وظايف و مسئوليت‌هاي دفترياران

[S a d e n a 11,333]

يكي از مناصب بسيار مهم، خطير و مورد بحث در حقوق مربوط به دفاتر اسناد رسمي، منصب دفتر ياري است. برخلاف سران دفاتر اسناد رسمي كه به موجب ماده 3 آئين‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمي (اصلاحي 27/11/1360) به طور سراسري وعمومي، از طريق آگهي، امتحانات ورودي و اختبار، انتخاب گرديده يا به موجب اختيارات حاصله از ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1354 توسط سردفتر بازنشسته و از كارافتاده يا ورثه سردفتر متوفي يا متوفاه معرفي و توسط كميسيون منتخب از آنان اختبار به عمل آمده و پس از اخذ نظر مشورتي كانون سردفتران و دفترياران، دادستان محل يا دادگاه بخش (حسب مورد) توسط سازمان ثبت اسناد و املاك كشور پيشنهاد و با ابلاغ رياست قوه قضائيه به اين سمت منصوب خواهند شد. دفترياران، مطابق قسمت اخير ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمي 1354، بنا به پيشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاك كشور به اين سمت منصوب خواهند شد.

 

 

 

از سال 1354 به بعد، دفترخانه اسناد رسمي توسط يك سردفتر (كه مسئول اصلي دفترخانه مي‌باشد) اداره مي‌گردد و غير از نامبرده، سازمان اداري دفترخانه مركب از يك دفتريار اول (كه معاون سردفتر و نماينده سازمان ثبت اسناد واملاك مي‌باشد) و عنداللزوم يك دفتريار دوم (كه در غياب دفتريار اول، به عنوان جانشين قانوني دفتريار انجام وظيفه خواهد نمود و در ساير موارد به عنوان كارمند دفترخانه محسوب مي‌گردد) و تعدادي كارمند (سندنويس، ثبات واپراتور كامپيوتر و كارمند خدماتي) خواهد بود.

 

 

 

تاريخچه شكل‌گيري دفاتر اسناد رسمي :

نطفه اوليه و ابتدايي شكل‌گيري مركزيتي جهت ثبت رسمي اسناد مراجعان، به قانون ثبت اسناد مصوب سال 1290 شمسي بازمي‌گردد. بايد يادآوري نمود كه در آن دوران، شكل اوليه دفاتر اسناد رسمي به هيچ عنوان جنبه استقلالي نداشته است. مطابق قانون ياد شده، به منظور رسميت دادن به اسناد قاطبه مردم، دواير ثبت اسناد به عنوان نهادي دولتي، از دو قسمت 1 ـ مباشرين ثبت اسناد 2ـ دفتر راكد تشكيل مي‌گرديد. مباشرين ثبت اسناد (اسلاف دولتي سران دفاتر امروزي)، در حقيقت جزو كارمندان اداره ثبت اسناد واملاك محسوب مي‌گرديدند كه وظايف آنان در ماده 47 قانون مرقوم،اينچنين تبيين شده بود:

 

 

 

الف: ثبت اسنادي كه نزد آنان مي‌آورند.

 

ب: دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد و سواد از اسناد ثبت شده.

 

ج: انجام تصديقات (مبناي امروزين گواهي امضا).

 

د: پذيرش و حفظ اسنادي كه در نزد مباشرين ثبت امانت مي‌گذارند.

 

چون مراكز تنظيم اسناد رسمي در ادارات ثبت مستقر بودند و به علت اينكه مباشرين ثبت، جزو اركان اداره ثبت اسناد و املاك يا به نوعي كارمند و نماينده دولت محسوب مي‌شدند، لذا در آن زمان نيازي به وجود نماينده يا دفتريار احساس نمي‌شد.

 

در سال 1302 قانون ثبت اسناد و املاك جديدي به تصويب كميسيون عدليه مجلس شوراي ملي رسيد كه مطابق ماده 5 قانون ياد شده، هر دايره ثبت اسناد، از دو قسمت زير تشكيل مي‌شد.

 

 

 

1ـ شعبه ثبت: به رياست يك نفر رئيس شعبه و توسط چندين مأمور متخصص (بنام مباشرين ثبت) اداره مي‌شد.

 

 

2ـ شعبه ضبط: كه داراي دفتر ثبت خلاصه سوادها و دفتر ثبت عايدات بود و توسط ساير كارمندان (اجزاء) اداره ثبت تصدي مي‌شد.

 

 

 

قانون ياد شده، در شرح وظائف مباشرين ثبت (آنچه كه در ماده 47 قانون سابق مندرج شده بود) تغييراتي را پديدار ساخت كه از عمده‌ترين تغييرات آن مي‌توان به لغو ضمني دادن صورت ثبت دفاتر توسط مباشرين ثبت به متقاضيان اشاره داشت. ليكن عليرغم چنين حذفي، در عمل مباشرين ثبت در آن روزگاران صورت ثبت سند را به متقاضيان، ارائه مي‌نمودند.

 

 

 

تصويب اولين قانون مربوط به تشكيل مستقل دفترخانه‌هاي اسناد رسمي، به سال 1307 باز مي‌گردد. مطابق ماده 1 قانون تشكيل دفاتر اسناد رسمي مصوب 13/11/1307 كميسيون عدليه مجلس شوراي ملي، در نقاطي كه وزارت عدليه مقتضي بداند براي ترتيب اسناد رسمي، به عده كافي دفاتر اسناد رسمي معين خواهد نمود. با بررسي ساير مواد ديگر قانون مرقوم، متوجه مي‌شويم كه با وضع قانون ياد شده، ثبت اسناد رسمي به آرامي از سيطره دولتي (به علت كارمند دولت بودن مباشر ثبت) خارج گرديده و به نهاد خصوصي (دفاتر اسناد رسمي) واگذار مي‌گردد. و براساس همين طرز تفكر است (برداشتن بار تنظيم سند از روي دوش دولت) است كه دفاتر اسناد رسمي شكل مي‌گيرد، عليرغم اينكه صلاحيت دفاتر در آن زمان محلي بوده است. به عبارت ديگر اولين اقدام مربوط به خصوصي‌سازي تنظيم اسناد مراجعان، به قانون دفاتر اسناد رسمي سال 1307 باز مي‌گردد. علاوه بر آنكه اسناد در اداره ثبت رسميت مي‌يافت، دفاتر اسناد رسمي نيز مبادرت به رسميت دادن اسناد عادي مردم مي‌نمودند.

 

 

 

در آن زمان، هر دفتر اسناد رسمي مركب از يك نفر صاحب دفتر و لااقل يك نفر نماينده اداره ثبت اسناد بوده است. با تصويب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 20/1/1308، قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1307 عملاً منسوخ مي‌گردد.

