مدیریت زمان را بیاموزیم

[VINA 31,339]

کارگاه آموزشی مدیریت زمان - ویژه کارکنان دولت

 

همکاران محترم واقفند که کار اداری صرفاً وسیله ای برای تأمین زندگی فعلی و آتی در حد بخور و نمیر است و حقوق مختصری که دریافت میکنند حق مسلم آنان بوده، آب باریکه حقوقشان وظیفه ای را متوجهشان نمیکند. با اینحال، هشت ساعت حضور فیزیکی در محل کار را نمیشود ندیده گرفت و در این وضعیت باید به فکر راهکارهایی بود تا از این زمان به نحو احسن استفاده نموده، تهدیدها را به فرصتها تبدیل کرد. این کارگاه قصد دارد راهکارهای لازم برای استفاده بهینه از وقت اداری را آموزش دهد

(صدور گواهینامه تضمینی است و آزمون نهائی فرمالیته است!).

 

ورود و خروج: معمولاً یک ربع فرجه برای ورود و خروج در نظر گرفته میشود. موقع ورود 15 دقیقه دیر و موقع خروج 15 دقیقه زودتر کارت بزنید. به این ترتیب نیم ساعت در زمان صرفه جویی کرده اید. بعلاوه، در محل کارت زنی در موقع ورود و خروج میتوانید 15 دقیقه (یعنی جمعاً نیم ساعت) با همکاران خوش و بش کنید. با این راهکار ساده شما عملاً 8 ساعت کار اداری را به 7 ساعت تقلیل داده اید.

صبحانه اداری: زندگی ماشینی و خستگی اجازه نمیدهد شما مثل ایام قدیم در کنار همسر و فرزندانتان با خیال آسوده صبحانه بخورید. به نوبت یکی از همکاران مسئولیت داشته باشد سر راهش چند عدد نان بربری خریداری کند و حوالی ساعت هشت و نیم صبح دور هم جمع شوید و به صرف صبحانه بپردازید. هر قدر هم که عجله داشته باشید بالاخره نیم ساعتی طول میکشد تا کارتان تمام شود. خب شما تنها 6 ساعت و نیم وقت دارید. دستشویی: کسی نمیتواند مانع شما برای رفتن به دستشویی شود. این حقی است که حتی زندانیان سیاسی هم از آن برخوردارند (منتها با محدودیت دفعات).حداقل روزی دو بار از دستشوئی اداره استفاده کنید. مدت زمان پیشنهادی برای هر بار 15 دقیقه است. بیشتر از این مدت توصیه نمیشود چون موقع خروج بعلت ایسکمی (خواب رفتن پاها) ممکن است قادر به ایستادن نباشید و تعادلتان بهم بخورد.

شش ساعت دیگر باقی است.

جبران کسر خواب: این کار در بعضی اداره جات (بخصوص در مراکز تحقیقاتی- پژوهشی) رایجتر است و ممکن است همه جا مقدور نباشد. بهانه ای برای این کار لازم است (مثلاً پشت در بنویسید که بین ساعت ده و نیم تا یازده و نیم بعلت رسیدگی به پرونده ها، حسابرسی روزانه، مطالعه آنلاین، آنالیز آماری و نظایر آن) از پذیرفتن ارباب رجوع معذوریم. یک بالش کوچک در اتاقتان داشته باشید. یک ساعت خواب در وسط روز بر اساس نظریات دانشمندان ژاپنی موجب افزایش انرژی و انگیزه کار در کارکنان میشود و شما با این کار خود در حقیقت به کشور خودتان خدمت میکنید.

تنها 5 ساعت دیگر برای برنامه ریزی باقی مانده.

حضور در نماز جماعت: درست است که مجموع نماز ظهر و عصر شما در منزل شش دقیقه طول میکشد ولی بهتر است در اداره تمام مستحبات و مراحل را با دقت هر چه تمامتر انجام دهید. ده دقیقه قبل از شروع اذان احکام تخلی را به عمل آورده و وضو بگیرید و همزمان با شروع اذان از بلندگوی مسجد با سر و صدای فراوان وارد نمازخانه شوید. خود نمازها که دو تا روی هم 15 دقیقه طول میکشد. سایر مستحبات و تعقیبات و اگر سخنرانی هم بود (اعم از بین الصلاتین یا بعد از آنها) را از دست ندهید. مطمئن باشید 45 دقیقه از وقت خودتان را مدیریت کرده اید. حالا ماند 4 ساعت و 15 دقیقه دیگر.

