آموزش Access

[Mohammad Aref 120452]

نحوه Relationship کردن

 

بعد از تعيين خصوصيات، به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop پنجره Relationship باز میشود که مي‌توان ارتباط برقرار نمود.

 

 

ادامه دارد ...

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول

 

برای کپی جداول کافیست نام جدول مورد نظر را از لیست شی جدول انتخاب کنید سپس از منو Edit گزینه copy را انتخاب سپس از منو Edit گزینه past را انتخاب نمائید.پنجره paste Table As ظاهر میشود ابتدا از شما نام جدول می خواهد سپس از قسمت past option باید مشخص کنید که فقط ساختار ان جدول که کپی از ان گرفته اید را می خواهید و یا ساختار ان را همراه با داده های ان و یا اضافه کردن داده ها به یک جدول که ازقبل موجود بود سپس دکمه ok را بزنید.

 

ادامه دارد ...

[Mohammad Aref 120452]

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

 

در این فصل با کار روی داده ها آشنا میشویم و اینکه چگونه میتوان داده های مورد نظر را جست و جو و جایگزین نمود و با نکات ایجاد ارتباط بین جداول آشنا میشوید و با کاربرد برنامه Access در برنامه Word ،Excle اشنا میشوید و کار با فایلهای متنی در قالب برنامه Access و همچنین بکارگیری ClipBoard در داخل سازی جداول کار می کنیدو توانایی کار با Exporting از جداول را به سایر برنامه ها پیدا می کنید.

 

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

Edit روي محيط Design

 

• مراحل درج سطر Insert Rows

• استفاده از منو Insert انتخاب Rows

• استفاده از ابزار Insert Rows

• مراحل حذف سطر Delete Rows

• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete

• استفاده از ابزار Delete Rows

• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد

 

آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود داده( Data sheet View)

منو Format :

Font :

تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height :

امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width :

امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column:

امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns :

امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns :

امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول ورود ،تصحیح و تعیین جهت داده های در جداول

 

نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

 

 

حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

 

 

کلید های میانبر برای ورود و تصحیح داده ها

- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي

-استفاده از ‘+Ctrl كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.

- استفاده از:+Ctrl براي ورود تاريخ جاري سيستم

- استفاده از;+Ctrl+Sift براي ورود زمان جاري سيستم

- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste

- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

اضافه كردن ركورد به جدول ،حذف رکورد جدول

 

طريقه حذف ركوردها:

- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit

- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record

- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

 

- اضافه كردن ركورد به جدول:

- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert

- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد

- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار

- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول مرتب سازی و جستجو و ***** نمودن داده ها در جدول

 

برای مرتب سازی فیلدها باید ستون فیلد مورد نظر را انتخاب کرده از منو Records گزینه Sort را انتخاب کنید.Sort Ascending مرتب سازی صعودی است از حرف اول الفبا به انتها ،Sort Descending مرتب سازی نزولی است از حرف اخر الفبا به ابتدا الفبا.

 

تثبیت نمایش یک فیلد جدول (Freezing)

Freeze Columns :

ابتدا فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنیدواز منو Format این گزینه را انتخاب کنید.فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار كيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

جستجو رکوردهای مورد نظر در جدول

 

Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن .

 

 

Find What : گزینه مورد جستجو در این قسمت درج میشود.

 

Look In :

مکان جستجو باشد ،که می تواند کل جدول باشد یا فیلدی که شما برای جستجو انتخاب کرده اید.

 

- Search : جهت جستجو را می توان انتخاب نمود.

- All: روی کل

- Up: قسمت بالا

- Down : قسمت پایین

 

- Match : شیوه جستجو ،بعبارتی چگونگی جستجو میباشد بر اساس موارد زیر:

- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)

- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)

- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)

 

Match Case : انتخاب این گزینه جستجو را نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس میکند.

 

Find Next : با انتخاب این دکمه جستجو یکی یکی اغاز میشود.