نحوه نگارش قانون مرقوم (قانون ثبت اسناد واملاك 1308) اين مسأله را به ذهن تداعي مي‌نمايد كه قانونگذار وقت، به نوعي قانون ثبت اسناد مصوب 1302 شمسي را با قانون تشكيل دفاتر اسناد رسمي مصوب 1307 تلفيق نموده و حوزه صلاحيت محلي دفاتر اسناد رسمي را از حالت محدود به حالت نامحدود تبديل نموده است. مضافاً مطابق ماده 203 قانون جديدالتصويب، وظيفه نمايندگان اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمي (اسلاف دفترياران) در مورد معاملات راجع به عين يا منافع املاك ثبت شده، اخذ حق‌الثبت سند نقل و انتقال املاك و الصاق نمودن تمبر معادل آن به سند انتقالي و ابطال تمبر مربوطه و ارسال سند به اداره ثبت محل وقوع ملك بوده است تا اجزاء ثبت (كارمندان مستقر در اداره ثبت محل وقوع ملك) واقعه يا عمل حقوقي انجام يافته را در دفتر املاك موجود در اداره ثبت درج نمايند. [2]

در سال 1310، قانون ثبت اسناد و املاك كنوني به تصويب مجلس شوراي ملي رسيده و جانشين قانون سال 1308 مي‌گردد و اين در حالي است كه عملاً دفاتر اسناد رسمي از سال 1307 به صورت موردي و محلي از اداره ثبت منتزع شده و به صورت نهاد خصوصي در كنار اداره ثبت مبادرت و به موازات آن به ثبت اسناد مراجعان مي‌نمودند. به عبارت ديگر عمل ثبت اسناد تا قبل از تصويب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، هم به وسيله اداره ثبت (توسط مباشرين دفتر ثبت) و هم به وسيله دفاتر اسناد رسمي (كه توسط ماده 1 قانون سال 1307 بنا به صلاحديد وزير عدليه، آنهم به صورت موردي و با صلاحيت محلي تشكيل گرديده بودند) صورت مي‌گيرد. (برداشت مفهومي از ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1307). [3]

قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، كماكان به ثبت توامان اسناد رسمي توسط مباشرين ثبت (كه به موجب ماده 49 قانون مرقوم به مسئولين دفاتر تغيير نام يافته‌اند) و دفاتر اسناد رسمي اعتقاد دارد. [4]ماده 49 قانون جديدالتصويب كه در حقيقت برداشتي از ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1290 و ماده 142 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1308 بود، همان وظايف و اختيارات مباشرين ثبت را به مسئولين دفاتر هم تعميم مي‌دهد. (بايد توجه نمود كه معناي مسئولين دفاتر، مندرج در ماده 49 قانون ثبت اسناد واملاك سال 1310، بدواً بر مباشرين ثبت صادق بوده و همچنين بعدها قابل تعميم به صاحبان دفاتر اسناد رسمي بوده است) زيرا همان قانونگذار در مواد 81 و 91 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، به شرح عملكرد دفاتر اسناد رسمي پرداخته و با لحاظ نمودن ماده 91 قانون مرقوم متوجه مي‌شويم كه عملكرد صاحبان دفاتر اسناد رسمي و مباشرين ثبت (كه اينك به مسئولان دفاتر تغييرنام داده‌اند) واحد بوده است، لذا به لحاظ وحدت عملكرد صاحبان دفاتر و مباشرين ثبت در تنظيم اسناد مراجعان، نام مسئولين دفاتر را كه اصولاً براي مباشرين ثبت انتخاب نموده، و همين معنا را به صاحبان دفاتر اسناد رسمي نيز قابل تسري مي‌داند. حتي اين نقطه نظر بعدها در ماده 29 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1354 نيز قابل تعميم تجلي مي‌يابد. [5]

صاحبان دفاتر اسناد رسمي در كنار مباشرين اداره ثبت، يكي به عنوان نهاد خصوصي و ديگري به عنوان‌هاي دولتي توأمان مبادرت به رسميت دادن اسناد مراجعان به ويژه در خصوص نقل و انتقال عرصه و اعيان و منافع غيرمنقول مي‌نمايند.

 

 

 

تفاوت بين عملكرد اين دو نهاد، در اين است كه نمايندگان ثبت فقط در دفاتر اسناد رسمي مستقر بودند و اصول اسناد تنظيمي را به ضميمه حق‌الثبت مأخوذه به اداره ثبت ارسال مي‌نمودند تا اين موضوع توسط اجزاء اداره ثبت در دفتر املاك درج گردد. حال آنكه مباشرين ثبت (مسئولان دفاتر) كه كارمندان موظف اداره ثبت بوده و در آن اداره مستقر بوده‌اند، قاعدتاً نيازي به حضور نماينده (كه وظيفه‌اش كنترل اسناد ثبت شده در مكان ديگر است) نداشتند.

به تبعيت از قانون دفاتر اسناد رسمي سال 1307، قانون جديدالتصويب (قانون ثبت اسناد و املاك 1310) در ماده 84 خود، علاوه بر صاحبان دفاتر اسناد رسمي كه داراي دفتر ثبت اسناد رسمي بودند، حضور شخص ديگري بنام نماينده اداره ثبت را در دفاتر اسناد رسمي به رسميت شناخته بود كه وي نيز مي‌بايست همانند صاحب دفتر، داراي دفتري باشد كه عين سند ثبت شده در دفتر صاحب دفتر را در دفتر خود درج نمايد. استثنايي كه در اين زمينه وجود داشت، ماده 85 قانون مرقوم بود و آن حالتي بود كه هرگاه صاحب دفترخانه اسناد رسمي، مجتهد جامع‌الشرايط باشد، در آن صورت نيازي به حضور نماينده اداره ثبت در دفترخانه وي و مآلا نيازي به وجود دفتر نماينده ثبت در آن دفترخانه نبوده است (با اجازه عدليه) بلكه دفتري واحد جهت ثبت اسناد در دفترخانه مجتهد جامع‌الشرايط قرار داشته و همچنين دفتري در اداره ثبت محل وجود داشت، تا سندي كه مطابق مقررات از دفتر مجتهد جامع‌الشرايط صادر شده و انتساب امضاء مجتهد جامع‌الشرايط از نظر اداره ثبت مسلم باشد، به وسيله اجزاء ثبت در دفتر موجود در اداره ثبت نيز درج گردد. تفاوت ديگري كه بين دو قانون ياد شده (قانون ثبت اسناد رسمي 1308 و 1310) وجود داشت، بحث اختياري بودن ثبت املاك و مالاً نقل و انتقال آن به موجب سند عادي يا رسمي در قانون مقدم و اجباري شدن آن در قانون موخر است. (توجه به مواد 46 و 47 قانون ثبت اسناد و املاك 1310 در اين زمينه حائز اهميت فراوان است)

 

 

 

تا سال وضع قانون موخر، به لحاظ وضعيت نامساعد اقتصادي ـ اجتماعي جامعه ايران، هنوز در همه نقاط اين مملكت دفاتر اسناد رسمي و اداره ثبت تشكيل نشده يا اگر هم تشكيل شده بود، ادارات و دفاتر تشكيل شده داراي شرايط كيفي و مطلوب نبوده‌اند. به همين جهت قانونگذار در دو مورد (1ـ ثبت اسناد كليه عقود و معاملات راجع به عين يا منافع اموال غيرمنقول كه در دفتر املاك ثبت نشده. 2ـ صلح‌نامه، هبه‌نامه و شركت‌نامه) اجباري بودن ثبت اينگونه اسناد را به صلاحديد وزارت عدليه واگذار و محول نموده بود.

