مديريت دانش در سازمان هاي دولتي

[YAGHOT SEFID 29,302]

مديريت دانش در سازمان هاي دولتي عنوان مقاله: مديريت دانش در سازمان هاي دولتي

مولف/مترجم: عليرضا اژدري (از اعضاي پايگاه مقالات علمي مديريت)

موضوع:

برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید.

• ورود
• یا
• ثبت نام

سال انتشار(ميلادي): 2010

 

چکيده:

در اين مقاله ژس از تبيين مفهوم مديريت دانش، سعي گرديده ابتدا به اهميت نهادينه شدن مديريت دانش در سازمان هاي دولتي پرداخته شود و مزاياي سازمانهاي دانش محور بيان گردد. در ادامه بطور مختصر به موانع اجرائي نظام مديريت دانش در سازمانها اشاره شده و راهکارهايي براي نهادينه کردن آن در سازمان پيشنهاد گرديده است.

واژه هاي کليدي: مديريت دانش، سازمان، سازمان دولتي.

 

مقدمه :

دنياي پيرامون ما در حال پيشرفت سريع و غير قابل تصور است، و در اين دنياي پيشرو ملتها و جوامع هستند که بايد سرعت فهم و تعامل خود را با جهان پيرامون کنترل کنند و علم و دانش خود را با دانش روز تطبيق دهند؛ اگر جامعه بتواند هم قدم با دنياي امروز پيش رود قطعاً از مزاياي اين پيشرفت بهره خواهند برد و اگر نتوانند به سرعت خود بيفزايند قطعاً از ساير جوامع جدا خواهند شد و در انزوا به سر خواهند برد. با توجه به اين مهم محققان و دانش پژوهان در تمام حوزه هاي علمي بويژه علوم انساني در تلاش هستند تا استانداردها و ساختارهاي مديريت دانش را کاربردي نموده تا جوامع به دانش روز که به نوعي يک سرمايه استراتژي محسوب مي شود دست يابند و بر دارائي هاي فکري و انساني بيفزايند.

با توجه به اينکه کم و بيش دولتها به اهميت مديريت دانش در حال پي بردن هستند، با اين وجود تا مرحله عملياتي نمودن آن فاصله زيادي دارند، ولي با توجه به اينکه در ارتباطات بين المللي سازمانهاي سنتي توانائي ايجاد ارتباط را نخواهند داشت به ناچار بايد به اين موضوع با انگيزه و سرعت بيشتري بپردازند.

 

مديريت دانش :

دانش هميشه براي افراد ارزشمند است و فرهنگهاي قوي و متمدن در جوامعي بوجود مي آمدند که افراد در اين جوامع به علم آموزي و دانش بها مي داده اند، ولي اين اصل همچنان باقي است و بلکه توجه به دانش با اهميت تر از گذشته نيز شده است و براي هر فردي در هر سطح اجتماعي اهميت دارد و براي کسب آن هر اقدامي مي کنند و در حقيقت مي توان گفت کليد اصلي گنجينه ثروتهاي يک جامعه به ميزان دسترسي به دانش در آن جامعه شباهت دارد.

صاحبنظران و نظريه پردازان مديريت همگي بر اين موضوع اتفاق نظر دارند که کسب مزيت رقابتي تنها شاخصي است که برتري سازمانها را نسبت به يکديگر نشان ميدهد که با توجه به شرايط پر تحول و پيچيده فعلي سازمانهاي مي توانند ماندگاري خود را تضمين کنند که محصولات و خدمات بهتري را نسبت به ساير رقبا ارائه کنند و از اين طريق به مزيت رقابتي خود بيفزايند و برتري سازمان خود را نسبت به ساير سازمانها نشان دهند.

اغلب سازمانهاي بزرگ امروز دريافته اند که بخاطر مهارتها و تجارب نيروي انساني شان موفق خواهند بود و نه بخاطر سيستم هاي فيزيکي و مکانيکي، و اگر نتوانند سطح علمي و تخصصي نيروهاي انساني در سازمان را بالا ببرند قطعاً از بازار جهاني کنار گذشته خواهند شد. با توجه به اينکه در سازمانهاي خصوصي رقابت حرف اول را ميزند مبحث مديريت دانش به عنوان اصلي ترين فاکتور کسب مزيت رقابتي بيشتر مورد توجه قرار گرفته است ولي در موسسات دولتي با توجه به بي معنا بودن رقابت چندان به موضوع مديريت دانش توجه نشده است، ولي با توجه به پيشرفت سازمانهاي دولتي در ساير کشورها و ارتباطات بين المللي در بين سازمانهاي جهان که به نوعي جهاني سازي تجارت و ارتباطات هم به آن گفته مي شود باعث مي شود تا ناخواسته سازمانهاي دولتي در کشور بسوي ايجاد سازمانهاي دانش محور روي آورند. تحقيقات دانشگاهي و علمي صورت گرفته بر سازمانهاي دولتي که در آنها مديريت دانش نهادينه شده است نشان دهنده عملکرد موفق و بازدهي بالاي آن سازمانها مي باشد.