 

- Search Field As Formatted : اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

 

Find براساس قالبندي زير:

1. :كاركتر *.مثال *Sm يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.

 

2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.

 

3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال ##166 بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

 

جایگزینی مقادیر فیلدهای مورد نظر به طور خودکار

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.

 

Find What : درج داده مورد جستجو

 

Replace With : درج داده ای که می خواهیم جایگزین گزینه مورد جستجو شود

 

Replace : جايگزيني يكي يكي صورت می پذیرد

 

Replace All : جايگزيني یکجا صورت می پذیرد

 

 

ادامه دارد ...

[Mohammad Aref 120452]

*****

 

***** نمودن داده های جدول

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.

 

انواع *****ها

Filter by form (***** شرطي)

اين ***** داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

 

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)

 

• Or (امكان شركت گذاري)

 

1 - امكان شركت گذاري : در این نوع ***** محیطی مثل شکل fb ظاهر میشود تمام داده ها بصورت لیست combo می باشد یعنی از لیست قابل انتخاب است،حال از هر فیلدی داده ای که می خواهیم ***** شود را انتخاب می کنیم اما در یک زمان می توانید چند تا فیلد را داده هاشون را انتخاب کنید برای ***** شدن. و قتی نتیجه ***** را دیدید باز این ***** را انتخاب کنید سپس در قسمت or فیلدهای دیگر را انتخاب و از داده ها ش برای ***** شدن استفاده کنید و نتیجه اش را مشاهده کنید.

 

2. seletion Filter by (***** بر اساس انتخاب)ابتدا فیلد مورد نظر را برگزیده و سپس داده ای که می خواهید ***** شود را انتخاب کنید و از این ***** استفاده کنید و نتیجه را مشاهده کنید.

 

3. Filter Excluding Selection (عكس عمل ***** قبل)یعنی هر داده ای را غیر از داده انتخابی نمایش دهد.

 

4. Advanced Filter / Sort : ***** شرطي با ساختار پرس و جو.با مراجعه به فصل پرس و جو ها و مطالعه ان براحتی می توانید با این نوع ***** کار کنید.

 

5. For Filter : تنها *****ي است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل ***** را انجام داده و داده مورد نظر خود را ***** نماید.

 

نكته :

به طور كلي *****ها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.

 

• Apply Filter : براي اجراي ***** بكار مي‌رود.

 

• Remove Filter : از حالت ***** به جدول بر‌مي‌گردد.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

ادغام پستی - Mail Merge

 

ادغام پستی(Mail Merge) بکار بردن فایل Access در برنامه Word

ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم.

 

نكته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .

 

1- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها شود)

 

 

2- سپس مطابق شکل برای آن رکورد وارد کنید .

 

 

3- سپس از آن یک Query از طریق Design زیر که دارای شرایط زیر میباشد مطابق شکل

 

 

- شرط فیلد Active مدرس فعال را Yes قرار دهید . - شرط فیلد Quantity Class (تعداد کلاس ) را بزرگتراز صفر قرار دهید . نتیجه ی اجرای پرس و جو در شکل قابل مشاهده است .

 

 

4- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید

Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی

 

5- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .

 

6- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .

 

7- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .

 

8- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .

 

9- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .

 

10- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .

 

11- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.

 

سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات را Mail کنید.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول Tmporaing جداول

 

برای داخل سازی جداول باید موارد زیر را دنبال کنید.

 

جداول خارجی

راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .

 

ارتباط با فایلهای صفحه گسترده

يكي از قابليت هاي خوب برنامه Access سازگاري با ساير برنامه هاي Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) مي باشد.در برنامه Access ميتوان كل يك فايل Excel يا بخشي از آن را فراخواني نمود.

شما ميتوانيد كليه عمليات هاي محاسباتي قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محيط ايجاد كنيد. و سپس آن را در محيط برنامه Access به عنوان جدول وارد نماييد. شما قادريد تمام فيلد ها يا بخشي از فيلد هاي موجود در برنامه Excel را به جدول يا جداولي از برنامه Access اضافه كنيد. در زير مثالي نحوه بكار گيري برنامه Excel در برنامه Access را بررسي ميكنيم.