 

 

 

تا سال 1316 وضعيت دوگانه تنظيم سند، از لحاظ مرجع ثبت اسناد راجع به اموال غيرمنقول همچنان ادامه داشت (البته بايد در نظر داشت كه با نزديك شدن به سال 1316 شاهد اقبال عمومي و استقبال مقامات دولتي به منظور انتزاع و انتقال اختيارات راجع به تنظيم سند از سوي اداره ثبت به سمت دفاتر اسناد رسمي مي‌باشيم).

 

با وضع قانون دفاتر اسناد رسمي در مورخه 15/3/1316، كلاً وظيفه تنظيم سند از اداره ثبت منتزع و اين وظيفه به عهده دفاتر اسناد رسمي محول مي‌گردد و به موجب اين قانون و براي اولين بار اصطلاح سردفتر (به جاي صاحب دفتر يا مسئول دفتر ) باب مي‌شود. قانونگذار در قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316، علاوه بر پيش‌بيني فردي بنام نماينده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمي، همچنين به منظور معاضدت سردفتر حضور فرد ديگري را نيز مفروض مي‌داند كه صرفاً عنوان معاون سردفتر را داشته و دفتريار ناميده مي‌شود.

 

پس عملاً از سال 1316 به بعد، دفاتر اسناد رسمي (حسب مورد و با در نظر گرفتن درجات آنها) متشكل از يك نفر سردفتر، يك يا دو نفر دفتريار و يك نفر نماينده اداره ثبت و تعدادي كارمند بوده است. مطابق قانون كنوني ثبت، (قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1310) از سال 1310 تا سال 1316، در صورتي كه سردفتر اسناد رسمي، ضمناً مجتهد جامع‌الشرايط نيز بود، بدون حضور نماينده اداره ثبت و به تنهايي دفتر خود را اداره مي‌نمود (صرفاً نامبرده داراي تعدادي كارمند دفترخانه بوده است) به عبارت ديگر دفتر وي در زمان حاكميت قانون ياد شده فاقد نماينده اداره ثبت بوده است. ليكن از اين تاريخ به بعد، (ازسال 1316، يعني سال انتزاع تنظيم سند رسمي از اداره ثبت و عدم وجود دفتر ثبت معاملات غيرمنقول در اداره مذكور) دفترخانه وي، عليرغم عدم وجود نماينده اداره ثبت، مي‌بايست داراي دفتريار بوده و وظيفه نماينده اداره ثبت نيز مطابق ماده 24 نظامنامه آتي‌الذكر بر عهده دفتريار بوده است (يك دفتر جاري در اختيار سردفتر و دفتر نماينده اداره ثبت در اختيار دفتريار) و اين يكي از تفاوت‌هايي است كه بين قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 از يك طرف و قانون دفاتر اسناد رسمي 1316 از طرف ديگر وجود داشته است.

 

در سال 1316 و در اجراي مواد 9 و 10 و 15، 20، 21، 22، 24، 36، 53، 57 قانون دفاتر اسناد رسمي 1316، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي در 85 ماده به تصويب وزارت عدليه رسيده كه در آن كاملاً به مسأله تفكيك عملكرد دفتريار و نماينده اداره ثبت اشاره شده است. (ماده 24 و 25 نظامنامه مزبور)[6]

 

براساس ماده 47 قانون دفاتر اسناد رسمي 1316، در سال 1317 آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي در 64 ماده به تصويب مي‌رسد. ماده 19 آئين‌نامه مرقوم كماكان بر ضرورت وجودي دو دفتر ثبت اسناد در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر نماينده ثبت) تأكيد نموده بود. به همين دليل، بر طبق ماده 24 نظامنامه مزبور، در صورت عدم وجود نماينده اداره ثبت در دفترخانه، دفتريار وظيفه نماينده اداره ثبت را نيز عهده‌دار بوده است. دفتريار مذكور (صرفاً و فقط علاوه بر معاونت در اين حالت) تنها معاون سردفتر محسوب نمي‌گرديد، بلكه نامبرده هم معاون سردفتر و هم جانشين نماينده اداره ثبت بوده و مآلاً عهده‌دار وظائف وي نيز مي‌گرديد. نمودار زير وضعيت دفترخانه را در اين حالات به تفكيك نشان مي‌دهد.

 

 

 

نمودار وضعيت دفترخانه از سال 1310 تا 1316:

 

 

 

سردفتر غير مجتهد

 

 

 

دفتريار و جانشين نماينده اداره ثبت (در صورت غيبت نماينده)

سردفتر غيرمجتهد

 

 

دفتريار و نيز داراي نماينده ثبت در دفترخانه

 

 

دفترخانه داراي دو دفتر ثبت بوده است

 

سردفتر مجتهد جامع‌الشرايط

 

 

فقط داراي دفتريار است.

 

دفترخانه داراي يك دفتر ثبت اسناد است.

 

وضعيت دفاتر اسناد رسمي تا سال 1354 به همين منوال ادامه داشت، تا اينكه در مورخه 25/4/1354، با وضع قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران،دفتريار دفترخانه علاوه بر سمت معاونت سردفتر، نمايندگي اداره ثبت را نيز قانوناً عهده‌دار مي‌گردد. به عبارت ديگر از اين تاريخ به بعد، به حكم قانون، سمت نمايندگي اداره ثبت و معاونت سردفتر بر روي هم منطبق گرديده و شخص واحدي بنام دفتريار عهده‌دار هر دو وظايف ياد شده مي‌شود. بنابراين از اين تاريخ به بعد ديگر شاهد حضور شخص ثالثي بنام نماينده اداره ثبت در دفترخانه نمي‌باشيم. مضافاً كليه اسناد به جاي اينكه در دو دفتر ثبت شود فقط در يك دفتر بنام دفتر سردفتر (يا دفتر جاري يا دفتر دفترخانه) ثبت مي‌گردد و وجود دفتر ثاني ثبت سند (دفتر جاري نماينده ثبت) نيز به صراحت ماده 18 قانون مرقوم ملغي مي‌گردد.

 

 

 

ضمناً به مودّاي ماده 29 قانون جديدالتصويب، مواد 49 تا 69 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310در خصوص مسئولان دفاتر (همانطور كه قبلاً بيان شد و قابل اطلاق توامان به مباشرين ثبت و صاحبان دفاتر بود) نسبت به سردفتران و دفترياران نيز جاري گرديد.

 

 

 

در مورخه 17/10/54، آئين‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1354 در 32 ماده به تصويب وزارت دادگستري رسيد. قابل ذكر اينكه تعدادي از مواد آئين‌نامه ياد شده در مورخه 27/11/60 و همچنين تعداد قليلي از آن در مورخه 6/5/61 توسط شوراي عالي قضايي (جانشين قانوني وزير دادگستري براساس قانون تفويض اختيارات وزيردادگستري به آن شورا) مورد بازنگري قرار گرفت.

 

 

 

نتيجه‌گيري تاريخي

 

 

 

از بررسي كليه قوانين و مقررات وضع شده اعم از قانون، آئين‌نامه، نظام‌نامه در خصوص حقوق ثبت اسناد و املاك و دفاتر اسناد رسمي از 1290 شمسي تاكنون، نتايج تاريخي بسيار جالبي به دست مي‌آيد.

