آموزش طریقه درست کردن پاورپوینت حرفه ای برای ارائه

نرم افزار PowerPoint مهمترین نرم‌افزار ارائه محتوا است که در این مطلب به آموزش طریقه درست کردن پاورپوینت حرفه‌ای جهت ارائه پرداخته شده است.

نرم افزار پاورپوینت (PowerPoint) یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای شرکت مایکروسافت آفیس است که جهت تهیه اسلایدها ارائه محتوا کاربرد دارد. در واقع پاورپوینت اصلی ترین نرم‌افزار طراحی اسلاید است. افراد و گروه‌های مختلف از این نرم افزار برای نمایش دادن اطلاعاتشان استفاده می‌کنند. اساتید برای ارائه دروس، دانشجویان برای ارائه‌های کلاسی، دفاع پایان نامه و …، شرکت‌ها و صاحبان مشاغل برای ارائه پروژه‌های حرفه‌ای، محصولات یا فعالیت‌هایشان از پاورپوینت استفاده می‌کنند.

گستردگی کاربرد این نرم افزار به حدی است که فراگیری آن برای هرکسی در هر حوزه‌ای می‌تواند بسیار مفید و حائز اهمیت باشد. به همین دلیل در این مطلب به صورت سریع و کاربردی طریقه درست کردن پاورپوینت و نکات مهم و کلیدی برای ساخت یک پاورپوینت حرفه‌ای را آموزش خواهیم داد.

مزایای استفاده از پاورپوینت

استفاده از پاورپوینت برای ارائه مطالب، مزایای مختلفی دارد. اما سه مزیت مهم آن در کنار یکدیگر باعث شده است تا نسبت به بسیاری از نرم افزارهای رقیب همچون پرزی (Prezi)، کی‌نوت (KeyNote)، اکتیوپرزنتر (ActivePresenter) و … پیشی بگیرد.

1- ارائه جذاب و تلفیقی مطالب

همانطور که ذکر شد کاربرد اصلی نرم افزار PowerPoint ارائه محتوا می‌باشد. قطعا ارائه یک محتوا و مطلب وقتی همراه با تصویر و گرافیک مناسب صورت گیرد، جذابیت و گیرایی بیشتری را برای مخاطب خواهد داشت. ارائه تلفیقی متن و تصویر در درک مطلب بسیار کمک می‌کند. به همین دلیل استفاده از این نرم‌افزار برای انواع ارائه‌ها افزایش یافته است. این ویژگی زمانی پررنگ‌تر می‌شود که بدانید می‌توانید انیمیشن را به ارائه متن و محتوا بیفزایید. همچنین علاوه بر متن و تصویر می‌توانید از فایل‌های صوتی و ویدئویی نیز در قالب پاورپوینت استفاده کنید.

2- سادگی استفاده و گستردگی استفاده

علیرغم کاربردها و ویژگی‌های فوق‌العاده‌ای که نرم افزار پاورپوینت برای ارائه محتوا دارد، کار با آن نیز بسیار ساده است. بخش عمده تنظیمات این نرم افزار، مشابه ورد (Word) می‌باشد که اغلب افراد با آن آشنا هستند. از آنجایی که تقریبا بر روی هر کامپیوتری، مجموعه آفیس شامل ورد، پاورپوینت، اکسل و … نصب است، در نتیجه همه می‌توانند به راحتی از آن استفاده کنند. فایل‌های تولید شده توسط پاورپوینت نیز تقریباً در هر سیستمی قابل اجرا است.

3- کاربردهای متنوع علاوه بر ارائه محتوا

سومین مزیت پاورپوینت که آن را از سایر نرم‌افزارهای ارائه محتوا جدا می‌کند، کاربردهای متنوعی است که این نرم افزار دارد. کاربردهای پاورپوینت به حدی است که به وسیله آن می‌توانید در کارهای گرافیکی همچون طراحی لوگو، طراحی گواهینامه، ساخت پست‌ها و استورهای اینستاگرام و شبکه‌های اجتماعی و … نیز از آن استفاده کنید.

