جستجو در تالارهای گفتگو

اخیرا دولت محترم آیین نامه ای را مبنی بر دورکاری (Teleworking) به سازمانهای دولتی ابلاغ کرده است. هدف از این طرح کاهش هزینه های جاری؛ کاهش مسافرتهای کاری و درنتیجه کاهش ترافیک شهری و صرفه جویی در مصرف سوخت و درنهایت کاهش جمعیت شهرهای بزرگ ذکر شده است. ما در این نوشته ثابت خواهیم کرد که در شرایط کنونی ایران، دورکاری نه فقط هزینه های دولت را کم نمی کند، بلکه با افزایش پیچیدگی اداری و سیستمهای نظارتی، هزینه ها افزایش یافته و بهره وری نیز از میزان کنونی کمتر خواهد گردید. دورکاری چیست؟ دورکاری بدین معناست که کارمند اداره وظایف خود را بدون حضور فیزیکی در محل اداره انجام دهد. در این طرح کارمند به اداره نمی آید و کار خود را در جایی دور از آن، مثلا خانه، انجام می دهد. ارتباط کارمند با اداره، بوسیله اینترنت، تلفن، ایمیل و امثال آن برقرار می شود. هم اکنون سیستم هایی وجود دارند که بوسیله آنها می توان اتاق کارمند در منزل خود را همانند اتاق کار او در اداره قرار داد. تلفن منزل مانند تلفن داخلی اداره عمل می کند. کارمندی در اداره با گرفتن شماره داخلی، بجای اتصال به اتاق دیگر اداره، به منزل کارمند، که حتی ممکن است در شهر دیگری باشد متصل می شود. رئیس اداره بوسیله تله کنفرانس ویدئویی می تواند کارمند خود را ببیند و با او رو در رو صحبت کند. در ظاهر به نظر می آید این طرح موجب کاهش رفت و آمد شده و نیاز به فضای اداری را کم می کند. مضافا اینکه باعث کم شدن بار جمعیتی تهران نیز می شود. تجربه کشورهای اروپایی برای دورکاری نگارنده به واسطه تخصص خود به عنوان طراح شبکه های کامپیوتری در خارج از کشور، مدتها درگیر طراحی سیسمتهای دورکاری به وسیله اینترنت، تلفنهای VOIP و تله کنفرانس بوده ام. بنده در دوره دکتری، چند سال نیز در دانشگاه لندن در ارتباط با ساخت شهر الکترونیک با استفاده از فن آوری واقعیت مجازی (Virtual Reality) تحقیق کرده ام. ما در سال 1996 با استفاده از سوپرکامپیوترها، موفق به طراحی شهر مجازی کمبریج انگلیس شدیم که بسیار شبیه شهر واقعی آن بود. هدف از تحقیق یافتن میزان واقع نمایی شهرهای مجازی برای انجام یک سیستم دورکاری تمام عیار مجازی بود. ظاهر قضیه این است که با توجه به پیشرفت تکنولژی ارتباطات و سرعت ده ها مگابیتی اینترنت، می بایست در کشورهای غربی دورکاری رشد زیادی داشته باشد. ولی ابدا اینگونه نیست. هم اکنون شهر لندن شبها هفت میلیون و روزها یازده میلیون نفر جمعیت دارد. یعنی روزانه چهار میلیون نفر از شهرهای اطراف برای کار به لندن می آیند. اگر دورکاری بازدهی خوبی داشت لزومی به این حجم از مسافرت نبود. در چه شرایطی دورکاری موفق می شود واقعیت این است که حفظ بهره وری مناسب در دورکاری بسیار مشکل است. بخصوص با شرایط اجتماعی ایران این امر تقریبا امکان ناپذیر است. اجرای طرح دورکاری فقط به فراهم کردن سازو کار تکنولوژیک آن نیست. مهمترین عامل موفقیت دورکاری، فراهم کردن ساز و کار نرم افزاری و فرهنگی است. در این جا به برخی از عوامل