 

 

 

1ـ از سال 1290 تا سال 1307 (حدوداً 17 سال) عمليات رسميت دادن به اسناد عادي مراجعان، تنها به وسيله دوائر ثبت و آن هم صرفاً توسط مباشرين ثبت صورت مي‌گرفت. از سال 1307 تا سال 1316 (قريب 9 سال) عمليات ثبت اسناد رسمي متعاملين به ويژه اسناد راجع به معاملات اموال غيرمنقول، به صورت تلفيقي هم توسط اداره ثبت و هم به وسيله دفاتر اسناد رسمي صورت مي‌گرفت. به لحاظ عدم تقويت دفاتر اسناد رسمي در سال 1307 غلبه با تنظيم اسناد به وسيله دوائر ثبت بوده و بالعكس در اوائل سال 1316، شاهد اقبال عمومي و گرايش به سمت تنظيم اسناد رسمي به وسيله دفاتر اسناد رسمي مي‌باشيم و از سال 1316 به بعد، صرفاً شاهد تنظيم اسناد رسمي متعاملين به وسيله دفاتر اسناد رسمي و انتزاع آن از ادارات ثبت مي‌باشيم.

 

 

 

نمودار زير بيان‌كننده سير تاريخي مرجع ثبت رسمي اسناد مراجعان مي‌باشد.

 

 

 

 

 

 

 

تاكنون 1316 1307 1290

 

 

 

 

 

 

 

فقط توسط دفاتر اسناد رسمي هم توسط دواير ثبت و هم دفاتر اسناد رسمي فقط توسط دواير ثبت

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ـ چون از سال 1290 تا سال 1307 (حدود 17 سال) دوائر ثبت به تنهايي مبادرت به تنظيم اسناد متعاملين مي‌نمودند، لذا اصطلاحاتي نظير نماينده اداره ثبت در اين دوره معنا و مفهومي نداشته و با تشكيل اولين دفاتر اسناد رسمي به موجب قانون سال 1307، ضرورت حضور نماينده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمي قابل توجيه مي‌باشد. زيرا اين زمان، لحظه‌اي است كه نهادي خصوصي (دفاتر اسناد رسمي) در كنار يك نهاد دولتي (اداره ثبت) مبادرت به تنظيم اسناد مراجعان مي‌نمايد. به همين جهت ضرورت حضور نماينده و نظارت بر جريان كار ثبت اسناد از جانب دولت در دفاتر اسناد رسمي انكارناپذير است.

 

 

 

از سال 1307 تا سال 1316 (قريب 9 سال) دفترخانه صرفاً با حضور صاحب دفتر و نماينده اداره ثبت و تعدادي كارمند دفتري اداره مي‌گردد. هر يك از نامبردگان (صاحبان دفاتر و نماينده اداره ثبت) داراي دفاتر مخصوصي جهت ثبت اسناد و آنهم به طور جداگانه مي‌باشند و سند ابتدا در دفتر صاحب دفتر ثبت و آنگاه در دفتر نماينده وارد مي‌گردد.

 

 

 

از سال 1316 به بعد علاوه بر سردفتر و نماينده اداره ثبت، به اعضاي دفترخانه شخص جديدي به نام دفتريار اضافه مي‌شود كه صرفاً عنوان معاونت سردفتر را دارا بود. به عبارت ديگر نقش فرد جديد، كمك و مساعدت به شخص سردفتر بوده و بدواً عملكرد نامبرده هيچ ارتباطي با اقدام نماينده ثبت نداشته است و فقط در صورت عدم وجود نماينده ثبت، مطابق ماده 24 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316، نامبرده وظيفه نماينده ثبت را نيز انجام مي‌داد. [7]

 

 

 

اين رويه از سال 1316 تا سال 1354 (قريب 40 سال) به همين منوال ادامه داشت. از سال 1354 به بعد (با وضع قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران) نمايندگي اداره ثبت (يا سازمان ثبت در دفترخانه) به موجب قانون به دفتريار محول و از اين تاريخ به بعد دفتريار داراي نقش دوگانه (معاون سردفتر ـ نماينده سازمان ثبت) گرديد و به اين وسيله با حذف شخص معيني به نام نماينده اداره ثبت، به سمت خصوصي‌سازي كامل تنظيم سند پيش رفته و اين حركت تاكنون نيز ادامه دارد.

 

 

 

بيان تاريخچه ياد شده از آن جهت ضروري است كه بدون توجه به سير تحولات و تطورات دفاتر اسناد رسمي از سال 1307 تاكنون، به هيچ وجه نمي‌توان وظائف و مسئوليت‌هاي نمايندگان اداره ثبت و به ويژه دفترياران را مورد بازشناسي قرارداد و شايد به لحاظ غفلت از تاريخچه مذكور، وظائف و مسئوليت‌هاي دفترياران در هاله‌اي از ابهام قرار گرفته كه تبيين اين موضوع، اصلي‌ترين علت و انگيزه نگارنده مي‌باشد.

 

 

 

 

 

 

 

تبيين وظايف و اختيارات و مسئوليت‌هاي دفترياران

 

 

 

قسمت اول ـ مقدمه و بررسي اصطلاحات

 

 

 

قبل از بيان تعريف و محدوده وظايف و مسئوليت‌هاي دفترياران، چون به موجب قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 سمت معاونت سردفتر (دفتريار) و سمت نمايندگي اداره ثبت مجزا بوده و در شخص واحدي حلول ننموده بود و بعدها به موجب قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1354، دفتريار هم سمت معاون سردفتر را دارا بوده و هم به عنوان نماينده سازمان ثبت اسناد و املاك در دفترخانه عمل مي‌نمايد، بنابراين ضروري است بدواً اصطلاحاتي نظير معاونت و نمايندگي تعريف و محدوده عملكرد هر يك از تعاريف ياد شده معلوم گردد تا آنگاه بتوان با دقت بيشتري مفاهيم وظايف و مسئوليتهاي دفترياران را مورد كنكاش قرار داد.

 

 

 

تعريف معاون:

 

 

 

در فرهنگ لغت معين، در ذيل كلمه معاون آمده است:

 

 

 

معاون: 1) ياري‌كننده، كمك‌كننده 2) كسي كه مقامش در وزارت خانه يا اداره بلافاصله پس از وزير يا رئيس است و جانشين وزير يا رئيس محسوب مي‌گردد. [8]

 

 

 

همچنين در ذيل كلمه معاونت نيز همين معنا را مي‌توان از فرهنگ لغت مزبور استنباط نمود. در آنجا كه مي‌خوانيم:

 

 

 

معاونت: 1) ياري كردن و كمك كردن. 2) ياري و كمك. 3) مقام شخصي كه در وزارت خانه يا اداره بلافاصله پس از وزير يا رئيس است. [9]

 

 

 

در فرهنگ انگليسي به فارسي آريان‌پور، ذيل كلمه assistant اين كلمات و جمله‌ها درج گرديده است.