نکات کاربردی طریقه درست کردن پاورپوینت حرفه‌ای

1- نوع و اندازه فونت

برای تهیه پاورپوینت‌های خود به زبان فارسی از فونت‌های عمومی همچون arial, Tahoma و … استفاده نکنید. سعی کنید از فونت‌های فارسی مناسب برای این منظور استفاده کنید. همچنین اندازه فونت‌ها تا حدی بزرگ باشد که از فاصله دور خوانایی لازم را داشته باشد. معمولا حداقل اندازه فونت یک کلمه در پاورپوینت حدود 18 پیکسل است.

2- رنگ‌های بکاررفته در پاورپوینت

انتخاب رنگ برای پس زمینه و نوشته‌ها و سایر عناصر، بستگی به موضوع محتوای ارائه شده دارد. به عنوان مثال در یک ارائه علمی، باتوجه به نوع مخاطبین از تنوع رنگی کمی استفاده می‌شود و میزان استفاده از رنگ‌های گرم کمتر است. ولی در تهیه پاورپوینت برای کودکان شرایط کامل برعکس است. استفاده از رنگ‌های متنوع و رنگ گرم و جذاب برای کودکان خوشایند است. در هر صورت سعی کنید هارمونی رنگ‌ها را برهم نزنید. خود پاورپوینت نیز در تب Design در قسمت Variants برخی طیف‌های رنگی را پیشنهاد داده است.

در انتخاب رنگ بک‌گراند نیز دقت کنید که اگر قصد ارائه پاورپوینت در فضایی تاریک را دارید، از رنگ‌های تیره برای بک‌گراند استفاده کنید و اگر ارائه در فضایی روشن انجام می‌شود، استفاده از رنگ‌های روشن برای پس زمینه پیشنهاد می‌گردد.

3- پرهیز از نوشتن جملات و پاراگراف‌ها

نرم‌افزار پاورپوینت برای ارائه بهتر و گیراتر محتوا به مخاطبین است. جمله نویسی به خصوص نوشتن جملات بلند، اشتباه بسیار مرسوم و بزرگی است که اغلب به دلیل کمبود زمان، آن را انجام می‌دهند. جملات را در زمان ارائه، می‌توانید کامل بیان کنید، ولی داخل پاورپوینت سعی کنید نکات کلیدی را به صورت تیتروار بیان کنید. در این صورت مخاطب ارائه شما را بهتر درک می‌کند. فراموش نکنید که حجم این نکات کلیدی که به صورت تیتروار در هر خط بیان می‌شود نیز در هر اسلاید نباید زیاد باشد. برای این منظور قانون 5 در 5 مطرح شده است. یعنی متن موجود در هر اسلاید نباید بیشتر از 5 خط باشد و هر خط نباید بیشتر از 5 کلمه باشد.

4- استفاده از نمودار، گراف و تصاویر مرتبط

کسی نمی‌تواند منکر تأثیر بکارگیری تصویر در درک یک مطلب باشد. پس لازم است در اسلایدهای خود از تصاویر مرتبط با موضوع استفاده کنید. تا علاوه بر افزایش جذابیت، گیرایی محتوا را افزایش دهید. پاورپوینت در کنار تصویر، عناصر دیگری را فراهم کرده است که به ایجاد اسلایدهای حرفه‌ای تر کمک می‌کند. از آن جمله می‌توان به نمودارها و گراف‌ها اشاره کرد که در تب Insert با عناوین Chart و SmartArt در دسترس هستند.

گاهی در پاورپوینت لازم است برخی آمار و ارقام‌ها ارائه شود که نمودارها بهترین وسیله برای این منظور هستند. نمودارهای متنوع و زیادی از جمله نمودار میله‌ای، خطی، دایره‌ای، نقطه‌ای، عنکبوتی و … در پاورپوینت وجود دارد که باتوجه به نوع آمار ارائه شده می‌توانید از هریک از این نمودارها با قابلیت سفارشی سازی استفاده کنید. گراف‌ها به دلیل ترکیب متن و شکل، باعث جذابیت بیشتر پاورپوینت شده و نکات موردنیاز را بهتر به مخاطبین منتقل می‌کنند. در پاورپوینت‌های حرفه‌ای استفاده زیادی از گراف‌ها می‌شود. می‌توان خیلی از محتواهای موردنیاز را با استفاده از آنها ارائه داد که باعث ساخت اسلایدهای جذاب و حرفه‌ای می‌شود.