 

اهميت نياز به مديريت دانش در سازمانهاي دولتي :

بسياري از سازمانهاي دولتي بطور نسبي خدماتي را به شهروندان ارائه مي کنند که بسياري از آنها جهت رفاه حال شهروندان مي باشد و بعضي از سازمانهاي دولتي هم به ارائه خدمات خاصي به قشرهاي از جامعه مي پردازند که با تناسب شغل, کسب و کار افراد نوع ارائه خدمات نيز متفاوت است. ولي بطور کلي سازمانهاي دولتي مکانهاي هستند که محل تعامل افراد سازمان بعنوان نيروي انساني سازمان و مراجعين به سازمان بعنوان ارباب رجوع مي باشند، که بحث مديريت دانش براي هر دو سوي اين تعامل لازم و ضروري است و اگر هر يک از اين دو گروه از مديريت دانش سهمي نبرند قطعاً آن سازمان به اهداف کلان خود نخواهد رسيد.

براي گسترش مديريت دانش و رسيدن به اهداف آن در يک سازمان نياز به يکسري فرايندهاي خواهد بود تا فعاليت ها در هر سازمان دانش محور شود و کارکنان آن سازمان هم به کارکنان دانش محور تبديل شوند، بدين معنا که استفاده از دانش در انجام امور و فرايندها يکي از مهمترين سرلوحه هاي هر فرد در سازمان باشد.

براي نهادينه کردن دانش در يک سازمان نياز به يک سيستم آموزشي و پرورشي مستمر, کارآمد و پويا ميباشد تا با استفاده از ابزارهاي مديريتي نوين، فنون و تکنولوژي پيشرفته سطح علمي و هوشياري افراد را با توجه به تغييرات سريع در دنياي امروز در سازمان افزايش دهد. بعنوان مثال ميتوان از برگزاري دورهاي آموزش کامپيوتر و کاربرد آن در کارهاي روزمره و استفاده از اينترنت و ساير نرم افزارها و سخت افزارهاي جانبي و سازماني و همچنين يادگيري زبانهاي خارجي نام برد.

پس از اينکه استراتژي سازمان، مديريت منابع انساني، سيستم ها و روشهاي انجام امور سازماني در چهارچوب مديريت دانش قرار گرفتند، آنگاه ميتوانيم بگوئيم مديريت سازمان بر مبناي دانش است و يا دانش محور است.

بعد از اينکه جايگاه مديريت دانش در سازمان مشخص شد و استراتژي هاي سازمان بر اين اساس نقش بست آنگاه بايد به دنبال آن باشيم تا مراجعين به اين سازمان که از آنها بنام ارباب رجوع ياد مي شود هم در چهار چوب مديريت دانش سطح علمي و فرهنگي و توانائي خود را افزوده تا بتوانند از خدمات سازمان بدون مشکل و در کمال آرامش و رضايت استفاده نمايند. براي اين منظور نياز خواهد بود تا برنامه هاي آموزشي جامعي را براي تمام رده هاي سني و طبقات اجتماعي تهيه کنيم که با افزايش سطح توانائي و آگاهي افراد و افزايش روز افزون شهروندان دانش مدار کارآئي سازمانهاي دولتي به حداکثر برسد.

 

مزاياي سازمان متاثر از مديريت دانش :

تحقيقات و مطالعات انجام شده در سازمانهائي که مديريت دانش پايه و اساس اصول سازماني را تشکيل مي دهند بيشترين موارد بهره گيري سازمانها را به قرار زير تعيين کرده اند : (با توجه به بالاترين درصد)

1- کسب و اشتراک دانش. 2- مهارت آموزي و يادگيري سازماني.

3- ارتباط بهينه با مشتريان. 4- ايجاد مزيت رقابتي.

در حقيقت مديريت دانش کارآمد، منجر به کاهش خطاها و دوباره کاري ها مي شود، سرعت حل مسائل و تصميم گيريها را افزايش ميدهد، کاهش هزينه ها را در پي دارد، تفويض اختيارات بيشتر به اعضاء موجب روابط اثربخش تر و خدمات مطلوب تر به مشتريان خواهد شد و نگراني هاي مديران منابع انساني را در مورد بازنشستگي افراد و کمبود نيروهاي متخصص را نيز جبران ميکند و همچنين از ميزان تخلفات و فساد اداري مي کاهد.

