فروش به یک مشتری خاص در بازه زمانی مشخص چقدر بوده است.
  2. جداول موضوعی مجزا مدیریت داده ها را ساده تر می کند ، چون هر جدول بخشی از اطلاعات را در خود نگه می دارد و مدیریت بخش های مجزا راحت از مجموعه ای پیچیده از اطلاعات متفاوت است.
  3. در نهایت در ساختار رابطه ای دقت اطلاعات بالاتر است . در جداول موضوعی امکان ورود اطلاعات اشتباه کمتر است و همچنین کنترل اطلاعات آسانتر است.

لینک به دیدگاه

[TABLE=class: ncode_imageresizer_warning, width: 500]

[TR]

[TD=class: td2][/TD]

[/TR]

[/TABLE]

ZA010253255.gif

 

در برابر ساختار رابطه ای ، ساختار مسطح قرار دارد ، در این ساختار ارتباطی بین داده ها وجود ندارد در واقع داده هایی با ساختار مسطح تنها لیستی از اطلاعات هستند به عنوان مثال لیستی از مواد غذایی موجود در فروشگاه یا لیست دوستانتان داده هایی با ساختار مسطح هستند. ایجاد داده های مسطح بسیار ساده است ، نگهداری از آنها تا زمانی که حجم انها محدود باشد مشکل نیست.

در اکسل براحتی می توان اینگونه داده ها را وارد کرد در واقع اکسل برای این ساختار طراحی شده است . شاید این سؤال مطرح باشد که در یک ساختار رابطه ای هر جدول خود دارای ساختار مسطح است . به عنوان مثال در پایگاه داده فروش یک جدول لیستی از مشتری ها را در خود نگه می داشت و جدول دیگر لیست سفارشات در واقع تنها تفاوت بین یک ساختار مسطح و یک ساختار رابطه ای این است که در ساختار مسطح نیاز به ارتباط اطلاعات جداول وجود ندارد و هر جدول خود به تنهایی اطلاعات مستقل دارد.

لینک به دیدگاه

[TABLE=class: ncode_imageresizer_warning, width: 500]

[TR]

[TD=class: td2][/TD]

[/TR]

[/TABLE]

ZA010253260.gif

ممکن است این سوال مطرح شود که چه موقع یک ساختار رابطه ای مورد نیاز است. پاسخ به سوالات زیر این موضوع را مشخص می کند.

در ابتدا آیا شما اطلاعات فراوان و مرتبط به هم دارید؟ برای مثال آیا اطلاعاتی مانند نام شهر یا استان را به طور مستمر وارد دیتابیس می کنید؟ اگر اینطور است در جدولی مجزا این اطلاعات تکراری را وارد کرده و سپس به سایر داده ها در جدول اصلی مرتبط نمایید. در این صورت در وقت صرفه جویی شده و مجبور نیستید همواره یک سری اطلاعات تکراری را وارد نمایید.

در مرحله دوم باید تعیین کنید آیا میخواهید رویداد ها یا کارهایی را پیگیری کنید؟ به عنوان مثال میزان فروش یا شکایات مشتریان ، هر وقت میخواهید اطلاعاتی را پیگیری کنید ساختار رابطه ای بهتر عمل خواهد کرد.

 

در مواقعی که هیچکدام از سوالات فوق برای شما پیش نیامده و تنها اطلاعاتی محدود دارید که مهم نیست چه داده هایی در آن تکراری است می توانید از ساختار مسطح استفاده کنید .

 

گرچه ساختار داده ها موضوع مهمی است با این حال تنها دلیل برای استفاده از اکسل و یا اکسس نمی تواند باشد . موارد دیگری هم هستند که می توانند برای تصمیم گیری در مورد انتخاب اکسل یا اکسس به شما کمک کنند.

 

  1. میخواهید اطلاعات خود را ذخیره کنید یا نیاز به تجزیه و تحلیل داده های دارید ؟ هدف اول را اکسس و هدف دوم را اکسل براورده خواهد ساخت.
  2. حجم اطلاعات چقدر است ؟ اگر حجم داده های بالایی دارید در این صورت ذخیره و جستجوی آنها در اکسس راحت تر از اکسل خواهد بود حتی اگر این داده ها ساختار مسطح دادشته باشند.
  3. فرمت اطلاعات شما عددی است یا متنی ؟ اگر داده های شما بیشتر متنی است اکسس قادر است حجمی در حد گیگا بایت از این داده ها را در یک فایل ذخیره کند در حالی که اکسل بیشتر برای اعداد و محاسبات آماری طراحی شده است.