5- استفاده بجا از کلیپ و صوت

باتوجه به اینکه اغلب پاورپوینت‌ها همراه با ارائه شفاهی می‌باشند، سعی کنید از گذاشتن صدا روی اسلایدها یا افکت‌ها خودداری کنید. مگر اینکه در اسلایدی مشخص قصد داشته باشید فایل صوتی را پخش نمایید. درست به همان شکلی که می‌توانید یک کلیپ یا ویدئو را در اسلایدی مشخص قرار داده و در هنگام ارائه، پخش کنید. برای این منظور از تب insert و قسمت video  و audio می‌توانید صوت یا ویدئوی موردنظر خود را در اسلاید قرار دهید.

نکته قابل توجه در این بخش ترکیب کردن ویدئو با سایر المان‌های موجود در پاورپوینت می‌باشد. به عنوان مثال ویدئو را در یک قاب گرافیکی دهید، متن یا اشکالی را به آن اضافه کنید. با استفاده از انیمیشن، زمان و نحوه نمایش عناصر دیگر را مشخص کنید. و بسیاری از اقدامات دیگر را می‌توانید انجام دهید. به همین دلیل پاورپوینت ابزار مناسبی برای ساخت پست‌ها و استورهای اینستاگرام و شبکه‌های اجتماعی دیگر می‌باشد.

6- استفاده مناسب از انیمیشن

یکی از مزایای پاورپوینت، امکان استفاده از افکت‌ها و انیمیشن‌های مختلف است. از تب Animations امکان قرار دادن افکت‌های ورود، خروج و ادامه‌دار برای هر عنصر به کار رفته در پاورپوینت وجود دارد. همچنین می‌توانید تنظیمات مختلفی را برای هرکدام از این افکت‌ها انجام دهید. از جمله، مدت زمان انیمیشن، نمایش با کلیک یا نمایش اتوماتیک همراه یا بعد از یک انیمیشن دیگر، فاصله بین انیمیشن‌ها و … را اضافه کرد.

در تب Transitions نیز می‌توانید برای جابجایی بین اسلایدهای مختلف، افکتی را تعیین کنید. تنظیمات موجود در این بخش تقریباً مشابه تنظیمات قسمت Animations می‌باشد. ولی باید توجه داشته باشید به هیچ وجه استفاده بی‌رویه یا نابجا از انیمیشن‌ها و افکت‌ها نکنید. در جای مناسب و به میزان مناسب از افکت‌ها استفاده کنید.

7- تم های اختصاصی خودتان را بسازید

پاورپوینت دارای برخی تم‌های پیشفرض است که از تب Design در دسترس هستند. همچنین سایت‌های زیادی وجود دارد که می‌تواند تم‌های مختلف پاورپوینت را از آنجا دانلود کنید و استفاده کنید. اما اگر به دنبال طریقه درست کردن یک پاورپوینت حرفه ای هستید، پیشنهاد می‌کنیم، تم‌های اختصاصی خودتان را برای هر ارائه در پاورپوینت بسازید. برای این منظور از تب View قسمت Slide Master می‌توانید اقدام کنید.

در این بخش می‌توانید رنگ و فونت پیشفرض را انتخاب کنید، تم‌های موجود را ویرایش کنید، متن، عکس، شکل، نمودار یا هر عنصر ثابت دیگری را در قسمت‌های مختلف هر اسلاید اضافه کنید. مواردی که در اسلاید مستر اضافه می‌کنید، قابلیت ویرایش در محیط پاورپوینت را ندارند و به صورت ثابت قرار خواهند گرفت. با اسلاید مستر می‌توانید انواع قالب‌ها را برای هر تم ایجاد کنید. در نهایت هرنوع سفارشی سازی که برای ساخت یک تم نیاز دارید را می‌توانید انجام دهید.

8- صدای خودتان را روی اسلایدها ضبط کنید

گاهی اوقات برای ارائه پاورپوینت خودتان حضور ندارید و فقط فایل را در اختیار دیگران قرار می‌دهید. باتوجه به اینکه داخل پاورپوینت فقط نکات کلیدی ارائه اشاره شده است، شاید درک آن بدون توضیحات کامل و ارائه شفاهی ممکن نباشد. یا شاید بخواهید صدای ضبط شده ای را فقط روی یک اسلاید قرار دهید. پاورپوینت برای این کار هم راه حل دارد.