موفقیت دورکاری اشاره می کنیم: 1. مردم خود را بخشی از سیستم بدانند و عمیقا نسبت انجام وظایف خاص خود احساس مسئولیت کنند. به عنوان مثال این مسئله در کشور آلمان وجود دارد. در آلمان مطالعات اولیه و زمینه سازی برای یک طرح جدید شهری سالها طول می کشد. وظایف هر فرد و هر چیز در ارتباط با آن مشخص می شود. سپس آن افراد نسبت به وظایف خود توجیه می شوند. در برخی موارد وظایف اشخاص در ارتباط با طرح، ابدا سود شخصی برای او ندارد ولی او باور دارد که باید آن را انجام دهد. در نتیجه طرحها در آلمان با آنکه بسیار دیر به مرحله اجرایی می رسند، ولی در هنگام اجرا بسیار موفق هستند. در یک مورد یکی از ایرانیان سرمایه ای را به آلمان آورد تا طرحی را در این کشور اجرا کند. پس از مدتی متوجه شد سریعترین زمان شروع کار سه سال است. زیرا برای او می بایست برای اجرای طرح خود از ادارات و سازمانهای زیادی استعلام نماید. همین فرد سرمایه و طرح خود را به انگلیس آورد و توانست پس از چند ماه کار خود را شروع کند. 2. سیستم نظارتی قوی برای مانیتور کردن کارمند از راه دور وجود داشته باشد. 3. سیستم ارزشیابی قوی برای تعیین کیفیت کار وجود داشته باشد. 4. اجرای کار به صورت خصوصی، پروژه ای و درصدی انجام شود. کار بصورت کارمندی و حقوق بگیری با دورکاری سازگاری ندارد. علیرغم وجود همه این موارد، در کشورهای غربی هنوز اصرار بر کار زیر یک سقف می شود. آنها حاضر هستند هزینه تامین فضای کار؛ و سایر مخارج جاری را بپردازند ولی کارمند بطور فیزیکی در اختیارشان باشد. این مسئله حتی در شکل و طراحی داخلی ادارات نیز تاثیر گذاشته است. قبلا ادارات به صورت اتاقهایی که چند نفر در آن کار می کردند ساخته می شد. ولی هم اکنون کارمندان مجبور هستند در یک سالن بزرگ در کنار یکدیگر کار کنند و مسئول اداره نیز از اتاق شیشه ای طبقه دوم و از طریق تلویزیونهای مدار بسته فعالیت آنها را زیر نظر دارد. این شیوه کاری جلوی هرگونه کم کاری را مسدود می کند. نارساییهای جدی نظام اداری ایران برای اجرای طرح دورکاری در ایران بهره وری در ادارات بسیار پایین است. ما در اینجا بنای بررسی چرایی پایین بودن بهره وری را نداریم. ولی توزیع کار در ادارات مناسب با هزینه مصروفه نیست. کارمندان نسبت به اتلاف وقت خود حساس نیستند. در نهایت فقط همین حضور در اداره است که آنها را مجبور به انجام کار اداری می کند. حال چگونه می توان این افراد را در خانه و دور از نظارت مجبور به کار کرد. کارمند به حقوق خود در اداره قانع نیست. حتی شاید اصولا حقوق کارمندی تامین کننده مخارج او نیست. او مجبور است شغل دیگری برای خود دست و پا کند. حال تصور کنید به او اجازه داده شود تا کار خود را در منزل انجام دهد. مطمئنا کار دوم برای او اولویت بیشتری پیدا کرده و کمتر به کار اصلی خود خواهد رسید. آنگاه است که کارها به موقع انجام نمی شود. اگر یکی از حلقات کار اداری کار خود را انجام ندهد، کل سیستم مختل خواهد شد. در این حالت هر روز کارمند با توجیهات و عذرهای دروغین کمکاری خود را توجیه می کند و مسئول بالادست هم باید وقت خود صرف صحت و سقم ادعاهای او بکند. ادعاهایی از قبیل بیماری، قطعی اینترنت، خراب بودن دستگاه، طول کشیدن کار از مواردی است که اثبات آنها برای مسئول بالادست خیلی مشکل است. واقعا چگونه می توان بر عملکرد کارمند در منزل نظارت کرد؟ آیا ایجاد یک سیستم نظارتی مجزا به افزایش استخدامهای مضاعف و بوروکراسی کار اضافه نمی کند؟ روانشناسی کار ثابت کرده است که اصولا دور بودن کارمند از چشم رئیس بالاتر و محیط اداری، او را نسبت به کار خود کم مسئولیت تر می کند. می گویند انسان در کتابخانه عمومی و در کنار افرادی که همه مشغول مطالعه هستند علاقه به خواندن پیدا می کند. در مقابل ثابت شده است که اگر می خواهید کسی را از خواندن و مطالعه بیزار کنید کتاب را از چشمان او دور کنید. یک دلیل برای آنکه در ادارات امروزی اتاقهای کوچک تبدیل به کار در سالنهای بزرگ شده اند، آن است که افراد با دیدن یکدیگر وادار به کار شوند. متاسفانه مردم ایران در مقایسه با بعضی کشورها مانند آلمان منظم نیستند. آنها معمولا با برنامه ریزی و کار منظم بیگانه هستند. این ضعف ملت ما باعث می شود که در صورت دورکاری، انجام کار را به تعویق بیندازند. تعویق کار موجب انباشتگی شده و در نهایت سر از کمکاری و کاهش کیفیت در می آورد. چه بسا کارمند برای انجام کارهای اداری خود در منزل از سایر افراد خانواده که تخصص کافی ندارند کمک بگیرد که نتیجه آن کار بی کیفیت و پراشتباه است. همیشه اصلاح کار غلط و کم ارزش، نیازمند به صرف نیروی انسانی بیشتری نسبت به انجام آن از ابتدا توسط یک فرد متخصص است. در آیین نامه طرح دورکاری آمده است که اداره موظف است هزینه جاری کار در منزل را محاسبه و به کارمند پرداخت کند. قطعا هزینه های جاری کار در منزل به مراتب بیشتر از کار در اداره است. در اداره فرد فقط به چند متر فضای کاری نیازمند است و هزینه های جاری هر فرد بسیار ناچیز است. ولی در منزل تمامی امکانات کار اداری برای یک فرد بطور مجزا فراهم می شود که مبلغ آن بسیار بیشتر است. برای انجام این محاسبات مالی نیز نیازمند به نیروی انسانی بیشتری است که بتواند با دقت موارد هزینه شده در منزل را حسابرسی نماید. ولی در یک اداره متمرکز همه این هزینه ها بصورت یکجا و ساده محاسبه شده و کار کمتری را طلب می کند. کارمند برای آنکه بتواند کار خود را بخوبی انجام دهد، نیازمند فراهم بودن کلیه امکانات ضروری کار خود است. کارمند نیازمند به اینترنت، کامپیوتر، شبکه، نرم افزار، پرینتر و سایر وسایل اداری است. حال اگر هریک از ابزارها دچار اشکال شود، بهانه خوبی برای توقف کار می باشد. مهندسین مسئول تعمیر ابزارها هم باید در شهرها و مناطق مسافرت کنند تا اشکالات کار این افراد به اصطلاح دورکار را برطرف نمایند. ولی این اشکال در اداره وجود ندارد و هر اشکال بسرعت در محل برطرف شده و کار ادامه پیدا می کند. در سیستمهای اداری مدرن، دیگر نیازی به فراهم کردن تجهیزات اختصاصی برای هر یک از کارمندان نیست. تجهیزات بصورت مشاعی استفاده می