اکسل ابزاری برای ذخیره اطلاعات!؟

[Lean 56,968]

در مطلب پیش رو قصد داریم به بررسی سوالی که بارها و بارها توسط کاربران پرسیده شده است بپردازیم ، اینکه آیا اکسل یک دیتابیس است؟ در این مطلب قصد نداریم موضوعی را رد یا تأیید کنیم . بلکه خواننده بعد از مطالعه خود نتیجه خواهد گرفت که آیا می تواند اکسل را به عنوان یک پایگاه داده بکار گیرد یا خیر؟

 

آنچه از اکسل ابزاری برای ذخیره اطلاعات می سازد

در این بخش از مطلب به ارائه دلایل افرادی که اکسل را یک پایگاه داده می دانند می پردازیم . ابزار و امکانات ذیل از اکسل نرم افزاری مناسب برای ایجاد پایگاه در سطح کسب و کار ها کوچک با تعداد محدودی کاربر می سازد.

 

1. هرشیت از اکسل با بیش از 1000000 ردیف و بیش از 16000 ستون امکان دخیره حجم عظیمی از داده ها را فرآهم می آورد.
   
2. هر فایل اکسل می تواند تعداد نامحدودی شیت در اختیار ما بگذارد.
   
3. در هر سلول بیش از 32000 کاراکتر می توان ذخیره کرد.
   
4. تقریبا بر روی تمام کامپیوترها پکیج آفیس حاوی اکسل وجود دارد در حالی که سایر نرم افزار های مختص دیتا بیس اینگونه نیست.
   
5. تقریبا همه کاربران کامپیوتر با اکسل آشنا هستند و روزانه با آن کار می کنند در حالی که سایر نرم افزار ها مانند اکسس اینگونه نیست.
   
6. اکسل دارای کلیه ابزار اعم از فرم ها منوهای، آبشاری ، آپشن باتن ها و... که می توانند ورودی و خروجی کاربر پسند با آنها ایجاد کرد است.
   
7. اکسل قابلیت های بیشتر و قویتری اعم از ابزار *****ینگ ، مرتب سازی ، پیوت تیبل و... نسبت به سایر نرم افزار ها برای گزارش گیری دارد.
   
8. اکسل قابلیت های بسیار قوی برای محاسبات دارد ، تعداد زیاد فرمول اعم از محاسباتی و توابع مخصوص دیتابیس ها امکانات مطلوبی برای ما فراهم می سازد.
   
9. در VBA اکسل امکان استفاده از دستورات SQL برای ایجاد کوئری های پیشرفته وجود دارد.
   
10. کاربر می تواند جداول عمومی و خصوصی با استفاده از ابزار Protect sheet فراهم آورد.
    
11. بهبود دیتابیس و تغییر فرمت گزارشات در اکسل بسیار ساده است.
    
12. کاربر احساس راحتی بیشتری با اکسل دارد و برنامه کاملا در اختیار و کنترل اوست.
    
13. اکسل VBA می تواند با Outlook یکپارچه شود و بر اساس دستورات ما به صورت اتوماتیک به افراد ایمیل با موضوعات مختلف ارسال نماید.
    
14. از طریق اکسل می توان از خروجی نرم افزار ها و دیتابیس های مختلف دسترسی یافته و با امکانات گزارش دهی متنوعی که اکسل داراست مانند نمودار خروجی های متنوع تری ایجاد کرد
    
15. اکسل به راحتی با بسیاری از نرم افزار ها اعم از محاسباتی و یا نرم افزار پایگاه داده یکپارچه می شود.
    
16. به گفته مایکروسافت اکسل در سطح جهان بیشتر از سایر نرم افزار ها به عنوان پایگاه داده بکار می رود.
    

[Lean 56,968]

متخصصین و افراد بسیاری هستند که اکسل را نه تنها ابزار مناسبی برای ایجاد پایگاه داده نمی دانند بلکه آنرا تهدیدی جدی در این بخش از علوم کامپیوتر می دانند. این افراد معتقدند اکسل برای ایجاد پایگاه داده همانقدر نامناسب است که فرمت های text و xml برای این کار نامناسبند. دیتابیس ها مجموعه هایی فراتر از مجموعه ای از فیلد ها و رکورد ها هستند در واقع مقایسه اکسل با یک بانک اطلاعاتی همانند مقایسه یک برگ کاغذ با یک مکعب است ، ظرفیت سازی ، همنواختی ، جدا سازی و دوام از مشخصه های یک پایگاه داده است که اکسل تا حدودی خاصیت دوام را برقرار می سازد.

 

اکسل قادر نیست ظرفیت مورد نیاز ما را فراهم کند ، اکسل از با افزایش داده ها کیفیت خود را از دست میدهد. برای باز کردن یک فایل با 6000 رکورد مدت زمان زیادی صرف می شود که این باعث ایجاد فایل های جدید خواهد شد و نتیجه آن از دست رفتن همنواختی داده هاست . اکسل را نمی توان ایزوله کرد ، ترفند های زیادی برای غیر قابل دسترس کردن داده ها در اکسل وجود دارد اما هیچکدام تضمین شده نیستند.

 

جداول و داده های در اکسل به راحتی قابل تغییر هستند این برای برخی مزیت محسوب می شود اما تهدید مهمی هم محسوب می شود داده ها را به راحتی می توان تغییر داد و احتمال اینکه این تغییرات ناخواسته باشد وجود دارد بدون آنکه هشداری برای این تغییرات صادر شود.

 

در اکسل برای ایجاد کوئری نیاز به استفاده از توابع وجود دارد ، هر گونه اشتباه در تابع می تواند نتایج نادرستی ارائه دهد. علاوه بر این اصلاح اشتباهات و یا بروز رسانی در اکسل بسیار مشکل است درصورت وجود یک شیت با هزاران ردیف یافتن داده ها و اصلاح آن و همچنین پایداری ارتباطاتی که برقرار کرده اید به سادگی امکان پذیر نیست.

 

اتوماسیون در اکسل به راحتی صورت نمی گیرد ، برای ایجاد یک عمل مانند ارسال یک ایمیل به صورت خودکار نیاز به کد نویسی های بعضا پیچیده دارید.

 

انتقال یک بانک اکسل عملی مخاطره آمیز است ، برای طراحی یک سیستم بانک اطلاعاتی ممکن است از افزونه هایی برای بانک خود استفاده کرده باشید و یا در کدهای نوشته شده از object library خاصی استفاده کنید در این صورت با انتقال به یک سیستم دیگر می بایست تنظیمات مربوطه را برای جلوگیری از خطا مجددا برقرار کنید.

 

با استفاده از ورژن جدیدی از اکسل ممکن است آنچه با ورژن های قدیمی تر ایجاد کرده اید با خطاهای بی شماری مواجه شود که برطرف کردن آن وقت و انرژی فراوانی می طلبد .

منبع