چابک شدن سازمان به پشتوانه‌ی نرم افزار BPMS

در فضای پرسرعت کسب‌وکارهای امروزی، چابک بودن دیگر یک مزیت رقابتی به شمار نمی‌رود؛ بلکه یک ضرورت است. شرکت‌ها باید بتوانند در سریع‌ترین زمان ممکن، به شرایط متغیر بازار، تقاضاهای مشتری و پیشرفت‌های فناوری پاسخ دهند. نرم افزار BPMS، از مهم‌ترین اجزایی است که می‌تواند به چابکی سازمان منجر شود.

نرم افزار BPMS چیست؟

بسیاری از افراد پیشنهاد می‌کنند برای مدیریت فرایندهای خاص هر کسب‌وکار که بسته به اندازه‌ی سازمان ممکن است پیچیده باشند، از مدیریت فرایند کسب‌وکار یا BPM (Business Process Management) استفاده شود. هدف این رویکرد، سرعت بخشیدن به عملکرد کسب‌وکار، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها در سازمان است.

سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (Business Process Management System) یک راهکار نرم‌افزاری است که برای خودکارسازی، بهینه‌سازی و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار طراحی شده است. این سیستم چارچوبی برای تعریف، اجرا، نظارت و بهبود فرایندها در یک سازمان است. علاوه‌بر این، BPMS عملکردهای مختلفی مانند خودکارسازی جریان کار، مدیریت داده‌ها و تجزیه و تحلیل را ادغام می‌کند تا به ساده‌سازی عملیات و بهبود تصمیم‌گیری‌ها کمک کند.

آشنایی با مفهوم “چابک“ در کسب‌وکار

در بحث کسب‌وکار، اصطلاح چابک بودن به توانایی یک سازمان برای سازگاری سریع با تغییرات و پاسخ به فرصت‌ها یا چالش‌های جدید اشاره دارد. ویژگی‌های کلیدی یک سازمان یا سیستم چابک به شرح زیر است:

۱. انعطاف‌پذیری زیاد

یک سازمان چابک می‌تواند به‌راحتی فرایندها و جریان‌های کاری خود را برای سازگاری با شرایط بازار، قوانین جدید یا تقاضاهای مشتری تغییر دهد. این انعطاف‌پذیری برای حفظ رقابت در فضایی که مدام در حال تغییر است، بسیار حیاتی به شمار می‌رود.

۲. سرعت بالا

یکی دیگر از ویژگی‌های سازمان‌ها و سیستم‌های چابک، داشتن توانایی پیاده‌سازی سریع تغییرات است. تا زمان مورد نیاز برای توسعه، آزمایش، راه‌اندازی و بهینه‌سازی فرایندها کاهش یابد. این سرعت برای بهره‌برداری از فرصت‌های جدید و رسیدگی به مسائل، قبل از اینکه به بحران تبدیل شوند، ضروری خواهد بود.

۴. بهبود مستمر

چابک شدن، دستاوردی نیست که در کوتاه‌مدت به دست بیاید. سازمان‌های چابک، بازخورد مشتریان، کارمندان و بازار را به‌شکل مداوم دریافت می‌کنند و می‌توانند استراتژی‌ها و عملیات‌های خود را براساس این بازخوردها تنظیم کنند تا همچنان مرتبط و مؤثر باقی بمانند. همچنین، شرکت‌های چابک به طور مداوم عملکرد خود را نظارت می‌کنند تا نقاط قابل بهبود را شناسایی کرده و تغییراتی را برای افزایش کارایی و اثربخشی پیاده‌سازی کنند.

۵. همکاری

سازمان‌های چابک فرهنگ همکاری و ارتباط را ترویج می‌دهند. تیم‌ها به‌طور هم‌زمان با یکدیگر همکاری دارند، اطلاعات به‌روز را به اشتراک می‌گذارند و تلاش‌های خود را برای دستیابی به اهداف مشترک، هماهنگ می‌کنند. این رویکرد، در  حل سریع چالش‌ها و پیاده‌سازی راه‌حل‌ها تاثیر به‌سزایی می‌گذارد.

۶. نوآوری

برای چابک بودن باید از نوآوری و خلاقیت استقبال کرد؛ زیرا این امکان را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها، ایده‌ها و رویکردهای جدید را آزمایش کنند. شرکت‌های چابک از ریسک‌های محاسبه‌شده نمی‌ترسند و از تجربیات خود یاد می‌گیرند و این موضوع به رشد مداوم منجر خواهد شد.

نرم افزار BPMS این قابلیت را دارد تا با ارائه‌ی ابزارها و چارچوب‌های لازم برای خودکارسازی فرایندها، ساده‌سازی عملیات، بهبود تصمیم‌گیری و سازگاری با چالش‌ها و فرصت‌های جدید، به چابک شدن سازمان کمک کند.