شود. کارمندان هم فقط مسئول انجام یک کار مشخص نیستند. کار در داخل یک اداره به صورت یک فرد برای چند شغل است. مثلا در یک بانک هر کارمند هم می تواند پاسخگوی ارباب رجوع باشد و هم کارهای اداری دیگر را انجام دهد. این وظیفه مسئول بانک است که بتواند پست کارمندان را در مواقع لزوم تعویض نماید. لذا هم اکنون تعداد مشاغل در ادارات بیشتر از تعداد کارمندان و تجهیزات و امکانات کمتر از آنها است. مثلا یک یا دو پرینتر و دستگاه فتوکپی برای همه کارمندان یک اداره متمرکز کفایت می کند. این درحالی است که در دورکاری می بایستی برای هر کارمند دورکار یک پرینتر خریداری کرد. یکی از نقاط مثبت کار در فضای متمرکز آن است که براحتی می توان امنیت اطلاعات آن را حفظ کرد. بسیاری از اطلاعات سری است و باید از دسترس عموم دور نگاه داشته شود. سرقت اطلاعات صدمات جبران ناپذیری را وارد می کند. شبکه های داخلی ادارات با نصب فایروالهای (Firewalls) قوی دسترسی افراد را به اطلاعات محدود می کنند. در دورکاری اداره مجبور است بخشی از اطلاعات سری خود را از طریق اینترنت برای کارمند دورکار خود قابل دسترسی نماید. این مسئله بشدت برای حفاظت اطلاعات خطرناک است. دسترسی یکی از اعضای خانواده به رمز ورود باعث لو رفتن اطلاعات می شود. حتی او می تواند به اطلاعات دست برده و آنها را تغییر دهد. این درست است که برای رزرو بلیط و هتل و بعضی امور لازم است کار از طریق اینترنت و از فواصل دور انجام شود. ولی این مقدار دسترسی ارباب رجوع به اطلاعات بسیار محدود است. اما اداره مجبور است دسترسی بیشتری به کارمند دورکار خود به اطلاعات بدهد که شامل اطلاعات خصوصی و شخصی افراد می شود. در شرایط کنونی طراحی یک سیستم بسیار امن آن هم برای ادارات کوچک نه عملی و نه مقرون به صرفه است. انتقال هوشمند بجای دورکاری بجای طرح دورکاری بهتر است انتقال هوشمند ادارات مورد توجه قرار گیرد. در این طرح بخشهای نیازمند به مراجعه حضوری مردم از بخشهای بدون نیاز به آن از یکدیگر تفکیک می شوند. اگر این تفکیک با دقت صورت گیرد، کمتر از ده درصد کارها نیازمند به حضور ارباب رجوع در محل اداره می شود. پس از انجام تفکیک، فقط بخشهایی را که نیازمند به مراجعه حضوری ارباب رجوع است در تهران نگاه داشته و سایر بخشها را که بالغ بر نود درصد می شود به شهرهای کوچک منتقل می گردد. با این روش تمامی مزایای دورکاری از قبیل کاهش جمعیت تهران، کاهش ترافیک و مصرف سوخت بدست می آید. این در حالی است که سایر مضار دورکاری که ذکر گردید قابل اجتناب می شود. در سالهای اخیر، در کشورهای غربی انتقال هوشمند بسیار مورد توجه سازمانهای دولتی و شرکتهای خصوصی بوده است. به همین جهت هم اکنون ساختمانهای اداری بسیاری در کشورهای اروپایی از سکنه خالی شده است. به جرات میتوان گفت در حال حاضر، 60 درصد ساختمانهای اداری لندن خالی هستند. در این رابطه به مقاله "انتقال هوشمند برای کوچک کردن تهران" از نگارنده مراجعه نمایید. نویسنده : سعید معصومی (متخصص شبکه های کامپیوتری - لندن) منبع: وب سایت الف