مقاله توصيف ريسك: تا چه حد جزئي؟

[Cinderella 9,897]

ريسك ها مي توانند تا سطوح مختلفي ريز شوند و در پروژه ها و سازمان هاي گوناگون اختلاف قابل ملاحظه اي مي تواند وجود داشته باشد. برخي از پروژه ها تنها تعداد كمي از ريسك هاي سطح بالا را شناسايي مي كنند در حالي كه پروژه هاي ديگر صدها و يا حتي هزارها ريسك جزئي را شناسايي مي كنند. توصيفِ ريسكِ سطح بالا يا كلي مي تواند طراحي و اجراي پاسخ به ريسك ها و تخصيص مالك هاي ريسك ها را مشكل سازد در حالي كه بررسي جزئي ريسك ها مي تواند باعث بررسي وسيعِ كار شود. چگونه مي توان سطح صحيح جزئي شدن را تعيين نمود؟ سه جزء را بايد در نظر گرفت: مديريت، مالكيت و گزارش گيري.

۱٫ اولا، ريسك ها بايد در سطحي كه مديريت خواهند شد توصيف شوند. يك توصيفِ سطح بالا نظير "ممكن است چيزي غيرقابل انتظار در طول پروژه اتفاق بيافتد"، كاملا غير مفيد است زيرا هيچ اقدام مديريتي اي در اين سطح ممكن نيست. جزئي شدن بيش از حد نيز بي مورد است، براي مثال " ممكن است پاي راست جورج اسميت – كارشناس ارشد سيستم- در مسابقه فوتبال سه شنبه شب آينده بشكند و نتواند فاز ۲-۴-۲ طراحي جزئي را به اتمام برساند." بهتر است ريسك به صورت "ممكن است كاركنان كليدي هنگام طراحي جزئي در دسترس نباشند" بيان شود. ريسك در اين سطح مي تواند پيشاپيش با برنامه ريزي دقيق منابع، استفاده از نيرو هاي جايگزين و نماينده ها و اطمينان يافتن از اينكه كارهاي كليدي به يك نفر تخصيص داده نمي شود، مديريت شود. البته اين نيز درست است كه برخي ريسك ها نياز به مديريت در سطح جزئي دارند در حالي كه بقيه مي توانند در سطحي بالاتر پيگيري شوند.

۲٫ دوما، هر ريسكي بايد در سطحي ريز شود كه قابل تخصيص به يك مالك با مسؤوليت روشن باشد كه جوابگوي ريسك باشد. گرچه اين ديدگاه موجب ايجاد برخي تغييرات در سطح توصيف ريسك خواهد شد، به طوري كه مالكين ريسك مي توانند شامل طيفي از اعضاي عادي تيم كه احتمالا مسؤول ريسك هاي جزئي هستند تا اسپانسر يا مديران ارشد پروژه كه تنها به ريسك هاي عمده پروژه گرايش دارند باشند.

۳٫ سوما، سطح جزئي بودن ريسك بايد با نيازهايي كه شخص دريافت كننده گزارش از گزارش دارد خوانايي داشته باشد. اعضاي پروژه توصيفِ جزئيِ ريسك هايي را كه خودشان مسؤول مديريت آنها هستند نياز دارند. اسپانسر يا كارفرماي پروژه جزئيات كمتري را نياز دارند،؛ شايد اينها تنها ريسك هاي سطح بالا را نياز داشته باشند.

هر يك از اين سه پاسخ پيشنهاد مي كنند كه بسته به مقاصد مختلف، سطح جزئي شدن روي ريسك نيز مي تواند متفاوت باشد. سطح درستي كه همه نيازها را پاسخگو باشد وجود ندارد. با اين حساب ما چه كاري مي توانيم انجام دهيم؟

يك ابزار مفيد براي پيگيري اين مطلب ساختار شكست ريسك RBS مي باشد كه ساختاري سلسله مراتبي است كه منابع ريسك هاي پروژه را توصيف مي كند. اين ابزار اجازه مي دهد كه ريسك هاي پروژه در سطوح مختلف به طور افزايشي جزئي شوند. در سطوح بالا همه ريسك ها "ريسك هاي پروژه" هستند. ولي اين سطح مي تواند به منابع يا سرچشمه هاي اصلي ريسك در سطح ۱ مانند ريسك هاي فني، ريسك هاي بازرگاني، ريسك هاي مديريتي و ريسك هاي خارجي شكسته شود. هر يك از اين محدوده هاي اصلي مي توانند به سطح ۲ شكسته شوند (مثلا ريسك هاي فني مي تواند به ريسك هاي فنآوري، عملكردي، قابليت اطمينان، تداخلات و ... شكسته شود). در پايين ترين سطح ريسك هاي منفرد تحت منابع يا سرچشمه هاي خاص مرتبط توصيف مي شوند.

RBS هاي مختلف مي توانند براي مقاصد گوناگوني استفاده شوند. مالكيت، مديريت و گزارش گيريِ جزئي از ريسك ها، مي تواند در پايين ترين سطح پاسخ داده شود. سطوح بالاتر ريسك ها امكان جمع كردن و خلاصه كردن ريسك ها براي گزارش گيري، مالكيت و مديريت آنها را بالاتر از سازمان ايجاد مي كند. بنابراين ممكن است مهندس ايمني پروژه نياز داشته باشد درباره يك ريسك خاص كه آزمايش محصولي خاص را تحت تاثير قرار مي دهد بيشتر بداند ( RBS سطح ۴)، در صورتي كه ممكن است رئيس فني پروژه علاقمند به دانستن ريسك هاي فني در سطح كلي (سطح ۱) باشد.

توصيف ريسك ها در سطوح مختلف به شكل هاي مختلفي ممكن است مفيد باشد. استفاده از ساختار سلسله مراتبي RBS به جاي پافشاري بر توصيف همه ريسك ها فقط در يك سطح كه ممكن است پاسخگوي همه نيازها نباشد، مي تواند با ارائه ريسك هاي سطح بالا و ريسك هاي جزئي تر بر حسب نياز انعطاف پذيريِ لازم را تامين كند.

اين نوشتار ترجمه مقاله

برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید.

• ورود
• یا
• ثبت نام

نوشته David Hillson ميباشد كه بنا بر اجازه رسمي مولف توسط رسول عبدالمحمدي به فارسي برگردانده شده است.