سیستم مدیریت 5S

[spow 44,195]

5s نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث , كاهش وقفه كاري , كنترل عمليات توليد و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي 5s پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سيستم 5s به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد. اجراي نظام 5s و تدارك بستر مناسب براي انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار دشوار است. به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر با اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي گردند.

استقرار سيستم 5s علاقه و تعهد مديريت سازمان را به آراسته‌بودن سازمان نشان مي‌دهد.

 

لذا هدف از اجراي نظام آراستگي در سازمان با صرف زمان و هزينة‌ بسيار اين است كه سازمان بصورت عملي و نه به صورت ظاهري و در دوره‌هاي مميزي آراستگي خود را حفظ كند.

مشكلات ذيل را در بسياري از سازمان‌ها مي‌توانيد مشاهده كنيد:

1- محيط كار آشفته و بي‌نظم به راحتي قابل مشاهده است.

2- كاركنان علاقه‌اي براي اصلاح وضع موجود ندارند.

3- كاركنان اهميتي براي محيط كار خود قايل نيستند.

4- در محيط كار ضايعات، اشياء معيوب و دوباره‌كاري‌ها فراوانند.

5- تجهيزات و وسايل اداري در گوشه و كنار پراكنده‌اند.

6- كاركنان، ظاهري غير آراسته دارند.

[spow 44,195]

و نتايج حاصل از 5sموفق، اين موارد خواهد بود:

1- محيط كار تبديل به محيطي منظم و آراسته شده و كاركردن در آن راحت‌تر مي‌شود.

2- استفاده از فضاهاي موجود، بهينه مي‌گردد.

3- زمان‌هاي جستجو و به طور كلي زمان‌هاي تلف شده، كاهش پيدا مي‌كند.

4- افراد به محيط كار خود افتخار مي‌كنند و انگيزه‌ها بهبود مي‌يابند.

 

5s‌ باعث بهبود شرايط محيط كار شده و از اين راه، سطح بهره‌وري و كيفيت را بطور مرتب ارتقاء مي‌دهد. به اعتقاد صنعتگران موفق، نظم و آراستگي اولين قدم در مسير ارتقا است، ‌لذا در خلال كار آنها، نظم و انضباط بر كار و محيط حاكم است. تنها پشتكار و مداومت و پيگيري مداوم تمامي كاركنان موجب مي‌شود كه آراستگي بتواند در شركت و سازمان ما مستقر شود و بهره‌وري بيشتر را براي ما به ارمغان بياورد. كاركنان با دقت و حساسيت به آراستگي و نظم شركت خود فكر مي‌كنند و از بي‌نظمي‌ها به راحتي نمي‌گذرند. عادت‌كردن در طبيعت تمامي انسان‌ها وجود دارد، لذا پس از مدتي كار در يك محيط غير آراسته و آشفته عملاً به غير آراستگي عادت مي‌كنيم و

حساسيت به ديدن آشفتگي از بين مي‌رود. در اين حالت اگر فردي خارج از قسمت‌‌، به قسمت ما وارد شود بهتر از ما مي‌تواند آشفتگي‌هاي محيط كار ما را ببيند. اين يك اصل مهم است.

 

 

مدل مميزي:

1- مميزي نظام آراستگي بصورت مديريت ديداري است.

2- سؤالات چك ليست‌هاي نظام آراستگي با دقت بالايي طراحي و به طور مرتب بازنگري مي‌شود.

3- ميانگين زمان مميزي در واحدهاي ستادي براي هر نفر حداكثر 4 تا 5 دقيقه خواهد بود.

4- مميزي بصورت تصادفي بوده و فقط محدوده زماني مميزي به پرسنل اعلام شده و روز مميزي توسط مميز انتخاب و مميزي انجام مي‌شود.

[spow 44,195]

پياده‌سازي نظام آراستگي در سازمان، علاوه بر اينكه مي‌تواند در بالابردن روحية كاري پرسنل تاثير بگذارد در ديدگاه بازديدكنندگان از سازمان نيز تاثير ماندگاري خواهد داشت.

اولين نكته‌اي كه در هنگام مراجعه به يك سازمان در ذهن‌ها باقي مي‌ماند ميزان آراستگي آن است چه اينكه شما اولين مرتبه باشد كه به آن سازمان مراجعه مي‌كنيد يا اينكه ارباب رجوع هميشگي آن سازمان باشيد مطمئناً شما سازمان‌هاي را به ياد مي‌آوريد كه بسيار منظم و تميز بوده‌اند و همچنين سازمان‌هايي كه از وضعيت خوبي برخوردار نبوده‌اند.