 

ابتدا در برنامه Excel داده هايي با عناوين و مقادير زير ايجاد كنيد.

 

كد رشته(Customer ID) – نام شركت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ايالت(Region) – كد پستي (Postal code) – كشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس 3 ركورد داده مطابق جدول داده شده براي آن وارد كنيد و آن فايل را تحت نام Customer ذخيره كنيد. سپس مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد.

 

در منوي File گزينه Get external data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.

در ليست File of type گزينه Microsoft excel را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در Excel ساخته بوديد ظاهر شود.

 

فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر ميگردد.

 

 

در اين پنجره محتويات فايل شما قابل مشاهده ميباشد كه با حركت نوار هاي لغزان ميتوانيد محتويات آن را بررسي كنيد. شما قادريد هر محتوياتي از سه، Sheet موجود كه داراي مقادير مورد نياز شما هست را انتخاب كنيد.

 

 

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

 

گزينه First Row contains column heading را انتخاب كنيد تا سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد برگزيده شوند. با توجه به اين كار يك كادر خاكستري از سطر اول ايجاد ميشود. و با سرور داده ها اين سطر ثابت باقي ميماند.

 

 

سؤال: چرا سطر اول ثابت باقي ميماند؟

 

جواب: به دليل اينكه فيلدها مقادير تشكيل دهنده جدول هستند و از خواص فيلدها ثابت بودن نشان در جدول ميباشد.

 

تذكر: به هنگام وارد كردن فايل Excel به يكي از جداول موجود، تمامي اسمي فيلد ها و انواع داده ها بايد با هم مطابقت داشته باشند. چون در صورت عدم مطابقت پيغام خطا توسط برنامه ظاهر مي گردد و ممكن است به جاي اضافه كردن به جدول مورد نظر يك جدول با نام Import error table ميسازد و تا زماني كه اشكال را برطرف نكنيد نمي توانيد آن را به جدول مورد نظرتان انتقال دهيد.Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

 

در اين مرحله از شما ميپرسد كجا مي خواهيد داده هايتان را ذخيره كنيد؟ دو راه وجود دارد:

 

در يك جدول جديد In a new table.يك جدول كه از قبل موجود بوده و اكنون در Database جاري موجود است.( In an existing table )گزينه دوم را انتخاب كرده، از ليست آن Custom را برگزينيد.

 

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

 

در اين مرحله نشان مي دهد كه اطلاعات شما به جدول Custom، Import شده است Finish را انتخاب نماييد پيغام مبني بر تاييد اطلاعات داده مي شود Ok نموده و سپس جدول Custom خود را باز نماييد تا مطمئن شويد كه به ليست جدول شما اطلاعات اضافه شده است.

 

ادامه دارد ...

[Mohammad Aref 120452]

فايلهاي متني

 

فايل متني قابليت كه داراي محتويات متني و ارقامي باشد اگر داده هاي فايل متني داراي قالب و فرمتي باشد كه قابل شناسايي در برنامه Access به عنوان جدول باشد قابل استفاده است.

ابتدا اطلاعات را در برنامه Text Document وارد كنيد.

سپس مراحل زير را دنبال كنيد:

 

در منوي فايل گزينه Get External Data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.

 

در ليست File Of Type گزينه Text Files را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در محيط متني ساخته ايد ظاهر شود.

 

 

فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. در اين مرحله اطلاعات فايل متني شما نمايش مي يابد در فايل متني هر ركورد و حاصل Enter در برنامه متني مي باشد و هر فيلد از فيلد بعدي با يك كاما يا كاراكتر خاص ديگر به نام Delimiter جدا مي شود در اين پنجره با انتخاب گزينه Delimiter اجازه مي دهد تا شما در مرحله بعد نحوه جدا شدن فيلدها را انتخاب كنيد.

 

 

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

 

در اين مرحله بايد نحوه جدا شدن فيلدها را مشخص كنيد پيش فرض آن جدا كننده Tab مي باشد.