 

 

 

Assistant: (صفت ـ اسم) ـ 1ـ معاون، دستيار، ياور، كمك، آسيستان. 2) هرچيز كمك كننده [10]

 

 

 

همچنين در فرهنگ لاروس (فرانسه به انگليسي) نيز ذيل كلمات Adjoint و Assistant و Assistante مي‌توان معناي يكسان انگليسي Assistant را ملاحظه نمود. [11]

 

 

 

در ترمينولوژي حقوقي دكتر لنگرودي ذيل كلمه معاون مي‌خوانيم:

 

 

 

Adjoint: (معاون) ـ در لغت به معناي كمك و ياور است و در اصطلاح اداري عضو مقدم پس از رئيس اداره را گويند كه او را ياري مي‌دهد و عندالاقتضاء نيابت او را دارد ضمناً در اصطلاحات ذيل بكار رفته است:

 

 

 

1ـ معاون اول (دادرسي): معاون دادستان (داديار) كه در غياب دادستان كارهاي او را انجام مي‌دهد. دادياري كه اين سمت را نداشته باشد معاون دوم ناميده مي‌شود.

 

 

 

2 ـ معاون ثابت (حقوق اداري): معاون وزارتخانه كه به موجب ماده يكم قانون مربوط به تعيين معاونين ثابت وزارتخانه‌ها مصوب 5/12/1336 منصوب مي‌شود و فلسفه آن ايجاد ثبات در امور اداري و بهبود سازمان اداري و سنجش بهتر تشكيلات اداري است. [12]

 

 

 

همچنين آقاي دكتر كريم سنجابي در كتاب «حقوق اداري ايران» در مبحث كفالت، عنوان مي‌دارند: كفالت ترتيبي است كه به موجب آن در غياب متصدي مقامي، مأمور ديگري كه قانوناً حق دارد قائم‌مقام او شود، اعمال حقوقي مربوط به او را انجام مي‌دهد و به جاي او اسناد و مكاتبات اداري را امضاء مي‌كند. اصولاً در همه احوال چنانچه متصدي مقامي، به علت مرض يا مسافرت قادر به انجام دادن وظايف خود نباشد، معاون او صلاحيت دارد كه به جاي او تمام اعمال حقوقي را انجام دهد.[13]

 

 

 

مضافاً آقاي دكتر منوچهر طباطبايي موتمني در كتاب حقوق اداري خود كاملاً به تفكيك بين مسأله معاونت و كفالت اشاره داشته و عنوان مي‌دارند:

 

 

 

گاهي اتفاق مي‌افتد به عللي مانند بيماري و مسافرت و امثال آنها مستخدم دولت قادر نيست وظيفه اداري خود را شخصاً انجام دهد و يا آنكه به علت كثرت اشتغالات و ضيق وقت انجام تمام امور براي وي مقدور نيست و چون مطابق اصل مداومت امور عمومي، تعطيلي اداره امور ممكن نيست و كار عمومي بدون وقفه بايد انجام گيرد قانونگذار انتقال صلاحيت و اختيارات را در موارد ذيل جائز دانسته است.

 

 

 

1ـ كفالت ـ كفالت ترتيبي است كه به موجب آن در غياب متصدي، شخص ديگري به طور موقت انجام امور مربوط به آن را به عهده گيرد. بدون متصدي ماندن شغل و مقام اداري ممكن است ناشي از فوت و يا بيماري و يا مسافرت آن و يا به علت عدم تعيين متصدي و مسئول باشد.

 

 

 

در اصطلاح اداري، كارمندي كه به طور موقت قائم‌مقام شغل بالاتري مي‌گردد، كفيل ناميده مي‌شود. در غياب متصدي هر مقامي، معاون او به خودي خود كفيل اين مقام است. [14]

 

 

بنابراين همانگونه كه مشاهده مي‌شود، معناي دقيق معاون در كليه فرهنگ‌هاي موجود و ادبيات حقوق اداري، عبارت از كسي است كه بلافاصله پس از شخص مسئول، داراي مقام مي‌باشد و در صورت غيبت، مسافرت و بيماري شخص مسئول، معاون وي، به خودي جانشين نامبرده خواهد شد و ضمناً شخص مسئول، مي‌تواند در صورت حضور خود، پاره‌اي از اختيارات خود را به منظور تسهيل در انجام امور، بوي تفويض نمايد. به عبارت ديگر مطابق تعاريف ياد شده، معاون شخصي است كه در غياب رئيس، قانوناً عهده‌دار وظائف وي بوده و در حضور وي نيز موظف است اموري را كه از جانب رئيس به وي محول مي‌گردد از باب ياري و مساعدت به رئيس انجام دهد. بديهي است در حالت اول (در غياب رئيس و بدون اذن وي) مسئوليت معاون شخصي است و در حالت دوم مسئوليت معاون و رئيس، تضامني خواهد بود. به ديگر سخن هر گاه رئيس اداره يا نهادي، در صورتي كه شخصاً در محل كار خود حضور داشته و اموري را به معاون خود ارجاع نمايد و معاون فوق‌الذكر امور ياد شده را انجام دهد در اين صورت هرگونه اشكالي در اين ارتباط، باعث مسئوليت تضامني رئيس (به عنوان ارجاع كننده امور) و معاون (به عنوان انجام دهنده امور) خواهد شد. همين وضعيت در صورت عدم حضور رئيس نيز قابل تصور است. به عنوان مثال هر گاه رئيس براي انجام امري دو روز در اداره خود حاضر نباشد و طي دستوري به معاون خود شرح موارد انجام وظيفه در غياب رئيس را معين نمايد، هرگونه اقدامي كه معاون در حدود دستور انجام دهد باعث مسئوليت تضامني (رئيس و معاون توامان) خواهد بود و هر گونه اقدامي خارج از دستور، باعث مسئوليت فردي و شخصي معاون خواهد بود.

 

 

تعريف نماينده:

 

 

در فرهنگ لغت معين، ذيل كلمه نماينده آمده است:

 

«نماينده: 1ـ نشان دادن 2 ـ وكيل، مباشر (از طرف كسي) 3ـ كارگزار 4ـ وكيل مجلس (شوري ـ سنا) 5ـ نشانه، علامت 6ـ در رياضيات نماينده هر عدد عبارت است از تعداد دفعاتي كه آن عدد بايد در خود ضرب شود 7 ـ آژان يا مأمور بانك در شهرهاي ديگر (فرانسه)

 

نماينده سياسي = كسي كه از طرف دولت متبوع خود در كشورهاي ديگر مأموريت سياسي دارد و آن شامل سفيران، وزيران مختار و كارگزاران است. [15]

 

معادل كلمه «نماينده» در زبان انگليسي و فرانسه دو كلمه «Representaion» و «Agent» مي‌باشد در فرهنگ انگليسي ـ فارسي آريان‌پور، ذيل كلمه Representation آمده است:

 

 

Representation: 1 ـ نمايندگي، وكالت 2ـ نمونه، تصوير، عكس، تجسم 3ـ وانمود، اظهار، تظاهر 4ـ هيأت نمايندگي 5 ـ اعتراض و شكايات. [16]

 

همچنين دكتر آريان‌پور در همان فرهنگ ذيل كلمه «Agent» آورده‌اند:

 

 

Agent: 1ـ نماينده، كارگزار، پيشكار، عامل، امين، دستيار، وكيل كنشگر 2ـ كارمند دولت، عنصر سازمان دولتي، آژان 3ـ موجب، باعث [17]

 

 

 

در فرهنگ لغت حقوقي بلاك، ذيل كلمه Agent آمده است:

 

 

نماينده:

 

1ـ شخصي كه به وسيله ديگري مجاز به انجام عملي براي وي شده يا مورد اعتماد شخصي قرار گرفته است كه با ديگري تجارت نمايد. شخصي كه به موجب قرارداد يا روابط سازماني (نمايندگي) براي ديگري عملي را انجام داده يا اموري را نمايندگي نمايد.