با اين حال :

خطر عادت به بي‌نظمي در محيط، سهل‌انگاري و بي‌تفاوتي در حفظ دائمي آراستگي محيط كار و كم‌اهميت شمردن نظم و آراستگي به آساني مي‌تواند اين عناوين را از سازمان بگيرد و سازمان نيز به گروه شركت‌هاي متعدد كاملا معمولي وارد شود

 

شما با استفاده از اين مسير مي‌توانيد از موارد زير استفاده نماييد:

نظام آراستگي در اهداف ساليانه سازمان

پوسترهاي آموزشي (تعاريف، اهداف، مزايا و...)

فيلم آموزشي ژاپني دوبله فارسي، فيلم آموزشي امريكايي زبان اصلي

نحوة اجراي هر يك از بخش‌هاي پروژه

فايل الكترونيكي كتاب آموزشي

گزارش‌ و تصاوير ارسالي واحدها از نحوة اجراي پروژه

ليبل‌ها و فرم‌هاي مورد استفاده در اجراي پروژه

 

گام‌هاي اجرايي پروژة نظام آراستگي (چگونه محيط خويش را آراسته نماييم؟)

برنامة زمانبندي اجراي پروژه در واحدهاي تعمیرات و انبار

باورهاي زنگ‌زده

Target Area

تصاوير قبل از اجراي پروژه

[spow 44,195]

معاني لغات ژاپني و انگليسي به كار برده شده در 5S:

5S سيستمي است كه به منظور برقراري و حفظ فضاي كيفيتي در يك سازمان به كار گرفته مي‌شود و وجه تسميه آن پنج كلمه ژاپني Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و Shitsuke است.

مزاياي اجراي 5S مي‌تواند شامل يك يا همه موارد ذيل باشد:

افزایش روحیه

کاهش خستگی

ایمن شدن محیط کار

کاهش خرابی

زیبا شدن محیط کار

کاهش وابستگی امور به اشخاص

ایجاد یک نظم فراگیر

کاهش ضایعات

افزایش تعلق سازمانی وفرهنگ خود انضباطیهدف از اجراي 5S :

ايجاد محيط كاري مطلوب

ارتقاء روحيه كاركنان و ايجاد انگيزه مشاركت گروهي

افزايش بهره‌وري

افزايش كيفيت

كاهش خرابي تجهيزات، اموال، ابزار و ماشين‌آلات

كاهش خطاهاي ناشي از بي‌نظمي و آلودگي

ايجاد ايمني و كاهش خطرات

جلب نظر مشتري و ايجاد ديدگاه خوب نسبت به شركت

[spow 44,195]

تعاريف:

5Sسيستمي براي به ‌سازي و آراستگي در محيط كار مي‌باشد، كه از 5 اصل به شرح ذيل تشكيل شده است.

تفكيك و تعمير (SEIRI): تفكيك اقلام، اوراق و اطلاعات ضروري و كاربردي از غير ضروري در محيط كار وهمچنين شناسايي وحذف كامل عمليات اضافي (اتلاف‌ها) در محيط‌هاي توليدي وغيرتوليدي و انجام تعميرات مورد نياز

نظم و ترتيب (SEITON): مرتب كردن اقلام، اوراق و اطلاعات در مكان‌هاي مناسب و معين به نحوي كه به سرعت وسهولت قابل دسترس باشند.

تميزي (SEISO) پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگاه داشتن محيط، اموال و افراد از انواع آلودگي با استفاده از وسايل مناسب و حذف يا كنترل آلاينده‌ها

برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید.

• ورود
• یا
• ثبت نام

تداوم و استانداردسازي (SEIKETSU): مستند سازي و قانونمند كردن سه اصل اول 5S در قالب دستورالعمل، استاندارد، فرم، گردش عمليات، نقشه، چك‌ليست، عكس و غيره به منظور حفظ و نگهداري و بهبود دائمي.

تعليم و انضباط (SHITSUK): آموزش كاربردي مفاهيم 5S به تمام كاركنان، جلب مشاركت عمومي و تدوين، ابلاغ و اجراي مقررات سازمان و كوشش در جهت نگهداري و بهبود آن.

منابع شرکت (اقلام و اشيا): به کليه ماشين‌آلات، ابزار و تجهيزات، نيروي انساني، ساختمان و تاسيسات، اطلاعات و ... به عنوان منابع ساماندهي محيط کار اطلاق مي‌گردد.