نقش نرم افزار BPMS در شرکت‌های چابک

علاوه‌بر نرم‌افزار ERP که با یکپارچه‌سازی بخش‌های گوناگون سازمان به چابک شدن آن کمک می‌کند، نرم افزار BPMS نیز یکی دیگر از ابزارهای کاربردی در این حوزه است. نقش‌هایی که این سیستم در یک سازمان ایفا می‌کند عبارتند از:

• افزایش انعطاف‌پذیری و سازگاری:

  شرکت‌های چابک براساس توانایی خود در پاسخگویی سریع به تغییرات رشد می‌کنند. نرم افزار BPMS این امکان را با فراهم کردن چارچوبی انعطاف‌پذیر که به‌راحتی قابل تغییر است، فراهم می‌کند.

• ساده‌سازی عملیات:

  کارایی، یکی از ارکان چابکی است. نرم افزار BPMS با خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش خطاهای دستی و اطمینان از اجرای مداوم فرایندها، عملیات‌های سازمان را ساده‌سازی می‌کند.

• بهبود همکاری و ارتباط میان تیم‌ها:

  نرم افزار BPMS، پلتفرم متمرکزی را ارائه می‌دهد که تیم‌ها می‌توانند در آن، با هم در انجام وظایف همکاری داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و پیشرفت را در زمان واقعی پیگیری کنند.

• مقیاس‌پذیری:

  با توجه به این‌که نرم افزار BPMS، قابلیت طراحی و خودکارسازی انواع فرایندها و جریان‌های کاری را در هر سطحی از پیچیدگی دارد، می‌تواند در زمان گسترش کسب‌وکارها و مدیریت فرایندهای جدید یا پیچیده‌تر نیز قابل استفاده باشد. بنابراین طی رشد سازمان، نیازی به دوباره‌کاری و طراحی مجدد تمام فرایندها نخواهد بود.

ویژگی‌های کلیدی نرم افزار BPMS

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار BPMS که این سیستم را به ابزاری مناسب برای چابک کردن سازمان‌ها تبدیل کرده‌اند، عبارتند از:

• خودکارسازی جریان کار: نرم افزار BPMS، اجرای فرایندهای کسب‌وکار را خودکار و اطمینان حاصل می‌کند وظایف به‌طور کارامد و مداوم انجام شوند.
• مدل‌سازی و طراحی فرایندها: نرم افزار BPMS ابزارهایی برای مدل‌سازی و طراحی فرایندهای کسب‌وکار ارائه می‌دهد.
• قابلیت‌های ادغام: نرم افزار BPMS با سیستم‌های مختلف سازمانی مانند ERP، CRM و HRM یکپارچه می‌شود.
• رعایت قوانین: یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار BPMS، قابلیت پیروی از قوانین و سیاست‌های داخلی سازمان است؛ به‌طوری که فرایندها کاملاً استاندارد و طبق قواعد سازمان انجام شوند.

آینده‌ی نرم افزار BPMS در شرکت‌های چابک

• هوش مصنوعی و یادگیری ماشین (AI & Machine Learning): ادغام هوش مصنوعی و یادگیری ماشین با BPMS به تحول در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار کمک خواهد کرد.

• خودکارسازی رباتیک فرایندها (Robotic Process Automation): با استفاده از این امکان، نرم افزار BPMS وظایف تکراری را به‌راحتی خودکارسازی خواهد کرد.
• پلتفرم‌های کم‌کد (Low Code) یا بدون کد (No Code): این پلتفرم‌ها به کاربران غیرتکنیکی امکان طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها را می‌دهند.

نرم افزار BPMS، قلب یک سازمان چابک به شمار می‌رود و انعطاف‌پذیری، کارایی و پاسخگویی لازم برای موفقیت یک کسب‌وکار پویا را فراهم می‌کند. با خودکارسازی فرایند‌ها، بهبود همکاری و امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر داده، نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به برتری عملیاتی دست پیدا کنند و همواره به دنبال راهی برای بهبود باشند.

مجموعه‌ی راهکار نوین سیاق راهکاری جامع برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به بازار معرفی کرده است. نرم افزار BPMS سیاق، خودکارسازی و مدیریت تمام فرایندهای کسب‌وکار را در هر سطحی از پیچیدگی برای مدیران سازمان فراهم ساخته است. این سیستم از استاندارد BPMN2 پشتیبانی می‌کند و به دلیل Low Code بودن، کاربران را از صرف وقت و هزینه برای طراحی فرایندهای مورد نیاز خود بی‌نیاز کرده است.

برای دریافت مشاوره و دمو با متخصصان ما در تماس باشید.

شماره تماس:

021-58921

021-88109471

021-88552415

ادامه مطلب