طراحی سازمان چیست؟

طراحی سازمان پروسه‌ای برای بهبود احتمال موفقیت یک سازمان است که در این مطلب آموزشی از سایت نواندیشان به این مفهوم پرداخته شده است.

طراحی سازمان

به طور خاص، طراحی سازمان یک پروسه رسمی و مشخص شده برای هماهنگی افراد، اطلاعات و تکنولوژی یک سازمان می‌باشد. از این پروسه برای هماهنگی هرچه بیشتر سازمان به اهدافی که قرار است به آنها دست پیدا کرد استفاده می‌شود. از طریق پروسه طراحی، سازمان‌ها سعی می‌کنند تا احتمال اینکه مجموع تلاش‌های اعضا موفقیت‌آمیز باشد افزایش پیدا کند.

عموماً ، طراحی شیوه‌ای است که در آن تغییر داخلی با راهنمایی یک تسهیل‌کننده خارجی ایجاد می‌شود. مدیران و اعضا با یکدیگر کار می‌کنند تا نیازهای سازمان را مشخص کرده و آنگاه سیستم‌هایی را ایجاد می‌کنند که بنحو موثر و کارآمد این نیازها را برآورده سازد. تسهیل‌کننده اطمینان می‌دهد که یک پروسه سیستماتیک دنبال می‌شود و تفکر خلاق را تشویق می‌کند.

سیستم‌های سلسله مراتبی

سازمان‌های غربی به شدت تحت تاثیر ساختار فرمانی و کنترلی سازمان‌های کهنه نظامی قرار دارند و با آغاز قرن جدید، مدیریت علمی به آنها معرفی شد. بیشتر سازمان‌های امروزی به صورت بوروکراسی طراحی شده‌اند که در آنها صاحب اختیار و مسئول به صورت سلسله مراتبی چیده شده‌اند. در سیستم سلسله مراتبی، قواعد، سیاست‌ها و دستورالعمل‌ها به صورت منظم و غیرشخصی برای اعمال کنترل روی رفتار اعضا اعمال می‌شود. فعالیت به صورت زیر واحدها (ادارات یا بخش‌ها) تنظیم شده است که در آنها افراد کارهای خاصی همانند ساخت، فروش یا حسابداری را انجام می‌دهند. افرادی که کارهای مشابه را انجام می‌دهند در یک جا قرار می‌گیرند.

شکل اصلی سازمانی را می‌توان برای هر سازمانی اعم از اینکه دولت، مدرسه، موسسه، حوزه علمیه یا اتحادیه باشد، یکسان فرض کرد. این شکل اصلی می‌تواند ، آشنا، قابل پیش‌بینی و منطقی باشد. این شکل همانی است که به محض آنکه کشف کردیم که می‌خواهیم واقعاً سازمانی باشیم به ذهن ما خطور می‌کند.

همانطور که شناخته بودن و منطقی بودن بعنوان سلسله مراتب عملیاتی بایستی وجود داشته باشد، در بکارگیری یک شکل سازمانی برای تمامی موارد نیز معایبی موجود است. برای درک مشکل، با بررسی تفاوت‌های بین گروه‌هایی که می‌خواهند نتایج متفاوتی را کسب کنند، شروع می‌کنیم. سپس، گروه‌های متفاوتی که دارای اعضای مختلف هستند و هر گروه دارای فرهنگ متفاوتی است را بررسی می‌کنیم. سوم، بایستی به خودمان هشدار دهیم که این فرض که فقط یک راه بعنوان بهترین راه برای سازماندهی وجود دارد، خطرناک می‌باشد. گروه‌های خدماتی روش‌های متفاوتی نسبت به گروه‌هایی که دارای اهداف اجتماعی هستند، انتخاب می‌کنند. بنابراین یک ساختار نمی‌تواند یرای همه مناسب باشد.

فرایند طراحی

طراحی سازمانی با ایجاد یک استراتژی (مجموعه‌ای از رهنمودها که برای انتخاب عمل مناسب توسط اعضا انتخاب می‌شوند) شروع می‌شود. استراتژی با توجه به بیان دقیق و شفاف هدف، و مشاهده و نیز فلسفه اصلی سازمان بدست می‌آید. استراتژی باعث یک فرم شدن هدف و توجه اعضا به سمت عملیات طراحی شده برای حصول به نتایج مورد نظر می‌شود. استراتژی عملیاتی راکه باعث پشتیبانی از هدف می‌شوند را تشویق و آنهایی که این پشتیبانی را انجام نمی‌دهند را بی اثر می‌کند.

ایجاد استراتژی برنامه‌ریزی شده است نه سازمان‌دهی شده. برای سازمانی شدن بایستی افراد را از طرق معنی دار و هدفمند به یکدیگر مرتبط نمود. بعلاوه، ما بایستی افراد را بوسیله اطلاعات و تکنولوژی لازم برای خودشان و برای موفقیتشان به یکدیگر متصل کنیم. ساختار سازمانی رابطه رسمی بین افراد را تعریف کرده و نقش و مسئولیت آنها را مشخص می‌کند. اطلاعات و تکنولوژی پروسه یا پروسه‌هایی را که از طریق آنها اعضا به نتایج دست پیدا می‌کنند را تعرف می‌کنند. هر عنصر بایستی دیگری را حمایت کرده و همه بایستی از هدف سازمانی پشتیبانی کنند.

هدف از سازمان‌دهی

هدف برای یک گروه موجود بایستی همه آن چیزی باشد که اعضای آن برایش کار می‌کنند که شامل انتخاب یک راه مناسب برای سازمان می‌باشد. عقیده این است که راهی برای سازمان دهی پیدا کنیم که بهترین حالت برای هدفی است که باید صرف‌نظر از راهی که سایرین و گروه‌های غیر مشابه انتخاب کرده‌اند، کامل شود.

تنها زمانی که نتایج، فرهنگ و روش‌ها مشابه هستند، فرم اصلی یک سازمان باید برای دیگری اعمال گردد، و بعد از آن تنها باید مراقب تغییرات دقیق بود. خطر این است که الگوهای فعالیتی که برای یک گروه موفقیت‌آمیز است، ممکن است برای گروه دیگری با موفقیت همراه نباشد و در واقع باعث کارایی گروه نگردد. برای بهینه کردن کارایی، شکل سازمان بایستی با هدفی که بدنبال آن است هماهنگی داشته باشد.

ادامه مطلب