با توجه به اينکه در اين گونه سازمانها با بکارگيري علوم و تکنولوژي جديد و مدرن روز، ارتباط مستقيم بين کارکنان و مشتريان به حداقل ميرسد و پل ارتباطي آنها معمولاً فضاهاي مجازي از قبيل نرم افزارها، اينترنت، سامانه هاي بانکي و شبکه هاي پستي هستند. عوامل رواني و عوامل محيطي و فرهنگي و خستگيهاي ناشي از تردد بين ادارات و شلوغي شهرها و ساير عوامل طبيعي که در زندگي شهري بر سيستم روحي و رواني افراد تاثير گذار هست و باعث بروز درگيري ها و برخوردها مي شوند نيز کاهش مي يابد و در نتيجه کارائي سازمان افزايش يافته و اهداف سازماني بيشتري محقق مي شوند.

بهره وري بيشتر از سرمايه هاي انساني، يادگيري کارآمدتر و موثرتر نيروهاي انساني، ارائه کالا و خدمات با ارزش افزوده بيشتر، رضايتمندي کارکنان و مشتريان همه از اهداف مديريت دانش در يک سازمان ميباشد. مديريت دانش در سازمانها بعنوان فرآيندي مطرح ميباشند که طي آن يک سازمان به توليد ثروت از دانش يا سرمايه فکري خود مي پردازد و با طراحي الگوهاي مناسب از اتلاف سرمايه هاي ملي جلوگيري بعمل مي آورد.

 

موانع استقرار مديريت دانش در سازمانها :

عوامل متعددي در سازمانها باعث مي شود تا استقرار مديريت دانش با کندي صورت گيرد و از کارآئي آن بکاهد. تعدادي از مهمترين اين موانع را به شرح زير مي توان نام برد:

1- يکي از موانع استقرار مديريت دانش در سازمانها که از آن بعنوان مهمترين عامل ياد ميشود، مقاومت نيروي انساني در به اشتراک گذاشتن دانش مي باشد زيرا دانش را قدرت ميداند و از دست دادن و يا به اشتراک گذشتن آن را نوعي تقليل قدرت برداشت ميکند و دانش خود را عامل تضمين شغلي ميدانند لذا از به اشتراک گذاشتن دانش و تخصص خود خودداري ميکنند. براي از ميان برداشتن اين مانع بايد به تغيير ديدگاه نيروي انساني از اين برداشت غير صحيح پرداخت.

2- از ديگر موانع مي توان به عوامل سازماني اشاره کرد، ساختارهاي سلسله مراتبي و غير منعطف نميتوانند بستر مناسبي براي استقرار مديريت دانش باشد، از ساير عوامل ساختاري مي توان به عدم اعتماد و حمايت مديريت عالي از فعاليت ها و برنامه هاي مديريت دانش و سبک هاي نامناسب رهبري نيز اشاره کرد در اين راستا شرح شغلهاي نامناسب و مشاغل تکراري، ابهام و تعارض در ساختار سازمان هم براي مديريت دانش نامطلوب خواهد بود. در اين خصوص اصلاح سيستم هاي حقوق و دستمزد که انگيزه مالي را در نيروها افزايش دهد هم ضرورت دارد.

3- عامل فرهنگ هم مي تواند بسيار نقش بسزائي در استقرار مديريت دانش داشته باشد و در صورتي که فرهنگ مشارکت و اعتماد متقابل در فرهنگ سازماني نباشد مديريت دانش را با چالش هاي ناگوار روبرو خواهد کرد. لذا مسئولين و مديريت سازمان بايد تلاش کنند تا فرهنگ توزيع و تسهيم دانش در سازمان تقويت شود.

 

راهکارهاي لازم جهت استقرار مديريت دانش در سازمان :

پس از بررسي مزاياي مديريت دانش و موانع استقرار آن در يک سازمان، راهکارهائي را براي استقرار مديريت دانش در سازمان بيان ميگردد:

1- منابع انساني و ساختار سازماني از مهمترين عوامل استقرار کامل مديريت دانش در يک سازمان است زيرا اين دو عامل براي ساير عوامل تاثير گذار هستند. در حوزه منابع انساني و در فرايند استخدام از نيروهاي استفاده شود که تمايل به يادگيري، خلق و تبادل دانش را دارند و در سيستم ارزيابي عملکرد براي ارزيابي مشارکت کارکنان بايد بر اساس فرايند تبادل و استفاده از دانش اين ارزيابي صورت گيرد. سيستم هاي آموزشي بايد بر اساس ايجاد انگيزه يادگيري عميق تر و بکارگيري آموخته ها در محيط کار و انتقال به همکاران طراحي شود. سيستم پاداش دهي مادي بايد بر اساس تشويق و تقدير از کساني باشد که زمينه انتقال دانش و ايجاد مشارکت بين افراد را ايجاد کرده اند. برگزاري همايش هاي علمي براي انتقال تجارب نيروهاي موفق و بازنشسته به ساير نيروها نيز در استقرار مديريت دانش در سازمانها ميتواند موفق باشد.