 

 

ابزار و تجهيزات محيط‌هاي تعمیرات: در محيط‌هاي تعمیرات، ابزار و تجهيزات شامل انواع ابزارکاري پرسنل، پالت‌ها، قفسه‌ها، ميزهاي کار، وسايل حمل و نقل و غيره مي‌باشد.

ابزار و تجهيزات محيط‌هاي اداري: در محيط‌هاي اداري به کامپيوتر و وسايل جانبي، دستگاه کپي، فايل، کمد، تلفن، ميزکار و ... ابزار وتجهيزات اداري اطلاق مي‌شود.

مشکلات (ايرادات): به تمام آلودگي‌ها، پراکندگي ابزار و تجهيزات، بي‌نظمي اطلاعات، حرکات غيرضروري، جابجايي‌هاي بي‌مورد، جستجوي‌هاي زياد وغيره، مشکلات 5S گفته مي‌شود.

آلودگي‌ها: به انواع آلودگي‌هاي ناشي از صوت، مواد‌شيميايي، حرارت، برودت، رطوبت، دود، روان‌كننده‌ها، گرد و غبار، ضايعات دستگاه‌ها و غيره که باعث كثيفي و آشفتگي محيط مي‌شود، اطلاق مي‌شود.

 

 

مراحل اجرا:

تفكيك و تعمير:

نحوه اجرا:‌ جدا كردن اقلام، اوراق و اطلاعات ضروري از غير ضروري، دور نمودن غير ضروري‌ها از محيط كار، تعمير، تعويض يا تصحيح معايب و نواقص

هدف: ايجاد محيط كاري موثر از طريق حذف غير ضروري‌ها در دوره‌هاي زماني مشخص شده (مثلا هر 10 روز يك‌بار)

موارد مشمول مرحله تفكيك و تعمير عبارتند از:

پرونده‌ها، زونكن‌ها و جزوه‌دان‌ها

راهرو‌ها، اتاق‌ها و سالن‌ها

روي ميزها، زير ميزها و كازيه‌ها

كتابخانه‌ها و كمدها

تجهيزات كامپيوتري و فايل‌هاي كامپيوتري

ملزومات اداري

ديوارها و تابلوهاي اعلانات

انبارها و اتاقك‌ها

رستوران

پله‌ها و زيرپله‌ها

ايستگاههاي كاري

دسته بندي اقلام ضروري و غير‌ضروري با استفاده از علائم رنگي و تكميل كاربرگ اقلام غيرضروري ( شامل اقلام زائد، تعميري، بلا استفاده، بلاتكليف)

تهيه ميز و صندلي مناسب براي كاركنان

تعويض شيشه‌هاي شكسته درب‌ها، پنجره‌ها و روي ميز‌ها

تفكيك وسايل اداري و كاري از وسايل شخصي

عدم وجود وسايل غير ضروري روي ميز، درون كشوها، روي فايل‌ها و روي زمين

تهيه تابلو اعلانات مناسب و كافي و تعيين محل آنها

جمع‌آوري اطلاعيه‌ها، آگهي‌هاي منقضي شده، عكس يا پوستر نامربوط، نازيبا و فرسوده از ديوارها و تابلوهاي اعلانات

خودداري از چسباندن اطلاعيه‌، اعلاميه، پوستر و غيره بر روي جايي غير از تابلو اعلانات

جمع‌آوري و تعويض لامپ‌هاي سوخته

استقرار گلدان‌ها و سطل‌هاي زباله در محل مناسب

كنترل عملكرد صحيح سيستم‌هاي حرارتي، برودتي

تعمير ديوار، سقف و كف در صورت وجود شكاف، ترك و سوراخ

تعمير كشوها، فايل‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ها و كمدهايي كه براحتي باز و بسته نمي شود.

تعمير دستگيره درب‌ها، پنجره‌ها، كشو‌ها، فايل‌ها و غيره

كنترل مناسب بودن سرويس‌هاي بهداشتي

كنترل مناسب بودن مسير سيم‌هاي برق، كامپيوتر و تلفن

جايگزيني يا تعويض اشياء غيرقابل تعمير و تعمير اشياء قابل تعمير

عدم استعمال دخانيات در مكان‌هاي سربسته و مواد قابل اشتعال

[spow 44,195]

نظم و ترتيب:

نحوه اجرا: مرتب كردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعيين جايي مناسب براي آن‌ها، به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند

هدف: ايجاد شرايطي كه طي ‌‌آن براي تعيين محل ‌هر شي، زمان مشخصي صرف شود (مثلاً 30 ثانيه)

تهيه قفسه‌ها، كتابخانه‌ها و فايل‌هاي مناسب و سالم جهت نگهداري اسناد و مدارك مطابق كاربرگ درخواست اقلام مورد نياز

استقرار مناسب ميزها، فايل‌ها، قفسه‌ها و كتابخانه‌ها در محل مناسب

چيدمان صحيح اسناد و مدارك در محل‌هاي مخصوص بطوري كه حتماً داراي شناسه و قابل رديابي باشند.