برای این منظور می‌توانید بعد از تکمیل شدن پاورپوینت، یکبار از تب slide show گزینه Record Slide Show را بزنید. به این ترتیب، نمایش اسلایدها با شمارش معکوس شروع شده و پس از آن می‌توانید صدای خود را ضبط کنید و به یک اسلاید و یا به کل پاورپوینت اضافه کنید.

9- رعایت اصل سادگی به عنوان مهمترین رکن

تاکنون نکات مختلفی جهت آموزش طریقه درست کردن پاورپوینت مطرح شده است. اما شاید بتوانید مهمترین نکته را همین رعایت سادگی دانست. همانطور که ذکر شده بود شما باید نکات کلیدی پیامتان را در پاورپوینت قرار دهید. اما باید توجه داشته باشید که در ارائه این داده‌های مهم در هر اسلاید زیاده‌روی نکنید. وجود متن، جدول، نمودار و اشکال مختلف در یک اسلاید نه تنها باعث جذابیت محتوا نخواهد شد بلکه باعث پیچیدگی و سردرگمی آن می‌شود. باید تا حد توان اطلاعات را ساده نموده و در هر اسلاید چند مورد را به صورت خلاصه همراه با عناصر گرافیکی مناسب بیان کنید.

حتی در انتخاب تم پاورپوینت هم باید این نکته را رعایت کنید که از قالب‌های شلوغ استفاده نکنید. زیرا باعث حواس پرتی شده و اصل محتوا را نمی‌توانید به درستی به مخاطب منتقل کنید. لازم نیست حتماً همه صفحه یک اسلاید را پر کنید، اغلب اوقات اسلایدهای خلوت که بخش عمده آن خالی است، گیرایی بیشتری داشته و اسلاید حرفه‌ای تری می‌باشد.

جمع‌بندی طریقه درست کردن پاورپوینت حرفه ای

پاورپوینت (PowerPoint) یک نرم افزار قدرتمند ارائه محتوا است که کاربردهای متنوعی دارد. از کارهای ارائه محتوا گرفته تا کاربردهای جانبی که برای تولید محتوای شبکه‌های اجتماعی، طراحی لوگو، طراحی گواهینامه، طراحی پوستر و بنر و … است می‌توانید از آن استفاده کنید. این کاربردهای متنوع زمانی تقویت می‌شود که بدانید پاورپوینت خروجی‌های متنوعی در قالب فایل عادی، اسلایدشو، PDF، عکس با فرمت‌های مختلف، ساخت GIF، ویدئو و … را در اختیارتان می‌گذارد.

اما طریقه درست کردن پاورپوینت حرفه‌ای برای ارائه محتوا که مهمترین کاربرد پاورپوینت است، نیازمند رعایت نکات و اصولی است که در این مطلب به آنها پرداخته شد. اصولی که می‌بایست برای این منظور رعایت شود شامل دو بخش رعایت نکات فنی تهیه یک پاورپوینت حرفه ای و استفاده مناسب از امکانات و ابزارهای پاورپوینت می‌باشد.

نکات و اصول فنی طریقه درست کردن پاورپوینت شامل رعایت نوع و اندازه فونت، ترکیب و هارمونی رنگ‌ها برای نوشته، اشکال، پس زمینه و غیره، نوع بیان جملات و محتوا و رعایت سادگی در ساخت اسلاید پاورپوینت می‌باشد. امکانات و ابزارهای تخصصی پاورپوینت که به شکل مناسب باید از آنها در تهیه اسلایدها استفاده کرد، شامل تصاویر و اشکال گرافیکی مختلف، نمودارها، گراف‌ها، صوت، ویدئو و غیره می‌باشد که می‌توان از انیمیشن‌ها و افکت‌های مختلف برای نمایش آنها و همچنین برای جابجایی بین اسلایدها استفاده کرد و حتی با صداگذاری روی اسلایدها، پاورپوینت را به صورت غیرحضوری نیز ارائه نمود.