پروژه خود را به موقع به پایان برسانید

[Lean 56,968]

شما به عنوان مدیر پروژه، همیشه تحت فشار هستید که پروژه را زودتر از موعدی که انتظار می رود به اتمام رسانده و تحویل دهید. این موضوع چالش بزرگی است چرا که معمولا پروژه ها در بهترین حالت خود، بعد از ضرب الاجل تعیین شده در قرارداد به اتمام می رسند. در اینجا به نکاتی اشاره می گردد که رعایت آنها مدیران را کمک خواهد کرد تا با اتمام پروژه قبل از ضرب الاجل از استرس کمبود زمان بکاهند...

 

اول: در برنامه خود، میانبرها را پیدا کنید

 

بیشتر مدیران پروژه ها 80 درصد زمان خود را صرف اجرا و 20 درصد را صرف برنامه ریزی می کنند. دلیل این امر شاید این باشد که فاز اجرا هیجان بیشتری داشته و همه به دنبال این هستند که هرچه سریع تر آستینها را بالا زده و کار را آغاز کنند! اما اگر روی فاز «برنامه ریزی» کمی بیشتر زمان گذاشته شود، معمولا میانبرهایی شناسایی خواهد شد که با آنها می توان همان پروژه را در زمان کمتری به سرانجام رساند.

 

لذا هروقت احساس کردید که به یک برنامه ی کامل برای پروژه ی خود رسیده اید، یک بار دیگر آن را از دیدگاه کاهش طول مدت انجام، مرور کنید. با این کار در خواهید یافت که قادر هستید کارها را طوری زمانبندی کنید که زمان و انرژی کمتری ببرند.

 

دوم: کارها را از حالت دستی بودن در بیاورید

 

بسیاری از کارهای روزمره که بصورت دستی انجام می شوند را می توان با استفاده از نرم افزارهای جانبی مختلف، با سرعت بالاتری و به صورت اتوماتیک انجام داد. کارهایی مثل خلاصه سازی اطلاعات جهت گزارشات هفتگی، تطبیق جداول زمانی (Time sheets) و فرم های هزینه های پروژه، بروزرسانی plan پروژه با استفاده از داده های جداول زمانی، ردیابی مسیر کلی حرکت پروژه و شناسایی انحرافها، گزارش ریسکها، تغییرات و دیگر پیشامدها و...

 

با وجود نرم افزارهای متنوع در خصوص مدیریت پروژه دیگر نیازی به انجام این قبیل کارها به صورت دستی نیست. افراد تیم پروژه داده های لازم را وارد نموده و نرم افزار کار گروه بندی و خلاصه سازی آنها را انجام می دهد. کار شما فقط گزارش گیری و مشاهده وضعیت جاری پروژه و برنامه ریزی برای ادامه مسیر می باشد.

 

سوم: پروسه ی اجرا را به دقت مدیریت کنید

 

با به جریان افتادن پروژه در فاز اجرا، شما باید به شکل هوشمندانه ای پروژه را در راستای برنامه ی تهیه شده در فاز برنامه ریزی، مدیریت کنید. ساده ترین کار در فاز اجرا این است که برنامه در قفسه ی دفتر پروژه باقی بماند و افراد تیم هریک برای خودشان کاری را شروع کنند! چنین پروژه ای یا هیچ وقت تمام نمی شود و یا با هزینه های اضافی بسیاری که روی دست کارفرما آمده، ماه ها پس از ضرب الاجل تعیین شده و با اختلافات بسیار بین ذینفعان تمام خواهد شد. در عوض، با یک رهبری منسجم و کنترل دقیق شرح وظایف افراد و اطمینان از اینکه هرکس دقیقا کاری را که باید انجام می دهد، پروژه با کمترین استرس و در زمان تعیین شده به اتمام خواهد رسید. انجام اقدامات زیر در فاز اجرا مفید خواهد بود:

 

- پیگیری دقیق و منظم در قبال تامین کنندگان و وظایف پیمانکاران

 

- پوشش دادن ریسکها و پیشامدهای محتمل قبل از وقوع آنها (مدیریت ریسک)

 

- کنار گذاشتن کارهای غیر ضروری (non-critical tasks) حتی الامکان تا تکمیل پروژه

 

- روی هیچ کار خارج از برنامه ای وقت نگذارید مگر اینکه مهم و حیاتی (critical) تشخیص داده شوند.

 

- هیچ درخواست تغییری را قبول و اعمال نکنید مگر اینکه مهم و حیاتی تشخیص داده شوند.

 

چهارم: منابع بیشتری تخصیص دهید

 

معمولا راحت ترین راه برای زودتر انجام شدن کارها، تخصیص منابع بیشتر به آنهاست. با این حال این کار همیشه امکانپذیر نیست چرا که در بسیاری از پروژه ها منابع و نیز بودجه لازم برای تامین منابع محدود می باشد. اما محدودیت مالی به این معنی نیست که شما نمی توانید منابع بیشتری به برخی کارها اختصاص بدهید. شما می توانید با کم کردن منابع سایر کارها، آنها را به کارهای دیگر تخصیص دهید.

 

در بسیاری از پروژه ها، کارهایی هستند که اصطلاحا روی «مسیر بحرانی» قرار دارند به این معنی که تنها با انجام این کارهاست که پروژه به اتمام خواهد رسید. لذا با تخصیص منابع، بیشتر از حد لزوم، به این کارها شما می توانید امیدوار باشید که پروژه را زودتر از موعد برنامه ریزی شده به پایان برسانید چرا که با زودتر انجام شدن هریک از فعالیتهای مسیر بحرانی، کل پروژه هم زودتر به پایان خواهد رسید.

 

پنجم: اول فعالیتهای بحرانی را انجام دهید

 

در بسیاری از پروژه ها، فعالیتهای 20 درصد انتهایی پروژه، 50 درصد زمان کل پروژه را می گیرند. دلیل این اتفاق این است که بیشتر کارهای دشوارتر و زمان بر، به زمانهای پایانی پروژه موکول شده اند. جایی که اکثر افراد تیم خسته بوده و همه به دنبال مرخصی هستند!

 

از همان ابتدا، اینگونه فعالیتها را که عموما پیچیده تر از بقیه بوده و تکمیل آنها مشکل تر است، شناسایی نموده و در صورت امکان، در همان آغاز اجرا که همه fresh هستند، به طرف آن فعایتها هجوم ببرید! قطعا مشاهده خواهید کرد که این فعالیتها در زمانی کمتر و با کیفیتی فراتر از حالی که در روزها و ماه های پایانی و با عجله به آنها پرداخته می شد انجام خواهند شد. با اتمام فعالیتهای مشکل تر، تکمیل باقی فرایندها برای تیم سهل تر خواهد بود.