كادرField Names First Row Contains را براي تعيين فيلدها انتخاب كنيد و گزينه text QuailFier را روي دابل كوتيشن قرار دهيد .

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

روي In an Existing Table كليك كنيد و گزينه Customer را از ليست آن انتخاب كنيد.

سپس Next را انتخاب تا به مرحله بعد برويد.

 

 

سپس در اين مرحله تاييد اطلاعات وارد شده، انتخاب finish، انتخاب Ok و بررسي اطلاعات اضافه شده به جدول Customer.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

استفاده از Clip Board جهت داخل سازي جداول

 

در اين روش از Clip Board براي داخل سازي داده ها استفاده مي نماييم كه براي اجراي آن از فرمان Copy و سپس Past استفاده مي نماييم. مراحل زير را دنبال تا با نحوه اجراي داخل سازي داده ها آشنا شويد.

 

1-ابتدا جدول مورد نظر را در نماي طراحي Design View اجرا كرده.

 

2-سپس تمام فيلدها را انتخاب كرده.

 

3-از منوي Edit و يا ابزار Copy روي نوار ابزار و يا راست كليك روي محتوي گزينه Copy را انتخاب كنيد.

 

4-جدول را بسته سپس يك فايل جديد باز كنيد.(مثلا فایل db2 )

 

5-از روش Design View در اين فايل جديد يك جدول بسازيد سپس به تعداد خانه هاي كپي گرفته در اين جدول جديد انتخاب كنيد.

 

6-در اين مرحله از گزينه Past براي درج كردن استفاده نماييد ( روشهاي مختلف Past شامل منوي Edit انتخاب Past – ابزار Past از نوار ابزار و يا راست كليك انتخاب Past بدين روش داخل سازي داده ها صورت مي پذيرد).

 

نكته : براي وارد كردن ركوردها از يك جدول به جدول ديگر در همان فايل يا در فايل جديد نيز به روش وارد كردن فيلد از يك فايل به يك فايل ديگر مراحل اجرا مي شود فقط موارد زير را مد نظر داشته باشيد.

 

*-جدول را در نماي ورود داده Data Sheet باز كرده سپس يك يا چند ركورد مدنظر را انتخاب كنيد و سپس انتخاب گزينه Copy

 

*-انتخاب جدول در فايل جاري و يا انتخاب جدول در فايل جديد ديگر سپس باز كردن جدول مورد نظر انتخاب ركورد خالي سپس Past كردن داده ها.

 

نكته1 : در صورتي كه چند ركورد را انتخاب كنيد Access پيغام مي دهد آيا مي خواهيد اطلاعات در Clip Board ذخيره شود؟ شما گزينه Yes را انتخاب كنيد.

 

نكته2 : بعد از Past كردن از شما مي پرسد آيا مي خواهيد ركوردها ذخيره و نگهداري شوند؟ شما تاييد كنيد تا داده ها به جدولتان اضافه شود.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

شناسايي اصول Exporting از جدول

 

خروج اطلاعات به ديگر برنامه هاي كاربردي براي خارج كردن جدول از برنامه Access به ساير برنامه هاي تحت Office مثل Word، و Excel از روش Export كردن جداول استفاده مي كنيم نكته قابل توجه اين است كه شي هاي Access - Table, Query,… قابليت ارسال شما به تمام برنامه ها را ندارند كه طي جدولي مشخص مي كنيم شي Table امكان ارسال به چه محيط ها و Query به چه محيط هاي ديگر و ... را دارند. طي مراحل زير يك نمونه از ارسال جدول به برنامه Excel شرح داده شده است.

 

1-ابتدا جدول مورد نظر را انتخاب كرده از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد.

 

سپس از پنجره To… "نام جدول" Export Table در قسمت Save as Type آن Microsoft Excel 97-2005 را انتخاب كنيد ( اگر از ورژن پايين تر Excel استفاده مي كنيد گزينه Microsoft Excel 97-2002 را مشاهده مي كنيد كه مي توانيد آنرا انتخاب كنيد ) و سپس نام فايل Excel مدنظرتان را برگزينيد ( مثل Book1 ) سپس گزينه Save Formatted را براي حفظ فرمت برنامه و سپس گزينه Auto Start را براي فعال شدن شروع انتخاب كنيد و در نهايت دكمه Export را فعال كنيد.