 

2ـ نماينده امور بازرگاني كه عملكردش در ايجاد، تعديل، اثر، پذيرش، اجرا و فسخ تعهدات قراردادي بين رئيس با طرف ثالث، به نام رئيس احتساب گردد. كسي كه عهده‌دار انجام معاملات، تجارت يا مديريت پاره‌اي از امور براي ديگري باشد يا با اختيارات حاصله به حساب ديگري و به نفع وي اقدام نمايد.

 

3ـ كسي كه به جاي ديگري و با اختيارات حاصل از وي انجام وظيفه نمايد. جانشين، قائم‌مقام، فرد تعيين شده توسط رئيس با اختيارات انجام اموري كه رئيس هم بتواند آن امور را انجام دهد.

 

 

4 ـ كسي كه نه تنها با اموري نظير خدمت كردن سر و كار دارد بلكه با اشخاصي مرتبط است كه از قدرت تصميم‌گيري وي به عنوان ابزاري استفاده مي‌نمايند تا به صورت متناوب روابط قراردادي بين رئيس و شخص ثالث برقرار نمايد. [18]

 

 

همچنين در فرهنگ پيشرفته انگليسي ـ انگليسي اكسفورد در ذيل كلمه agent مي‌خوانيم:

 

1ـ كسي كه عملي را براي ديگري انجام دهد يا اموري را براي ديگري در تجارت، سياست و غيره مديريت نمايد. مانند نماينده بيمه، نماينده شركت هوايي، نماينده ادبي، نماينده ما در خاورميانه و نظاير آن.

 

 

 

2 ـ الف) شخصي كه چيزي را انجام دهديا سبب پيدايش چيزي گردد: نماينده‌اي كه خود داراي مسئوليت است.

 

 

 

ب) نيرو يا ماده‌اي كه اثري توليد نموده يا ايجاد تغييري بنمايد: عامل پاك‌كننده يا عامل اكسيد كننده، مخمر عامل عمل‌آوري نان.

 

3 ـ مأمورمخفي، عامل دشمن، همچنين نگاه كنيد به عامل دوگانه، نماينده دولت، نماينده آزاد. [19]

 

 

و همچنين آقاي دكتر حسينقلي كاتبي در فرهنگ حقوقي فرانسه ـ فارسي خود، ذيل كلمه Agent d’Affaires ، معادل فارسي آن را نماينده، عامل، پيشكار، نماينده رسمي كه عمليات و اقدامات لازم را از طرف موكل و به نفع وي انجام مي‌دهد، ذكر نموده‌اند.همچنين كلماتي نظير Agent d’ assurance و

Agent de commerce و Agent de change و Agent diplomatique توسط ايشان به ترتيب نماينده يا عامل بيمه، نماينده تجارتي، نماينده مبادله اوراق بهادار، نماينده سياسي يا ديپلماتيك معنا گرديده است. [20]

 

با توجه به متون فوق‌الذكر، معين مي‌گردد كه معناي كلمه نماينده در زبان فارسي، بر هر دو كلمه Representation و agent منطبق است به ويژه كلمه Agent با ساختار مفهومي نماينده سازگارتر مي‌باشد. در اين معنا، نماينده در حقيقت، عامل شخص، سازمان يا نهادي معين در نطقه ديگر مي‌باشد كه مي‌بايست مطابق خواست و منويات آن فرد، سازمان يا نهاد اقدام نمايد.

همانگونه كه مي‌دانيم در مباحث حقوق اداري يكي از وظايف وزارتخانه‌ها، مؤسسات و سازمانها و نهادهاي دولتي، مبحث نظارت است. بحث نظارت و اعمال آن به ويژه هنگامي كه بر عملكرد ساير نهادها و ادارات باشد فقط از باب نمايندگي امكان‌پذير مي‌باشد. آقاي دكتر منوچهر طباطبايي موتمني در كتاب حقوق اداري خود، با استناد به ماده 31 قانون محاسبات عمومي كشور مصوب 1366، مثال بسيار جالبي از نمايندگي و نظارت را ارائه مي‌نمايند. ايشان عنوان مي‌دارند: « ذيحسابان وزارت دارايي مستقر در وزارتخانه‌ها، موسسات دولتي و شركتهاي دولتي و ساير سازمانها، شبكه وسيعي از تأسيس حقوقي نمايندگي را تشكيل مي‌دهند كه به وسيله آنها وزارت دارايي بر دخل و خرج دستگاههاي اداري نظارت مي‌نمايد. به عبارت ديگر ذيحسابان نمايندگان وزارت دارايي در ساير وزارتخانه‌ها، مؤسسات و شركت‌هاي دولتي مي‌باشند كه وظايف مالي خاصي را عهده‌دار مي‌باشند» . [21] پس مشاهده مي‌نمائيم كه نماينده، مأمور نهاد ديگري (معمولاً دولتي) در نهاد ديگر (دولتي يا خصوصي) كه نظارت بر حسن عملكرد مقررات قانوني (معمولاً مالي) نهاد محل مأموريت را وجهه همت خود قرار مي‌دهد.

 

 

 

تفاوت ساختاري معناي اصطلاحات معاون و نماينده:

نقطه افتراق، تعاريف كلمات «معاون» و «نماينده»در اين است كه معناي كلمه «معاون» بيشتر بر پايه خصلت درون سازماني استوار است حال آنكه معناي كلمه نماينده تمايل به خصلت برون سازماني دارد. بر پايه همين استدلال، معاون شخصي است كه از درون همان سازمان، ساختار، نهاد يا اداره انتخاب يا انتصاب مي‌گردد كه پس از رئيس، عهده‌دار وظائف وي مي‌باشد و بيشترين وظائف وي، اموري است كه از جانب رئيس به وي ارجاع مي‌گردد يا اينكه مطابق قانون عهده‌دار آن وظائف مي‌باشد (رابطه طولي بين رئيس و معاون).

حال آنكه نماينده، فردي است كه از نهاد ديگري در سازمان، ارگان يا نهاد ديگر مأموريت انجام كار معيني را دارد و خصلت وابستگي بيروني وي كاملاً مبرهن مي‌باشد (رابطه عرضي بين رئيس و نماينده).

براي بررسي تعاريف كلمات «معاون و نماينده» و انطباق آن با مفهوم دفتريار، از تاريخچه حقوق دفاتر اسناد رسمي استمداد جسته و برهه‌اي از تاريخ دفاتر اسناد رسمي را در نظر مي‌آوريم كه به صورت عملي، دفتريار و نماينده اداره ثبت دو شخص متفاوت بوده‌اند. (سال 1316 تا دهه چهل) در اين زمان، دفتريار شخصي است كه صرفاً صفت معاونت سردفتر را دارا مي‌باشد (رابطه طولي بين سردفتر و دفتريار) و نماينده اداره ثبت هم فردي است كه از جانب اداره ثبت (به عنوان يك نهاد دولتي) مأموريت داشته تا در دفترخانه (كه نهاد خصوصي محسوب مي‌گردد) حضور يافته و بر روند صحت امور مالي دفترخانه نظارت نمايد (رابطه عرضي بين سردفتر و نماينده)، پس در اين سنوات، دفتريار شخصي درون نهادي (عامل دروني دفترخانه) است، حال آنكه نماينده ثبت، شخص برون نهادي (عامل اداره ثبت در دفترخانه) محسوب مي‌گردد.