نصب برچسب مشخصات بر روي زونكن‌هاي مدارك و ديسكت‌ها طبق فرم طراحي شده متحدالشكل و مصوب كميته 5S

نصب ليست مشخصات و محتويات بر روي قفسه‌ها، كتابخانه‌ها و فايل‌ها

نصب تابلوي راهنما براي هر معاونت/ مديريت در محل مناسب

نصب تابلوي اعلانات در محل مناسب

جدا سازي لوازم شخصي و اداري و نصب برچسب‌هاي مشخص‌كننده كشو‌ها با نام‌هاي اداري و شخصي

فرم‌هاي شركت بايد داراي يك استاندارد معين و مشخص باشند.

قرار دادن پرونده‌هاي جاري و وسايل نسبتاً ضروري در كشوي ميز كار و بايگاني پرونده‌هاي تكميل نشده

فقط نسخه اصلي هر سند نگهداري و بايگاني گردد و كپي‌هاي متعدد از آن تهيه نشود.

از هر وسيله فقط يكي در اختيار كاركنان قرار گيرد.

قرارگيري اقلام، اسناد و مدارك پس از استفاده در محل‌هاي تعيين شده

كاهش حجم كاغذهاي در دسترس و جاري (اوراق تكراري، زايد و كم ارزش)

استفاده از لباس كار مناسب، مشخص و تعيين شده شركت براي كليه كاركنان در حين كار

نصب فرم متحدالشكل مشخصات پرسنلي و شغلي افراد اداري با پايه طلق‌دار روميزي بر روي ميز كاركنان اداري

اختصاص محل تعيين شده پاركينگ به اتومبيل‌هاي كاركنان

شماره گذاري كامپيوترها با استفاده از برچسب

بايگاني و طبقه‌بندي ديسكت‌ها و CD ها در مكان مناسب

متمايز ساختن پريزهاي برق، تلفن، آنتن و كامپيوتر از همديگر

منظم و مرتب نمودن وسايل اداري روي ميز ( حداكثر 5 عدد(

نظارت و پيگيري بر اجراي موارد نظم و ترتيب در محيط كار توسط معاونت/ مديريت‌هاي ذيربط مطابق با كاربرگ برنامه‌ريزي عملياتي

كازيه‌هاي مورد استفاده بايد داراي برچسب شناسايي طبقات بوده و نبايد بيش از 3 طبقه داشته باشند.

از قرار دادن لباس بر روي صندلي خودداري شود.

هنگام ترك ميز،‌ صندلي در جاي درست قرار داده شود.

در زمان پايان كار، وسايل روي ميز به جز كامپيوتر، تلفن، لوازم اداري ( 5 قلم ) و كازيه به محل اصلي خود منتقل گردد.

 

تميزي:

نحوه اجرا: پيشگيري از كثيفي، پاكيزه نگه داشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا كنترل آلاينده‌ها

هدف: هر كس مسئول پاكيزگي تجهيزات تحت اختيار خود و نگهداري آنها در شرايط بهينه عملياتي مي‌باشد

تهيه برنامه نظافت محيط كار توسط نماينده هر معاونت/ مديريت

تهيه سطل زباله براي همه كاركنان ستادي در مكان‌هاي مورد نياز

تخليه روزانه سطل‌هاي زباله و شستن سطل هاي زباله و نايلون‌دار بودن آن‌ها

نظافت ميزها، صندلي‌ها، قفسه‌ها، كتابخانه‌ها فايل‌ها و اطراف آن‌ها

نظافت كامپيوترها، چاپگرها و ساير ماشين‌هاي اداري

نظافت كف سالن‌ها بطور روزانه با توجه به كاربرگ نظافت

نظافت شيشه سالن‌ها با توجه به كاربرگ نظافت

نظافت و تميزي تجهيزات، ابزار و ملزومات

آراستگي و نظافت ظاهري كاركنان

نظافت ديوارها و رنگ آميزي آنها در صورت لزوم

كنترل عدم وجود آلودگي صوتي، دود، گرد و غبار در محل كار مطابق كاربرگ مميزي

كنترل دماي محيط

كنترل استفاده كاركنان از وسايل و تجهيزات حفاظتي و ايمني مطابق كاربرگ مميزي

نظارت و پيگيري بر اجراي امور مربوط به رفع آلودگي در محيط كار توسط نماينده هر معاونت/ مديريت مطابق كاربرگ برنامه عملياتي

وسايل پاكيزگي بايد به تعداد مورد نياز فراهم گردد.