 

سپس فايل Excel مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده كنيد.

 

خروج اطلاعات از طريق clip Board

در قسمت وارد كردن جدول و اطلاعات از طريق Clip Board، خروج اطلاعات به جداول ديگر از فايلهاي ديگر Data Base از طريق Clip Board و خاصيت Past توضيح داده شد.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

خروج اطلاعات به فايلهاي متني

 

در اين مرحله قصد داريم خروج جدول از برنامه Access را به يك فايل متني بررسي كنيم بنابراين مراحل زير را دنبال كنيد.

 

1-ابتدا جدول مورد نظر را از فايل برنامه تان انتخاب از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد. 2-پنجره Export Table … ظاهر مي شود در قسمت Text File, Save as Type را انتخاب سپس نام فايل متني مورد نظرتان را برگزينيد گزينه هاي Auto Start, Save Formatted را فعال روي دكمه Export كليك كنيد.

 

 

سپس پنجره as "نام جدول" Encode ظاهر مي شود كه براي ارسال فايل متني نوع كدينگ فايل را از شما مي خواهد كه به فايل متني در محيط Windows مي باشد يا Ms- Dos و يا Unicode و يا Unicode - utf- 8 شما انتخاب پيش فرض را برگزيده دكمه Ok را فشار دهيد.

 

 

سپس فايل متني مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده نماييد.

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

وارد كردن اطلاعات از ديگر فايلهاي مختلف

 

وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML

HTML يك زبان برنامه نويسي Web است HTML مخفف كلمه Hyper Text Markup Language است. HTML از تك هايي براي نمايش يك جدول روي يك صفحه وب اجزاي جدول كه همان سطر و ستون و خانه هاي آن است و ترازبندي متن و غيره استفاده مي كند كه تك هاي آنها را در ميان تك هاي HTML مناسب قرار مي دهند.

 

وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML به برنامه Access

ابتدا از منوي File گزينه Get External Data را انتخاب و زير گزينه Import را برگزينيد.

2-سپس از پنجره Import از Files Of Type گزينه HTML Document را انتخاب كنيد سپس نام فايل HTML شما ظاهر مي شود آنرا انتخاب كنيد.

 

 

نكته : در صورتي شما مي توانيد يك فايل HTML را به برنامه Access وارد كنيد كه با برنامه نويسي HTML آشناي داشته باشيد و يك صفحه با استفاده از اين صفحه بسازيد لازم به ذكر است كه فايل HTML به شكل يك صفحه ذخيره شده از اينترنت مي باشد كه در شکل h1 فايل HTML انتخابي ما نمونه اي از آن مي باشد.

 

3-در اين مرحله اطلاعات نمايش مي يابد كه با انتخاب گزينه First Row Contains column Headings سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد انتخاب و به رنگ خاكستري نمايش مي يابد.

 

4-در مرحله بعد اسم جدولي كه مي خواهيد اطلاعات HTML به عنوان جدول در آن ذخيره شود را انتخاب كنيد.

 

5-در مرحله بعد تاييد شما درباره نام جدولي انتخاب براي Import شدن را مي خواهد Finish را انتخاب كنيد.

 

 

سپس جدول ( در اينجا جدول مشخصات مي باشد ) كه اطلاعات به آن اضافه شده را باز و نتيجه را مشاهده كنيد .

 

تذكر مهم : تمامي روشهاي ورود و خروج داده ها به خوبي كار مي كنند اما سريعترين و بهترين روش به اشتراك گذاشتن داده ها با برنامه هاي ديگر استفاده از Past, Copy مي باشد (به عبارتي استفاده از Clip Board )

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

توانایی طراحی سوال

 

در این فصل با انواع طراحی پرس و جو آشنا شده و کاربرد توابع در پرس و جوها را می آموزیم.