لینک به دیدگاه

[TABLE=class: ncode_imageresizer_warning, width: 500]

[TR]

[TD=class: td2][/TD]

[/TR]

[/TABLE]

ZA010253261.gif

در اینجا دلایل دیگری برای استفاده از اکسس را مطرح می نماییم:

 

1-آیا کاربران داده ها را وارد می کنند؟ اگر قصد دارید اطلاعاتی توسط کاربران وارد فایل شود از اکسس استفاده کنید ، ایجاد فرم های ورود داده در اکسس راحت تر است علاوه بر آن دقت ورود داده ها بالاتر خواهد بود.

2-آیا کاربران گزارش می گیرند؟ اگر میخواهید گزارش هایی توسط کاربر تهیه گردد در این صورت استفاده از اکسس بهتر است ، ایجاد کوئری ها و گزارش گیری در اکسس نسبت به اکسل راحت تر صورت می گیرد.

3-هنگامی که فایلی دارید که چند کاربر به طور همزمان باید روی آن کار کنند اکسس انتخاب مناسب تری است . امکان به اشتراک گذاری اکسل نیز وجود دارد اما اکسل زمانی که اطلاعات غیرهمزمان وارد می شود عملکرد بهتری دارد و درصورت همزمانی ورود اطلاعات دچار مشکل خواهد شد.

4-اگر می خواهید به چند منبع داده خارجی وصل شده و آن ها را ویرایش کنید اکسس گزینه مناسب تری است . با اکسل می توان اطلاعات خارجی را مشاهده کرد اما نمی توانید آنها به سادگی تغییر دهید.

لینک به دیدگاه

[TABLE=class: ncode_imageresizer_warning, width: 500]

[TR]

[TD=class: td2][/TD]

[/TR]

[/TABLE]

ZA010253262.gif

 

چه زمانی اکسل خودش را نشان می دهد؟ کار با اعداد ، با اکسل می توان در سطوح بالا از تحلیل های چه می شود اگر (what if) استفاده کنید ، با اکسل می توان تجزیه و تحلیل سود انجام داد در حالی که اکسس نمی تواند.

 

آیا به گزاشات پیوت تیبل نیاز دارید ؟ جداول تعاملی که می توانید با جابجایی سطرها و ستون ها می توان انواع خلاصه گزارشات از داده ها را بدست آورید ، پیوت تیبل و پیوت چارت به عنوان ابزار جادویی اکسل می تواند امکاناتی برای شما جهت تجزیه و تحلیل داده ها و تصمیم گیری فراهم سازد که در کمتر نرم افزاری دیده می شود.

آیا می خواهید گزارشات بصری (Visual Report) ایجاد کنید؟ اکسل با انواع نمودار ها و امکانات بصری می تواند به شما کمک کند.

 

و در نهایت اگر کاربران مهارت کافی در استفاده از اکسس نداشته باشند می توانند اکسل را جایگزین کنند.

 

مواردی که مطرح شد به کاربرد های عمومی این دو نرم افزار اشاره می کرد ممکن شما تجربیات متفاوتی با این دو نرم افزار داشته باشید که می توانید مطرح کنید.

 

منبع

لینک به دیدگاه

به گفتگو بپیوندید

هم اکنون می توانید مطلب خود را ارسال نمایید و بعداً ثبت نام کنید. اگر حساب کاربری دارید، برای ارسال با حساب کاربری خود اکنون وارد شوید .

مهمان
ارسال پاسخ به این موضوع ...

×   شما در حال چسباندن محتوایی با قالب بندی هستید.   حذف قالب بندی

  تنها استفاده از 75 اموجی مجاز می باشد.

×   لینک شما به صورت اتوماتیک جای گذاری شد.   نمایش به صورت لینک

×   محتوای قبلی شما بازگردانی شد.   پاک کردن محتوای ویرایشگر

×   شما مستقیما نمی توانید تصویر خود را قرار دهید. یا آن را اینجا بارگذاری کنید یا از یک URL قرار دهید.

×
×
  • اضافه کردن...