2- جايگاه مديريت دانش در ساختار سازمان بايد مشخص باشد و استاندارهاي لازمه در سازمانها تدوين و طراحي شود. آگاهي و اطلاع کارکنان از تغييرات و مزاياي حاصل از استقرار دانش افزايش يابد. فرهنگ مديريت مشارکتي و پرسش و مطالعه در سازمانها نهادينه گردد. فرايندها، رويه ها و دستور العمل ها مستمراً بازنگري گردد و نقايص رفع گردد. از سيستم ها و تکنولوژي جديد در ساختار سازمان استفاده شود و در ساختار سازمان با ايجاد واحد سيستم ها و روش ها که در ارتباط مستقيم با مديريت دانش مي باشد به طراحي سيستم و روشهاي جديد بپردازند. و مديران ارشد با سازمانهاي که در اين زمينه موفق بوده اند ارتباط و مشارکت موثر داشته باشند.

البته دانش پژوهان و انديشمندان فعال در زمينه مديريت دانش راه هاي زيادي را براي نهادينه کردن مديريت دانش پيشنهاد مي کنند که عموماً در دو حوزه بالا مطالب بيشتري مطرح گرديده.

 

يک نمونه سازمان دانش محور :

مديريت دانش بيان ميکند امروزه انجام کليه امور مستلزم انجام کار دانش محور است و کارکنان هم بايد به کارکنان دانش محور تبديل شوند تا فرايندهاي سازماني هم بر اساس دانش طراحي شوند تا در نهايت شهروندان دانش مدار بتوانند بنحو شايسته از خدمات سازمان بهره ببرند. در بسياري از کشورها مديريت دانش و بکارگيري تکنولوژي توانسته است مشکلات زيادي را از پيش روي سازمانها بردارد، نمونه از اين سازمانها را ميتوان دولتهاي الکترونيکي بيان کرد که کليه وزارتخانه ها و سازمانها و شرکت هاي زير مجموعه با بکارگيري از سيستم هاي الکترونيکي خدمات خود را ارائه ميکنند. در اين گونه سازمانها مراجعه افراد به سازمانها به حداقل ميرسد و افراد با استفاده از رايانه و نرم افزارها و سخت افزارهاي جانبي و همچنين بکار گيري از سامانه هاي بانکي و سيستم پست درخواست خود را ارائه و خدمات مورد نياز را دريافت ميکنند. در بسياري از موارد به راحتي از طريق رايانه محل سکونت ميتوانند به امور خود بپردازند، بدون اينکه نياز به طي مسافت براي مراجعه به سازمان باشد و اگر کمي دقت کنيم به اين نتيجه خواهيم رسيد که مديريت دانش در زمان کوتاهي تاثيراتش را بر محيط زيست و فرهنگ جامعه نشان خواهد داد.

 

نتيجه گيري :

مديريت دانش به عنوان يک رشته علمي هنوز به جايگاه واقعي خود دست نيافته است (بويژه در بخش دولتي) به همين دليل هنوز مسائل و ابهاماتي در اين زمينه وجود دارد، البته تجارب کشورهاي پيشرفته و صنعتي نشان ميدهد مبحث مديريت دانش به عنوان جزء لاينفک سازمانها در آينده نزديک مطرح خواهد شد. در صورتي که سازمانهاي دولتي نتوانند زيرساختهاي لازم را براي پياده سازي مديريت دانش مهيا کنند قطعاً با چالشهاي مختلفي روبرو خواهند گرديد.

اهميت مديريت دانش در سياستگذاري و خدمات رساني به مردم به حدي است که در برخي از بخش هاي دولتي مديريت دانش در دستور کار دولت قرار گرفته است.

 

منابع :

 

1- ماهنامه صنعت برق – مرداد 1387 – شماره 143

2- کاربرد مديريت دانش در بخش دولتي– نويسنده ميثم نوروزيان – مــاهنامه تدبير شماره 156 اريبهشت1384

3- رهبران سازماني کليد نهادينه سازي مديريت دانش در سازمان – افسانه بهاء