 

توانایی طراحی سوالQuery

1. Design View

2. Simple Query Wizard

3. Cross Tab Query Wizard

4. Find Duplicate Query Wizard

5. Find Unmatched Query Wizard

 

 

1. ايجاد از طريق طراحي

2. ايجاد با ساده‌ترين شكل از ويزارد

3. گروهبندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده‌هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.

4. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .

5. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .

 

تعريف Query:

اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي‌نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي‌باشد.

 

تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي‌گردد:

1. Select Query

2. Action Query

 

ساده‌ترين پرس و جو Select Query مي‌باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.

Query مي‌تواند يك فيلد را در بر بگيرد.

چون تغييرات روي پرس‌و جو روي جدول متناظرش اعمال مي‌شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.

چون پرس‌و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.

 

ايجاد Query از طريق Design View

• با ظاهر شدن پنجره Show Table ميتوان Query را از

 

1. Table

2. Query

3. Both

ايجاد نمود.

 

به طروق زير مي‌توان فيلدها را از قسمت Field List به گزينه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:

 

1. انتخاب فيلد با عمل Drag & Drop

2. انتخاب فيلد و عمل دابل كليك روي فيلد

3. انتخاب گزينهField و زدن حرف اول

4. توسط *ميتوان همه فيلدها به پايين منتقل كرد كه نتيجه آن در زمان اجرا مشخص مي‌شود.

5. انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop

 

• ‏Table : مشخص كننده نام جدول

• Sort : مرتب كردن به صورت صعودي و يا نزولي

• Show :امكان فعال يا عدم فعال بودن فيلد

• Criteria :امكان شرط گذاري توسط اين قسمت فراهم مي‌شود.از عملگرها و شروط ذكر شده در Validation Rule براي اين قسمت مي‌توان استفاده نمود.

• Or :شرط يا

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

 

كاربرد Total در Select Query

از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن

 

اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:

 

1. Sum محاسبه جمع مقادير

2. Avg محاسبه ميانگين مقادير

3. Min تعيين كمترين مقدار

4. Max تعيين بيشترين مقدار

5. Count محاسبه تعداد مقادير

6. StDev محاسبه انحراف معيار

7. Var محاسبه واريانس

8. First تعيين اولين مقدار

9. Last تعيين آخرين مقدار

10. Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي

 

آشنایی با کاربرد فیلدها و شرایط در طراحی

 

نحوه شرط گذاري بر اساس نوع داده‌ها:

• Text : مقدار متني را وارد مي‌نماييم.امكان استفاده از دو كاركتر عام *,? امكان پذير مي‌باشد.

• Number,Currency : مقدار عددي را وارد مي‌نماييم.

• Date/Time : مقدار تاريخ/ زمان را وارد مي‌نماييم.

 

مثال: 11/2/2002 عكس‌العمل برنامه#11/2/2002#

 

• اگر در قسمت Criteria بنويسيم Null برنامه Is”Nall” را مي‌نويسد

 

شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

 

مثال: محاسبه نمره نهايي

در گزينه ،(Field total:(nomreh) *(zarib nomreh فعال بودن فيلدهاي شركت كرده در اين فيلد محاسباتي همچنين فعال بودن Expression از Totals .

از علائم رياضي و همچنين از + ،&(الصاق)در عبارت سازي مي‌توان استفاده نمود.

CCUR( ) تابعي است كه مقدار عددي را با واحد پول نمايش مي‌دهد.

 

شناسایی اصول ایجاد سوال با استفاده از چند جدول

شما می توانید پرس و جویی ایجاد نمایید که شامل چند جدول باشد.

 

 

شناسایی اصول طراحی سوال با شرایط دارای پارامتر

تا كنون پرس و جوها بر اساس تعيين شرط در زمان طراحي بررسي شد و اكنون مي خواهيم امكان جا گذاري را براي كاربر و در زمان اجرا فراهم آوريم و همچنين بدين روش امنيت اطلاعاتي را بالاتر بريم تا كاربر در زمان اجرا نياز به استفاده از نماي طراحي را نداشته باشد.