براي هر معاونت/ مديريت متناسب با نوع فعاليت آن واحد بايد برنامه نظافت تهيه شود.

مسوول پاكيزگي محيط كار انفرادي، خود كاركنان مي‌باشند.

در پايان روز كاري (يا بر اساس برنامه تنظيم شده) محيط، تجهيزات و دستگاه كار انفرادي (قرار گرفته در حوزه لوازم شخصي) بايد تميز و مرتب گردد.

تداوم و استاندارد سازي:

نحوه اجرا: تداوم، استاندارد سازي و حفظ وضع مطلوب ناشي از اجراي تفكيك، ترتيب و تميزي و رعايت ايمني در كار

هدف: ايجاد محيط كاري ايمن، سازگار و دلپذير و زيبا از طريق تكرار سه مرحله قبلي

تهيه استانداردها و تقويم زماني مربوط به تفكيك و تعمير

تهيه استانداردها و تقويم زماني مربوط به نظم و ترتيب

تهيه استانداردهاي مربوط به محل استقرار قفسه‌ها، فايل‌ها، ميزها و كمدها

تهيه استانداردهاي مربوط به نگهداري اسناد و مدارك

تهيه ليست مشخصات و محتويات قفسه‌ها

برای مشاهده این محتوا لطفاً ثبت نام کنید یا وارد شوید.

• ورود
• یا
• ثبت نام

كتابخانه‌ها، فايل‌ها و ديسكت‌ها

تهيه استانداردها و تقويم زماني مربوط به نظافت و رفع آلودگي‌هاي محيط اداري و زيباسازي

تهيه و بازنگري چك‌ليست‌هاي مميزي داخلي

تهيه استانداردهاي مربوط به آموزش 5S براي همه كاركنان

انجام مميزي داخلي بصورت مستمر مطابق كاربرگ مميزي

محل نگهداري مدارك و مستندات بايد مناسب بوده و از عوامل مختلف كه باعث نابود شدن يا صدمه به مدارك و مستندات مي‌شود به دور باشد.

همه افراد بايد اسناد و مدارك را پاكيزه نگه دارند و پس از استفاده در محل مربوطه بايگاني نمايند.

تفكيك محل‌هاي نگهداري مدارك و مستندات اداري جاري و راكد از يكديگر.

تفكيك مدارك و مستندات اداري بر اساس اهميت مصرف آن‌ها بر اساس يكي از مشخصات مدارك و مستندات

برچسب‌ها بايد فقط در چند اندازه معين ، رنگي، حتي‌الامكان قابل نظافت، گويا، واضح و به‌راحتي قابل نصب بر روي اشياء و محل‌هاي مورد نظر باشند.

بايد براي اجراي مستمر تفكيك اشياء و اسنادي كه در حال حاضر زائد هستند يا بعداً به مرور زمان زائد خواهند شد، برنامه‌اي تهيه شود.

لازم است بطور مستمر، پياده‌سازي S1,S2,S3,S4 مورد ارزيابي قرار گيرد.

 

تعليم و انضباط:

نحوه اجرا: آموزش كاربردي مفاهيم 5S به تمامي كاركنان، جلب مشاركت عمومي، تدوين، ابلاغ و اجراي مقررات سازمان

هدف: تبعيت از قوانين و مقررات اين سيستم و مقررات عمومي سازمان

آموزش دوره 5S به كاركنان از طريق برگزاري سمينار، كلاس، جزوات و غيره

تلاش رؤسا براي اجراي دقيق اصول ساماندهي محيط كار

تهيه اطلاعيه‌ها و شعارهاي تبليغاتي مربوط به 5S

داشتن اطلاعات كافي كاركنان درباره اصول ساماندهي محيط كار

الزام كاركنان به اجراي دقيق اصول ساماندهي محيط كار از نظر رفتاري

ارايه جزوات آموزشي تا حد امكان ساده، گويا و كاربردي