 

 

ماده 24 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب سال 1316 در اين زمينه مقرر مي‌داشت:

 

دفتريار كسي است كه سمت معاونت دفترخانه را دارا است و برحسب پيشنهاد سردفتر و تصويب وزارت عدليه انتخاب مي‌شود. وظايف دفترياران به موجب نظامنامه وزارت عدليه معين خواهد شد.

همان‌گونه كه مشاهده مي‌نمائيم بر روابط سردفتر ـ دفتريار تا سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 (به ويژه اين ماده قانوني) و مواد نظامنامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 و آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 حاكم بوده است. مضافاً همچنانكه در باب معاونت عنوان شد تا زماني كه سردفتر در دفترخانه وجود داشت، دفتريار فقط معاون سردفتر بوده و مي‌بايست دستورات وي را اطاعت نمايد. ليكن هرگاه سردفتر از حضور در دفترخانه غيبت مي‌نمود با توجه به صراحت ماده 25 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي 1316، دفتريار (معاون سردفتر) به صورت خودكار و بدون وجود هيچگونه تشريفاتي (نظير صدور ابلاغ كفالت دفترخانه) وظايف سردفتر را عهده‌دار مي‌گرديد. بديهي است در حالتي كه دفتريار زيرنظر سردفتر انجام وظيفه مي‌نمود مطابق ماده 26 قانون دفاتر اسناد رسمي 1316، سردفتر مسئول اعمال دفتريار خود نيز بود ليكن هرگاه دفتريار در زمان غيبت سردفتر يا مرخصي يا بيماري وي انجام وظيفه مي‌نمود با جمع بين ماده 25 و 26 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 دفتريار در اين خصوص مسئوليت شخصي داشت (اين در صورتي بود كه سردفتر به وي اختيارات خود را تفويض نمي‌نمود).

اگر در آن برهه تاريخي، اشتباهاً دفتريار را علاوه بر معاون سردفتر، عامل اداره ثبت كل (سازمان ثبت اسناد و املاك فعلي) نيز در دفترخانه بدانيم. [22] در آن صورت، در زمان بروز تخلف از جانب دفتريار، علي‌القاعده اداره ثبت مي‌بايست همانند ساير كاركنان خود، نامبرده را نيز در محكمه انتظامي اداري كاركنان ثبت مورد تعقيب انتظامي قرار دهد ليكن مرجع انتظامي رسيدگي به تخلفات دفترياران به موجب ماده 36 قانون ياد شده همان مرجعي بود كه به تخلفات سران دفاتر رسمي رسيدگي مي‌نمود.

در صورتي كه نماينده اداره ثبت (كه شخصي غير از دفتريار محسوب شده و از طريق اداره ثبت كل يا سازمان ثبت اسناد واملاك، به دفترخانه معرفي مي‌گرديد) در كار خود تخلف مي‌نمود، تخلف وي در اداره ثبت (همانند ساير كارمندان اداره ثبت) توسط محكمه رسيدگي به تخلفات اداري كاركنان اداره كل ثبت يا سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مورد رسيدگي واقع مي‌شد. پس تفاوت مرجع رسيدگي به تخلفات دفتريار (عامل دروني نهادي) و نماينده اداره ثبت (عامل برون نهادي) خود گوياي تفاوت و جدايي شخصيت و شرح وظايف آنان نيز مي‌باشد.

عهده‌داري وظيفه سردفتر، به وسيله دفتريار دفترخانه (كه همان خصلت و عملكرد هر معاوني است) علاوه بر ماده 26 قانون دفاتر اسناد رسمي 1316، صراحتاً در ماده 50 قانون مزبور نيز پيش‌بيني شده بود. [23]

 

از سال 1354 به بعد، تعاريف ياد شده، به موجب وحدت وظايف نماينده سازمان ثبت و دفتريار و تحميل وظايف نمايندگي سازمان ثبت به دفتريار (به موجب قانون) باعث گرديد كه دفتريار بنا به تعريف ياد شده، شخصي با دو ماهيت درون نهادي و برون نهادي تلقي گردد. اين وحدت وظايف از يكسو و همچنين مقرر شدن وحدت بالقوه شرايط سردفتري براي كفيل دفترخانه(وحدت شرايط كفالت سردفتري با شرايط مقرر براي سردفتري) مندرج در تبصره ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1354 از يك سو و تصور از بين رفتن و نسخ نظامنامه قانون دفتر اسناد رسمي مصوب 1316 به موجب وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 و قانون دفاتر اسناد رسمي 1354 از سوي ديگر باعث تشكيك در شرح وظايف دفترياران گرديد كه هدف مقاله حاضر تبيين و ايضاح وظائف ياد شده نيز مي‌باشد.

 

 

قسمت دوم: موارد وظائف و مسئوليت‌هاي نمايندگان اداره ثبت و دفترياران

 

 

 

مدخل

همانگونه كه در سابق نيز به آن اشاره شد، از سال 1310 به بعد، اعضاي دفترخانه عبارت بودند از صاحبان دفتر و نمايندگان اداره ثبت كل و تعدادي كارمند و تشكيلات دفاتر اسناد رسمي، از سال 1316 تا سال 1354 (برحسب درجات دفترخانه) عبارت از يك سردفتر (برحسب درجات) و يك يا دو دفتريار (برحسب درجات) و يك نماينده اداره ثبت كل (با توجه به تغيير نام اداره ثبت كل از سال 1352، نماينده مزبور از سال 1352 لغايت 1354، به نماينده سازمان ثبت اسناد و املاك كشور تغيير نام مي‌يابد) و به تعداد لازم كارمند دفتري بوده است، دفتريار در اين دوره صرفاً خصلت معاونت سردفتر را دارا بوده (خصلت درون نهادي) و نماينده اداره ثبت كل (يا سازمان ثبت اسناد و املاك كشور) كارمند رسمي دولت بوده است كه از جانب سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در دفترخانه نمايندگي نظارت بر صحت ثبت و امور مالي در دفترخانه را داشته است. [24]

 

 

از سال 1310 تا سال 1354، بر روابط درون نهادي دفترخانه (تعامل بين سردفتر و دفتريار از يك سو و نماينده اداره ثبت كل يا سازمان ثبت از سوي ديگر)، مجموعه قوانين ثبت اسناد و املاك و دفاتر اسناد رسمي به ويژه چهار مقرره زير حكومت داشته است.