 

بنابراين اگر معيار يك پرسش به جاي آنكه طراحي مشخص شود و در زمان اجرا تعيين شود به آن پرسش پارامتري گفته خواهد شد.

 

مرحله 1 (پرسش پارامتري)

 

روش كار:

ابتدا گزينه new و سپس انتخاب فيلدهاي مورد نظر و انتقال به قسمت شبكه طراحي در قسمت criteria از دو پارامتر كروشه به اين منظور اشتفاده مي نمائيم.

سپس run، پنجره ايي ظاهر مي شود كه نام محصول را مي خواهد و كاربر مي تواند نام مورد نظر خود را وارد كند و نتيجه را مشاهده نمايد.

 

مرحله 2 (استفاده از علائم عمومي)

حال مي خواهيم يك پرس و جو پارامتري ايجاد نمائيم كه براساس پارامترهاي شرطي عام اجرا گردد و به عبارتي ديگر در هنگام سئوال مقدار كاربر بتوان مقداري با استفاده از كاركترهاي عام مثل ؟ بكار برود.

 

روش كار

مثل روش قبل پرس و جو را ايجاد مي نمائيم و اما اينبار از گزينه like قبل از پارامتر كروشه استفاده مي نمائيم و بدين صورت Critried:Like [Enter product Name]

 

مرحله 3 (پرسشهاي پارامتري محدوده اي)

حال مي خواهيم پرس و جويي ايجاد نمائيم كه يك محدوده معيني را از اطلاعات را نمايش دهد و مثلا تاريخ هاي سفارش بين 1/9/83 تا 20/12/83 را نمايش دهد.شکل 32

 

روش كار

مانند روشهاي قبل ابتدا پرس و جو را ايجاد نموده و سپس در critriea مي نويسيم.

Criteria:Between [Enter start order dare:] AND [Enter End order date:]

 

ادامه دارد ...

 

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول طراحی سوال ، سطری –ستونی

 

پرسش ضربدري Crosstab Query

اين پرسش و جو داراي اهميت فراواني است و اين نوع خاص مي باشد و اين پرس و جو به صورت يك ماتريس دوبعدي مي باشد كه روي هر خانه آن عملياتي رياضياتي انجام مي شود و به طور مثال با ايجاد چنين پرس و جويي مي توان معدل هر دانش آْموز را محاسبه كرد.

 

نكته: براي ايجاد چنين پرس و جويي مي توان از دو يا چند جدول پرس و جوي ساده استفاده نمودسپس از نتيجه حاصله يك Crosstab Query ايجاد نمود.مراحل زیر را دنبال کنید تا با نحوه ایجاد این نوع پرس و جو اشنا شوید.

ابتدا از كوئري مورد نظر يك crasstab ساخته در مرحله اول ابتدا كه دانش آموز و نام خانوادگي آن را انتخاب مي كنيم.

در مرحله دوم نام فيلد درس را انتخاب مي كنيم.

در مرحله سوم نمره درس را انتخاب مي كنيم.

و سپس تابع Avg را انتخاب مي كنيم و سپس next غير فعال میشود یک نام برای این پرس و جو انتخاب کرده finish رامي زنيم.

نتیجه را مشاهده نمایید.

 

ادامه دارد ...

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول طراحی از نوع قابل اجرا

 

آشنايي با Action Query

 

شامل:

 

 

شناسایی اصول طراحی سوال جهت تغییر داده ها

Query Update: این پرس و جو از نوع Action ها میباشد و با انتخاب ان میتوانید داده های پرس و جو خود را بروز رسانی کنید.

 

برای ساخت این پرس و جو ابتدا فیلدی که می خواهید داده های ان را بروز رسانی کنید را به شبکه طراحی اضافه کرده سپس این Action را فعال کرده و در قسمت Criteria دادهای که می خواهید تغییر کند را وارد کنید و در قسمت Update to مقداری که می خواهید جایگزین شود را وارد کنید.