ناهار شاهانه: ناهار اداره هر چه باشد یا رایگان است یا ارزان و حیف است که آن را از دست بدهید. در کنار همکاران نشستن و پی دیگران را زدن،همچین طرح مسائل و مشکلات کاری و نیز صحبت در مورد فیش حقوق سایرین همراه با ناهار یک نوع مدیریت کیفی پروژه است. پزشکان معتقدند لقمه ها باید کامل جویده شوند. از چاشنیهای خانگی (ترشی) هم که به نوبت به اداره میبرید استفاده کنید. مجموع معطلی صف ناهار، میل کردن غذا و گپ دوستانه با 45 دقیقه زمان،

مدت باقیمانده از وظایف شما در اداره را عملاً به سه ساعت و نیم تقلیل میدهد.

مراسم چای: شما از صبح تا آخر وقت اداری قطعاً حداقل 8 فنجان چای در اتاق خودتان یا دیگران میل مینمایید، لیکن این مورد فرق میکند. چای بعد از ناهار را حتماً در حضور جمع همراه با شیرین کاری یکی از همکاران استثنائی و تفریحات سالم میل کنید. این کار برای سلامتی جسم و روح و هضم بهینه غذا بسیار مفید است. زمان پیش بینی شده برای این بخش از خدمات صادقانه شما حدوداً نیم ساعت است.

عصر انفجار اطلاعات: شما یک کارشناس هستید (آنهم از نوع خبره یا ارشدش). آگاهی از آخرین پیشرفتهای علمی و مدیریتی امروزه برای فردی مثل شما از نان شب واجبتر است. روزانه حداقل یک ساعت به دنیای مجازی اینترنت بپیوندید. اطلاع از اینکه امسال جایزه اسکار به چه کسی تعلق گرفته، زمان قرعه کشی گرین کارت، آخرین پیشرفتها در مدلهای مو و لباس و جواهرات، تحولات صورت گرفته در زندگی زناشوئی هنرمندان در داخل و خارج کشور، همراه با اطلاع یافتن از مصوبات مجلس و دولت در مورد افزایش ضریبهای حقوقی یا بازنشستگی و مسائل مبتلابه دیگر از جمله مواردی است که یک کارشناس عالی باید از آنها مطلع باشد.

ضمن این کار، شما با یک ساعت مدیریت زمان، مدت باقیمانده خدمات خود را به دو ساعت میرسانید.

رسیدگی به سایر امور: دو ساعت باقیمانده را میتوانید به سایر امور محوله بپردازید. برای جلوگیری از اطاله کلام فهرست اهم این امور به قرار زیر میباشد:

مرتب کردن اتاق و میز کار،

مراجعه حضوری به دفتر رئیس و دادن چند پیشنهاد برای افزایش بهره وری کارکنان، تماس با شرکت تعاونی و حسابداری و امور وام و بقیه قسمتهای مرتبط با شما، تماس تلفنی با تعدادی از دوستان و بستگان به قصد تألیف قلوب و صله ارحام، استفاده از امکانات رفاهی مؤسسه (نظیر نانوائی، سلمانی، خشکشوئی، بسته به مورد و در صورت وجود)،

هماهنگی با منزل برای تأمین مایحتاج روزانه و...

مدیریت زمان در موارد خاص: با برخی تمهیدات لازم میتوانید در موارد خاص از یک ساعت تا کل روز را طی یک برنامه (پکیج) یکجا مدیریت کنید.

فهرستی از این اقدامات بقرار زیر میباشد:

1) شرکت در کلاسهای icdl

2)صرف ناهار در منزل (حداقل پست لازم معاون مدیرکل... راننده ها مستثنی هستند)

3) استفاده از مرخصی استعلاجی (بویژه بین دو تعطیل)

4) استفاده از مأموریت اداری اعم از داخل یا خارج شهری

5) شرکت در مراسم کفن و دفن بستگان سایر همکاران تا درجه سوم

6) شرکت در کلیه مراسم فرهنگی که از سوی اداره ترتیب داده میشود (یک ساعت حضور + چند ساعت جیم)

7) ترک محل خدمت در صورت وقوع حوادث غیرمترقبه در منزل خود یا بستگان درجه یک (مانند فرو رفتن سوزن در دست کودک)

8) مرخصی ساعتی در اول یا آخر وقت اداری (و پاره کردن برگه مرخصی با هماهنگی مسئول ورود و خروج)

9) عدم حضور در محل کار بطور مطلق در صورت عدم حضور مافوق الان آخر ماه است و این حق شماست که از رئیس خود 120 ساعت اضافه کاری مطالبه کنید. با اینهمه حسن تدبیر و سختکوشی شما، باید خیلی بی انصاف باشد که از تأمین این حداقل درخواست شما سر باز بزند.

کارگاه آموزشی مدیریت زمان - ویژه کارکنان دولت