 

 

الف) قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 و آئين‌نامه مربوطه مصوب 1317 (با اصلاحات بعدي)

 

ب) قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316

 

ج) نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 (با اصلاحات بعدي)

 

د) آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 (با اصلاحات بعدي)

 

عمده وظايف دفتريار و همچنين نماينده اداره ثبت كل، در نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 درج گرديده است دو ماده مهم اين نظامنامه كه به شرح عملكرد، اين دو گروه متفاوت پرداخته است، ماده 24 و 25 نظامنامه مي‌باشد. شايد اولين سوالي كه به ذهن هر خواننده‌اي خطور نمايد اين باشد كه آيا باوضع آئين‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمي در سال 1317 شمسي، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 ملغي گرديده است يا خير؟ در صورتي كه پاسخ اين سؤال مثبت باشد، علي‌القاعده مي‌بايست اينگونه نتيجه‌گيري نمائيم كه مواد 24 و 25 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 و (موادي كه ناظر بر وظائف و مسئوليت‌هاي دفترياران و نمايندگان اداره ثبت كل مي‌باشد) نيز به تبع اصل، نسخ شده، محسوب مي‌گردد و در صورتي كه پاسخ سوال ياد شده منفي باشد در آن صورت با وجود وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي 1317، كماكان نظامنامه مذكور (حداقل تا سال 1354) به اعتبار و قوت خود باقي بوده است.

 

براي پاسخگويي به سوال ياد شده (اعم از مثبت و منفي) هيچ ضرورتي به طي نمودن راه طولاني نمي‌باشد. كافي است نيم‌نگاهي به نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 و اصلاحيه‌هاي بعدي آن بياندازيم و اگر در نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 اصلاحاتي را بيابيم كه تاريخ آن بعد از سال 1317 (تاريخ وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي) باشد. در آن صورت ناگزيريم به حكم عقل، به بقاء نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 حتي با وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 رأي دهيم و در غير اين صورت، اگر اصلاحاتي بعد از سال 1317 (سال وضع آئين‌نامه مذكور) در نظام‌نامه مذكور وجود نداشت، علي‌القاعده مي‌بايست حكم به ملغي‌الاثر شدن نظامنامه مذكور نمائيم. (مقرره موخر، مقرره مقدم را نسخ ضمني يا صريح مي‌نمايد)

با مراجعه به نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 متوجه مي‌شويم كه در چندين نوبت، در نظامنامه ياد شده اصلاحاتي صورت گرفته است. بعضي از اصلاحات نظام‌نامه، مقارن با وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 است: نظير تبصره ماده 26 نظامنامه در ذيل فصل هفتم، كه الحاقي سال 1317 شمسي مي‌باشد (مجموعه قوانين سال 1317 ص 237). و تعدادي از اصلاحات نظام‌نامه ياد شده مربوط به بعد از سال 1317 (سال وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي) مربوط مي‌باشد: به عنوان مثال ماده 30 مكرر (الحاقي به سال 1323)تبصره 31 (الحاقي به سال 1326)، ماده 37 (اصلاحي سال 1340)، ماده 39 (اصلاحي سال 1320) تبصره ماده 39 (الحاقي سال 1324)، فصل دهم مربوط به طرز اخذ تضمين مندرج در ماده 19 قانون دفاتر اسناد رسمي مواد 41 تا 48 نظامنامه (اصلاحي سال 1328) ماده 81 نظامنامه (اصلاحي سال 1322) و ماده 82 تا 85 نظامنامه (اصلاحي سال 1328) از جمله موارد اصلاحي بعد از وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مي‌باشند. با تدقيق در مواد و زمان اصلاح نظامنامه ياد شده، مشاهده مي‌گردد كه قانونگذار عليرغم وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي به سال 1317، با اصلاح نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي 1316، در سال 1317 و سنوات بعد از 1317 نظر به استمرار جريان حقوقي نظامنامه داشته است و نمي‌توان با هيچ دليل حقوقي عنوان داشت كه با وضع آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي 1317، نظامنامه ياد شده ملغي‌الاثر گرديده است. همچنين ممكن است اينگونه به ذهن تداعي گردد كه قانون دفاتر اسناد رسمي سال 1354، كليه مواد نظامنامه را ملغي‌اثر نموده است حال آنكه به صراحت ماده 76 قانون دفاتر اسناد رسمي سال 1354، فقط آن قسمت از قوانين و مقررات كه مغاير با مقررات اين قانون باشد، نسخ شده است. مضافاً اگر عنوان نمائيم كه مواد 24 و 25 نظامنامه جزو قسمت‌هاي نسخ شده مي‌باشد، در آن صورت ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1354، به ويژه در شرح وظايف دفتريار (بالاخص در آن قسمت كه دفتريار مشمول اموري است كه به موجب مقررات به عهده او محول شده) فاقد جايگاه واقعي خواهد بود زيرا با نسخ مادتين 24 و 25 نظامنامه سال 1316، هيچگونه مقرره قانوني در جهت شرح وظايف قانوني دفترياران وجود نخواهد داشت.

حال كه مشروعيت وجودي نظامنامه را مورد پذيرش عقلي قرار داديم به شرح وظايف و مسئوليت‌هاي دفترياران 1316 ـ تاكنون و نمايندگان اداره ثبت از سال 1310 تا 1354 مي‌پردازيم.

 

وظايف و مسئوليت دفترياران و نمايندگان اداره ثبت

 

با پذيرش تفكيك نقش دفترياران (معاونان سران دفاتر و عوامل درون نهادي دفاتر اسناد رسمي) و با تأكيد بر مفهوم «معاون و نماينده» در قسمت‌هاي قبلي، اينك با تكيه بر قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 و آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي 1317 و نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 بالاخص با تأكيد بر ماده 24 و 25 نظامنامه مذكور به شرح وظائف و مسئوليت‌هاي تفكيكي نمايندگان اداره ثبت كل و دفترياران مي‌پردازيم.

 

 

 

الف) وظيفه و مسئوليت‌هاي نمايندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمي (1310 ـ 1354)

 

 

 

با تدقيق در ماده 24 نظامنامه مذكور و استفاده از براهين عقلي مي‌توان به شرح وظايف نمايندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمي آن روزگار پي برد. ماده 24 نظامنامه ياد شده مقرر مي‌دارد:

 

« در صورتي كه دفترخانه نماينده نداشته باشد، نگهداري نسخه ثاني دفتر نماينده و دفتر عايدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مكاتبات مندرج در ماده 23 قانون دفتر اسناد رسمي به عهده دفتريار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتريار نماينده هم داشته باشد، سواي نسخه ثاني دفتر اسناد رسمي و دفتر گردش تمبر (كه به عهده نماينده خواهد بود) نگهداري ساير دفاتر فوق به عهده دفتريار است.»

 

از نگرش منطقي و تدقيق در ماده مرقوم از نظامنامه ياد شده، اينگونه استنباط مي‌شود كه مطابق ماده 24 نظامنامه مذكور، در آن روزگاران نمايندگان اداره ثبت عهده‌دار اين وظائف بوده‌اند:

 

 

1ـ نگهداري نسخه ثاني دفتر ثبت اسناد رسمي (نگهداري دفتر مخصوص نماينده ثبت)

 

 

 

2ـ نگهداري دفتر گردش تمبر

با تدقيق در ماده 11 آئين‌نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317، مشاهده مي‌نمائيم كه وظيفه سومي (دريافت وجه توديعي مراجعان تا دويست ريال) نيز به عهده نمايندگان اداره ثبت كل، گذارده شده است.