 

Update to (گزينه جايگزيني)

Criteria(گزينه اي كه بايد تغيير كندو به روز شود)

برای مشاهده نتیجه ابتدا گزینه Run را از منو Query انتخاب کرده و پرسو جویتان را ذخیره کنید سپس جدولی که از ان این پرس و چو را ساخته بودید باز کنید و نتیجه را مشاهده نمایید.

 

شناسایی اصول طراحی سوال جهت حذف داده ها

 

Delete Query :

 

Delete: Where

 

Criteria: 1 (همه يكهاي موجود در جدول انتخابي را حذف مي‌نماييد)

 

تذكر: تمام action ها بايد بعد از ايجاد ابتدا Run شود و ذخيره سپس نتيجه آن را روي جدول متناظر مشاهده نمود

 

Run از منو Query يا از ابزار آن !

 

شناسایی اصول طراحی سوال جهت ایجاد جدول

Make-Table Query :این پرس و جو از نوع Action ها میباشد و با انتخاب ان میتوانید پرس و جو خود را به یک جدول تبدیل کنید.

 

مراحل زیر را دنبال کنید تا با ساخت این پرس و جو اشنا شوید:

 

در این پرس و جو ابتدا جدول یا پرس و جو ی مورد نظر را از طریق Design انتخاب کرده سپس Make-Table Query را انتخاب کرده در قسمت Table Name نام جدول را وارد کنید و سپس مشخص می کنیم در کدام Data Base ایجاد شود که یا در همین فایل ایجاد شود با انتخاب گزینه Current Data Base این پرس و جو بعنوان جدول ایجاد میشود و یا با انتخاب گزینه Another Database در فایل دیگر ایجاد می گردد.

 

برای مشاهده نتیجه ابتدا گزینه Run را از منو Query انتخاب کرده و پرسو جویتان را ذخیره کنید سپس جدولی که از ان این پرس و چو را ساخته بودید باز کنید و نتیجه را مشاهده نمایید.

 

 

ادامه دارد ...

[Mohammad Aref 120452]

شناسایی اصول طراحی سوال

 

شناسایی اصول طراحی سوال جهت اضافه نمودن رکورد به جدول

 

Append Query :

همانند make- Table Query مي‌باشد با اين تفاوت كه نام جدولي كه مي‌خواهيم داده‌ها به ان الصاق شود را از ليست انتخاب مي‌كنيم.

 

شناسایی اصول طراحی سوال Query

ساده ترين روش ساخت پرس و جو استفاده از روش Simple Qurey مي باشد.

 

روش كار

ابتدا از new شي query و پنجره باز شده Simple Qurey را انتخاب مي كنيم و سپس در قسمت Available fields نام فيلدهاي حاصل از انتخاب ظاهر مي گردد. با دكمه next مرحله بعدي فعال مي گردد و در اين مرحله پيغامي مبني بر اينكه would you like a detail or summary query? شما تمايل داريد جزئيات نمايش يابد يا خلاصه پرس و جوها Detail (shoes every field of every record) جزئيات (اين روش همه فيلدها و همه ركوردها را نمايش مي دهد)

 

خلاصه كردن

در صورت اين انتخاب گزينه Summery option

تنظيمات summery

در اين پنجره داريم

 

What summery values would you like calculated?

 

در اين قسمت محاسبه ايي كه مي خواهيد روي مقادير صورت پذيرد را انتخاب كنيد

Nextدر اين مرحله داريم

What title do ypu want for your qunery كه يك نام براي اين پرس و جو انتخاب بايد كرد. در اين مرحله پرسيده مي شود كه اجراي پرس و جوي ايجاد شده در نماي نمايش اطلاعات باشد.

 

Open the quenery to view information

 

پيش فرض برنامه اين گزينه است.

يا modify the quenry design يا در نماي طراحي quenry فعال شود. در اين مرحله next غير فعال بوده و با انتخاب گزينه finish پرس و جو مطابق ميل شما ساخته مي شود.

 

ادامه دارد ...